従業員のモチベーションを上げるため、さらに生産性と企業業績の向上のためには公正で適切な人事評価制度が必要です。しかし自社にあった人事評価制度を作り上げるのは難しいですよね。
またどんな手法があるのか、導入にあたり何がポイントなのかピンとこない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では人事評価制度について具体的な手法や企業事例、人事評価制度の導入を成功させるポイントをご紹介します。
人事評価制度とは
人事評価制度とは従業員の業務成績や働きぶりを評価するための制度で、事前に設定した評価項目に照らし、従業員の達成度を確認する仕組みをいいます。
人材評価制度は従業員のモチベーションアップや効果的な人材育成を実現できるのがメリットです。一方で制度の定着に時間がかかったり、評価基準があいまいだと従業員の不満がたまったりするケースもあります。
そんな人事評価制度は大きくわけて「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の3つから構成されます。
(1)評価制度
評価制度は一定の基準で従業員を評価する仕組みです。従業員の将来のキャリアにも関わり、従業員の動機付けにも大きく影響するため、公正かつ適切な評価方法を取り入れなければいけません。
一般的な評価項目としては、次の3つが挙げられます。
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いずれも多くの企業に導入されていますが、近年は年功評価よりも従業員の能力や職務遂行力に重きを置く企業が増えています。
(2)等級制度
等級制度は従業員の能力や組織への貢献度などを考慮して、順位付けをする仕組みです。従業員の昇進や降格などに関わり全従業員の序列を決定するものなので、人事評価の中心ともいえます。
また等級制度は「職能資格制度」「職務等級制度」「役割等級制度」の3種類にわけられます。従業員の「能力」と「職務」そして社内での「役割」の3つを基準に評価するのが一般的です。
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日本の大企業では各従業員の職務遂行能力に注目する「職能資格制度」の導入が主流です。
一方でベンチャー企業等では仕事の内容や役割に応じて評価する「職務等級制度」や「役割等級制度」の導入が多く見受けられます。
(3)報酬制度
報酬制度は評価や等級に基づいて、従業員の報酬や賞与(ボーナス)などを決める仕組みです。退職金や福利厚生も含まれます。
日本の企業は年功に従って報酬が決定されるケースが多い傾向にありましたが、徐々に従業員の能力をレベル分けして等級を設定し、それに基づいて報酬を決める職務資格制度が取り入れられるようになりました。
さらに実際の成果に応じて報酬がダイレクトに決まる成果主義制度を導入する企業も増えています。いずれの報酬制度もメリットとデメリットがあるので、自社に合った制度をうまくカスタマイズして導入する必要があるでしょう。
人事評価制度を実施するメリット
企業理念・ビジョン・経営方針の浸透
人事評価に会社が目指す方向や求める人材像といった項目を入れることで、従業員に対し企業理念に沿った行動を促すことができます。
人事評価制度を適切に運用すれば、企業理念やビジョンで掲げるような理想的な状態を実現できるでしょう。
モチベーションの向上
自社にあった人事評価制度を導入すれば、従業員のモチベーション向上も期待できます。
日々の努力の積み重ねや工夫が正しく評価されることが分かれば、従業員が業務上の目標を達成するための行動を多く取るようになっていきます。
従業員のモチベーションアップは結果として売上やコスト削減にもつながるでしょう。
人材育成
人事評価の基準を明確にすることで、自社を高めるような人材の育成も可能になります。
評価基準や具体的な評価項目が明らかであれば従業員はそれを目標にして日々の業務を遂行するため、自社に必要な人材へと成長し続ける仕組みができるのです。目標達成のために努力すれば正当に評価する仕組みを作ることで、従業員が自ら成長しようとするインセンティブも与えられます。
ただし従業員の成長を促すには管理者からの適切なフィードバックが必要です。必要なタイミングで従業員がフィードバックを受けられる環境作りにも注力しましょう。
人事評価制度の代表的な7つの手法
人事評価制度はパフォーマンスの高い従業員をベンチマークとするコンピテンシー評価のような従来の手法だけではありません。評価基準を作らずコミュニケーションを重視して従業員の成長を促す1on1や、従業員にランク付けをしないノーレイティングのような制度も増えてきています。
(1)目標管理制度(MBO)
MBOとは組織における目標管理制度のこと。「Management By Objectives」の頭文字を取ったもので、直訳すると「目標による管理」という意味になります。
会社・部署・チームなどの組織の利益目標を達成するため、社員自身が具体的な数値やゴールを設定する制度です。
MBOの基本は達成期限を1年単位で設定。目標を設定したら、上司に相談・承認を得て、適切でない場合は見直します。目標に基づき行動プランや日々のタスクを割り出し、 達成を目指して活動。期限が過ぎると100%を達成基準として人事評価がおこなわれます。MBOは評価や配置に影響すると公言されているため、人事考課にも影響する形で導入する企業がほとんどです。
(2)コンピテンシー評価
コンピテンシー評価とは「好成績を収める社員の行動パターンを評価基準とする方法」のことです。
能力が成果につながる社員の行動には、共通する何らかの特性があるとされています。その特性を見つけ出し企業のコンピテンシーモデルを定めることで、評価の基準を誰の目にも明らかにします。
コンピテンシーモデルとは、いわば仕事で成果を挙げるための行動ノウハウです。この評価基準を満たす社員こそ、会社に貢献できる人材と言えるでしょう。
(3)360度評価
360度評価とは、ひとりの従業員に対して複数の関係者が評価する人事評価の手法です。上司や人事担当者はもちろん、同僚や部下、他部署の社員などによって多角的に評価を進めるのが特徴です。
360度評価では、上司から評価を一方的に下される従来の評価方法と異なり、公平で客観的な評価を得られます。そのため評価対象者が納得しやすい評価制度といえるでしょう。
さまざまな関係者が各々の視点から意見する360度評価は、従業員のエンゲージメントやモチベーション向上にも大きくつながります。
(4)OKR(目標と成果指標)
OKRは企業における目標設定・管理方法のひとつで「Objectives and Key Results」の頭文字を取っています。直訳すると「目標と成果指標」という意味です。
OKRの特徴は、一般的な目標設定に比べ高頻度で設定・追跡・再評価を行うことです。目標設定の更新頻度は基本3ヶ月ごととされています。
またOKRは企業と個人、それぞれの目標をつなげ、全社に公開。どんな役職でも他の社員の目標を見れる状態となります。結果、社員全員と企業の目標にずれが生じずに運用できるのです。
個人目標を事業利益と結びつけているため、社員が課題をそれぞれクリアすれば企業全体で目標達成が可能となる仕組みです。そのため社員は自身の仕事の会社への貢献度を感じやすく、モチベーションアップへとつながるでしょう。
(5)ノーレイティング
ノーレイティングはランクづけをせずにプロセスを重視し、かつリアルタイムで行うのが特徴の人事評価制度です。GoogleやMicrosoft、アクセンチュアといったアメリカ企業が導入しています。
四半期や半期の単位で上司がフィードバックする一般的な人事評価制度に比べ、ノーレイティングではフィードバックを早くに行います。そのため従業員に迅速な目標達成を促し、モチベーション向上にもつながると期待できるのです。
ただしリアルタイム評価は人事評価者の負担が増える結果にもなるので、現場を混乱させないよう導入には注意してください。
(6)バリュー評価
バリュー評価とは社員が「企業の価値観やビジョン・行動理念を理解し、それらに沿った行動を実践できたか」を評価する方法です。
行動方針が浸透することで企業と社員の方向性が一致し、チームワーク向上につながるのがメリットです。
さらに、目指すべきところが明確になることから社員の意欲も向上し、最終的に会社の利益向上も期待できます。
しかし、評価基準である行動方針が抽象的になりやすいため、ある程度の評価基準を設定する工夫が必要です。
(7)1on1
1on1とは、上司と部下が定期的に行う1対1の面談のことです。部下が主体となって進め、最近の悩み事や気になっていることについて業務内外を問わず話すことで、上司が部下の成長をサポートしたり、相互理解を深めたりするのに効果を発揮します。
基本的に1on1は上司が直属の部下に対して行います。「社長は役員へ、役員は部長へ、部長は課長へ…」このように段階的に面談が行われ、全社員を網羅できるのが理想です。
人事評価制度に力をいれている企業事例
サイバーエージェントのようなメガベンチャーから中小企業まで、さまざまな会社が働きやすい環境整備や従業員のモチベーションアップ、業績向上を目指して人事評価制度の整備・見直しに取り組んでいます。
株式会社サイバーエージェント
ネット広告事業や「ABEMA」の運営を行う株式会社サイバーエージェントでは、成果と成果以外の組織貢献(ミッション)の両軸を均等に評価する「成果ミッション5対5」を2020年10月からテスト導入しました。
ミッション目標には採用・広報・全社横断の取り組みを行う「全社貢献」や所属部署の育成・社内キャンペーン推進・活性化の取り組みを行う「自部署貢献」、部署を超えた業務協力・社内勉強会の登壇等を行う「他部署貢献」があります。
チーム主義を重んじるサイバーエージェントのカルチャーに合わせ、新たな評価制度へブラッシュアップを続けています。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社は中小企業向けに社内情報を共有できるグループウェアを提供する会社です。「100人いれば100通りの働き方があってよい」という人事方針を掲げ積極的な制度改革を実施しています。
例えばサイボウズでは従業員本人の希望と会社からのオファーのバランスで給与を決定します。また従業員の成長サポートとして、社内で定めた行動指針「Action5+1」にもとづき設定した目標の達成具合を評価。働き方が多様な会社ならではの柔軟性が高い手法が特徴です。
面白法人カヤック
面白法人カヤックは従業員全員が人事に携わる「ぜんいん人事部」という体制を取っています。社長や従業員という立場を問わず、全員がお互いにフィードバックできたり、お互いに投票した結果にもとづき報酬を決定したりと非常にユニークなのが特徴です。
「評価が文化を作る」つまり同社で評価される人材が集まる、という代表の思想とカルチャーにもとづいた制度運用です。
株式会社喜久屋
株式会社喜久屋は東京都でクリーニング事業を営む中小企業です。
同社では「職能等級制度」という人事評価制度をパートやアルバイトにも適用することで、正社員や店長へのキャリアアップの道筋を提示しています。
人事評価制度を通じて従業員のモチベーションアップ、自社らしい社員登用を同時に実現しているのです。
株式会社ケンコー
株式会社ケンコーは給湯器のメンテナンスを主軸に東京で活動している中小企業です。
同社ではメンテナンス事業の市場縮小に対応すべく、人事評価制度に「従業員の創意工夫への評価」という項目を入れてサービス面の向上に注力しています。
人事評価制度の整備を通じて既存事業の品質向上と新規市場の開拓を図っている好例といえるでしょう。
人事評価制度の一般的な導入フロー
人事評価制度の導入は、課題と理想状態の差分を考える現状分析から始まります。適切な評価項目を設定したら、現場の混乱を招かないよう慎重に導入スケジュールを組みましょう。また評価の理由をきちんとフィードバックしていくことも重要です。
(1)現状分析
まずは望ましい従業員像を考え、現状を分析して解決すべき課題を見つけましょう。
例えば「従業員のモチベーションが低い」といった漠然とした課題感を「達成が不可能に近い目標を毎月立てている」「残業が多い」「従業員同士のコミュニケーション量が少ない」といった具体的な分析に落とし込んでいきます。
従業員を属性ごとに分けて、課題と理想状態をそれぞれ明確にするとよいでしょう。また分析手法には「定量分析」「定性分析」の2つがあります。
定量分析
定量分析は具体的な数値をもとに行うので、自社と他社の決算書数値を見比べる場合や有価証券報告書から情報を得る場合等に適しています。
売り上げや利益等の数値から、自社の生産性を客観的に把握できるのです。
定性分析
定性分析は数値以外のデータをもとにするので、従業員へのインタビューやアンケートを通じ現場の声を聞き取る場合等に適しています。
数値には表れない自社の現状を知ることができるでしょう。
(2)評価目的の設定
企業理念やビジョンをもとにした理想の従業員像と現状分析で抽出した課題をもとに、人事評価の実施目的を決めます。
この時経営者の意向のみならず従業員の意見を取り入れたうえで評価目的を検討すると、人事評価制度の運用がスムーズに進められるでしょう。
(3)評価基準の策定
続いて等級制度における各等級の評価基準を設定していきます。同じ等級でも職種や部署によって評価基準が異なるので、それぞれを検討しましょう。
評価基準では、組織の中で各従業員がどんな役割や行動を求められているのか具体化するのが重要です。
(4)評価項目の策定
企業によって評価項目は異なりますが、一般的には業績評価・能力評価・情意評価の3つに独自項目を加えて運用する場合が多いです。
【評価項目の例】
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(5)評価方法の構築
評価項目は何段階で評価するかというルールがあることでうまく機能します。一般的には5段階ですが、3段階や4段階、7段階という企業もあります。
段階評価でつけた点数を人事評価全体にどう反映するのか、あらかじめ決めておくことも大切です。
(6)導入スケジュールの決定
人事評価制度をきちんと機能させるために、余裕を持ったスケジューリングを行いましょう。
実際に評価を行う管理職や評価される従業員が人事評価制度を正しく理解していないままに運用を始めてしまうと、せっかく考えて作った人事評価制度の効果が半減してしまいます。
事前に管理職向けの評価研修や従業員向けの人事制度説明会等を実施するようにしてください。
(7)人事評価内容のフィードバック
人事評価制度の運用には、なぜそのような評価になったのか従業員にきちんとフィードバックしていくことが重要です。
評価内容を伝える際は客観性と根拠をもって伝えるようにしてください。理由を丁寧に説明してコミュニケーションを取ることで、従業員の成長意欲がさらに高まったり、前向きに改善のための行動をとったりすることができるようになります。
人事評価制度の導入を成功させるポイント
わかりやすい評価基準
まずは誰にでもわかりやすい評価基準を作ることが重要です。特に盛り込みすぎには注意しましょう。評価基準がわかりづらかったり複雑だったりすると、従業員が適切な目標を立てられなくなってしまいます。
わかりやすい評価基準としておすすめなのは企業の経営理念やビジョンです。従業員から共感が得られやすいか、どんな行動を起こせば達成できるかイメージしやすいか、といった点に配慮して刷新してみましょう。
公平性の維持
公平性の担保は従業員の納得感を得るためにもきちんと行ってください。
具体的には複数人で従業員一人の評価を実施するのが一案です。どんなに公平であるよう注意しても、評価者が1人だと従業員は偏った評価なのではないかと思ってしまう可能性が高いです。
人事評価と給与の関係の明確化
従業員は人事評価を給与が変動するひとつの指標として捉えているので、人事評価と給与の関係を明確にしておくと制度に対する不満を減らせるでしょう。
また同じ等級でも給与の変動幅を設けておくと、人事評価などさまざまな要因で給与が変動するのだと従業員側に理解してもらえます。
定期的な見直し
人事評価制度は定期的な見直しを実施しましょう。綿密に仮説立てて運用を始めたとしても、運用する中で発見できる問題も数多く存在します。
現場で使っている従業員の声や経営陣の方針を定期的に反映させていくことで、より会社にあった人事評価制度ができあがっていきます。
プロセスの重視
目標達成した結果だけでなく、目標を達成するまでのプロセスにも着目して評価するようにしましょう。
プロセスを評価で見ることで従業員が目標達成のためにすべき行動を自主的に明確化でき、会社への貢献度も高くなると期待できます。
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