勤怠管理システムとは、従業員の勤怠を記録して一元管理できるシステムのことです。
最終更新日: 2024年10月11日
勤怠管理システムを導入すれば、法令に則った正確な勤怠管理ができ、各種休暇の申請・承認や給与計算ソフトとの連携ができるなど、勤怠管理業務全般を効率化できます。
本記事では、勤怠管理システムの基本的な概要をはじめ、導入目的やメリットまで徹底解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を効率的に記録・管理するためのツールです。
従来の手作業によるタイムカードや手書きの勤怠管理は、集計ミスや不正打刻、法改正への対応の遅れなどの問題を抱えていました。勤怠管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、出退勤データの正確な管理、法改正への迅速な対応などが可能になります。
また、スマホやPCを利用した打刻により、直行直帰やリモートワーク環境にも柔軟に対応でき、業務効率化やコンプライアンスの強化につながります。導入は基本的にコストがかかりますが、長期的なコスト削減や業務の効率化を見込むことができます。
勤怠管理システムの導入率と導入目的
コロナ禍や働き方改革の推進などを経て、大企業を中心としたDX化が大きく進みました。
近年は、中小企業にもDX化の波が到来しています。2024年5月に日本政策金融公庫が発表した「中小企業のデジタル化に関する調査」によると、中小企業における勤怠・労務管理システムの導入率は58.4%とのことです。中小企業の半数以上が勤怠・労務管理システムを導入していることがわかります。
同調査結果によると、勤怠管理システムを含めたデジタルツールの導入成果として最も多かったのが「業務の効率化」で、成果が見られた割合は88.9%にのぼります。
勤怠管理システムでも「勤怠管理業務の効率化」が主な導入目的であり、くわえて近年の政府主導の「働き方改革」に伴った「法改正への対応および法令遵守」も導入の大きな目的として挙げられます。
勤怠管理システムの導入を考えているなら、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の勤怠管理システムが見つかります。 |
勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムを導入することで「勤怠管理業務の効率化」と「法令遵守・法改正への対応」が可能になります。それでは、具体的にどのような課題を解決できるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
勤怠データの正確な集計ができる
勤怠管理システムを導入すればシステムを通じて打刻を行うため、月の労働時間や残業時間を正確かつ迅速に集計することが可能です。
従業員の勤務状況をリアルタイムで把握することができることで、月の途中で「労働時間が多すぎる従業員の業務量を調整して、残業を減らす」などの措置を講じることができ、長時間労働のリスクを未然に防ぐことができます。
なお、シフト制や裁量労働制など固定労働時間制以外の複雑な勤務形態であっても、自動で対応してくれます。
オフィス外からの打刻や申請ができる
勤怠管理システムは、PCやスマホでの打刻ができるため、オフィス外でもタイムリーで正確な打刻ができます。
また直行直帰の申請をはじめ、休暇や残業などもシステム上で申請が可能になるため、リモートワークや直行直帰など、柔軟な働き方が実現できます。
「打刻や申請のためだけにオフィスに行く」ということもなくなり、労働生産性の向上にも期待ができるでしょう。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムを導入すれば、不正打刻を防止することができます。
勤怠管理システムには、静脈や顔認証などを使った「生体認証打刻」や、PCの立ち上げやシャットダウンの時間を出退勤として扱う「PCログ打刻」など、不正な打刻を防止する機能を備えた製品があります。
| 関連記事：顔認証対応の勤怠管理システムおすすめ9選！選び方やメリットも徹底解説｜ミツモア |
| 関連記事：指紋認証対応の勤怠管理システムおすすめ3選！メリットや注意点も解説｜ミツモア |
| 関連記事：GPS付き勤怠管理システムおすすめ10選！製品の特徴別で徹底比較｜ミツモア |
給与計算ソフトと連携できる
勤怠管理システムはCSVやAPIを利用することで、給与計算ソフトとの連携が可能です。
勤怠管理業務の大きな課題の一つとして、給与計算が挙げられます。給与計算は、雇用形態の区別、各種控除などのルールが複雑であり、税率など法改正への対応も行わなければなりません。
給与計算ソフトを導入済みであれば、勤怠管理システムと連携させることで、自動で正確な給与計算を行うことができます。
法改正への対応
政府が推し進める「働き方改革」により、勤怠に関する管理が厳格化しています。
実際、2019年に改正された労働安全衛生法では「客観的方法による労働時間の把握」が義務化。また労働基準法の「時間外労働上限規制」「有休取得の義務化」といった改正が行われています。こうした背景からも、より厳密な勤怠管理を行なう必要が出てきているのです。
勤怠管理システムには残業時間や有休取得の状況を自動検知し、アラートする機能など、上記の法改正に対応した機能を備えている製品が多くあります。
今後また法改正がされた際にも勤怠管理システムであれば、スムーズに対応を行なうことができるでしょう。
勤怠管理システム導入のデメリット
勤怠管理システムのデメリットについても把握しておきましょう。
導入作業の負荷が高い
システムを導入し、従業員が使いこなすまでには時間や工数がかかります。
まず自社の勤務時間やシフト、有休などのルール設定を行わなければなりません。給与計算ソフトなど他システムとの連携も必要です。
従業員へのシステムの説明も重要な業務です。勤怠管理は全従業員が関わる作業であり、これまでの「習慣」を変えることになります。そのため、概要や操作方法の説明は丁寧に行わなければなりません。マニュアルの作成や、説明会の開催などが必要になるケースもあるでしょう。
このように、システムの導入からスムーズな運用までには、時間と工数がかかるということを理解しておきましょう。
コストがかかる
システムを導入するには、当然コストがかかります。勤怠管理システムには、月額数百円から利用できる製品もありますが、自社に適したシステムにするために、カスタマイズや機能を増やす場合には、数百万円かかる製品もあります。
「導入してみたけれど、使いにくいな」「あまり有効活用できていないな」といったことがないように、無料トライアルなどで一度試してみることをおすすめします。
勤怠管理システムで業務効率化の第一歩を
勤怠管理システムを導入すれば、働き方改革の推進や法改正にも柔軟な対応が可能になります。
自社に適切な製品を見つけ、導入・運用まで成功させれば、業務の効率化をはじめ様々なメリットを受けられることは間違いありません。
一方で、システムの導入は社員全員に関わることであり、コストもかかるため、導入の可否や製品選びは慎重になる必要があることにも気をつけましょう。
以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムを一挙にご紹介しています。選び方も詳しく解説していますので、実際に製品を見てみたいという方は、ぜひご覧ください。
ぴったりの勤怠管理システム選びはミツモアで
勤怠管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの勤怠管理システムが見つかります。
ぴったりの勤怠管理システムを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な勤怠管理システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な勤怠管理システムが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりの勤怠管理システムがすぐに見つかります。
