アルバイト・パートの勤怠管理を効率化するには？おすすめシステム11製品を紹介

アルバイト・パートの勤怠管理はシフト作成・管理や勤怠データの取りまとめなど、複雑で負担が大きい業務です。エクセルや手書き、タイムカードでの管理に限界を感じる担当者も少なくないでしょう。

そこで導入が進んでいるのが、アルバイト・パート管理しやすい勤怠管理システムです。システムを使うことで、シフト作成の自動化や従業員の急な勤務変更にもすぐに対応できるようになります。

本記事では、アルバイト・パート勤怠管理の重要性や従来手法での課題、どんなシステムがおすすめかを解説しています。具体的な製品も紹介していますので、システム選びに迷った際もぜひご活用ください。

アルバイト・パートの勤怠管理は何が重要？

アルバイト・パートの勤怠管理においては、正確な労働時間の把握と柔軟性の高いシフト管理が重要になっています。

労働時間を正確に把握できなかった場合、不要な残業や未払いが生じてしまう、労働時間を超過してしまうなどの恐れがあるからです。

また、アルバイト・パートはライフスタイルや働き方が多様であり、特定の日だけ人や時間が偏ってしまう、突然のシフト変更が生じることも少なくありません。そのため、シフト管理について柔軟に対応できる体制を整える必要性があるのです。

正社員の勤怠管理との違いは？

正社員とアルバイト・パートの勤怠管理には、いくつかの違いがあります。

勤務時間の安定性

正社員は通常、定められたフルタイムの勤務時間で働くことが一般的です。勤務時間が比較的一定であるため、シフト作成や勤務時間の把握が容易です。

アルバイトやパートはフレキシブルな勤務形態が多く、勤務時間が短いことや、シフトが不定期であることが一般的です。そのため、希望や要件を反映させたシフトの作成やリアルタイムの勤務時間の記録が必要です。

給与計算と報酬体系

正社員は月給制や年俸制が採用されることが多いです。基本的には定められた月給が支払われ、労働状況によって割増分が加算される形になります。一括で労働時間を集計し、精算する形になります。

アルバイト・パートは基本的に時給計算が適用され、働いた時間に応じて給与が支払われます。そのため、勤務時間の正確な把握が必要で、通常、週間単位での集計が行われます。

法律や規則の適用

正社員は労働法に基づく一般的な規定が適用され、年次有給休暇や労働時間について規定に基づいて、組織的に勤怠管理がされることが多いです。

アルバイト・パートは労働条件に関する特例があり、年間の有給休暇の取得は勤務形態に応じたルールが適用されます。これが勤怠管理に影響を与え、適切な記録が求められます。

アルバイト・パートの勤怠管理にかかる法令

アルバイト・パートの勤怠管理には労働基準法やパートタイム労働法が適用されます。おもに労働時間や休憩、有給休暇などの規定が示されています。

労働時間の上限

労働基準法第32条では法定労働時間は1日8時間、週40時間と定められています。時間を超える場合には、労働者には割増賃金（通常の1.25倍以上）を支払う必要があり、アルバイト・パート労働者も同じ上限が定められています。

休憩時間

労働基準法第34条に基づき、労働時間が6時間を超える場合には少なくとも30分、8時間を超える場合には60分の休憩が義務付けられています。これはアルバイト・パート労働者にも適用されます。

休日

労働基準法第35条により、労働者は週に1日の休日を取得する権利があります。パートタイム労働者もこの規定に適用され、勤務日数に応じた休暇を取ることが求められます。

有給休暇の付与

労働基準法第39条によれば、6ヶ月以上継続的に勤務していて、全労働日の8割以上出勤している場合、アルバイトやパートにも年次有給休暇を付与する必要があります。この有給休暇は、勤務日数や時間に応じて取得に関する規定が変わります。

適正な契約管理

労働契約法やパートタイム労働法に基づき、労働条件を明確にするため労働契約を結ぶ必要があります。雇用契約書には勤務時間、賃金、休日、契約期間などの取り決めが明記されている必要があります。

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主なアルバイト・パートの勤怠管理方法

アルバイト・パートの勤怠管理をおこなう方法としては以下の4つがあります。増えているのは勤怠管理システムによる管理ですが、他の方法としてはどのようなものがあるか見てみましょう。

手書きの出勤簿による管理

手書きの出勤簿は、古典的ですが未だに一般的に採用されている勤怠管理方法の一つです。従業員が出勤時に直接記入することで、労働時間を把握します。

導入コストが低い反面、記入ミスや読み間違いが起こりやすく、正確性に欠けることが多いです。また、集計作業も手動で行うため、手間や時間がかかることがデメリットです。

表計算ソフト(Excel)による管理

Excelなどの表計算ソフトを用いた勤怠管理が行われている店舗も多いです。手書き出勤簿よりも入力ミスや間違いが起こりにくく、データの自動計算や集計が可能なため、手書きより利便性が高い点が特徴です。

過去のデータを簡単に参照することもできるため、シフト作成もしやすいでしょう。

ただし、フォーマットの設定やセルの管理が煩雑になることがあり、特にスタッフが増えると管理が難しくなることがあります。

タイムカードによる管理

タイムカードによる管理は、従業員が出勤・退勤時にカードを打刻する方式です。打刻情報が自動的に記録されるため、集計作業は効率的に行えますが、打刻ミスや代理打刻のリスクがあるため、完全に正確な勤怠管理が難しい場合もあります。

また、イベントスタッフや在宅ワークのパート勤務者などはタイムカード管理では対応しきれない場合も多いです。

システム・ツールによる管理

システムやツールを活用した勤怠管理は、アルバイト・パートが多くいる業務運営において最も推奨される方法です。

多くの勤怠管理システムは、リアルタイムでの労働時間の記録が可能で、打刻漏れや不正打刻の防止機能も充実しています。また、シフト管理機能があったり、給与計算とも連携できるため、業務の効率化が期待できます。

ただ月額費用がかかるため、アルバイト・パートの勤怠管理にかかる時間や手間を考慮して導入する必要はあるでしょう。

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アルバイト・パートの管理で勤怠管理システムを導入するメリット

アルバイトやパートの勤怠管理でお悩みの方へ。スーパーや飲食店でよくある課題を、勤怠管理システムでどのように解決できるのかを具体的にご紹介します。

シフト作成・管理を自動化できる

アルバイト・パート向けの勤怠管理システムを導入すれば、従業員が提出した希望シフトから、自動でシフト表を作成・管理ができます。

また、アルバイトやパート従業員が多くいると、急な勤務変更を余儀なくされることもあるでしょう。そんな時でも、最初からシフト表を作成し直す必要はなく、システムが自動で調整してくれます。

多様な勤務形態に対応できる

アルバイト・パート向けの勤怠管理システムは、変形労働時間制や固定労働時間制など多様な勤務形態に対応できます。

アルバイトやパートの勤務は曜日や時間帯などバラバラです。くわえて深夜における時給計算や休憩時間の管理なども発生します。

アルバイト・パート向けの勤怠管理システムであれば、自社の勤務形態に合わせた設定で正確な勤怠管理が行えるようになります。

不正打刻を防止できる

アルバイト・パート向けの勤怠管理システムには、不正を防止する打刻方法が備わっています。

飲食店や小売業などでは、店長の不在時にバックヤードでタイムカードを利用して打刻することが多くあります。この環境では、同僚の打刻を代理でするなどの不正行為が発生しやすくなります。

アルバイト・パート向けの勤怠管理システムでは、ICカードや顔認証などの生体認証打刻機能が使えます。社員証や交通系ICカードや生体認証であれば、本人確認を徹底でき、不正打刻を防止できるため、正確な勤怠管理が可能になります。

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アルバイト・パート管理しやすい勤怠管理システムの選び方

アルバイト・パートの勤怠管理で効率化したいのは「シフト作成・管理」で十分しょうか？それとも、打刻機能や勤怠管理データの集計まで「勤怠管理全般」を効率化したいでしょうか？

シフト作成・管理の手間を省きたいだけなら、シフト管理に強みがあるシステムがおすすめです。シフト作成・管理に特化している製品もあれば、シフト管理に強みをもちつつ勤怠管理機能も使える製品もあります。

一方で、タイムカードの転記から給与計算までを一括で管理したい場合は、勤怠管理全般をカバーするシステムが適しています。シフト作成・管理をはじめ、打刻からデータ集計、給与計算まで勤怠管理業務全般の効率化が図れます。

また、業界によって必要な機能が足りない可能性もあります。例えば、外出先や自宅で打刻を行うにはスマホ打刻機能が必要です。警備業のアルバイトであれば、上番・下番の対応機能があると便利です。

以下に業種に合わせたおすすめの勤怠管理システムを紹介しましたので、こちらもご参考にしてください。

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アルバイト・パート管理しやすい勤怠管理システム7選

アルバイト・パートが多い業種、店舗向けのおすすめ勤怠管理システム7製品を紹介します。掛かる費用や打刻方法など含めて検討してみてください。

スマレジ・タイムカード

• 14万2,900店舗以上(※)の登録事業者数
• 3ステップでシフトが完成するシフト作成機能付き
• 初期費用は不要で、60日間(※)の無料お試し期間あり

スマレジ・タイムカードは株式会社スマレジが提供する、クラウド型の勤怠管理システムです。登録事業者数は2014年1月のリリース以降増え続け、14万2,900店舗以上(※)が利用しています。

3つのステップで直感的な操作をするだけでシフトを作成できる機能があり、管理者の手間を省くことができます。シフトから日別の人件費を計算することも可能です。

初期費用は無料で、60日間(※)のお試し期間もあり、費用を抑えて導入を検討できます。お試し期間中はすべての機能が使えるため、どのプランにしようか決める際の参考にしやすいでしょう。

※ 株式会社スマレジ(2024年4月時点)

ジョブカン勤怠

• シリーズ累計25万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額220円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計25万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。無料プランもあるため月額0円(最低利用料金は2,200円)から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

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ジンジャー勤怠

• 1万8,000社以上に導入実績がある勤怠管理システム
• スマホアプリで外出先や移動中でも勤怠の承認や確認が可能
• 24時間365日のサポートでいつでも不安を解消

ジンジャー勤怠は、大企業から中小企業まで1万8,000社以上※に導入されている勤怠管理システムです。

パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど多様な打刻デバイスに対応し、GPSや顔認証などの機能も備えています。直感的な操作性で、はじめて勤怠システムを使う従業員でもスムーズに移行できます。

スマホのアプリで勤怠の承認や従業員の管理が可能です。打刻以外にも休暇残日数の確認などができます。スマホアプリなので移動中や外出先での確認が便利になります。

24時間365日対応のAIチャットサポート窓口が用意され、いつでも不安を解消できます。必要に応じて、電話やメールでサポートもおこなっているので安心です。

※ジンジャー公式HP(2024年4月時点)

チムスピ勤怠

• 10年以上の開発実績を誇り導入数は1,800社以上、契約ライセンス45万以上(※)
• 36協定や有給管理もできる勤怠管理システム
• シリーズ製品と組み合わせると経費計算など業務の労力を削減可能

チムスピ勤怠は、10年以上の実績を持つクラウド勤怠管理システムで、50名から数万名規模の企業を中心に1,800社以上、契約ライセンス45万以上の導入実績があります。

固定労働制だけではなく、フレックスタイム制や裁量労働制、変形労働制などさまざまな勤務形態に対応が可能です。さらに36協定や法令で定める労働時間や有給休暇の過不足を自動で集計・レポート化し、アラートで通知する機能が充実しています。

シリーズ製品の「チムスピ工数」「チムスピ経費」と合わせて利用することで、従業員の手間やメンテナンス・セキュリティ対策の手間を大幅に削減できます。

※株式会社チームスピリット(2024年4月時点)

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キンタイミライ

• 大企業からの圧倒的な信頼を誇る勤怠管理システム
• 簡単操作で利用できるiPad打刻機能
• 柔軟なカスタマイズで企業の多様なニーズに応える

キンタイミライは10年連続で大企業シェアNo.1(※)を獲得した勤怠管理システムで、3000人以上の従業員を抱える業界をリードする多数の企業に採用されています。実績の高さが、システムの信頼性を表しています。

iPad打刻機能は、カードをかざすだけで勤務情報が記録できるほか、残業申請や勤怠データの確認といった多機能を備えています。その使いやすさは現場の従業員から管理職まで幅広いユーザーに支持されています。

残業予測や有給取得の年間計画支援、勤務間インターバルの管理など、高度なカスタマイズが可能です。これにより、各企業の働き方に合わせた最適な勤怠管理を実現します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社調べ(2024年度時点)

ハーモス勤怠

• ベンチャーや中小企業を中心に6万社の導入実績(※)
• 30名以下は無料で使え、有料でも1人110円/月から利用可能(※)
• ICカードや顔認証など多彩な打刻方法とセキュリティ対策で安心

HRMOS勤怠 by IEYASUは、現在6万社を超える企業に導入されているシンプルで使いやすい勤怠管理システムです。

30名以下の場合は無料で利用でき、有料プランでも1人あたり月額110円から利用可能。日次や月次のデータ抽出やレポート機能による勤怠状況の可視化、給与ソフトやSlack、LINEとの連携ができます。

Web打刻やICカード、顔写真による打刻など多彩な打刻方法に対応し、管理者の2段階認証や従業員のIPアクセス制限などセキュリティ対策も万全です。

※IEYASU株式会社(2024年4月時点)

KING OF TIME

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

KING OF TIMEは5万5,000社以上の企業に導入され、330万人以上に利用されている(※)クラウド型勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど20種類以上の打刻方法から目的に合わせて選べます。さらに変形労働時間制やフレックスタイム制など複雑な勤務形態にも対応可能。

リアルタイム自動計算や残業管理など豊富な機能を月額330円、追加費用なしで利用でき、給与計算システムなどの外部サービスともAPI連携できます。

従来の紙のタイムカードからの変更でも、シンプルな操作性でスムーズに乗り換えができます。また30日間の無料トライアル、オンラインセミナーなどの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社ヒューマンテクノロジーズ(2024年4月時点)

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シフト作成・管理に強いシステム4選

シフト作成・管理機能を重視したい方は、以下の4製品がおすすめです。それぞれの特徴を見ていきましょう。

Airシフト

• チャット機能でスタッフとのやり取りが円滑になる
• 複数店舗の勤怠を一括管理
• スタッフ用アプリ「シフトボード」と連携可能

「Airシフト」はスタッフが提出した希望シフトが自動でシフト表に反映されるため、転記の手間やミスを削減できます。シフト表と一体化したチャット機能で、スタッフとの円滑なコミュニケーションが取れるので、急な出勤依頼などの調整がスムーズになるでしょう。

Airシフトにはタイムカード機能と勤怠管理機能が搭載されています。スタッフの労働時間の管理や人件費のシミュレーション、勤怠記録の保管が可能です。クラウド管理のため、複数店舗の勤怠を一括で管理できるのが魅力でしょう。紙のタイムカードを各店舗から収集する必要がなく、業務効率が向上します。

バイトスタッフ用のシフト管理アプリ「シフトボード」との連携も可能です。カレンダー表示でシフトが入っている日が確認しやすく、またシフトを入れるだけで毎月の給与が計算されます。

勤務シフト作成お助けマン

• シフトパターンに合わせた2つのタイプを用意
• データ出力で外部システムとの連携が可能
• 柔軟な料金プランと2カ月間の無料トライアル

「勤務シフト作成お助けマン」には、早番や遅番などの記号で割り当てる「Day」と時間帯で指定する「Time」の2製品があり、それぞれに設定できる条件などが異なります。社員・パート・アルバイトなどの働き方にもフィットするためさまざまな職種で利用できるでしょう。

勤務データはCSVなどのデータ形式で出力が可能です。勤怠管理や給与計算ソフトなどの外部システムとデータ連携が可能になるため、給与計算など経理・総務の仕事を効率化できます。

料金は1箇所あたりの人数に応じて変動します。「Day」は1～50名で月額13,200円、51名以上は別途見積が必要です。「Time」は1～20名で月額6,600円、以降10名増えるごとに加算されるわかりやすい料金設定です。どちらも2ヶ月間の無料トライアル期間が設けられているため、じっくりと機能を試してから導入できるでしょう。

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oplus

• スタッフの利便性を追求した柔軟なシフト提出が可能
• 日別シフトで時間帯ごとの人員の過不足を把握できる
• 上限100ユーザーまで無料で使える

「oplus」は、アカウント情報がデバイス間で同期されるため、PCやスマホなどを用いてどこからでもシフトの提出が可能です。提出する形式はテキストや時間、記号とスタッフが扱いやすいようにカスタマイズできるので、利便性の向上が期待できます。

従業員から提出されたシフトは自動で表に反映されます。管理者は日・週・月別でシフト管理ができ、ガントチャート形式で表示される日別管理表により、時間帯別で人員の把握が可能です。人員不足の時間帯があればスタッフにメッセージを一斉送信し依頼できるため、業務工数削減に役立ちます。

上限100ユーザーまで無料で利用できます。無料ユーザーでもシフト管理やメッセージの一斉送信など、基本機能は全て利用可能です。

SHIFTEE

• 日次表示で時間帯ごとの人数と作業を確認しながらシフト作成ができる
• スキル登録で必要スキル所持者の配置がすぐに分かる
• 外部の勤怠管理システムとデータ連携が可能

「SHIFTEE」は、1日ずつのタイムライン表示でシフトの作成ができ、時間帯ごとの作業割当が可能です。必要人数と作業を照らし合わせながらシフト作成ができるため、過不足のないシフトが完成するでしょう。

SHIFTEE Light版ではスタッフ一人ひとりが持つスキルを登録できます。各店舗ごとに1日に必要なスキル所持者が配置されているかを確認できるため、たとえばマネージャー以上の役職者が不在となる時間帯を無くすなどのシフト組みが可能です。

作成したシフト表はCSVデータに変換し、各種勤怠管理システムと連携が可能です。勤怠管理システムと連携すれば、予定データと実績データに基づいた予実管理が容易になります。

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アルバイト・パートの勤怠管理には効率的なシステムの活用を

アルバイト・パートの管理が必要な業種、店舗は勤怠管理システムを導入することで、複雑なシフト作成の自動化や急な勤務変更への迅速対応が可能になります。またICカードや顔認証で不正打刻を防ぎ、正確な勤怠管理を実現できます。

シフト管理から勤怠データ集計までカバーするシステムを選べば、給与計算やデータ転記の手間も削減可能です。

自社にとって最適な勤怠管理システムを見つけて、アルバイト・パート従業員の勤怠管理を効率化し、最適な働き方を目指しましょう。