従業員のモチベーションを上げるため、さらに生産性と企業業績の向上のためには公正で適切な人事評価制度が必要です。しかし、どんな手法があるのか、導入にあたり何がポイントなのかピンとこない方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年09月19日
そこで、本記事では人事評価制度における具体的な手法や、人事評価制度の導入を成功させるポイントをご紹介します。
人事評価制度とは
人事評価制度とは従業員の業務成績や働きぶりを評価するための制度で、事前に設定した評価項目に照らし、従業員の達成度を確認する仕組みをいいます。
人材評価制度は、従業員のモチベーションアップや効果的な人材育成を実現できるのがメリットです。一方で、制度の定着に時間がかかったり、評価基準があいまいだと従業員の不満がたまったりするケースもあります。
そんな人事評価制度は大きくわけて「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の3つから構成されます。
(1)評価制度
評価制度は、一定の基準で従業員を評価する仕組みです。従業員の将来のキャリアにも関わり、従業員の動機付けにも大きく影響するため、公正かつ適切な評価方法を取り入れなければいけません。
評価制度は、売り上げや収益などの定量的な目標と、積極的な提案活動を行ったのかなどの数値では表すことのできない定性的な目標の2つを評価します。
目標を達成できたのかということだけではなく、その過程や次に期待することを従業員と会社がすり合わせることによって成長を促すことができます。
(2)等級制度
等級制度は、従業員の能力や、組織への貢献度を考慮して、順位付けする仕組みです。従業員の昇進や降格などに関わり全従業員の序列を決定するものなので、人事評価の中心ともいえます。
また、等級制度は「職能資格制度」「職務等級制度」「役割等級制度」の3種類にわけられます。従業員の「能力」と「職務」そして社内での「役割」の3つを基準に評価するのが一般的です。
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日本の大企業では、各従業員の職務遂行能力に注目する「職能資格制度」の導入が主流です。
一方で、ベンチャー企業等では仕事の内容や役割に応じて評価する「職務等級制度」や「役割等級制度」の導入が多く見受けられます。
(3)報酬制度
報酬制度は、評価や等級に基づいて、従業員の報酬や、賞与(ボーナス)などを決める仕組みです。退職金や福利厚生も含まれます。
また、給与などの金銭的な報酬のほかに、非金銭的な報酬も存在します。これは、社内報にて活躍ぶりを取り上げる、研修などによる学習機会を提供するなど、社員のモチベーションを向上させる機会を与えることを指します。
報酬とモチベーションは密接な関係にあるため、どのような仕事や行動、態度に対して、どのような報酬を与えるのかを事前に提示することが重要となります。
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人事評価基準策定の際に注目すべき3つの評価要素
人事評価制度を適切に運用する際には、明確な評価基準を策定する必要があります。その際に注目すべき3つの評価要素について解説します。
業績評価
業績評価とは、社員が一定期間において会社にどれだけ貢献したかを部門や個人ごとに数値化して評価する方法です。評価対象となるものは、売上高や企画書数、経費削減率、契約件数などが挙げられます。
客観的な視点が重視されるため、達成した実績を定量的な指標で示すことが重要です。
この評価方法は社員の成果意識を高め、モチベーションを向上させる効果がありますが、一方で短期的な成果に偏りがちになる点も考慮が必要です。
能力評価
能力評価とは、仕事を遂行するための知識やスキルを評価する方法です。評価対象となるのは、コミュニケーション能力やトラブル対応力、指導力、企画力などが挙げられます。
能力評価のメリットとしては、特に管理部門のような数値としての成果が見えにくい部門でも評価を行いやすい点が挙げられます。これにより、従業員のスキルアップに対するモチベーションが高まります。
しかし、一部の能力向上には時間がかかるため、主観的な評価になりがちなこともあります。このため、能力評価を行う際には業績評価とバランスを取りながら進めることが大切です。
情意評価
情意評価とは、従業員の仕事に対する姿勢や日々の勤怠状況を評価する方法です。具体的には、規律性や協調性、積極性、責任制などが評価の対象となります。
この評価方法は、数値で表すことが難しいため、上司の主観に左右されやすいという特徴があります。しかし、コミュニケーションの活発化を促すことができるため、チームの雰囲気や社員の意欲を高めるために重要な評価方法です。
また、会社が大切にしたいタイプの社員や、前向きな態度で仕事に取り組む従業員を評価する際に役立ちます。
人事評価制度を実施する目的
次に、人事評価制度を実施する目的を4つ紹介します。
企業理念・ビジョン・経営方針の浸透
人事評価に会社が目指す方向や求める人材像といった項目を入れることで、従業員に対し企業理念に沿った行動を促すことができます。企業が掲げる理想の状態に社員を近づけることができ、結果的に会社全体の成長と一体化を図ることができます。
また、人事評価制度を通じて企業のビジョンや期待を明文化し、社員と共有していくことで、日々の行動や評価を通じて理念の浸透が進みます。
人事評価制度を適切に運用すれば、企業理念やビジョンで掲げるような理想的な状態を実現できるでしょう。
モチベーションの向上
自社にあった人事評価制度を導入すれば、従業員のモチベーションが向上し、会社の業績も高まります。
日々の努力の積み重ねや工夫が正しく評価されることで、従業員はさらなる努力をする意欲が湧き、売上向上やコスト削減にも寄与します。また、等級や報酬制度と連動させることで、企業への愛着や帰属意識も高まります。
さらに、公平で正当性のある評価制度を導入することで、従業員の満足度やエンゲージメントが向上します。これにより、不満による離職を減らし、会社全体の士気を高めることができます。
人材育成
人事評価の基準を明確にすることで、従業員が目標を持ち、自社に必要な人材へと成長できます。評価基準に沿って努力すれば、正当な評価が得られる仕組みが作れます。
人事評価制度を用いれば、社員の成果やスキルを客観的に見える化し、育成に繋げられます。上司は適切に業務を調整し、必要に応じて研修を実施することで社員を効果的にサポートできます。
評価制度が目標設定、軌道修正、フィードバックというサイクルを促進し、組織や人材の成長をサポートします。公平な評価と適切な昇給・昇格で従業員のモチベーションが高まり、組織全体のパフォーマンスが向上します。
適切な人材配置
人事評価制度を適切に活用することで、従業員の能力や業績・成果をもとに昇給や昇進を決定することができます。そのため、個々の成果に応じた役職や役割の見直しや、人材配置の最適化が可能になります。
事務職に向いているスキルや、管理職に適しているスキルなど、職位や職種によるいくつかの指標を設けることで、人材派の配置転換の際に役立てることができるでしょう。
さらに、人事評価制度が確立されると、社員の待遇は明確な根拠に基づいて決定されます。これにより、社員は自身の待遇に納得しやすくなり、会社に対する信頼感が高まります。
人事評価制度の一般的な導入フロー
人事評価制度を適切に運用するためには、適切なプロセスを踏むことが重要となります。
1.現状分析
まずは望ましい従業員像を考え、現状を分析して解決すべき課題を見つけましょう。
例えば、「従業員のモチベーションが低い」といった漠然とした課題感を「達成が不可能に近い目標を毎月立てている」「残業が多い」「従業員同士のコミュニケーション量が少ない」といった具体的な分析に落とし込んでいきます。
従業員を属性ごとに分けて、課題と理想状態をそれぞれ明確にするとよいでしょう。また分析手法には「定量分析」「定性分析」の2つがあります。
定量分析
定量分析は具体的な数値をもとに行うので、自社と他社の決算書数値を見比べる場合や有価証券報告書から情報を得る場合等に適しています。
売り上げや利益等の数値から、自社の生産性を客観的に把握できるのです。また、有価証券報告書からは、平均給与を確認することができるため、自社の人件費に関しても分析することが可能です。
定性分析
定性分析は数値以外のデータをもとにするので、従業員へのインタビューやアンケートを通じ現場の声を聞き取る場合等に適しています。
経営層とは異なる現場の声を聞き取ることで、数値には表れない自社の現状を知ることができるでしょう。
2.評価目的の設定
企業理念やビジョンをもとにした理想の従業員像と現状分析で抽出した課題をもとに、人事評価の実施目的を決めます。
経営者の意向のみならず、従業員の意見を取り入れたうえで評価目的を検討すると、人事評価制度の運用がスムーズに進められるでしょう。
3.評価基準の策定
続いて、等級制度における各等級の評価基準を設定していきます。同じ等級でも職種や部署によって評価基準が異なるので、それぞれを検討しましょう。
評価基準では、組織の中で各従業員がどんな役割や行動を求められているのか具体化するのが重要です。
4.評価項目の策定
企業によって評価項目は異なりますが、一般的には、業績評価・能力評価・情意評価の3つに独自項目を加えて運用する場合が多いです。
【評価項目の例】
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5.評価方法の構築
評価項目は何段階で評価するかというルールがあることでうまく機能します。一般的には5段階ですが、3段階や4段階、7段階という企業もあります。
段階評価でつけた点数を人事評価全体にどう反映するのか、あらかじめ決めておくことも大切です。
6.導入スケジュールの決定
人事評価制度をきちんと機能させるために、余裕を持ったスケジューリングを行いましょう。
実際に評価を行う管理職や評価される従業員が人事評価制度を正しく理解していないままに運用を始めてしまうと、せっかく考えて作った人事評価制度の効果が半減してしまいます。
事前に管理職向けの評価研修や従業員向けの人事制度説明会等を実施するようにしてください。
7.人事評価内容のフィードバック
人事評価制度の運用には、なぜそのような評価になったのか従業員にきちんとフィードバックしていくことが重要です。
評価内容を伝える際は、客観性と根拠をもって伝えることが大切です。また、良かった点や改善点を端的に伝えるのではなく、今後の行動に対する助言をすることが重要です。
理由を丁寧に説明してコミュニケーションを取ることで、従業員の成長意欲がさらに高まったり、前向きに改善のための行動をとったりすることができるようになります。
人事評価制度の代表的な7つの手法
人事評価制度には様々な手法があります。本記事では、7つの手法について解説します。
目標管理制度(MBO)
MBOとは、「Management By Objectives」の頭文字を取ったもので、目標管理制度という意味となります。社員自身が目標を設定し、その達成度合いによって評価する制度です。
この制度は、各人に合わせた成果や能力の評価がしやすく、数値化が難しい目標にも対応できるため、組織全体のモチベーション向上に繋がります。また、目標達成に向けた具体的な努力がしやすくなります。
目標設定の際には、達成可能な現実的な目標とすることが重要です。高すぎる目標を設定してしまうと、モチベーションの低下を招きます。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価とは、職務や役割ごとに能力・適性を設定し、それらを軸として社員を評価する手法を指します。社内にて高いパフォーマンス力を発揮している従業員の行動や思考を分析し、モデル化します。
社員は、自身に不足している能力を把握することができます。また、社員の成長を促すだけではなく、業績への好影響も見込めるでしょう。
一方で、モデル化する際に適切に分析ができていない場合、成果を十分に発揮できない可能性があります。そのため、管理職のみで分析・整理をするのではなく、第三者の意見を収集しながら作り上げることが重要です。
360度評価
360度評価とは、上司に限らず、同僚や部下など社員に関係する様々な立場の人から多面的に評価を行う手法を指します。
複数名から評価を受けることにより、上司が把握しきれていない面を評価することができるため、評価の精度を上げることができます。また、より客観的となるため、受けた評価に対する納得感を高めることもできます。
ただし、評価する社員の個人的な思い込みや、忖度などによる評価が多い場合、評価そのものが主観的なものになる恐れもあります。そのため、相互フィードバックの場を設けることが重要です。
OKR(目標と成果指標)
OKRは「Objectives and Key Results」の頭文字を取っており、目標と成果指標という意味です。人事評価のために、努力すれば達成できる個人の目標を設定するMBOとは異なり、組織の成長や生産性の向上のために、チャレンジングな目標を設定します。
OKRの目的は、全従業員が団結し、一丸となって高い目標の達成を目指すことで組織の生産性を向上することです。そのため、人事評価や査定とは、切り離して運用するのが一般的です。
個人目標を事業利益と結びつけているため、社員が課題をそれぞれクリアすれば企業全体で目標達成が可能となる仕組みです。そのため、社員は自身の仕事の会社への貢献度を感じやすく、モチベーションアップへとつながるでしょう。
ノーレイティング
ノーレイティングはランクづけをせずにプロセスを重視し、かつリアルタイムで行うのが特徴の人事評価制度です。
一般的な人事評価制度では、四半期や半期という長いスパンで上司がフィードバックを行います。一方、ノーレイティングでは、リアルタイムで人事評価が可能なため、迅速な目標達成を促すことや、モチベーション向上にも繋がります。
ただ、リアルタイム評価は評価者の負担が増える結果にもなるため、現場の混乱を防ぐためにも導入の際は、慎重に検討する事をおすすめします。
バリュー評価
バリュー評価とは社員が、企業の価値観やビジョン・行動理念を理解し、それらに沿った行動を実践できたかを評価する方法です。
バリュー評価では、仕事における結果や成績だけではなく、結果にいたるまでの過程や普段の業務を評価します。そのため、成績が優秀な社員であっても、行動理念に倣った行動でなければ高く評価しません。
指示を待ち、指示通りに動くのではなく、行動規範に則り自発的に行動できる社員が求められているため、評価に役立つ手法ともいえます。しかし、評価基準である行動方針が抽象的になりやすいため、ある程度の評価基準を設定する工夫が必要です。
1on1
1on1とは、上司と部下が定期的に行う1対1の面談のことです。部下が主体となって進め、最近の悩み事や気になっていることについて業務内外を問わず話すことで、上司が部下の成長をサポートしたり、相互理解を深めたりするのに効果を発揮します。
基本的に1on1は上司が直属の部下に対して行います。「社長は役員へ、役員は部長へ、部長は課長へ…」このように段階的に面談が行われ、全社員を網羅できるのが理想です。
人事評価制度の導入を成功させるポイント
わかりやすい評価基準
まずは、誰にでもわかりやすい評価基準を作ることが重要です。特に盛り込みすぎには注意しましょう。評価基準がわかりづらかったり複雑だったりすると、従業員が適切な目標を立てられなくなってしまいます。
わかりやすい評価基準としておすすめなのは、企業の経営理念やビジョンです。従業員から共感が得られやすいか、どんな行動を起こせば達成できるかイメージしやすいか、といった点に配慮して刷新してみましょう。
公平性の維持
公平性の担保は、従業員の納得感を得るためにもきちんと行ってください。
具体的には、複数人で従業員一人の評価を実施するのが一案です。どんなに公平であるよう注意しても、評価者が1人だと従業員は偏った評価なのではないかと思ってしまう可能性が高いです。
人事評価と給与の関係の明確化
従業員は人事評価を給与が変動するひとつの指標として捉えているので、人事評価と給与の関係を明確にしておくと制度に対する不満を減らせるでしょう。
また同じ等級でも給与の変動幅を設けておくと、人事評価などさまざまな要因で給与が変動するのだと従業員側に理解してもらえます。
定期的な見直し
従業員の増減や、事業の拡大・変更など、企業は日々変化します。そのため、人事評価制度は定期的な見直しを実施し、改善することが必要です。綿密に仮説立てて運用を始めたとしても、運用する中で発見できる問題も数多く存在します。
現場で使っている従業員の声や経営陣の方針を定期的に反映させていくことで、より会社にあった人事評価制度ができあがっていきます。
プロセスの重視
目標達成した結果だけでなく、目標を達成するまでのプロセスにも着目して評価するようにしましょう。
プロセスを評価で見ることで従業員が目標達成のためにすべき行動を自主的に明確化でき、会社への貢献度も高くなると期待できます。
人事評価制度を整備し、従業員と組織全体の成長につなげよう
人事評価制度を整備し、適切に運用することは組織力や生産性の向上、さらには社員のモチベーション向上につながります。
ただし、期待通りの成果を出すためには、適切なプロセスを踏むことが重要となります。客観的な評価を継続することで、納得感のある評価を生み出すだけではなく、従業員との信頼関係を構築することができます。
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