アルバイトがいる店におすすめの勤怠管理システム7選！管理方法やメリットも解説

アルバイトの勤怠管理業務はシフト作成や勤怠データの取りまとめなど、複雑で負担が大きくなりがちです。エクセルや手書き、タイムカードでの管理に限界を感じる担当者も少なくないでしょう。

そこで導入が進んでいるのが勤怠管理システムです。システムを使うことで、シフトの作成や急な勤務変更、労働時間の管理などにかかる時間をかなり短縮することができます。

本記事ではアルバイトがいる店におすすめの勤怠管理システム7選を紹介。他の勤怠管理方法との比較やメリットも解説しているので、参考にしてみてください。

アルバイトがいる店の勤怠管理方法

アルバイトやパートが多い店舗では、シフト作成や正確な労働時間の管理が重要になります。正確な割り振りができないと、特定の日や時間だけ人員が偏ってしまう、不要な残業や未払いが生じてしまう可能性もあるからです。

ではアルバイトがいる店舗は具体的にどのような勤怠管理方法を取っているのでしょうか？ここでは4つの勤怠管理方法とその課題について見ていきましょう。

1．手書きの出勤簿での管理

従業員が出勤・退勤時間を紙の出勤簿に自ら手書きで記入する方法です。シフトも希望を手書きで入力してもらい管理。記入記録をもとに集計します。

特に必要なツールや知識がないため、すぐに実施できますが、記入ミスや読み間違いが起こりやすく、集計に時間がかかります。ただ正社員を入れても2～3人程度しかいない、バイトのシフトがほぼ変化ない場合はこれでも十分かもしれません。

2．表計算ソフト(Excel)での管理

店舗内にあるPCなどを利用してExcelに出退勤記録を入力し、自動で集計する方法です。シフトもExcel表を作り、従業員の希望を入力してもらい管理します。

一度フォーマットを作ってしまえば、数字を入力するだけで計算できるので、手作業より効率的かつ簡単です。ただマクロや関数に慣れていない場合、修正に時間や手間が掛かってしまう可能性があります。記入漏れや不正打刻も防ぎにくいです。アルバイトやパートが多数いる場合はあまりおすすめしません。

3．タイムカード集計による管理

従業員にタイムカードで打刻させ、カードの記録をもとに勤務時間を集計する方法です。こちらはシフト管理は別途、Excelや手書きでおこないます。

打刻漏れが少なく、だれでも簡単に勤怠時間を記録できます。ただ、こちらも不正打刻のリスクがあり、タイムカードの紛失や管理の手間、打刻用機械が劣化すると打刻できなくなるなどの課題があります。使い方がかんたんなのでアルバイトやパートが高齢の場合など、こちらの方が使いやすい可能性もあります。

4．勤怠管理システムを使った管理

従業員がスマートフォンやPCから打刻し、打刻データをクラウド上で集計して勤務時間を自動で集計、管理する方法です。

管理者はリアルタイムでシフト状況や勤務時間を管理できます。また打刻方法を生体認証などにすることで、不正打刻を防ぐことも可能です。システム上でシフト作成や修正依頼などもできるため、システムがあれば勤怠管理にかかる殆どの業務を自力でおこなうことができます。

アルバイトがいる店は勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理やシフト作成の方法はいくつかありますが、アルバイトが多い店舗なら勤怠管理システムの導入がおすすめです。従業員の出退勤を効果的に管理し、適切な給与計算を行うためには、他の方法だと管理者の負担が大きいからです。

勤怠管理システムを導入する具体的なメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

勤怠管理システムを導入するメリット

シフト作成・管理を自動化できる

シフト作成や管理にかかる手間を軽減できるのが大きなメリットです。勤怠管理システムを使用すれば、従業員の希望シフトを踏まえた上で、シフトの自動作成が可能です。これにより、手動での調整作業が不要となり、他の業務にさける時間が増えます。

バイト従業員の労働時間なども踏まえて、適切なシフトを提案してくれるため、適切な労働環境を整えることができるでしょう。

多様な勤務形態に対応できる

アルバイトが多い場合、多様な勤務形態に対応できることは非常に重要です。勤怠管理システムを使えば、フルタイムやパートタイム、シフト制などさまざまな働き方に対応できます。

休暇の申請や残業時間の管理も一元化されるため、勤務条件に合わせた労働時間集計や給与計算システムとの連携が可能になります。

不正打刻を防止できる

勤怠管理システムは出退勤の打刻に関する不正を防止する機能も持っています。

例えば、指紋認証や顔認証といった生体認証での打刻を設定すれば、本人以外の打刻を防げます。また、GPS機能がある勤怠管理システムもあり、指定した場所からの打刻のみを受け付ける設定もできます。これにより、業務の公正性が保たれ不正を未然に防ぐことが可能です。

アルバイトがいる店におすすめの勤怠管理システム7選【シフト作成・管理しやすい】

アルバイトが多い業種、店舗向けのおすすめ勤怠管理システム7製品を紹介します。シフト作成や異なる働き方の管理がしやすいシステムを選びました。

スマレジ・タイムカード

• 14万2,900店舗以上(※)の登録事業者数
• 3ステップでシフトが完成するシフト作成機能付き
• 初期費用は不要で、60日間(※)の無料お試し期間あり

スマレジ・タイムカードは株式会社スマレジが提供する、クラウド型の勤怠管理システムです。登録事業者数は2014年1月のリリース以降増え続け、14万2,900店舗以上(※)が利用しています。

3つのステップで直感的な操作をするだけでシフトを作成できる機能があり、管理者の手間を省くことができます。シフトから日別の人件費を計算することも可能です。

初期費用は無料で、60日間(※)のお試し期間もあり、費用を抑えて導入を検討できます。お試し期間中はすべての機能が使えるため、どのプランにしようか決める際の参考にしやすいでしょう。

※ 株式会社スマレジ(2024年4月時点)

ジョブカン勤怠

• シリーズ累計25万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額220円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計25万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。無料プランもあるため月額0円(最低利用料金は2,200円)から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

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ジンジャー勤怠

• 1万8,000以上のお客様にご導入いただいている実績がある勤怠管理システム
• スマホアプリで外出先や移動中でも勤怠の承認や確認が可能
• 24時間365日のサポートでいつでも不安を解消

ジンジャー勤怠は大企業から中小企業まで1万8,000以上のお客様※にご導入いただいている勤怠管理システムです。

パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど多様な打刻デバイスに対応し、GPSや顔認証などの機能も備えています。直感的な操作性で、はじめて勤怠システムを使う従業員でもスムーズに移行できます。

スマホのアプリで勤怠の承認や従業員の管理が可能です。打刻以外にも休暇残日数の確認などができます。スマホアプリなので移動中や外出先での確認が便利になります。

24時間365日対応のAIチャットサポート窓口が用意され、いつでも不安を解消できます。必要に応じて、電話やメールでサポートもおこなっているので安心です。

※ジンジャー公式HP(2024年6月時点)

TeamSpirit 勤怠

• 10年以上の開発実績を誇り導入数は2,000社以上、契約ライセンス60万以上(※)
• 36協定や有給管理もできる勤怠管理システム
• シリーズ製品と組み合わせると経費計算など業務の労力を削減可能

TeamSpirit 勤怠は、10年以上の実績を持つクラウド勤怠管理システムで、50名から数万名規模の企業を中心に2,000社以上、契約ライセンス60万以上の導入実績があります。

固定労働制だけではなく、フレックスタイム制や裁量労働制、変形労働制などさまざまな勤務形態に対応が可能です。さらに36協定や法令で定める労働時間や有給休暇の過不足を自動で集計・レポート化し、アラートで通知する機能が充実しています。

シリーズ製品の「TeamSpirit 工数」「TeamSpirit 経費」と合わせて利用することで、従業員の手間やメンテナンス・セキュリティ対策の手間を大幅に削減できます。

※株式会社チームスピリット(2025年5月末時点)

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キンタイミライ

• 大企業からの圧倒的な信頼を誇る勤怠管理システム
• 簡単操作で利用できるiPad打刻機能
• 柔軟なカスタマイズで企業の多様なニーズに応える

キンタイミライは10年連続で大企業シェアNo.1(※)を獲得した勤怠管理システムで、3000人以上の従業員を抱える業界をリードする多数の企業に採用されています。実績の高さが、システムの信頼性を表しています。

iPad打刻機能は、カードをかざすだけで勤務情報が記録できるほか、残業申請や勤怠データの確認といった多機能を備えています。その使いやすさは現場の従業員から管理職まで幅広いユーザーに支持されています。

残業予測や有給取得の年間計画支援、勤務間インターバルの管理など、高度なカスタマイズが可能です。これにより、各企業の働き方に合わせた最適な勤怠管理を実現します。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社調べ(2024年度時点)

ハーモス勤怠

• ベンチャーや中小企業を中心に6万社の導入実績(※)
• 30名以下は無料で使え、有料でも1人110円/月から利用可能(※)
• ICカードや顔認証など多彩な打刻方法とセキュリティ対策で安心

HRMOS勤怠 by IEYASUは、現在6万社を超える企業に導入されているシンプルで使いやすい勤怠管理システムです。

30名以下の場合は無料で利用でき、有料プランでも1人あたり月額110円から利用可能。日次や月次のデータ抽出やレポート機能による勤怠状況の可視化、給与ソフトやSlack、LINEとの連携ができます。

Web打刻やICカード、顔写真による打刻など多彩な打刻方法に対応し、管理者の2段階認証や従業員のIPアクセス制限などセキュリティ対策も万全です。

※IEYASU株式会社(2024年4月時点)

KING OF TIME

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

KING OF TIMEは5万5,000社以上の企業に導入され、330万人以上に利用されている(※)クラウド型勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど20種類以上の打刻方法から目的に合わせて選べます。さらに変形労働時間制やフレックスタイム制など複雑な勤務形態にも対応可能。

リアルタイム自動計算や残業管理など豊富な機能を月額330円、追加費用なしで利用でき、給与計算システムなどの外部サービスともAPI連携できます。

従来の紙のタイムカードからの変更でも、シンプルな操作性でスムーズに乗り換えができます。また30日間の無料トライアル、オンラインセミナーなどの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社ヒューマンテクノロジーズ(2024年4月時点)

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アルバイトの勤怠管理で守るべき重要なポイント

飲食業や小売業、各種サービス業など、アルバイト従業員が必要となる店舗は少なくないでしょう。そのような店舗で勤怠管理をおこなう場合、一般的な従業員の勤怠管理とは別ベクトルの注意が必要になります。

ここでは、アルバイトの勤怠を管理する際に留意しておくべき、重要なポイントを挙げました。

労働基準法やパートタイム労働法など法令を確認する

アルバイトの勤怠管理には労働基準法やパートタイム労働法が適用されます。雇用契約書には勤務時間、賃金、休日、契約期間などを明記する必要があるため、法令を確認しておきましょう。

また、バイトの残業や有給休暇については注意が必要です。労働時間の上限は1日8時間、週40時間で、超える場合、アルバイトであっても割増賃金（通常の1.25倍以上）を支払う必要があります。

これは掛け持ちの場合、合計の労働時間が対象になり、1社での法定労働時間が超えていなくても、合算すると8時間を超える場合、後から契約した先が割増賃金を支払うことになります。掛け持ちの有無はきちんと確認しておきましょう。

ほか、6ヶ月以上継続的に勤務していて、全労働日の8割以上出勤している場合、アルバイトにも年次有給休暇を付与する必要があるなど、注意が必要な事項があるため、一度法令を確認しましょう。

勤怠記録は定期的に見直し、正確な記録を保全する

勤怠記録を正確につけることは義務づけされたルールであり、原則、タイムカードやICカード、PC使用時間の記録など客観的な記録を取る必要があります。

ただ、アルバイト従業員の打刻忘れやタイムカードの紛失、ミスなどによって正確に記録できないタイミングも生まれます。また遅刻や突然の欠勤などによって、想定していた勤怠と変化する可能性もあります。

そのため、勤怠記録は定期的に見直し、不正確であったり、明らかに記録されていないケースを特定して修正し、正確な勤怠管理を保全しておく必要があります。記録の保存期間は5年間であり、しっかりと管理しておく必要があります。

繫忙期やアルバイトの希望を考慮してシフトを作成する

法的な観点のポイントのほか、実際の運用上のポイントについても説明します。アルバイトを雇う場合、殆どの場合にシフト作成業務が発生するでしょう。

シフト作成する際は通常、アルバイト従業員に勤務可能日や出勤が難しいタイミング、時間帯をヒアリングして、足りない日や過剰な日を調整していきます。

この際、繫忙期やイベント、時間帯などをに応じた業務量を予測し、アルバイトの希望をできる限り考慮してシフトを作成することが大切です。こちらの都合だけを押し付けるようなシフト作成をすると、アルバイト従業員は辞めてしまいます。

店舗の都合とアルバイト従業員の都合を示し、双方が納得できるようなシフト作成をおこなうことが大切です。

トラブルや問題が起きたときのルールを明示しておく

勤労怠管理においてトラブルを未然に防ぐためには、明確なルール設定も重要です。 遅刻や欠勤時の連絡方法、シフトの変更手続き、また不正打刻の対応についても事前にルールを設けておきましょう。

例えば、遅刻や欠勤時の連絡は不測の事態以外は「出勤時間の2時間前までに必ず連絡する」、シフト変更を願い出る場合は「最低1週間前までに管理者に相談する」などルールを定めておきましょう。

明示方法については、マニュアルやガイドラインを作成する、共有できるLINEやチャットツールで公開するなど、見やすく分かりやすい形で明示することが大切です。