Slackで勤怠管理をする方法！打刻方法や管理ミスを減らす工夫を紹介

「エクセルやスプレッドシートを使った手作業の勤怠管理は、もう限界…」そう考えていませんか？ビジネス向けコミュニケーションツールのSlackを活用すれば、効率的な勤怠管理が可能です。

Slackで勤怠管理をすれば、オフィスだけではなくリモートワークの従業員もスムーズに打刻ができ、集計も楽になります。

Slackで勤怠管理をする方法や管理ミスを減らす工夫、連携できる勤怠管理システムまで解説します。

Slackを使って無料で勤怠管理をする方法

Slackを使って無料で勤怠管理をする方法は、大きく分けると6つあります。難易度は手法によってさまざまなので、自社のITリテラシーや専任担当者の有無など複数の観点から、どの方法を利用するか選びましょう。

ワークフロービルダーを使う

Slackのワークフロービルダー機能を使えば、ボタンを押すだけで出退勤メッセージを投稿できます。毎回文章を入力する手間が省けて便利です。

ワークフロービルダーは以下の手順で設定します。

ワークフロービルダーは、Slackの有料プラン限定の機能です。無料プランでは使えない点にご注意ください。

勤怠管理チャンネルへの投稿

Slackで勤怠管理を始める最もシンプルな方法は、専用のチャンネルを作って出勤・退勤時刻を投稿することです。たとえば「業務開始します」「業務終了します」とメッセージを送るルールを決めます。

ただし無料プランでは過去90日分のメッセージしか見られないため、それ以前の記録が消えてしまいます。法律では勤務記録を3年間保存する必要があるため、この方法だけでは不十分です。

また月末の集計作業も手作業になるため手間がかかります。

外部アプリの無料プランと連携

Slackで実用的な勤怠管理をするには、勤怠管理の専門サービスと連携するのが確実です。Slackで打刻した情報が専門サービス側に保存されるため、90日制限の影響を受けません。

おすすめはHRMOS勤怠です。30名まで無料で使え、データも1年間保存できます。Slackでコマンドを入力するだけで打刻でき、集計も自動で行われます。

ジョブカンも10名まで無料ですが、データ閲覧が30日間に限られる点に注意が必要です。

GAS連携で自作する

プログラミングができるのであれば、Google Apps Script（GAS）という仕組みを使ってSlackと表計算ソフトを連携させる方法もあります。

Slackでの打刻情報を自動で表計算ソフトに記録する仕組みを自作できます。完全無料で運用でき、人数制限もありませんが、プログラミングの知識が必要です。セキュリティ対策も自分で実装する必要があり、技術的なハードルは高めです。

ただし自社独自の要件に合わせて自由にカスタマイズできる点が魅力です。

AWS Lambda（サーバーレス）連携をする

さらに高度な方法として、クラウドサービスの「AWS」を使った構築方法もあります。Slackからの打刻情報を受け取って、クラウド上のデータベースに保存する仕組みを作れます。

ただしこの方法は専門的な知識が必要で、構築や保守にかかる労力を考えると実質的には無料とは言い難いです。開発チームがいて、既存システムとの高度な連携が必要な場合にのみ検討すべき選択肢です。

Slackで無料で勤怠管理をするときの注意点

Slackで勤怠管理を行う際は、いくつか注意すべきポイントがあります。

まずSlack単体では法律が求める記録保存期間を満たせません。また打刻忘れは必ず発生するため、自動でリマインド通知する仕組みがないと、確認作業が膨大になります。さらにSlackでの打刻は従業員の自己申告なので、実際のパソコンの使用記録との違いが生じる可能性もあります。

これらの課題を総合的に解決するには、勤怠管理の専門サービスと連携するのが最も現実的です。

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Slack打刻ができる勤怠管理システムの比較表

Slack打刻ができる勤怠管理システム8製品を比較表にまとめました。費用や自社の勤務体系に対応しているか、確認しましょう。

Slack打刻ができる勤怠管理システム8選

Slackと連携できる勤怠管理システムを8製品ピックアップしてご紹介します。各製品のSlackとの連携方法については、製品紹介文下部にURLがありますので、詳しくはそちらをご覧ください。

MINAGINE勤怠管理

MINAGINE勤怠管理は、Slack Marketplaceから連携できる勤怠管理システムです。

管理者がMINAGINEとSlackを連携すると、SlackユーザーのメールアドレスとMINAGINEのメールアドレスを突合し、自動連係されます。手作業で連携する必要がないので、抜け漏れなどのヒューマンエラーリスクがありません。

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HRMOS勤怠

HRMOS勤怠はSlack Marketplaceからアプリが配信されており、簡単に連携ができます。

HRMOS勤怠にメンションをつけて「in」で出勤打刻、「out」で退勤打刻ができるなど、利便性の高さが魅力です。またSlack上で、総労働時間や残業時間、有給休暇の残日数なども簡単に確認できます。

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ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理とSlackを連携するには、ジョブカン勤怠管理の管理画面から連携作業をを行います。Slack Marketplaceにはアプリが配信されていないので注意してください。

Slack連携したジョブカン勤怠管理では、/を入力するスラッシュコマンドで勤怠打刻などの機能を利用します。シフトや有給の取得状況などもSlack上でチェック可能です。

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ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠でSlackの勤怠打刻を利用するには、まず打刻専用チャンネルを作ります。打刻専用チャンネルを作成したら、「インテグレーション」から出勤用・退勤用打刻アプリを連携します。

ジンジャー勤怠では「おはよう」や「お疲れ様でした」など一般的なコマンドの他に、「モーニン」「see you」といったユニークなコマンドも登録されています。従業員個々人が自分にあったコマンドで打刻ができる点がポイントです。

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kincone

kinconeでは、kinconeの設定画面からSlackとの連携を行います。

出退勤打刻に使う言葉を自由に設定できます。さらにSlackの絵文字を出退勤打刻のメッセージとして設定できるので、設定をすれば、たとえば「太陽」の絵文字を送るだけで出勤打刻を完了させられます。

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TeamSpirit 勤怠

Team SpiritとSlackを連携すると、出退勤の打刻をSlack上でできるだけでなく、勤怠関連の通知受け取りをSlack上でできるようになります。

打刻をしていない場合の通知がSlackに届くので、万が一打刻を忘れて勤務を開始した場合でも気づきやすくなっています。また勤怠データの入力漏れを防止できるため、管理者の承認作業の負担も低くなります。

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AKASHI

AKASHIとSlackを連携させるには、AKASHIの管理画面から連携作業を行います。次に勤怠報告用チャンネルとAKASHIを連携し、各従業員のアカウントとも連携が完了したら勤怠報告ができるようになります。

AKASHIのプレミアムプランを契約している場合は「テレワーク」というキーワードに反応して、自動的にSlackのステータスを「テレワーク」に変更する機能も利用できます。リモートワーク者が多かったり、出社とリモートのハイブリッド型の勤務形態を採用したりしている企業におすすめです。

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RecoRu

RecoRuとSlackの連携は、RecoRu側の管理画面から行います。外部連携サービスからSlackを選び、連携設定を行えば完了です。

出退勤の打刻は/からはじまるスラッシュコマンドを入力して行います。Slackからの打刻は時間のみで、位置情報の記録はされない点にご注意ください。

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Slackと勤怠管理システムの連携手順

日常的に使われているSlackと勤怠管理システムを連携すれば、わざわざ別画面を開く手間なく出退勤を打刻できるようになります。ここでは、一般的な連携フローや打刻・通知の設定方法をまとめながら、具体的な製品例も交えて紹介します。

勤怠管理システム上での連携設定

Slack上で打刻をしたい場合は、まず勤怠管理システムとSlackを連携する必要があります。大まかな流れは以下の通りです。

アプリ連携機能を探す

勤怠管理システムの管理者向け設定画面で、「外部連携」「Slack連携」「API連携」などの項目を探します。

多くの製品では専用の設定タブがあるため、そこからSlackとの連携画面へ進んでください。

例：ジョブカン勤怠管理の場合、管理者メニューの「連携設定」画面にSlack連携の項目がある。AKASHIも同様に「Slack連携」のメニューを用意している。

SlackアプリのインストールまたはAPI連携を有効化

管理画面に「Add to Slack」ボタンがある場合、クリックするとSlackの認可画面が表示されます。そこでアプリに権限を与えれば、自社のSlackワークスペースに勤怠管理アプリ（ボット）がインストールされます。

例：HRMOS勤怠（IEYASU）では「Slack連携をON」にして「Add to Slack」を押すと認可画面へ遷移し、MINAGINEでも同様のフローが用意されている。

アカウント紐付け・権限設定

Slackにアプリを追加後、従業員ごとの勤怠アカウントとSlackアカウントを紐付ける作業が発生することがあります。多くの場合、メールアドレスが共通であれば自動的に紐付けされますが、ユーザーがワンクリックで承認するパターンもあります。

例：ジョブカン勤怠では管理者がSlack連携を有効化したあと、ユーザーごとに連携を承認する手順が必要。MINAGINEではメールアドレス一致により自動紐付けされることもある。

Slack上の設定

勤怠管理システムとSlackの連携が完了したら、Slack上での設定を行いましょう。

勤怠管理システムのボットやアプリをチャンネルへ招待

Slackで打刻や通知を行うためには、勤怠管理システムのボットをチャンネルに招待します。チャンネルやダイレクトメッセージで「/invite @ボット名」を入力すると、そのチャンネルでの打刻や通知が可能になります。

例：kinconeの場合、専用チャンネルにbotを招待し、ユーザーが「おはよう」などのキーワードを投稿するだけで打刻が行われる。

スラッシュコマンドの確認

一部システムでは「/○○」のスラッシュコマンドで打刻を行います。システム側で自動設定されることが多いですが、Slackの管理画面にある「Slash Commands」の項目を確認しておくと安心です。

例：MINAGINEは「/minagine in」で出勤、ジョブカン勤怠は「/jobcan_in」で打刻を実行。

ボットやアプリの権限・通知設定を調整

ボットが打刻結果を返信したりリマインド通知を送る場合は、Slackへのメッセージ投稿や閲覧などの権限許可が必要です。通常はインストール時に許可画面が表示されますが、追加機能を使う際には追加権限が求められることもあります。

例：HRMOS勤怠（IEYASU）で通知機能を使う場合は、初期インストール時に「メッセージの送信と閲覧」権限を承認しておく。

Slack打刻の方法

Slack上で打刻を行うにはいくつかの方法があります。事前に確認しておくことで、実際に出退勤の打刻を行う際に迷わずにすみます。

(1) コマンド入力型

コマンド入力型の1つめは「スラッシュコマンド」です。

Slackの入力欄で「/in」や「/minagine in」のようにコマンドを打ち、Enterキーを押すと、勤怠システムに打刻情報が記録されます。

例：MINAGINEの場合「/minagine in」で出勤、ジョブカン勤怠の場合「/jobcan_in」で出勤を記録。

2つめは「ボットへのメンション」です。

「@勤怠ボット 出勤」とメッセージすると、ボットが受信して出勤として記録する仕組みです。

例：HRMOS勤怠（IEYASU）やTeamSpirit 勤怠ではメンションベースで打刻ができます。

(2) 特定のキーワード投稿

3つめは「特定のキーワード投稿」です。専用チャンネルで「出勤」「退勤」「テレワーク開始」など、あらかじめ設定されたキーワードを投稿すると自動で打刻されます。

例：kinconeでは「おはよう」で出勤打刻、「直行」で外出打刻が可能。AKASHIでは「直帰」や「テレワーク」などのキーワードを入力すると対応する打刻が行われる。

(3) リアクション／スタンプ打刻

4つめはリアクション／スタンプによる打刻です。

特定の絵文字をクリックすると出勤・退勤扱いにするシステムも一部存在します。対応している製品は限られますが、直感的に利用できるのがメリットです。

例：kinconeがスタンプ打刻機能を提供しており、設定したスタンプのリアクションをつけると打刻完了となる。

通知・アラート設定方法

出退勤の打刻漏れを防ぐためには、適切に通知やアラートを設定することが重要です。勤怠に関するアラートを設定するには2つの方法があります。

(1) Slackのリマインダー機能を使う

Slack標準の/remindコマンドやWorkflow Builderを活用すると、指定時刻に「打刻のリマインド」を自動送信できます。

例：/remind @here "出勤打刻をお願いします" at 9:00 every weekday と設定すれば、平日9時にリマインドが表示される。

(2) 勤怠管理システム側の通知機能を使う

勤怠システムが打刻漏れアラートや残業超過アラートを持っている場合、Slack連携を有効にしておくと、これらの通知をSlack上で受け取れます。さらに、出勤や退勤時に「○○さんが出勤しました」といった打刻完了通知を流す機能を備えた製品もあります。

例：TeamSpiritは未打刻時にSlackへ自動通知を送信可能。kinconeは「○○さんが出勤しました」というメッセージを勤怠チャンネルに投稿する機能がある。

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Slack打刻ができる勤怠管理システムを選ぶポイント

Slackで打刻ができる勤怠システムを選ぶ軸はいくつかあります。使い勝手の良いシステムを選ぶときに特に注意したい5つのポイントをご紹介します。

打刻方法で選ぶ

Slack上での打刻は複数の方法があります。代表的なものは以下4つです。

これらのうち、従業員が使いやすいものを選びましょう。トライアルを利用して実際の運用ではどのような点に課題があるかをチェックすることが大切です。

初期費用と月額料金から選ぶ

勤怠管理システムの料金体系は、主に初期費用と月額料金で構成されています。

月額料金は従業員1人あたりの単価で設定されていることが多く、企業の規模が大きくなるほど総額も上がります。

料金の安さだけで選ぶのではなく、自社に必要な機能が標準で備わっているかを確認することが重要です。

特定の機能がオプション扱いになっている場合、追加料金が発生して結果的に割高になる可能性もあります。複数社の料金体系を比較し、必要な機能を含めた総コストで判断しましょう。

企業規模（従業員数）から選ぶ

勤怠管理システムは、想定される利用者の規模によって機能や料金プランが異なります。

数名から数十名規模の企業向け、数百名規模の中小企業向け、数千名規模の大企業向けなど、それぞれの規模に最適化されています。

たとえば大企業向けのシステムでは、複雑な承認フローへの対応や内部統制の強化といった機能が充実している傾向があります。

自社の現在の従業員数に合っているかはもちろん、将来的な従業員数の増加も見越して、拡張性のあるシステムを選ぶことが大切です。

給与計算ソフトとの連携性から選ぶ

勤怠管理システムと給与計算ソフトの連携性についても着目しましょう。見落としがちなポイントですが、効率化を高めるためには重要です。勤怠管理システムと給与計算ソフトが別のタイミングで導入される場合は特に注意してください。

勤怠管理システムと同じシリーズの製品であったり、API連携ができたりするものであれば、データの連携ミスが発生する可能性は低いです。

反対にCSVデータのインポートでデータの連携をする場合は、インポート作業が手作業で発生するため、思っているほど業務効率化ができないリスクがあります。

無料トライアルで試してから選ぶ

導入候補の勤怠管理システムをある程度絞り込めたのであれば、実際に無料トライアルを利用して使い勝手を試しましょう。

無料トライアルは30日間提供されていることが多いため、実際に1ヶ月分の勤怠に関する作業を行い、どのような点に課題を感じたか、業務効率化はできたかという点をチェックしてください。

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Slackと勤怠管理システムを連携させるメリット・デメリット

Slackと勤怠管理システムを連携させるメリットとデメリットを紹介します。

【メリット】リモートワークの際も社員の出勤状況が把握しやすい

Slackと勤怠管理システムを連携させるメリットは、リモートワークの際も社員の出勤状況が把握しやすいという点です。

コロナ禍や働き方改革によって、リモートワークを導入する企業も多くあります。労働環境の改善は喜ばしいものの、出勤状況の把握が難しくなったのではないでしょうか。

Slackで勤怠管理を行うことで、出退勤を報告するチャットルームを全社や部署などで共有することになります。そのため、誰がいるか・いないかを把握しやすくなります。また、いつ出勤・退勤したのかがひと目でわかるため、Slackで話しかけるタイミングに困ることはなくなるでしょう。

【メリット】慣れたツール内で業務が完結する

普段から業務で利用しているSlack上で勤怠管理が完結することも大きなメリットです。

勤怠管理のために別のシステムを立ち上げたり、新しいツールの使い方を覚えたりする必要がありません。

従業員にとっては、使い慣れたインターフェースで打刻できるため、心理的な負担が少なく、導入がスムーズに進みます。日常的に開くツールでもあるため、出退勤時の打刻忘れを防ぐ効果も期待できます。管理する側も、従業員への教育コストを抑えられるでしょう。

【デメリット】打刻の位置情報が把握できない

勤怠管理システムには多くの便利な機能やメリットがありますが、Slackと連携させる際に注意しなければならない点もあります。それは、Slackの打刻では打刻の位置情報が把握できないことです。

位置情報が把握できないことで、不正打刻のリスクは高まります。したがって、テレワークを導入していたり、直行直帰時にSlack打刻を使用する際には注意が必要です。

もし不正打刻の防止を重要視しているのであれば、Slackと連携させずにGPS付きや生体認証対応の勤怠管理システムでの打刻をおすすめします。

【デメリット】通知が過剰になりやすい

Slack連携では、全従業員の出退勤や休憩開始・終了の打刻が特定のチャンネルに通知されるため、通知が過剰になりやすいというデメリットがあります。

特に従業員数が多い企業の場合、打刻通知がタイムラインを埋め尽くし、業務に関する重要なメッセージやメンションを見逃してしまう可能性があります。

これを防ぐためには、勤怠報告専用のチャンネルを作成し、他の業務連絡用チャンネルと明確に分けるといった運用上の工夫が必要です。通知設定を個々人で調整する必要も出てきます。従業員にも一定のITリテラシーが必要な点に留意してください。

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Slackを活用した勤怠管理で業務効率化を

Slackと勤怠管理システムを連携させれば、日々のコミュニケーションと連動した勤怠管理が可能です。わざわざ勤怠管理システムを開く手間や、打刻漏れや承認漏れなどミスの削減につながります。

勤怠管理にSlackをフル活用して、さらなる業務効率化の実現を果たしてみてはいかがでしょうか。

以下の記事では、勤怠管理システムの機能や選び方、また他の製品について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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