勤怠管理を自動で行うために、勤怠管理システムを導入してみたいけれど、どんな製品なのかよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年04月02日
本記事では、勤怠管理システムとは何なのか、どんな機能が備わっていて、導入することでどんなメリットがあるのかについて解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、勤怠データを記録して一元管理できるシステムのことです。
出退勤時間の打刻や各種休日休暇の申請・承認、残業やシフト管理などの勤怠管理業務をパソコンやスマホから行えます。正確な勤怠管理の実現や業務効率化、自動化の促進といった様々なメリットが期待できます。
近年では、安価なコストで簡単に導入できるクラウド型を中心に導入が進んでいます。
勤怠管理システムのトレンド
モバイルアプリとの連携
スマートフォンやタブレット端末に対応したモバイルアプリを提供することで、従業員が場所や時間の制限を受けることなく、勤怠情報の入力や管理をすることができます。
普段から使い慣れているスマートフォンでの打刻は、操作性に優れており、位置情報の取得により、打刻することができます。また、特定の範囲以外での打刻を制限することができるため、入力間違いや不正な打刻を防ぐことができます。
顔認証を活用した打刻
出退勤における打刻に、顔認証技術を活用するシステムが増えています。顔認証システムでは、なりすましや不正打刻を防ぐことができます。
クラウド勤怠管理システム「Touch On Time（以下タッチオンタイム）」の、顔認証打刻オプション「Facee（フェイシー）」では、スマホや持っている端末で、簡単に顔認証ができます。そのため、活用するために新たな端末を購入する手間や費用を削減することができます。
他システムとの連携
人事労務システムや給与計算システムなど、他システムとの連携をすることによって、より業務を効率化させることができます。一つ一つのシステムに収集された情報を一元化することで、情報の保管や整理も簡単になります。
「マネーフォワード クラウド給与」では、「クロノスPerformance」との連携が可能となりました。システムごとに入力する手間や時間を軽減することができ、転記ミスを防ぐこともできます。
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勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムにはどんな機能が備わっているのかについて説明します。
多くの製品が対応している機能
| 機能 | 特徴 |
| 出退勤の打刻 | 出退勤の時間をパソコンやスマホなど様々なデバイスから登録できる |
| 勤怠状況の集計・確認 | 打刻情報を基にして、勤務時間や残業時間、出勤日数を集計できる。休憩時間や残業開始時間もあらかじめ設定しておけば自動集計も可能 |
| 有給や残業の申請・承認 | 育休や残業、休日出勤などの各種申請と認証をシステム上で行える |
| 帳票・データ出力 | 勤怠データをエクセルやCSV、PDFなどのファイル形式に変換してダウンロードできる |
一部の製品が対応している機能
| 機能 | 特徴 |
| 工数管理 | 業務完了までにかかった時間や人数をプロジェクト単位で計算して管理できる |
| シフト管理 | シフトの申請はもちろん、作成から公開、調整まで行える |
| 給与管理 | 勤怠データをもとに、給与の計算式を設定して自動計算したり、給与計算ソフトと連携したりできる |
| 入退社手続書 | 入退社の際に必要な人事情報の収集や管理を行える |
多様な打刻方法
| 打刻方法 | 特徴 |
| 指紋認証 | 指紋認証リーダーに指を置くことで、本人認証して打刻する |
| 顔認証 | タブレット端末で顔を撮影することで、本人認証して打刻する |
| チャット連携 | ビジネスチャットに入力した「おはようございます」「おつかれさまです」などのメッセージが自動的に打刻になる |
| PCログ連携 | パソコンのログオンやログオフ時間が自動的に出退勤の打刻になる |
| ICカード | カードリーダーにICカードをかざして打刻する |
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することによって、以下の三つのメリットが挙げられます。
勤怠管理を効率よくできる
勤怠管理システムを導入すると、PC画面・スマホ・生体認証・ICカードなどを用いて、簡単に勤怠管理を行うことができます。
ワンタッチで打刻できる製品が多くあるため、勤務表への転記ミスや打刻漏れの防止につながるでしょう。
紙のタイムカードとタイムレコーダーで勤怠管理をしている場合、データを手動で入力し給与計算する必要があります。そのため、労働時間の集計や給与計算に時間がかかり、転記ミスが生じる可能性があります。
ミスなく業務を行うために、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムを導入することによって、すべての従業員の正確な労働時間を記録することができます。
手書きやタイムカードなどの記録方法は、不正があったとしても見つけることが困難であり、完全に防止することが難しいです。
意図的ではなかったとしても、記録忘れや打刻漏れのリスクもあります。また、寝坊などの理由で遅刻しそうな場合など、意図的に記録せず、遅刻などを隠す行為も手動であれば簡単にできてしまいます。
勤怠管理システムの中には、アラーム機能が備わっているものや、顔認証やGPS認証で勤怠管理を行うものもあるため、不正打刻を防止したりすることができます。
法改正への対応
勤怠管理システムを導入することによって、法改正に迅速に、そして正確に対応することができます。
法改正に対応できない場合、企業は罰則が生じる場合もあります。改正に伴い、勤務規則や勤怠管理の方法を変更する必要があります。
すべて手作業で行うと、ミスが生じたり、対応しきれない部分も出てきてしまう可能性があります。法改正を自動で行いたいという方は、勤怠管理システムの中でも、クラウド型の製品を導入する事をおすすめします。
クラウド型は、製品のアップロードや法改正に自動的に対応する製品も多いため、従業員の負担を減らすことができます。
勤怠管理システム導入の注意点
勤怠管理システムを導入する上で注意すべき点を二点説明します。
導入作業の負荷が高い
システムを導入し、従業員が難なく使いこなすまでには、時間や工数がかかってしまいます。
導入を検討するうえで、自社と製品の雇用形態や就業形態を見比べ、自社に適しているのかを確認することが重要です。また、カスタマイズが可能かどうかを確認することによって、より自社の理想に近づけることができます。
導入後は、従業員に対してシステムの操作方法の説明を行い、システムについて正しく理解してもらう必要があります。そのため、マニュアルの作成や、説明会の開催などが必要となります。
導入し、問題なくシステムを用いて勤怠管理を行うまでには時間と工数がかかるということを理解しておきましょう。
コストがかかる
システムを導入するには、どうしてもコストがかかってしまいます。勤怠管理システムには、月額数百円から利用できる製品もありますが、自社に適したシステムにするために、カスタマイズや機能を増やす場合には、数百万円かかる製品もあります。
「導入してみたけれど、使いにくいな」「あまり有効活用できていないな」ということがないように、無料トライアルなどで一度試してみることをおすすめします。
無料で使える勤怠管理システムについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
勤怠管理システムで業務効率化の第一歩を
勤怠管理システムを導入すれば、労働時間を正確に自動集計できるようになります。担当者の管理負担を軽減したり、不正打刻を防止したりと多くのメリットがあります。
また「労働安全衛生法」「労働基準法」などに関わる法改正への対応にも、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理業務の効率化を実現させるなら、勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょう。
おすすめの勤怠管理システムについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。
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