ICカードでの勤怠管理とは？メリットやICカードの種類、おすすめ製品も紹介

ICカードで勤怠管理を行うことは可能です。ICカードでの勤怠管理は、すでに持っているICカードが利用できるうえ、タイムカードと同じような感覚で打刻ができるのが特徴です。

本記事では、ICカードで勤怠管理を行う具体的な方法や対応可能なICカードの種類、またICカード対応のおすすめの勤怠管理システムも紹介します。

ICカードでどうやって勤怠管理する？

ICカードで行う勤怠管理とは、社員証や交通系ICカードを使って出退勤打刻を行うことです。ICカードで勤怠管理を行うには、情報を読み取るための専用のカードリーダーとICカード打刻に対応した勤怠管理システムの導入が必要です。

専用のカードリーダーには、PCに接続して利用するタイプと、カードリーダーとして独立している機器の2種類があります。

出退勤時にICカードをカードリーダーにかざせば打刻は完了。出退勤時間の記録や労働時間の集計も自動で行えます。

またタイムカードと同じ感覚で利用できるので、タイムカードに慣れている、PCを全社員が持っていない、ITリテラシーに自信がない、といった職場でも安心です。

勤怠管理システムに使えるICカードの種類

勤怠管理システムに使えるICカードの種類は大きく分けて「FeliCa(フェリカ)」と「MIFARE(マイフェア)」の2つに分類できます。

交通系ICを含むFeliCa規格であれば、ほぼすべてのICカード打刻対応の勤怠管理システムで利用可能です。また現在は交通系ICや電子マネーをスマホやスマートウォッチ(アップルウォッチなど)で管理している方も多いでしょう。その場合でも、ICカード打刻は可能です。

FeliCa規格のICカードは導入するハードルが低く、利便性も優れているといえるでしょう。

また、ICカードを勤怠管理に使う際に「プライベートの情報も管理者に見られるのでは」といった懸念の声も聞かれますが、その心配は不要です。管理者には出退勤などの勤怠情報しか見ることはありません。

例えば交通系ICカードを利用する場合、プライベートでいつ、どこへ行っていたのか、何を買ったのか、といった情報が管理者に知られることはありません。

ICカード対応の勤怠管理システムを導入するメリット

ICカード対応に勤怠管理システムの導入は、コストの削減や勤怠業務の効率化など、さまざまな恩恵を受けられます。

タイムカード感覚で打刻ができる

ICカードでの勤怠打刻は、タイムカードでの打刻と同じ感覚で利用することができます。これまでタイムカードで勤怠打刻を行っていた職場でも、抵抗なくスムーズに導入することができるでしょう。

また打刻方法は「カードをカードリーダーにかざすだけ」なので、ITに強くない方やPCを日常業務で使用しない職場でも安心して利用ができます。

不正打刻を予防できる

ICカードに対応した勤怠管理システムを導入すれば、不正打刻の予防にも役立ちます。

タイムカードでの勤怠管理だと、誰かが「なりすまし」で打刻を行うことが比較的容易にできてしまいます。

ICカード打刻であれば、普段から持ち歩く交通系ICカードや社員証で打刻を行うので「誰かにお願いして打刻をしてもらう」といった不正打刻が行いにくくなります。

集計業務を効率化できる

IC打刻に対応した勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の集計などの業務が効率化できます。

従来のタイムカードでは、紙に記録された出退勤時間をエクセルなどに転記して計算しなければなりませんでした。ICカード打刻であれば、ICカードで打刻した出退勤時間は自動でシステムに記録され、労働時間も集計してくれます。

また、給与計算ソフトと連携できれば、給与計算まで自動で行えるようになります。

導入しやすくコストの削減になる

ICカード打刻対応の勤怠管理システムは、基本的にカードリーダーを導入・設置するだけです。

初期費用も0円の製品が多く、カードリーダーは3500～5000円程度で済みます。また月額費用は1人あたり200～300円程度の製品が多いです。

タイムカードと比べて紙代がかからないうえ、保管場所などの管理コストも削減できます。なにより、勤怠管理業務を効率化できることによる人件費の削減にも大きく貢献してくれるので、費用対効果は高いといえるでしょう。

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ICカード対応の勤怠管理システムを導入するデメリット

メリットの多いICカード対応の勤怠管理システムですが、以下のようなデメリットもあります。

• カード発行やカードリーダーなど初期導入のコストがかかる
• 情報漏えいに備えてセキュリティ対策が必要になる

上記のようなデメリットはある程度想定かと思いますが、ここでは意外と見落としがちな注意点・デメリットを紹介します。

リモート勤務・直行直帰ができない

ICカードを用いて打刻を行う最大のデメリットは、リモート勤務や直行直帰に対応しづらくなることでしょう。

ICカード打刻の導入を検討している企業は、社員はリモートではなく出社して勤務するスタイルが基本かと思います。しかし、必ずしも出社する必要がない部署がある、今後リモートを解禁する可能性がある、リモート勤務ができないことで「働き方改革」や採用に影響が出ている、といった可能性がある場合、また直行直帰を希望している社員が多い場合には、ICカード打刻だけでは対応できません。

このような場合、ICカード打刻に加えて他の方法での打刻も組み合わせることをおすすめします。例えばPC・モバイル打刻をICカード打刻と組み合わせれば、社外でも打刻が可能になるので、リモートワークや直行直帰の場合でも正確な打刻が可能になります。

ICカードを紛失すると手間がかかる

物理的なICカードで打刻を行う場合は、カードの紛失リスクがつきものです。

ICカードを紛失した場合は、情報流出への対処も必要ですし、再発行の手続きも時間と手間がかかってしまいます。

社員証や交通系ICカードと紐づけて利用できるのは便利ですが、そのぶん紛失した際の損失も2倍以上になってしまうことを忘れないようにしましょう。

対処法としては、物理的なICカードではなくスマホでICカードを管理する(モバイルSuicaなど)のも一つの手段でしょう。

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ICカード対応の勤怠管理システム4製品の比較表

ICカード対応の勤怠管理システム4製品を各製品の特徴で比較しました。

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ICカード対応の勤怠管理システムおすすめ4選

ICカードに対応している勤怠管理システムの中から、おすすめの4製品を紹介します。

• シリーズ累計20万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
  
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
  
• 初期費用0円、月額220円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計20万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。月額220円から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社 DONUTS(2024年4月時点)

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「KING OF TIME」どんな業界・業種でも使いやすい

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
  
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
  
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

KING OF TIMEは5万5,000社以上の企業に導入され、330万人以上に利用されている(※)クラウド型勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど20種類以上の打刻方法から目的に合わせて選べます。さらに変形労働時間制やフレックスタイム制など複雑な勤務形態にも対応可能。

リアルタイム自動計算や残業管理など豊富な機能を月額330円、追加費用なしで利用でき、給与計算システムなどの外部サービスともAPI連携できます。

従来の紙のタイムカードからの変更でも、シンプルな操作性でスムーズに乗り換えができます。また30日間の無料トライアル、オンラインセミナーなどの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社ヒューマンテクノロジーズ(2024年4月時点)

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「Touch On Time(タッチオンタイム)」nanacoや楽天Edyなどの電子マネーにも対応

• 導入社数5万3,000社以上、利用者数320万人の実績をもつ勤怠管理システム(※)
  
• 初期費用0円で1人あたり月額330円のリーズナブルな料金設定(※)
  
• フレックスタイム制など多彩な勤務形態に対応

Touch On Time(タッチオンタイム)は、5万3,000社以上に導入され、利用者数320万人を突破した豊富な実績(※)がある勤怠管理システムです。

1台のタイムレコーダーで生体認証、ICカード認証、ID＋パスワード認証の3つの打刻方法に対応し、パソコンやモバイルでの打刻も可能。

初期費用無料、1人あたり月額330円という手軽な料金設定で、オプション料金なしですべての機能を利用できます(※)。

フレックスタイム制や変形労働時間制など複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能です。アラート機能などによって働き方改革関連法に準拠した運営が実現します。

※株式会社デジジャパン(2024年4月時点)

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「kincone」勤怠管理と交通費精算を同時に行える

• 従業員5人以上であれば、1人あたり220円/月(※)で利用可能
  
• iOS端末もしくはNFC対応のAndroid端末を利用
  
• 打刻忘れ、残業時間超過、承認待ちを知らせるアラート機能を搭載

kinconeは株式会社ソウルウェアが提供する勤怠管理システムです。導入に必要な従業員数は5人で、1人あたり220円/月(※)で利用できます。

iOS端末もしくはNFC対応のAndroid端末があれば導入可能で、大がかりな準備の必要はありません。アプリ打刻、ICカード打刻、チャット打刻など、多彩な打刻方法が利用できます。ビジネスチャットと連携可能なため、打刻に使えるアプリも豊富です。

承認待ちを知らせるアラート機能が搭載されているので、スムーズな勤務時間のデータ反映に役立つでしょう。また、残業時間超過アラートがあり、月の時間外労働の上限を超えにくい仕組みです。

※ 株式会社ソウルウェア(2024年5月時点)

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ICカード対応の勤怠管理システムの選び方

ICカード対応の勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務形態に対応しているか、給与計算ソフトと連携できるか、という点に注目しましょう。

自社の働き方に対応しているか

勤怠管理を選ぶうえで重要なのが、自社の働き方(勤務形態)に対応しているかどうかです。

固定労働時間制を採用していれば、すべての製品に対応可能です。しかし、たとえば裁量労働制やシフト制などを採用している場合、対応している製品でないと労働時間の集計が複雑になってしまう可能性があります。

製品によって違いがあるので、確認するようにしましょう。

給与計算ソフトと連携できるか

勤怠管理システムで集計されたデータは給与計算ソフトと連携することで、人事・労務業務の効率化が大きく改善されます。

給与計算ソフトと連携するには、API連携か勤怠データをCSVでダウンロードして給与計算ソフトに取り込みます。

給与計算ソフトを導入済みの場合、データ連携できるかどうかを確認するようにしましょう。

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ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめの企業

ICカード対応の勤怠管理システムがおすすめな企業は「なるべく簡単な勤怠管理システムを導入したい企業」「多くの従業員が交通系ICカードを利用している企業」です。

従業員の出入りが激しく、素早く確実に打刻を行いたい企業

アルバイトやパートなどが多く、人の出入りが激しい職場は、打刻が簡単なICカード対応の勤怠管理システムがおすすめです。一瞬で打刻が完了するため、打刻機の前に長蛇の列ができる、といった事態を防ぐことができます。

さらに手書きでの集計や複雑な給与計算が不要になり、管理担当者の負担を削減可能。またカードをかざすだけで簡単に打刻できるため、従業員にとってもストレスのない環境整備が実現します。

多くの従業員が交通系ICカードを利用している企業

従業員の多くがICカードを所持している場合や、営業先訪問などで交通機関を利用することが多い場合には、ICカード対応の勤怠管理システムは大変便利です。

従業員が所持しているICカードをカードリーダーに結びつけるだけと導入は非常に簡単。またICカード対応の場合、交通費の清算と勤怠情報を一緒に処理できるシステムが多いため、さらなる業務の効率化を図れます。

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ICカード対応の勤怠管理システムの導入事例

実際にICカード対応に勤怠管理システムを導入した企業は「打刻間違いが減り、担当者の手間が減った」「導入コストを最小限に抑えることができた」などの効果を実感しています。

株式会社ハートビーツ

「株式会社ハートビーツ」は、サーバー監視サービスをはじめとするMSP事業やITコンサルティング事業を行っている企業です。

複雑な勤務体系により勤怠管理の負担が大きく、フリーソフト＋エクセルでの勤怠管理に限界を感じていたため、ICカードでの勤怠管理システムの導入を決定しました。

株式会社ネクストリンク

「株式会社ネクストリンク」はアイラッシュ・ネイルサロン「アンジェリカミッシェル」を11店舗運営している企業です。

勤怠管理、労務管理、給与計算などが別々のツールでの管理に手間がかかっていることが課題でした。そこで、管理ツールを統一できる点やICカードによる打刻で交通費も同時に読み取れる点から勤怠管理システムの導入を決めました。

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ICカード対応のシステムを導入して業務効率化を実現しよう

ICカードに対応している勤怠管理システムを導入すれば、打刻に時間をとられることがなくなり、業務の効率化につながります。交通費を自動で精算してくれるシステムや給与計算ソフトと連携できるシステムを利用すれば、人事・労務業務の大幅な効率化になります。。

ICカードに対応しているシステムを利用して勤怠管理を効率化し、業務時間や負担を軽減させましょう。

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