【PC・スマホ】初心者必見！Gmailの使い方をわかりやすく解説

「Gmailに登録したけど、使い方がよくわからなくて使いこなせない」と悩むこともあるのではないでしょうか。

Gmailは簡単に登録できて、さまざまな機能が利用できる利便性の高いサービスです。しかし、その便利さを発揮させるにはいくつかの機能を知っておく必要があるのです。

本記事ではGmail初心者にもわかりやすく、アカウントの作成方法からメールを整理する便利な機能まで詳しく紹介していきます。

とっても便利！Gmailを使ってみよう！

Gmailは無料で使えるサービスで、さまざまなメリットがあります。特に、多くのデータを取り扱っている人には、Gmailを有効活用できると利便性が大きく違ってくるでしょう。

Gmailを使うことの3つのメリット

Gmailを使うメリットは大きく分けて以下の3つです。

Gmailは多機能で便利なメールサービスです。Googleアカウントさえ持っていれば、すぐに利用することができます。

また、Gmailを使う最大のメリットといえるのはクラウド上でデータが保存されることです。

スマホからメールを送信することが多いと思いますが、万が一スマホを失くしてしまってもクラウドに情報が保存されているので、IDをパスワードを入力すればまたログインできるようになります。

さらに、Gmailは無料でアカウントを作成できるうえに多くの機能を使えるため、利便性が高いことも大きなメリットです。

大量のメールをやり取りする中で、メールを整理する小技もあるので、Gmailを積極的に活用していきましょう。

Gmailを使い始めてみよう！

早速Gmailを使ってみましょう。スマホやPCどちらからでもアカウントの作成ができます。

さらに、Gmailアカウントを端末と同期させることで、データをラクに管理できるんです。Gmailの始め方について説明していきます。

アカウントの作成

アカウントの作成方法を紹介します。

1. アカウントを作成するため、Gmailのページにアクセスする
2. 画面右上にある「アカウント作成」をクリック　
3. フルネームとユーザー名、パスワードを入力し「次へ」を押す
4. 「電話番号」「再設定用のメールアドレス」「生年月日」「性別」を入力し「次へ」を押す
5. プライバシーポリシーと利用規約に同意する

※4.の「電話番号」と「再設定用のメールアドレス」は後からでも入力が可能です。

パソコンとスマホでのアカウント作成方法は基本的に変わりません。いくつかの情報を入力するだけで簡単にGmailアカウントが作れますよ。

アカウントの同期

アカウントの同期とは、スマホやパソコンなどの端末の情報をクラウド状で保存することです。

Gmailを同期すると、どのデバイスからでも同じ情報にアクセスできるようになるのでおすすめです。

アカウント作成時にデバイスへの同期を求められた場合は、同意して同期できるようにすればデータをなくす心配が減るでしょう。

ログイン/ログアウト

Gmailへのログイン/ログアウト方法を、パソコンとスマホ別に説明します。

【PC】

<ログイン>

1. Gmailのページにアクセスする
2. 画面右上の「ログイン」をクリック
3. アカウント作成時に設定したメールアドレスとパスワードを入力する

＜ログアウト＞

ログインしたGmail画面の右上にあるプロフィールアイコンをクリックして、「ログアウト」を選択するだけでログアウトは完了です。

【スマホ】

＜ログイン＞

パソコンと同様の手順でログインできます。

「Gmail」アプリをダウンロードすれば、簡単にログインできるので頻繁に使う方はインストールしてみてください。

＜ログアウト＞

ここでは、Gmailアプリでのログアウト方法を紹介します。

1. 画面右上の名前のアイコンをクリックして「このデバイスのアカウントを管理」を選択
2. 「このデバイスから削除」を押して、ログアウト完了

セットアップ

Gmailをセットアップすると、自分にとってより使いやすい設定にすることができます。

セットアップの際は以下の5つの項目が表示されるので、好みに合わせた設定をしてみてください。

【テーマの選択】

背景画像やテーマカラーを変更できます。Gmailページの雰囲気を変えたい方は試してみるといいでしょう。

【Gmailの使い方】

ヘルプページが表示されます。必要がなければ「×」を押して、ウィンドウを閉じて大丈夫です。

【連絡先とメールをインポート】

新しく作成したGmailアカウント以外のメールアドレスを一緒に使うようにできる設定です。

インポートを行わない場合は「キャンセル」でウィンドウを閉じます。

【モバイルGmailアプリを入手】

Gmailアプリの入手方法が表示されます。表示された方法に従えばアプリが簡単に入手できますが、必要ない場合は「×」をクリックして閉じましょう。

【プロフィール画像を変更】

プロフィール画像を変更することができます。

設定したい画像があればデバイスからアップロードを行ってプロフィールアイコンを変更できますよ。すぐに設定しないときは「キャンセル」を押せばOKです。

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メールの送受信方法

Gmailの主な機能であるメールの送受信方法について説明します。メール機能は大変使いやすく、上手に扱えれば便利な連絡手段になるんです。

送受信のやり方はとても簡単なので、誰でも使いこなせるでしょう。

メールの送信

パソコンとスマホで少しやり方が異なりますが、簡単にメール作成から送信までできますよ。

【PC】

1. Gmailにログインしたら、画面左上にある「作成」をクリック
2. アドレスと件名、内容をそれぞれ入力して「送信」ボタンを押す

【スマホ】

1. Gmailアプリを開いて、受信トレイの右下にある「作成」をタップ
2. 新規作成画面でアドレスと件名、内容をそれぞれ入力して「送信」を押す

メールの受信確認

受信したメールは基本的に「受信トレイ」から確認できます。随時、最新のメールを手動で確認する方法もあるんです。

【PC】

「メイン」のタブのすぐ上にある更新ボタンを押すことで再度受信していないか確認できます。

【スマホ】

Gmailアプリを開いて、「受信トレイ」の画面を下にスクロールするだけで情報の更新が可能です。

メールの返信

以下の手順で受信したメールに返信をすることができます。

1. 返信したいメールを開く
2. メール上部にある「↰」の返信アイコンか、メール下部の「返信↰」アイコンをクリック/タップ
3. 返信文を入力して「送信」ボタンを押す

返信方法はパソコンとスマホで同様の操作であるため、簡単に返信メールの作成ができますよ。

メールの転送

Gmailで受信したメールは、別のメールアドレスに転送することができます。

1. 転送したいメールを表示する
2. 画面右上にある3つの丸(…)のボタンを押す
3. 「転送」を選択
4. 宛先のメールアドレスを入力し「送信」ボタンを押して完了

件名や内容を修正したい場合は、宛先を入力するタイミングで入力すれば修正が可能です。

予約送信機能を使う

Gmailの予約送信機能とは、メールの作成時に日時指定をして送信できる機能です。

送信相手の業務時間に合わせて送信する際に活用できます。夜遅くに作成したメールを保存したまま送り忘れることがなくなるでしょう。

【PC】

1. 通常のメール作成時と同じように必要な情報を入力する
2. 「送信」ボタンの隣にある下矢印をクリックし「送信日時を設定」を選択
3. 日付と時刻を選択する
4. 「送信日時を設定」を押せば送信の予約完了

【スマホ】

1. 通常のメール作成時と同じように必要な情報を入力する
2. 画面右上にある「…」をタップして「送信日時を設定」を選択
3. 日付と時刻を選択する
4. 「送信日時を設定」を押せば送信の予約完了

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Gmailでアドレス帳を作るには？

Gmailで連絡先を登録すればアドレス帳を作ることができます。さらに、登録した連絡先の人がGmailユーザーであれば、チャット機能も使えるんです。

連絡先の登録

Gmailに連絡先を登録する方法は、PCとスマホで違います。

【PC】

1. Gmailの画面で右上にある、9つの点のアイコンをクリックして「連絡先」を選択
2. 画面左上に表示される「連絡先を追加」から、登録したい人の情報を入力する
3. 入力が完了したら「保存」を押して登録完了

右上のメニュー画面から「Google 連絡先」にアクセスした後、画面左上にある「連絡先を作成」をクリックすれば登録できます。

【スマホ】

1. Gmailアプリを開いて、画面右上のプロフィールアイコンをタップする
2. 「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. Googleアカウントの画面で、メニュータブを左にスワイプして「情報共有と連絡先」タブから「連絡先」を選択する
4. 画面左上の3重線をタップし、「連絡先」を選択して「連絡先を作成」から登録したい人の情報を入力する
5. 情報を入力して「保存」を押せば完了

Gmailの連絡先の登録機能についてもっと知りたい方は以下の記事で詳しく説明しているので、ぜひ読んでみてください。

チャットで会話

連絡先が登録されている人がGmailユーザーであれば、チャット機能で気軽にやり取りができるんです。

パソコンとスマホで設定や使い方が異なるので、それぞれ説明していきます。

【PC】

1. Gmailの左のタスクバーから「チャット」の「+」を押して、上の検索窓から相手の名前を入力
2. 「招待する」をクリックすればチャットが利用可能に

タスクバーにチャットが表示されない方は、まず「すべての設定の表示」を開きます。「チャットと会議」のタブを選択して「チャット」の「Google Chat」にチェックを入れればOKです。

【スマホ】

1. Gmailアプリを開き、画面左上にある3重線から「設定」をタップする
2. 「チャット」の項目で「チャットとスペースタブを表示」をONにする
3. アプリを開きなおして下部にあるチャットタブを選ぶ
4. チャットを始めるときは、右下に表示されている「新しいチャット」から相手を選べばOK

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6つの便利なメール整理機能

メール整理に便利な6つのGmail機能を紹介します。

以上の6つの機能を活用すれば、受信トレイをすっきりさせることができますよ。

大量のメールに埋もれて重要なメールを探し出せないという事態を防いでいきましょう。

削除

毎日たまっていくメールの中で、不要なメールがあれば削除することをおすすめします。

いらないメールを少しずつ消していくだけでメールの整理につながりますよ。

＜手順＞

1. チェックボックスで不要なメールにチェックを入れる
2. 画面上部のゴミ箱マークを選択して削除完了

削除したメールはゴミ箱に移動され、30日間は保存されます。間違えて消してしまっても、ゴミ箱から受信トレイに移動させれば復元できるので安心です。

スター

重要なメールはスターを使って見落とさないようにしましょう。

各メールの端にある星マークをクリック/タップすれば星マークに色が付きます。スター付きのメールはサイドバーの「スター付き」フォルダを選択すれば、スター付きのメールだけ表示されます。

簡単にスターを付けられて、後でラクに見返せるので大切なメールにはスターがおすすめです。

ラベル

受信したメールがたまっていくと、目的のメールを探すのが困難になります。そこで、ラベル機能を使えば目当てのメールが探しやすくなるんです。

パソコンとスマホでラベル機能の使い方が少し異なるので、分けて紹介していきます。

＜PCでの手順＞

1. Gmailのサイドバーから「新しいラベルの作成」をクリック
2. ラベル名を入力して「作成」を押す
3. ラベルを付けたいメールを選択し、画面上部のラベルアイコンから付けたいラベルを選べば完了

＜スマホでの手順＞

1. Gmailアプリからラベルの「新規作成」をタップ
2. ラベル名を入力し「完了」を押す
3. ラベルを付けたいメールを開き、画面上部の「…」アイコンから「ラベル」を選択し、付けたいラベルを選んで完了

ラベルに分けられたメールは、サイドバーから各ラベルごとで確認できます。1つのメールでも複数のラベルを付けられるので、メールの目的や内容によって細かくグループ分けできるんです。

ラベル機能を活用して大量のメールを効率的に管理していきましょう。

アーカイブ

アーカイブは、メールを受信トレイから一時的に専用の保存領域に移動させる機能です。消したくないけど現時点で不要なメールを管理するときに便利です。

アーカイブしたいメールを選択して、画面上部の「アーカイブ」アイコンを押すとアーカイブが完了します。

スマホのGmailアプリの場合は、メールを左右にスワイプするだけでアーカイブされるので誤操作には気を付けてくださいね。

アーカイブしたメールは左のサイドバーの「すべてのメール」から確認することができます。

Gmailのアーカイブ機能について、より詳しい内容を以下の記事で説明しているのでぜひ参考にしてみてください。

スヌーズ

スヌーズは、後で対応するメールを受信トレイから一時的に消して保留にした後、指定された日時に再び受信トレイ最上部の戻す機能です。

後で対応するはずだったメールが次々と受信されるメールに埋もれて、見つけにくくなることを防いでくれます。

パソコンとスマートフォンで少し対応が異なります。

＜PCでの手順＞

1. Gmailを開いてスヌーズしたいメールを選択
2. 画面上部の時計の形をした「スヌーズ」ボタンを押す
3. 日付と時間を選択して完了

＜スマホでの手順＞

1. Gmailアプリでスヌーズしたいメールを選択
2. 画面上部の「…」をタップしスヌーズを選ぶ
3. 日付と時間を選択して完了

返信が必要だけどすぐに対応できないメールには、Gmailのスヌーズ機能を使うと良いでしょう。

フィルタ

フィルタを機能を使えば、受信されるメールが自動振り分けされるようになります。

Gmailのメール整理機能を使わなければ、受信されたメールは基本的に「受信トレイ」に溜まるようになっています。受信した時点からいくつかのグループに分けられれば、メールの管理に時間をとることもないでしょう。

メールに自動振り分けの基準になるフィルタをかけて、受信した時点でラベルが付くように設定する仕組みです。

スマホのGmailアプリからは直接設定ができないので、パソコンのブラウザから設定してください。

＜手順＞

1. 振り分けを設定したいメールを開く
2. 画面上部に表示される3つの丸が重なった「その他」のアイコンをクリック
3. 「メールの自動振り分け設定」を選択する
4. フィルタ条件を細かく設定したら「フィルタを作成」を押す
5. 振り分けの設定で「ラベルを付ける」にチェックを入れたら「新しいラベル」を作成し、新しい振り分け先を作る

Gmailのフィルタ機能で自動振り分け設定を行い、整頓されたメールボックスにしましょう。

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Gmailの検索機能を使ってみよう

受信した全てのメールから特定のメールを探したいときは、検索ボックスを使えば簡単に見つかります。

特定のキーワードから絞り込むこともでき、検索演算子を使えばもっと便利に検索できるようになるんです。

検索ボックス

Gmailを開くと、上部に検索ボックスがあります。パソコンでもスマホのGmailアプリでも同様です。

検索ボックスに見つけたいメールの情報を入力すると簡単に探し出すことができますよ。

検索演算子

検索演算子とは、Gmailの検索結果を絞り込むことができる記号や単語のことです。複数の演算子を組み合わせて、より細かく条件を絞ることもできる万能な機能です。

ここでは、いくつかの検索演算子を紹介していきます。

以下のGmailヘルプでは多くの検索演算子が紹介されているので、参考にしてみてください。

参考：Gmailヘルプ「Gmailで使用できる検索演算子」

Gmailを使うときに注意するべき3つのポイント

Gmailには多くの機能がありますが、いくつかデメリットもあるんです。Gmailを使う際に気を付けるべきポイントを3つ説明します。

添付ファイルに制限がある

Gmailは全てのファイルを添付できるわけではありません。セキュリティ確保のため、添付できるファイルを制限しているのです。

Gmailでブロックされるファイル形式は次の通りです。

詳しくは以下のGoogleヘルプページを参考にしてみてください。

参考：Googleヘルプページ「Gmailでブロックされるファイルの種類」

ガラケーへの送信は受信拒否される可能性あり

Gmailの送信相手がガラケーを使っている場合、迷惑フィルターにより受信拒否される可能性があります。

スマホへの送信は受信拒否されることは少ないですが、ガラケーだと迷惑フィルターが強いので拒否されるケースがあります。

もしも受信拒否されてしまったら、相手にお願いして「アドレスを指定して受信」の設定をONにしてもらいましょう。

公的機関ではGmailでの登録ができないことも

Gmailは誰でも使えるフリーメールであるため、公的機関では使用できない場合があります。

しかし、最近ではフリーメールを選択できない慣習が減ってきているので、必ずしも使用できないとはいえません。

公的機関でGmailの登録ができない可能性が少なからずあるので、注意しましょう。

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Gmailでメールのやり取りをラクラクに！

Gmailで多くの機能を活用できれば、メールの送受信だけでなくメールの整理も簡単にできてしまいます。

Googleアカウントを持っていれば、Gmailは誰でも無料で始めることができます。まずは、Gmailのアカウント作成から始めてみましょう。

メールの送受信方法や連絡先登録機能、メールの整理機能を知っていれば、毎日やり取りされるたくさんのメールを簡単に管理することが可能です。

ぜひ、Gmailをラクラクで便利な連絡手段として使ってみてはいかがでしょうか。

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