休暇や残業を含め、従業員の出退勤時間を正確に把握できる勤怠管理システム。Excelや紙ベースの手作業を削減したり、法令を遵守した勤怠管理を徹底したりできます。
最終更新日: 2024年03月04日
しかし導入にはコストが掛かるものです。「システムが合わず、結局もとの勤怠方法に戻すことにならないだろうか・・・」などと不安に思う担当者の方もいるかもしれません。
本記事では勤怠管理システム導入の失敗例を紹介しつつ、導入や乗り換えを成功させるためのコツをご紹介します。
勤怠管理システム導入でよくある失敗例
勤怠管理システムの導入に失敗したケースには「企業規模や勤務形態に合っていなかった」「給与計算ソフトなどの既存システムと連携できなかった」「機能面の過不足があり使いこなせなかった」「サポート受けられない製品を選んでしまった」といったものがあります。
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企業規模や勤務形態に合っていなかった
勤怠管理システム導入の失敗例として代表的なのが、導入したシステムが企業規模に合っていないという例です。
例えば小さな企業が大企業向けのシステムを導入すると、システムに搭載されている機能を持て余してしまいます。使わない機能が多くなれば、その分コストパフォーマンスが低下するでしょう。
加えて勤務形態に合っていないというケースも、よく見られる失敗例です。勤務形態に合わない記録方法しか備えていないシステムを導入すれば、実態に即した勤怠管理が実現できません。
給与計算ソフトなどの既存システムと連携できなかった
給与計算システムなど、自社で運用中のシステムと連携できないのも、勤怠管理システム導入の代表的な失敗例です。
勤怠管理システムを導入する目的の1つに、既存のシステムと連携させて業務を効率化させることが挙げられます。特に注意したいのが、給与計算システムとの連携です。
連携できない場合、勤怠管理システムで出力したデータを加工し、給与計算システムにインポートする工程が発生します。手間が増えるばかりか、人の手が入ることによってミスが増える懸念もあるため、注意が必要です。
機能面の過不足があり従業員が使いこなせなかった
機能面が複雑なせいで従業員に活用してもらえないのも、勤怠管理システム導入の失敗例として挙げられます。高性能すぎるゆえにかえって使いにくいとなれば、紙のアナログ管理に戻ってしまうケースもあるでしょう。
反対に機能が不足していることも失敗する原因の1つです。例えば従業員のワークスタイルに合った打刻方法が備わっていない場合、システムを十分に活用してくれる社員は少なくなります。
システムが従業員へ浸透しなければ、正確な勤怠情報を把握できなくなってしまいます。全従業員が問題なく使えてこそ、システムが真価を発揮します。
サポートが受けられない製品を選んでしまった
導入支援や運用中の相談窓口など、サポート体制が用意されていない製品を選ぶことも失敗しやすいパターンの1つです。
具体的には導入支援を受けられずに初期設定でつまづいたり、不具合が起きた場合に社内の担当者が多忙になってしまったりします。
また定期的なアップデートに対応していない製品を選ぶのも、導入失敗につながる要素です。最新の法改正への対応や機能面の改善サポートがないと、担当者が設定を見直すなど結果的に非効率になってしまう恐れもあります。
勤怠管理システムの導入や乗り換えを成功させるコツ
勤怠管理システムの導入や乗り換えを成功させるためには、企業規模や勤務形態に合わせて製品を選ぶことが大切です。既存システムとの親和性やサポートの充実度などを確認することも、導入成功の秘訣となります。
企業規模や勤務形態に合わせて勤怠管理システムを選ぶ
まず注目すべきは企業の規模です。自社の規模に合ったシステムを導入できれば、業務にぴったりとフィットする理想的な勤怠管理が実現できます。
自社の勤務形態に対応できる勤怠管理がどうか、というのも重要なチェックポイントの1つです。
例えばシフト制やフレックス制など勤務形態に合わせたシフト管理機能や、自社のルールに合わせた休暇申請が行える製品を導入することで利便性が高まります。
自社の勤怠管理に対応するにはどのような機能が必要か、あらかじめ洗い出した上でシステムを選びましょう。
既存システムと親和性の高い勤怠管理システムを選ぶ
給与計算システムをはじめとした社内で運用中のシステムと、連携できるかを確認しておきましょう。
連携できるかどうかをチェックするときのポイントは、システムのメーカーや代理店に直接確認することです。確実に連携の可否を確かめられます。
またシステム選定の際には、社内のIT担当者に同席してもらうようにしましょう。システムに精通している担当者の力を借りれば、間違いのないシステム選びがかないます。
サポート体制の充実度を確認する
勤怠管理システムを選ぶときは、サポート体制のチェックも欠かせません。サポート体制の充実度は、日頃安心して運用できるか否かに直結する要素となります。
システム導入にはトラブルが付きものです。利用していれば、必ず分からないことや疑問に出くわすでしょう。電話やメール、対面などでのサポートがあると、すぐに問題を解消して快適に利用できます。
また法改正のアップデートや新機能追加による使い勝手の改善を、定期的に行なってくれるかどうかも要チェックです。自社で設定を変更するなどの負担が掛からずに済みます。
無料トライアルを最大限に活用する
システム選びを成功させるには、無料トライアルを活用するのが近道です。クラウド型の勤怠管理システムには、無料トライアルが設けられているものが多くあるため、しっかり活用して自社に合っているシステムを見つけましょう。
無料トライアルを活用するときのポイントは、全従業員に使ってもらうことです。働き方が異なる従業員たちにチェックしてもらえば、本格導入した際もスムーズにシステムを使ってもらえるでしょう。
しっかり時間をかけて比較検討する
勤怠管理システムは全従業員の給与に関わる重要なシステムなので、じっくり時間をかけて吟味するのが大切です。
勤怠管理システムを選ぶときのコツは、複数のシステムを比較検討することです。最低でも3社以上のシステムを候補に上げ、それぞれのシステムをしっかり調べましょう。資料請求や問い合わせを積極的に活用し、各製品の機能や費用対効果を納得できるまで調べ上げることが重要です。
失敗例を事前に押さえて確かな製品選びを
勤怠管理システムを選ぶ際に重要になってくるのが、入念な事前準備です。どのような勤怠管理を実現したいのか、どのような既存システムと連携させたいのかなどを、前もって確認しておくと、システム選びで失敗するリスクを減らせます。
自社にぴったりな勤怠管理システムを導入することで、Excelや手作業での集計作業を削減できます。
失敗しないポイントを押さえて、正確で効率的な勤怠管理を実現してくれる勤怠管理システムを選びましょう。
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