テレワークにおすすめの勤怠管理システム7選！課題や勤怠管理方法も徹底解説！

テレワークを導入したいけれど、手動での勤怠管理では不安が残るという方もいらっしゃるでしょう。もちろん、手動でも勤怠管理は可能ですが、効率よく行いたいという方には勤怠管理システムの導入をおすすめします。

本記事では、テレワークでの勤怠管理における課題や実際にテレワークでの勤怠管理方法を解説します。また、おすすめの勤怠管理システムを7製品紹介します。

テレワークにおける勤怠管理の課題

準備不足のままテレワークを導入すると、勤怠管理の課題で頭を悩ませることになりかねません。課題には次のようなものがあります。

勤務時間の正確な把握が難しい

リモート環境では従業員が自宅などで自主的に業務を行うため、実際の勤務時間を正確に把握する手段が限られます。そのため、従業員の勤務時間を正確に把握することがこれまで以上に困難となっています。

テレワークでは仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすく、勤務時間外に業務対応を余儀なくされるケースが増加しています。この「中抜け」と呼ばれる一時的な業務離脱が発生しやすく、適切に管理しないと実働時間よりも長く給与に反映されるリスクがあります。

GPS打刻や、PCのログオン／ログオフ打刻などの機能が搭載されている勤怠管理システムを導入することで解決することができます。

作業中に監視できないため、人事評価が成果物や労働時間での評価となる

テレワークやリモートワークの普及に伴い、従業員の勤務状況を直接観察する機会が減少し、人事評価が成果物や労働時間に偏りやすくなっています。

特に、営業職のように成果が数値で明確に現れる職種では、架電数や成約件数などで評価がしやすいですが、経理や人事、総務といったバックオフィス業務では、成果が定性的で目に見えにくいため評価が難しくなります。

従業員の実際の業務遂行能力や勤務態度が正当に評価されず、不公平感やモチベーション低下を招く可能性があります。定量的指標と定性的指標の併用や、360度評価の実施により、多角的な評価基準の設定をすることで、解決することができます。

社内でのコミュニケーションが減る

テレワークやリモートワークの導入により、社内コミュニケーションの機会が減少することは、勤怠管理における大きな課題の一つです。

リモート環境ではZoomやMicrosoft Teamsといったビデオ会議ツールを活用しても、オフィス同様の自然な雑談を再現するのは難しく、形式的なミーティングにとどまりがちです。

この結果、チーム内での信頼関係が築きにくくなり、意思疎通の不足からプロジェクトの進行に支障をきたすことがあります。チャットツールの有効活用や、明確なコミュニケーションガイドラインの設定により、解決することができます。

テレワークでの勤怠管理の方法

テレワークでの勤怠管理の方法は様々です。メールやスプレッドシート、Web会議システム、そして、勤怠管理システムが挙げられます。それぞれのメリット・デメリットを解説するので、比較してみてください。

メールやメッセージングツールを活用した勤怠報告

テレワーク環境下での勤怠管理方法として、メールやチャットなどのメッセージングツールを使用して始業・終業時刻を報告する方法があります。この方法は、既存のコミュニケーションツールをそのまま活用できるため、急遽テレワークを導入した企業や、残業がほとんど発生しない業務形態では有効な手段と言えるでしょう。

しかし、従業員が報告したメールやチャットの内容を勤怠管理台帳に手動で転記する必要があるため、管理者の作業負担が増大します。

さらに、メールやチャットシステムに不具合が発生した場合、正確な勤怠記録が困難になるリスクがあります。また、手動で残業時間を計算する必要があるため、ミスが発生しやすくなります。

スプレッドシートを活用した勤怠管理

テレワーク環境における勤怠管理方法として、ExcelやGoogleスプレッドシートを活用する方法があります。これは、既存のオフィスソフトを利用して出勤簿を作成し、共有フォルダに保存することで、従業員が始業・終業時刻を記入するシンプルな方法です。

しかし、完全に自己申告に依存するため、従業員が正確な時間を記入しないリスクがあります。例えば、勤務時間の「付け忘れ」や「虚偽申告」が発生する可能性があり、これが給与計算の不正確さにつながる恐れがあります。また、複数の従業員が同じスプレッドシートを使用する場合、誤って他人のデータを上書きしてしまうなどのデータ管理上の問題も考えられます。

そのため、上司や管理者が定期的にスプレッドシートをチェックし、データの正確性を確認する手間が増えることになります。

Web会議システムを活用する

テレワーク環境において、勤怠管理の一手段としてWeb会議システムを常時接続状態にする企業が増えています。この方法を採用することで、従業員の労働時間を正確に把握しやすくなるだけでなく、カメラを通じて勤務態度を観察することも可能です。

しかし、常時接続されていることで「監視されている」という感覚を従業員が抱く可能性があり、これが心理的な負担となって生産性の低下を招く恐れがあります。

特に、従業員が自由に働く環境を重視する企業文化においては、過度な監視が逆効果になることも考えられます。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や労働時間を効率的に記録・管理するためのツールです。

勤怠管理システムを利用することで、「誰がいつ打刻したか」という客観的なデータが自動的に記録され、虚偽申告や打刻ミスのリスクを大幅に減少させることができます。

また、従業員の自主性を尊重しつつ、管理者にとっても負担を軽減するメリットがあります。たとえば、「出勤・退勤ボタン」を押すだけで簡単に打刻が完了するため、従業員側の操作もシンプルで使いやすい設計となっています。

勤怠管理システムの概要や導入目的などについて詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

テレワーク対応の勤怠管理システムを導入するメリット

テレワークに対応した勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

従業員の勤務時間を正確に把握できる

テレワーク環境下での勤怠管理において、従業員の勤務時間を正確に把握することは非常に重要です。従来のタイムカード方式では、法定残業時間を超過しているケースを見逃してしまう可能性があります。勤怠管理システムを導入することで、リアルタイムに労働時間や残業時間を正確に把握することが可能になります。

勤怠管理システムでは、従業員が自宅や外出先からPCやスマートフォンを使って打刻を行います。これにより、勤務開始時刻と終了時刻が正確に記録され、入力ミスのリスクが大幅に減少します。

また、打刻漏れが発生した場合に従業員や管理者に自動で通知する機能が備わっていることが多いです。これにより、打刻忘れを迅速に修正でき、正確な勤怠データの維持が可能となります。

従業員の不正を防ぐことができる

テレワーク環境における勤怠管理の大きな課題の一つが、従業員による不正打刻です。従来のタイムカード方式では、遅刻や早退時に同僚に打刻を依頼する「バディパンチング」や、不正な時間操作が容易に行えるため、正確な勤怠データの維持が困難でした。

しかし、勤怠管理システムを導入することで、こうした不正行為を効果的に防ぐことが可能です。多くのシステムは、従業員がスマートフォンやPCから直接打刻できる機能を備えており、本人以外による打刻を防止するための生体認証（指紋認証や顔認証）を導入しています。これにより、他人に打刻を依頼することが難しくなり、正確な勤務時間の記録が保証されます。

さらに、GPS機能を活用した位置情報の取得により、従業員が実際に勤務場所にいることを確認できるため、在宅勤務中の不正打刻を未然に防ぐことができます。

勤怠管理業務を効率化できる

従来のタイムカードやエクセルシートを用いた勤怠管理では、月末に従業員の出退勤データを手動で転記し、労働時間を集計する作業が煩雑で時間を要しました。この手作業には、転記ミスや計算ミスといった人為的なエラーが発生しやすく、正確な勤怠管理を維持することが難しいという課題がありました。

勤怠管理システムを導入すると、従業員はスマートフォンやパソコン、タブレットなどのデバイスからリアルタイムで出退勤を打刻でき、そのデータが自動的にシステムに反映されます。

さらに、代休や有給休暇の申請・承認、残数の管理もシステム上で一元管理できるため、人事・労務担当者の負担を大幅に軽減します。

長時間労働の防止につながる

テレワーク導入時における重要な課題の一つが、従業員の長時間労働の防止です。従来のオフィス勤務では、上司や同僚の目が常に存在するため、自然と労働時間の管理が行われやすかった一方で、リモート環境ではそのような視覚的な管理が難しくなります。

多くの勤怠管理システムには、従業員の残業時間を自動的に集計する機能が備わっています。これにより、月間や週間の労働時間をリアルタイムで把握できるため、一定の労働時間を超えた際には自動的にアラートが発生します。

アラート機能により、従業員自身や管理者が早期に長時間労働の兆候を察知し、適切な対策を講じることが可能になります。

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

テレワーク向けの勤怠管理システム7選

多くの企業で導入実績がある、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。自社のテレワークで活用を検討する際の参考にしましょう。

「ジョブカン勤怠管理」勤怠入力・把握をいつでも、どこからでも

• シリーズ累計20万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額220円から導入可能(※)

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

「freee(フリー)勤怠管理Plus」外回りや出張でも適切に勤務実績を記録できる

• 有料課金ユーザー企業数は31万社以上(※)
• freee人事労務との連携により、給与計算から年末調整まで可能
• スマートフォンを用いた打刻ではGPS情報を記録

freee(フリー)勤怠管理Plusは使いやすい操作性で、初心者の方でも導入しやすい勤怠管理システムです。有料課金ユーザー企業数は31万社(※)を超え、多くの企業でバックオフィス業務の効率化に貢献しています。

freee人事労務と連携すると入退社手続きから給与計算、Web給与明細発行、年末調整を一括でおこなえます。勤怠データが自動的に人事労務システムに反映されるため、手入力による作業を削減できるでしょう。

スマホ打刻ではGPSで現在位置が記録されるため、外回りや出張でも適切に勤務実績を記録できます。そのほかにも、パソコンやICカードリーダー、生体認証、共有端末での打刻も可能です。

※ フリー株式会社(2024年4月時点)

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

「KING OF TIME」在宅勤務も時差出勤も管理

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

「HRMOS勤怠」無料版でも詳細な設定ができる

• ベンチャーや中小企業を中心に6万社の導入実績(※)
• 30名以下は無料で使え、有料でも1人110円/月から利用可能(※)
• ICカードや顔認証など多彩な打刻方法とセキュリティ対策で安心

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

「RecoRu（レコル）」リーズナブルで使いやすい

• リーズナブルな費用で充実した機能
• 使いやすいUIと直感的な操作性
• 高い顧客満足度とサポート品質

マネーフォワードクラウド勤怠

• 裁量労働制やフレックスタイム制など、柔軟な働き方にも対応
• フレックスタイム制の清算期間は1カ月、2カ月、3カ月(※)の中から選択
• ほかのマネーフォワードのシステムと連携可能

「奉行Edge 勤怠管理クラウド」打刻からマネジメントまでデジタル化

• 36協定の自動監視と有休取得アラートで労務リスクを防止
• 残業状況を可視化し、データに基づいた労働環境改善を実現
• 給与計算までを一気通貫で管理し、勤怠管理業務時間を9割削減

初めて勤怠管理システムを導入する方にとって、いきなり有料版を利用するのは気が引ける、自社に合うか試してから導入を検討したいという方もいらっしゃるでしょう。

勤怠管理システムの中には、無料で利用することができるシステムもあります。詳しく知りたい方は以下の記事も併せてご覧ください。

ぴったりの勤怠管理システムを無料で診断する

テレワークの導入時には、勤務時間や業務量の把握が難しくなりがちです。勤怠管理の課題を解消したいなら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムを導入することで、正確な勤務時間を把握できる上、他システムとの連携により担当者の業務負担も軽減できます。使い勝手がよく、サポート体制が充実したサービスを選ぶのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入するにあたって、さらに詳しく知りたい・比較したいという方は以下の記事も併せてご覧ください。