保育園向け勤怠管理システムおすすめ8選！シフト作成・管理も対応

保育園における勤怠管理の課題

保育園は子どもたちの安全と健やかな成長を支える大切な現場ですが、スタッフの勤怠管理には多くの課題が潜んでいます。
ここでは現状の勤怠管理の課題について解説します。

シフト作成・管理が大変

保育園のシフト表作成は、配置基準や勤務時間の調整、法令遵守などを考慮する必要があり、時間がかかる作業です。

子どもの人数に応じた職員の配置を計算し、早番・中番・遅番といった複数のシフトを組むことで、全時間帯をカバーしつつシフトの偏りを防ぐ必要があります。
また、労働基準法に基づき1日8時間・週40時間以内の勤務時間や、職員の休日確保を守ることも重要です。これらの要因から、シフト作成・管理は非常に複雑な作業となっています。

雇用形態が多様で勤怠管理が難しい

保育士の勤怠管理では、正社員とパートの異なる給与体系や勤務条件を踏まえて管理する必要があります。

正社員は契約によりみなし残業が適用される場合があり、パートは時給に基づいて残業代が支払われるため、それぞれの勤怠情報を正確に把握しなければなりません。一般的なタイムカードを用いた勤怠の手作業の集計では、正社員とパートを区別し、残業時間や支給すべき残業代を正確に管理することが大きな負担となっています。

過重労働・残業時間が多い

保育士は日常業務の多忙さに加え、保護者との連絡帳記入やクラスだより作成、保育計画・日誌の作成といった事務作業が閉園後に行われることが一般的です。
また、人手不足により業務負担が増加し、運動会やクリスマスなどのイベント準備や、企画書作成、装飾といった追加作業も残業の要因となります。

仕事を自宅に持ち帰るケースも多く、園から残業を抑えるよう指示される一方で、仕事量は減らない状況も見られます。
さらに、会議や研修の多さ、さらには職場の雰囲気や上司・先輩の残業により定時退勤が難しい環境が残業を助長しています。

保育園向け勤怠管理システムのタイプ

保育園の運営において、勤怠管理は日々の業務を円滑に進めるための重要な要素であり、多様な機能を備えた勤怠管理システムの導入が必要不可欠です。
ここでは、保育園向け勤怠管理システムのタイプについて解説します。

まずはシフト管理・勤怠管理を効率化したい

シフト管理・勤怠管理を効率化できるシステムでは、従業員が希望シフトや休暇を簡単に申請できる機能を提供しており、未提出者への通知や期限アラートにより申請漏れを防ぐことができます。
さらに希望シフトをもとに自動でシフトを作成し、人員配置の最適化や手動調整も可能で、完成したシフトはオンラインで共有できます。

出勤退勤はスマホやICカード、顔認証など多様な方法で打刻が可能で、打刻忘れや残業超過をアラートする機能もあります。勤務データはリアルタイムで集計され、管理効率の向上が可能です。加えて、有給や残業などの申請もオンラインで行え、給与計算ソフトと連携することで正確かつ効率的な給与計算を実現し、業務負担やミスのリスクを軽減できます。

保育業務全般を効率化したい

勤怠管理システムの中には通常の勤怠管理機能に加えて、保育業務全般を支援できるものがあります。

インターネットやスマホアプリで保護者との連絡やクラス情報管理などを行うことができ、保育士や教諭の日々の業務を効率化し、負担を軽減してくれます。
事務作業が減り、子どもと向き合う時間を増やせるため、保育現場や管理者、保護者にも多くのメリットがあります。従来の専用PCや電話を使った作業に比べて、業務効率の大幅な改善が期待できるでしょう。

そのため、保育園や幼稚園だけでなく、認定こども園や学童などでも利用されています。

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保育園向け勤怠管理システムの特徴

シフトの自動作成ができる

勤怠管理システムのシフト自動作成機能を活用すれば、パートや正社員の希望を反映したシフトを自動で作成できます。

保育所ごとのルールを設定すれば、それに従いスタッフの希望に最大限応じたシフトを作成可能です。残業時間の調整機能やリマインド機能もあり、シフトの集計や遅れに対応できます。
作成したシフトは自動で共有され、従業員がいつでも確認できるため、満足度向上にも寄与します。また、シフト作成担当者は条件設定だけで済むため、他の業務に集中でき、引き継ぎの手間も削減可能です。

複雑な雇用形態でも正確な勤怠管理ができる

勤怠管理システムを利用すれば、保育士の正確な労働時間を管理し、パートや正社員を問わず一元的に運用できます。

ICカードやスマホ、PCなど多様な打刻方法に対応しており、保育所に適した方法を選べます。さらに、事前に従業員それぞれの雇用契約情報を登録しておくことで、勤怠データの集計時に複雑な計算が不要になり、管理業務の効率化が図れます。

過重労働や残業時間を抑制する機能がある

勤怠管理システムのアラート機能により、残業時間の増加を自動で検知し、従業員へ直接警告を送ることが可能です。

あらかじめ警告を発信する基準時間を設定しておくことで、上限に達する前に対策を促し、残業削減につなげることができます。警告を受ける頻度が増えることで、従業員自身が残業への意識を高め、自発的な改善行動を取る効果も期待できるでしょう。

児童の登降園記録機能がある

児童の登降園記録機能では登降園・登下校時に保護者へ即時通知し、正確な時間を記録できます。

子どもの無事を確認しつつ、万が一のトラブル時には迅速な対応が可能です。加えて記録したデータなどは表計算ファイルに出力可能で、特に延長保育時間の算出が必要な保育施設で事務作業を効率化できます。

午睡チェックを自動化できる

センサーやAIを活用して園児の体動や寝姿勢を管理し、布団下に設置する機器や衣類・おむつに装着するセンサー、カメラタイプなど多様な機器で検知した結果をタブレットアプリなどに自動送信することができます。

管理画面を確認するだけで手書きの記録作業を大幅に削減でき、ExcelやPDFへの出力が可能なので監査資料やトラブル時の検証にも役立ちます。

保護者とのコミュニケーションツールが豊富

システム内のコミュニケーションツールでは、欠席・遅刻・早退や預かり時間の変更連絡を電話不要で完結可能であり、口頭やメモによるミスを防止できます。

さらに、クラス情報や献立表、行事の中止や緊急連絡を一斉配信でき、印刷や配布の手間を削減することもできます。また、延長保育やイベントの予約もアプリで受け付けられるため、管理業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。

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保育園向け勤怠管理システムの比較表

保育業務全般を効率化できる勤怠管理システム4選

MOT勤怠管理

• 多様な打刻方法とアラート通知で勤怠管理を徹底
• 給与データのCSV出力で効率的なデータ連携
• 有給管理の自動化と残業チェックで柔軟な運用を実現

MOT勤怠管理システムはスマホアプリ、GPS打刻、顔認証など、オフィス勤務からテレワーク、店舗勤務まで幅広い働き方に対応した打刻方法を提供しています。設定時刻までに出退勤の打刻がない場合には、メールやチャットでアラート通知を送信できるので、打刻漏れを防止し、厳密な勤怠管理を実現可能です。

従業員の打刻データは自動的にシステムへ保存されるので、従来の手入力作業が不要になります。勤務時間や残業時間はCSV形式で簡単に出力可能で、会計システムへのインポートもスムーズに行えます。

紙やExcelで行っていた有給・残業・時間休の申請と承認をシステム内で一元化、入社日ごとの有給付与や消滅も自動化できます。また、「まるめ設定」や会社独自の休日設定に対応し、長時間残業を防ぐためのアラート通知も細かく設定可能です。残業の早期段階での通知や上限間際のアラートを活用して、従業員の負担を軽減します。

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MINAGINE勤怠管理 

• 専門コンサルによるアドバイスと充実したサポート体制
• 36協定チェッカーで労務リスクを未然に防止
• PCログや打刻申請機能で勤務状況を適切に管理

MINAGINE(ミナジン)勤怠管理は、システム導入だけでなく、法律や手続きに関する専門家のアドバイスが受けられる手厚いサポートが特徴です。就業管理の初心者でも安心して利用を始められるほか、労務アウトソーシングサービスも提供しており、併用することでさらなる業務効率化が可能です。

36協定チェッカー機能を搭載しており、従業員個人が月ごとの労働状況を確認して労働時間の調整を行えます。管理者は残業時間が上限に達しそうな従業員を一覧で確認できるため、コンプライアンス違反のリスクを事前に防止できます。

また、PCログの取得機能により、打刻時間と実際の勤務時間を比較して勤務実態を把握できます。不正打刻を防ぐための申請機能もあり、多様な勤務形態にも柔軟に対応可能です。企業の運用スタイルに合ったシステム設計が可能で、信頼性の高い勤怠管理を実現します。

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ジンジャー勤怠

• 1万8,000社以上に導入実績がある勤怠管理システム(※)
• スマホアプリで外出先や移動中でも勤怠の承認や確認が可能
• 24時間365日のサポートでいつでも不安を解消

ジンジャー勤怠は、大企業から中小企業まで1万8,000社以上に導入されている勤怠管理システムです。

パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど多様な打刻デバイスに対応し、GPSや顔認証などの機能も備えています。直感的な操作性で、はじめて勤怠システムを使う従業員でもスムーズに移行できます。

スマホのアプリで勤怠の承認や従業員の管理が可能です。打刻以外にも休暇残日数の確認などができます。スマホアプリなので移動中や外出先での確認が便利になります。

24時間365日対応のAIチャットサポート窓口が用意され、いつでも不安を解消できます。必要に応じて、電話やメールでサポートもおこなっているので安心です。

※ジンジャー公式HP(2024年4月時点)

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ジョブカン勤怠管理

• シリーズ累計20万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額0円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計20万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。無料プランもあるため月額0円(最低利用料金は2,200円)から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社 DONUTS(2024年4月時点)

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保育業務全般を効率化できる勤怠管理システム4選

ルクミー

• 園児数や利用人数の変動を気にせず利用できる安心の料金設定
• クラス運営を効率化する多彩な機能
• 負担を軽減する割引制度と柔軟なオプション

園児の定員数や利用人数が変動しても、月額料金が一定の安心設計です。基本機能を搭載したカスタマイズプランを選択した場合、月額料金は5,000円(※)からとなっています。園児や従業員数の増減による料金の変動がないため、安定した運営が可能です。

カスタマイズプランには、出欠確認や園児情報の管理、保護者との連絡といったクラス運営に必須の機能が含まれています。さらに、園児の写真をアプリ上で簡単に保護者と共有することもでき、業務の大幅な効率化が期待できます。

オプション機能としてシフト管理や帳票管理も追加可能で、必要なものだけを選べる柔軟性があります。これにより無駄なコストを抑え、費用対効果を最大化。割引制度や補助金の活用も可能で、予算に不安を抱える施設でも導入しやすい仕組みです。

※ユニファ株式会社(2024年11月時点)

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保育士バンク！コネクト

• 保育業界特化の職員管理システムで安心運営
• 現場に寄り添った使いやすさと柔軟性
• スムーズな導入と安心のサポート体制

登降園管理や保護者連絡機能に加え、変形労働制に対応したシフト・勤怠・休暇をすべて自動集計できます。一元管理が可能なため、突然の監査にもスムーズに対応できます。保育現場に特化した職員管理で安心で確実な運営を実現可能です。

保育現場の特性を反映した仕様で、さまざまな雇用形態や配置人数、有資格者を考慮したシフト管理が可能です。スマートフォンからシフト表の閲覧やワークフローの申請・承認も簡単におこなえ、操作が苦手な方でも直感的に利用できます。

導入時には説明会やデータ入力支援を実施し、スムーズな立ち上げをサポートしてくれます。また、利用開始後も充実したサポート体制を整えており、フォームや電話でいつでも相談可能です。給与ソフトとのデータ連携機能もあり、運用効率を最大化できます。

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CoDMON

• 運用に最適化できる柔軟な機能選択
• 安心・安全のセキュリティ対策
• スムーズな導入を支えるサポートと機材案内

CoDMONは施設の運用状況に合わせて、必要な機能を自由に選択することが可能です。後からの機能追加も簡単で、無駄なくシステムを活用できます。各施設のニーズに柔軟に対応する設計で、効率的な運用を実現できるでしょう。

情報の暗号化やアクセス制限機能を備え、セキュリティは万全です。データは国内のデータセンターで安全に管理しているので、大切なお子さまや保護者の個人情報を確実に守ることができます。

スターターキットやウェビナーを活用してスムーズな導入を実現しており、登降園の打刻や帳票作成、各クラスでの記録に必要なパソコンやiPadなどの機材も案内してくれます。初期設定から運用開始、その後の活用相談まで、すべてサポート専任スタッフが対応してくれるので安心です。

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Child Care System

• 保育現場のニーズに応える多機能型システム
• 書類業務の負担軽減で園児との時間を創出
• ゲーム感覚で学べる幼児向け教育プログラム

Child Care Systemは保育現場の実情を反映し、職員の声を基に開発された多機能型システムです。出退勤管理やシフト作成を自動化し、中抜け時間や園児数に応じた適切な人数配置を実現可能です。職員の労務管理を効率化し、現場運営の負担を軽減してくれます。

システムには献立表や園児台帳、年次教育計画の作成機能が含まれ、書類作成や計算業務を効率化できます。請求書の発行や延長保育料の計算も自動化されるため、職員が手作業で対応する必要がなくなり、園児と向き合う時間を確保することが可能です。

通常の勤怠管理機能に加えて、思考力や数量感覚を養える幼児向け算数講座を提供しており、IQパズルを活用したプログラムで、子どもが楽しく学べる工夫が施されています。親子で参加できるため、教育に関心の高い保護者にも好評です。教育関連サービスを強化したい施設に最適です。

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保育園向け勤怠管理システムを導入して働き方改革を

保育園ごとに異なる勤怠ルールやシフトの決め方に対応しつつ、大切な子どもの保育に専念するためには、勤怠管理などの事務負担を減らすことが重要です。

台帳やエクセルでの手動管理ではミスが発生しやすいため、正確でスムーズな勤怠管理を実現するには勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを導入すれば、正確でスムーズな管理が可能となり、事務負担の軽減や環境改善につながります。
課題に合ったシステムを選び、業務効率化と労働環境の向上を目指しましょう。

以下の記事もシステム選びの参考にしてください。

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