Gmailのアドレス帳を使いこなそう！編集方法や便利な活用方法

「Gmailで連絡先を登録したけどアドレス帳がどこにあるか分からない…」「たくさんの連絡先をどうやって整理しよう…」

このような悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。そんなときは、Gmailのアドレス帳機能である「連絡先」を活用すれば解決できますよ。

アドレスの登録だけでなく、連絡先のグループ分けやアドレス帳の共有など便利な機能もそろっているんです。

本記事では、Gmailでのアドレス登録の仕方からインポートやエクスポート、連絡先を整理する便利な機能まで紹介していきます。

Gmailのアドレス帳はどこにある？

メールを送る際に、メールアドレスを打ち間違えないためにもアドレス帳の機能は必要ですよね。

Gmailには、アドレス帳ではなく「連絡先」という名称で相手のアドレスを管理する機能があるんです。

Gmailを使ってたくさんの人とメールのやり取りをする中で、アドレスの文字を打ち間違えてメールが送信できない事態もあるでしょう。

そこで、Gmailの「連絡先」機能を使えば、アドレスを間違えることなく簡単に多くのメールアドレスを保存できるんです。

アドレス帳を確認する方法をパソコンとスマートフォン別で詳しく紹介していきます。

【PC】Googleのメニューで確認

連絡先機能は、Googleのホーム画面のメニューから確認することができます。

<手順>

1. Googleにログインする
2. ホーム画面の右上にあるGoogleバー(点が9つ集まっているアイコン)をクリック
3. 「連絡先」を選択

連絡先がメニューの一覧に表示されていないときは「もっと見る」をクリックすると、非表示になっているアイコンも表示されますよ。

【PC/スマホ】Gmail作成画面で確認

Googleメニューの他に、Gmail作成の画面からでも登録した連絡先を確認できます。

これはオートコンプリートといって、過去の入力履歴から次に入力される文字を予測して表示する機能です。

<手順>

1. Gmailを開く
2. 画面の左上にある「作成」アイコンを押す
3. メール作成画面が表示されたら「宛先」をクリック/タップ

宛先部分ではメールアドレスだけでなく、登録名でも連絡先を呼び出せます。さらに「Cc」や「Bcc」を押してもアドレスを確認できますよ。

このように連絡先を確認した後、そのままメールを作成して送信してもOKです。

【スマホ】Gmailアプリから確認

iPhoneやAndroidのGmailアプリからアドレス帳にアクセスする方法もあります。

<手順>

1. Gmailアプリを開く
2. 画面右上のプロフィールアイコンをタップして「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. 「情報共有と連絡先」のタブから「連絡先」を選択

以上の手順で登録した連絡先を一覧表示することができ、相手のアドレスが探しやすくなるでしょう。

アドレス帳の使い方

Gmailのアドレス帳である「連絡先」では、アドレスを登録・編集する以外に同期することもできます。

連絡先の登録

連絡先の登録方法はブラウザとGmailアプリで異なるので、別々に説明していきます。

【PC】

1. Googleメニューから「連絡先」を開く
2. 画面左上の「連絡先を作成」をクリック
3. 新規に登録した連絡先の情報を入力する
4. 「保存」をクリック

【スマホ】

1. Gmailアプリを開く
2. 画面右上のプロフィールアイコンをタップして「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. 「情報共有と連絡先」のタブから「連絡先」を選択
4. 画面右下に表示される「+」ボタンを押す
5. 「連絡先の作成」をタップ
6. 連絡先の情報を入力する
7. 「保存」をタップ

連絡先の編集

連絡先を登録した後に、情報の変更があった場合には新しい情報に更新する必要があるでしょう。Gmailのアドレス帳なら簡単に編集が可能です。

【PC】

1. Googleメニューから「連絡先」を開く
2. 連絡先一覧から編集したい連絡先を選択
3. 画面右上の「連絡先を編集」をクリック
4. 連絡先情報を編集する
5. 「保存」をクリック

【スマホ】

1. Gmailアプリを開く
2. 画面右上のプロフィールアイコンをタップして「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. 「情報共有と連絡先」のタブから「連絡先」を選択
4. 編集したい連絡先を開く
5. 画面右下の鉛筆マークの「編集」アイコンをタップ
6. 連絡先情報を編集する
7. 「保存」をタップ

連絡先の同期

Gmailのアドレス帳に登録した連絡先の情報は、Googleのクラウド上に保存されます。

そのため、基本的にブラウザからアクセスする場合は何の設定もいらずに自動的に同期されるようになります。

AndroidもGoogleと連携しているので、Googleアカウントにログインするだけで同期完了です。

しかしiPhoneの場合、同期するためには設定を行う必要があります。

以上の手順で、iPhoneでもGmailで登録したアドレスにアクセスできるようになります。

端末に同期させるとパソコンやスマホどこからでも連絡が取りやすくなり、とっても便利になるでしょう。

連絡先の削除

連絡先の登録も簡単ですが、削除の操作もとっても簡単です。

パソコンとGmailアプリに分けて操作方法を説明していきます。

【PC】

1. Googleメニューから「連絡先」を開く
2. チェックボックスで削除したい連絡先を選択する
3. 画面上部の3つの丸が重なった「その他の操作」アイコンをクリック
4. 「削除」を選択

【スマホ】

1. Gmailアプリを開く
2. 画面右上のプロフィールアイコンをタップして「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. 「情報共有と連絡先」のタブから「連絡先」を選択
4. 連絡先のアイコンをタップして、削除したい連絡先を選択する
5. 画面上部の3つの丸が重なったアイコンをタップ
6. 「削除」を選択

一回で多くの連絡先を削除したい場合は、削除したい連絡先に複数のチェックを入れて同様の操作を行ってください。

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連絡先をインポート/エクスポートするには？

連絡先のインポートやエクスポートをすることで、管理方法の幅が広がります。

Gmailのアドレス帳に多くの連絡先を追加できるようになったり、他のアドレス帳で管理するために連絡先をファイルで出力できたりするようになるんですよ。

電子データ・ファイルを使った作業になるため、パソコンのブラウザで操作することをおすすめします。

連絡先をインポートやエクスポートして、多くのアドレスをまとめて管理してみましょう。

インポートの方法

連絡先のインポートとは、外部で作成した連絡先を読み込むことです。

<手順>

1. CSVファイルまたはvCardファイルの連絡先データを作成する
2. Googleメニューより「連絡先」を開く
3. 画面左側のタブから「インポート」をクリック
4. 「ファイルを選択」をクリックし、インポートしたいデータを選択する
5. 「インポート」をクリック

Googleの「連絡先」機能でより多くの連絡先を管理したい場合は、インポートするとよいでしょう。

エクスポートの方法

エクスポートとは、Gmailのアドレス帳に登録されている連絡先をCSV形式のファイルで出力する機能です。

<手順>

1. Googleメニューより「連絡先」を開く
2. チェックボックスでエクスポートしたい連絡先を選ぶ
3. 画面左側のタブから「エクスポート」をクリックして、保存したい形式を選択
4. 「エクスポート」をクリック

Googleの「連絡先」機能で管理していた連絡先を他のアドレス帳に移動させるときはエクスポートが便利でしょう。

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Gmailアドレス帳の2つの便利な機能

Gmailのアドレス帳は連絡先を整理したり、誰かと共有したいときに役立つ機能もあります。

「連絡先」機能は、仕事やプライベートで活用できる便利な機能があることも魅力ですよね。

連絡先のグループ分け

Gmailのアドレス帳では「ラベル」機能を使って連絡先のグループ分けができるんです。

家族や友人、仕事関係などでグループ分けをしておくと、連絡先が整理されて見やすくなりますよね。

また、グループ分けをすればグループのメンバーに一括でメールを送信することもできるので、CcやBccを頻繁に使う方にはぴったりの機能です。

【PC】

1. Googleメニューより「連絡先」を開く
2. 画面左側のタブから「ラベルを作成」をクリック
3. グループ名を設定して保存する
4. グループにしたい連絡先をチェックボックスでまとめて選択する
5. 検索窓の下にある「ラベルを管理」のアイコンをクリック
6. 連絡先を追加したいグループを選択

【スマホ】

1. Gmailアプリを開く
2. 画面右上のプロフィールアイコンをタップして「Googleアカウントにアクセス」を選択
3. 「情報共有と連絡先」のタブから「連絡先」を選択
4. 画面左上の3重線をタップ
5. 「ラベルを作成」を選択し、グループ名を設定して保存する
6. グループにしたい連絡先を、アイコンをタップして複数選択する
7. 画面上部の「ラベル」アイコンをタップ
8. 連絡先を追加したいグループを選択

すでにあるグループに追加したい場合は、追加したい連絡先を選択した後「ラベルを管理」を選択してグループを選べば完了です。

メールを作成して宛先でグループを選択すれば、グループメンバーに簡単に一斉送信ができるようになります。

アドレス帳の共有

仕事などで業務の効率化を図るために、Gmailのアドレス帳を共有することもできます。

管理者アカウントを持っている場合、自分の連絡先のアクセスと管理の権限を他のユーザーに付与できる機能です。

メールアカウントへのアクセスは許可されませんが、アドレス帳へ連絡先の追加や編集が可能になります。

共有する際は、共有したいアカウントでGoogleにログインしているか確認してから作業するようにしてください。特に、Googleアカウントを複数持っている方は注意が必要です。

<手順>

1. Googleメニューより「連絡先」を開く
2. 画面左側のタブより「アクセスを委任」を選択
3. 「代理人の招待」をクリック
4. 連絡先を共有するメンバーを選択して「送信」をクリック
5. 「完了」を押して委任完了

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登録した連絡先が表示されない場合に確認するべき2つのポイント

「連絡先」機能にアドレスを登録しても情報が更新されない場合は、以下の2点を確認してみましょう。

• ネットワーク環境
• アプリの更新状態

ネットワーク環境

Gmailはインターネット上で利用するサービスなので、インターネット接続が無ければサービスは利用できません。

そのため「連絡先機能」に不具合が生じたら、まずはネットワーク環境が良好であるかを確認してみましょう。

Wi-Fi環境であれば周りの障害物で通信が悪くなることもあるので、時間を置いてから試してみたり場所を変えたりしてみてください。

アプリの更新状態

スマホのアプリやブラウザのバージョンが最新の状態でないと、不具合が生じることがあります。定期的なアップデートを忘れずに行いましょう。

アップデートはバグの解消やセキュリティの強化、新機能の追加を目的としたものです。そのため、旧バージョンを使用していると情報を正しく読み込めなくなる可能性があるのです。

Gmailのアドレス帳で情報が更新されなかったら、スマホのアプリやパソコンのブラウザの状態を確認するようにしましょう。

便利なGmailのアドレス帳を使いこなそう！

Gmailのアドレス帳は「連絡先」という名前で設置されています。頻繁にメールでやり取りする人の情報を登録しておくことで、より便利にGmailが使えるでしょう。

また、Gmailのアドレス帳は連絡先を登録・編集する以外にもグループ分けやアドレス帳の共有が可能です。

数十～数百人の大勢の情報を持っていれば、必要な連絡先を探すのにも一苦労です。そこで、グループ分け機能を活用して整理をしておけば、今ほしい連絡先がすぐに見つけられるますよ。

アドレスの管理だけでなく便利な機能も活用して、Gmailを仕事とプライベートどちらにも役立ててみてはいかがでしょうか。

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