GPSで勤怠管理する方法とは？メリットや注意点、おすすめアプリも解説

タイムカードや紙での勤怠管理を行っている企業にとって、直行・直帰の利用は「正しい勤怠管理ができているか」という悩みを抱えがち。

「自己申告制だが、正しい勤怠データと言えるのだろうか」「もしかして、従業員が不正な打刻をしてはいないか」などなど…。

そこでおすすめなのが、GPSで打刻を使った勤怠管理です。GPS打刻を使えば、打刻時の位置情報や時間を取得でき、正確な勤怠管理を実現できます。

本記事では、GPSで勤怠管理を行うメリットや注意点、そしてGPS打刻が使えるおすすめの勤怠管理システムも紹介するので、導入検討にお役立てください。

GPSを使って勤怠管理をするには？

GPSを使って勤怠管理をするには、勤怠管理システム(アプリ)の「GPS打刻」機能を利用します。

GPS打刻は、スマホやPCのGPS機能を「ON」にして、GPS打刻機能を備えている勤怠管理アプリで打刻を行うだけです。GPS打刻を行うことで、打刻時の位置情報と打刻時間を同時に正確に記録できます。

この特性を活かし、直行直帰を利用することが多い企業やリモートワークを導入している企業、また運送業や訪問介護・看護職などオフィス以外で働く従業員が多い企業での導入が進んでいます。

GPS打刻を使った勤怠管理には、GPS打刻機能が搭載されている勤怠管理システムを導入するのが一般的です。

勤怠管理システムのメリットなど基本的な概要については、以下の記事をご覧ください。

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GPS打刻で勤怠管理を行うメリット

GPS打刻で勤怠管理を行うメリットは主に「不正打刻を防止できる」「専用端末が不要」の2点です。

位置情報とあわせた管理で不正打刻を防止できる

GPS打刻を利用することで、不正打刻を防げます。

例えばタイムカードや紙での勤怠管理の場合、直行・直帰をする社員の勤怠は「自己申告制」になるケースが多く、虚偽の申告も可能になります。

また、遅刻・早退をしたときや実際にその場所に出勤していない場合でも、同僚が「代理打刻」できてしまうリスクも。

GPS打刻であれば、位置情報と打刻がセットになっているので、不正打刻のリスクは低減されます。

スマホをそのまま活用できる

GPS打刻は従業員が持っている携帯電話や、スマートフォンなどの携帯端末から行います。別途専用の端末を購入して従業員に配布する必要がないので、低コストで導入が可能です。

GPS打刻の操作画面はシンプルなものが多く、普段使い慣れている携帯端末から打刻ができるので、導入時に従業員にストレスがかかりにくい点が特徴です。

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GPS打刻で勤怠管理を行う際の注意点と対策

GPS打刻で勤怠管理を行うデメリットや注意点について解説します。

社員から反発される可能性がある

GPS打刻を導入する際、位置情報の取得に対して抵抗感を持つ社員が出てくることがあります。「監視されている」と感じる社員が多い場合、職場の信頼関係やモチベーションに影響を及ぼす懸念が高まります。このような反発は、業務環境に不満を生じさせる要因となることもあります。

リスクを減少させるためには、GPS打刻の目的を業務の効率化や適切な勤怠管理の手段として明確に伝えることが重要です。業務時間内のみ位置情報を取得するという方針を伝えることで、安心感を提供し、受け入れやすい職場環境を整えることができます。

プライバシーの侵害のリスクがある

GPSを利用することによって、社員のプライバシーへの侵害リスクが考えられます。業務時間外や休日に位置情報を取得する運用が行われる場合、プライバシー侵害と見なされる可能性があります。この状況が長引くと、労働環境全体に否定的な影響を与える恐れがあります。

リスクを回避するためには、業務時間内のみに位置情報を取得する運用ルールを策定することが必要です。また、業務時間外には位置情報を「OFF」にできることを明示し、文書として社内での合意を形成することが推奨されます。これにより、社員は自分がどのように扱われるかを理解し、プライバシーが保護されていると感じられる環境を整えることができます。

GPSに対応したデバイスの必要性

GPS打刻を効果的に実施するためには、すべての社員がGPS機能に対応したデバイスを持つことが必須です。古いスマートフォンやGPS機能がないデバイスを使用する社員がいる場合、正確な位置情報を取得できず、勤怠管理に問題が生じる可能性があります。

そのため、社員が使用しているデバイスの状態を事前に確認することが重要です。その情報に基づいて、すべての社員がGPS機能を活用できる環境を整える必要があります。また、必要に応じてGPS対応の社用端末を提供することで、全社員が平等にGPS打刻を利用できるようにすることが望ましいです。適切な対応により、業務がよりスムーズに進行することが期待されます。

これらの注意点に対処することで、GPS打刻による勤怠管理が円滑に実施され、社員の信頼を守りながら業務を効率的に進めることが可能となります。

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GPS打刻ができる勤怠管理システムおすすめ10選

GPS打刻ができる勤怠管理システムの中から厳選して、おすすめの10製品を紹介します。

「KING OF TIME」導入企業数5万5,000社以上の大手勤怠管理システム

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

KING OF TIMEは5万5,000社以上の企業に導入され、330万人以上に利用されている(※)クラウド型勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど20種類以上の打刻方法から目的に合わせて選べます。さらに変形労働時間制やフレックスタイム制など複雑な勤務形態にも対応可能。

リアルタイム自動計算や残業管理など豊富な機能を月額330円、追加費用なしで利用でき、給与計算システムなどの外部サービスともAPI連携できます。

従来の紙のタイムカードからの変更でも、シンプルな操作性でスムーズに乗り換えができます。また30日間の無料トライアル、オンラインセミナーなどの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社ヒューマンテクノロジーズ(2024年4月時点)

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「ジョブカン勤怠管理」カンタン設計で幅広い従業員が使いやすい

• シリーズ累計20万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額220円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計20万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。月額220円から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社 DONUTS(2024年4月時点)

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「ジンジャー勤怠」企業の働き方改革を手厚くサポート

• 1万8,000社以上に導入実績がある勤怠管理システム
• スマホアプリで外出先や移動中でも勤怠の承認や確認が可能
• 24時間365日のサポートでいつでも不安を解消

ジンジャー勤怠は、大企業から中小企業まで1万8,000社以上※に導入されている勤怠管理システムです。

パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど多様な打刻デバイスに対応し、GPSや顔認証などの機能も備えています。直感的な操作性で、はじめて勤怠システムを使う従業員でもスムーズに移行できます。

スマホのアプリで勤怠の承認や従業員の管理が可能です。打刻以外にも休暇残日数の確認などができます。スマホアプリなので移動中や外出先での確認が便利になります。

24時間365日対応のAIチャットサポート窓口が用意され、いつでも不安を解消できます。必要に応じて、電話やメールでサポートもおこなっているので安心です。

※ジンジャー公式HP(2024年4月時点)

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出張やリモートワーク、直行直帰など、様々な利用シーンにあわせて利用できます。

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「AKASHI」テレワーク社員の打刻管理におすすめ

「AKASHI」は、ソニービズネットワークス株式会社がサービス提供している勤怠管理システムです。スマホ打刻や静脈認証など多様な打刻方法を搭載しているほか、リアルタイムでテレワーク中の従業員を管理できます。コロナ禍でテレワークの従業員が増えた企業におすすめです。

多彩な打刻方法に対応しているので、その日のスケジュールに合わせて打刻方法を選ぶことができます。出先から打刻をしたい場合は、スマホを用いたGPS打刻も可能です。位置情報の記録も行えるので、不正のない正確な勤怠管理にも繋げられるでしょう。

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「かえる勤怠管理」何人で使っても月額5000円～で従業員の入れ替わりが多くても安心

• 初期費用が不要なほか、無料トライアルあり
• 人数課金なしの定額制のため、どんなに人員が増えても料金はそのまま
• 医療、介護、ビル管理など、業界に特化した勤怠管理システムを展開

かえる勤怠管理は幅広い年代のユーザーが使いやすい勤怠管理システムです。初期費用およびタイムレコーダーのレンタル代は無料です。また、機能や人数に制限のない30日間(※)の無料お試し期間があるので、システムを実際に試してから導入できます。

使う人数がどれだけ増えても1拠点ごとに料金が設定されているので、スタッフの数が多い事業所や成長中の店舗でも支出を心配せずに利用できるでしょう。

医療、介護、ビル管理、派遣、飲食、アミューズメント業界に特化した勤怠管理システムを展開していますので、搭載されている機能とほしい機能のミスマッチが起こりにくいでしょう。

※ 株式会社ITZ(2024年5月時点)

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「Touch On Time」多くの企業から信頼される実績のある勤怠管理システム

• 導入社数5万3,000社以上、利用者数320万人の実績をもつ勤怠管理システム(※)
• 初期費用0円で1人あたり月額330円のリーズナブルな料金設定(※)
• フレックスタイム制など多彩な勤務形態に対応

Touch On Time(タッチオンタイム)は、5万3,000社以上に導入され、利用者数320万人を突破した豊富な実績(※)がある勤怠管理システムです。

1台のタイムレコーダーで生体認証、ICカード認証、ID＋パスワード認証の3つの打刻方法に対応し、パソコンやモバイルでの打刻も可能。

初期費用無料、1人あたり月額330円という手軽な料金設定で、オプション料金なしですべての機能を利用できます(※)。

フレックスタイム制や変形労働時間制など複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能です。アラート機能などによって働き方改革関連法に準拠した運営が実現します。

※株式会社デジジャパン(2024年4月時点)

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「CLOUZA」はじめての勤怠管理システム利用にもおすすめ

• 初期費用の心配なしで手軽に始められる勤怠管理システム
• どのデバイスからでもアクセス可能な多機能性
• 給与計算と連携しやすい柔軟なデータ出力

CLOUZAは初期費用無料の勤怠管理システムです。

少人数からでも利用可能で、使用する人数に応じて料金が発生する従量課金制を採用しています。月の打刻人数×220円の月額使用料のみで利用でき、初期投資を気にせずスムーズに勤怠管理を始められます。

パソコン、タブレット、スマートフォンなど多様な端末からアクセス可能です。社内外問わず効率的に勤怠管理が行えるため、出勤状況の把握や時間管理が簡単になります。

主要な給与計算ソフトとの連携が可能です。作業時間のデータをCSV形式で出力でき、柔軟に給与計算や人事評価のデータ処理が行えます。

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「followスマートタッチ」月額220円～で大幅にコストカットできる

• NTTコムウェアが提供する勤怠管理システム
• 1人月額220円で利用可能
• 60日間無料お試し付き

followスマートタッチはNTTコムウェア株式会社が提供する勤怠管理システムです。従業員1人につき月額220円〜と安価な利用料金が特徴。紙管理や人件費の削減につながるだけでなく、スマホ1台で時間や場所に捉われずにいつでも打刻が可能です。

さらに打刻時に顔写真を撮影することで不正打刻やなりすましを防ぎ、高価な生体認証機器を購入せずに内部統制を強化できます。

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「タイムバリュー」ブラウザから手軽に打刻できる

• 月額290円～利用可能なためコストを抑えられる
• すべての機能が30日間無料でお試し可能
• 給与計算ソフトとの連携で業務の効率化を促進

「タイムバリュー」は株式会社シスプロがサービス提供を行っている勤怠管理システムです。特徴としては、月額料金が「月額290円〜×人数」の低価格なランニングコストで済む点が挙げられます。また、必要な準備はインターネット環境とパソコンのみで始められる手軽さも魅力的でしょう。

また、すべての機能を制限を受けることなく、30日間無料で試すことができます。自社に合ったシステムなのかを実際に試すことができるため、初めて導入する方にもおすすめです。

さらに、利用している給与計算ソフトとの連携も可能なため、勤怠管理だけではなく、他の業務の効率化も見込めます。日別・個人別の集計機能なども備わっているため、人事・給与に関する業務の手間や時間を削減することもできます。

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GPS付き勤怠管理システム10製品の比較表

おすすめのGPS付き勤怠管理システム10製品を各製品の特徴で比較しました。

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GPS打刻で正確な勤怠管理の実現を

GPS打刻で勤怠管理を行うことで「いつ出退勤をしたか」や「どこで出退勤をしたか」を位置情報に基づいて正確に把握できます。

直行直帰が多い営業職や訪問介護員、または移動の多い配達員などの勤怠管理をするのにピッタリのシステムです。

「打刻漏れやミスが多くて差し戻しが大変」「営業職の打刻が形骸化して悩んでいる」という企業は、GPS付き勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

以下の記事では、GPS付きの勤怠管理システムをはじめ、おすすめの勤怠管理システムを一挙に紹介しています。製品の選び方なども詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。