「社員同士のコミュニケーションを活性化させるにはどうすればいいだろう…」
最終更新日: 2024年06月28日
「コロナ禍でもスムーズにコミュニケーションを取るためのアイデアはあるだろうか…」
このような悩みを抱えていませんか？
社内コミュニケーションを活性化させる方法は、社内イベントの開催や社内報の作成などさまざま。
本記事では社内で取り組む10のアイデアから、オンライン上でもできる方法、企業の成功事例まで紹介していきます。
社内での円滑なコミュニケーションを通して、社員同士の良好な関係構築だけでなく満足度や生産性の向上にもつなげていきましょう。
社内コミュニケーションの重要性とは
社内コミュニケーションとは社員間で情報伝達を行うことで、仕事に関する相談や連絡だけでなく普段の雑談も含まれます。
社内コミュニケーションが円滑に行われないと会社に一体感が出ず、さまざまな局面で業務に支障をきたしてしまうのです。
快適な職場環境を構築するため
社内に一体感が生まれると社員の不安や不満、ストレスがたまりにくくなり、気楽に業務を行える環境につながります。
社内コミュニケーションが不足している職場では情報共有が十分に行われません。
そうなると、会社にとってのビジネスチャンスを逃がしたり、問題に迅速に対応できなくなったりすることもあります。
例えば雑談などの業務に関係のない会話も、社員同士の信頼関係の構築や社内の一体感の形成に役立ちます。
快適な環境をつくるだけでなく、会社が上手く機能するためにも社内コミュニケーションを活性化が不可欠です。
社内コミュニケーションを活性化させる取り組み10選
社内コミュニケーションとして行われる10個のアイデアを紹介していきます。
- 社内イベント
- 社内報・アンケートの実施
- フリーアドレス制
- 社内での部活動
- 社員食堂
- グループウェアの活用
- 1on1
- チームビルディング
- 社内通貨制度
- 交流スペースの確保
社内イベント
社内イベントはモチベーション向上や社員間での交流、気分転換に効果的です。
<例>
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お花見やバーベキューなど、季節のイベントは多くの会社で実施されている人気のイベント。毎年同じ時期に実施され、目的もはっきりしているため導入しやすいのがメリットです。
従業員が多い企業では、運動会などの大型イベントで部署間の交流を図る事例もあります。
また、優秀社員の表彰式は社員のモチベーション向上に役立ち、会社全体で行われるパーティーは一体感を生み出します。
会社の規模や社員数に応じて、自分の会社にあったイベントを実施しましょう。
社内報・アンケートの実施
社内報で社員の声を特集としてまとめたり、会社の取り組みについて発信したりすることで会社の現状を社員に把握させることができます。
アンケートを実施して社内報の内容を作成する場合は、社員が抱える不安や問題を洗い出すこともできます。
社内報とアンケートは、一度に大人数に対してアプローチできるのがポイントです。
【アンケート項目の例】
- 業務内容に満足しているか
- 職場の雰囲気に満足しているか
- 社内イベントへの参加はコミュニケーション活性化に効果的だと考えるか
フリーアドレス制
フリーアドレス制とは、オフィス内で社員の座席(アドレス)を固定せず、自由(フリー)にすることを意味します。
席が固定されていないので毎日ランダムで周りの人が変わり、人間関係の固定化を回避できます。
指定された席だと遠くの席の人とは交流の機会が少なくなり、毎日同じ環境で安定していることに慣れてしまいます。
フリーアドレス制を導入すれば日々変化する周りの環境に適応できるので、臨機応変に対応できる社員の育成にも役立つでしょう。
社内での部活動
社内での部活動は、所属部署の垣根を超えた交流を図れます。
<例>
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運動系、文科系とさまざまな展開ができるため、社員それぞれの個性に応じたコミュニティに所属できるのが良いですよね。
部員同士は共通の趣味を持つのでコミュニケーションも取りやすく、信頼関係の構築にも有効です。
社員食堂
社員食堂はコミュニケーションの場として人気な施設です。
食事をとる食堂としての機能だけでなく、コーヒーやお茶を飲みながら気軽に話ができるカフェのような機能をもつところもあります。
食事をとりながらだと自然と会話が弾み、コミュニケーションの活性化が見込めるのです。
さらに、味や栄養にこだわったクオリティの高い食事を提供する社員食堂であれば、会社に対する社員満足度も向上するでしょう。
グループウェアの活用
グループウェアは、インターネット上で社内メールや掲示板、スケジュールの管理が可能なソフトウェアです。
グループウェアを導入することで情報共有が円滑になり、コミュニケーションの活性化だでなく業務効率や生産性向上も図れます。
インターネットに接続できる端末されあればどこでも情報を共有できる、とても便利なシステムです。
以下の記事に、グループウェアに関する詳しい説明や、無料で使えるものの紹介があるので参考にしてみてください。
1on1
1on1とは上司と部下が1対1で行う面談のことで、業務報告だけでなく悩みや目標管理についても相談する場です。
評価面接とは異なり、業務の進捗などで部下を判断する場ではなく、個人目標や最近の悩み事を相談して部下の成長を促すことが目的なのです。
上司とのコミュニケーションを通して部下自らが課題を見つけ、解決できるようサポートする時間であることを認識する必要があります。
1on1の実施方法や、効果的に行うためのコツを以下の記事で説明しているので、ぜひ読んでみてください。
チームビルディング
チームビルディングはプロジェクトチーム部署ごとなど、共通の目的や目標を達成するためにチーム単位で行う取り組みのことです。
同じ目標に向かうメンバーの団結力とコミュニケーションを活性化させるための活動で、ゲームやグループディスカッションが含まれます。
チームビルディングの進め方やおすすめのゲームを以下の記事で紹介しています。ぜひ一度読んでみてください。
社内通貨制度
社内通貨制度とは、社内のみで使用できるポイントを取り入れた企業独自のシステムです。
社員同士でコミュニケーションを取り合う中で、日ごろの感謝の気持ちと共に同僚にポイントを送るという仕組みでポイントが溜まっていきます。
頑張った分だけ同僚からポイントをもらうことができ、そのポイントを商品やお食事券に交換することができます。
社員の間の円滑なコミュニケーションだけでなく、頑張りにインセンティブが与えられる点でモチベーションアップにもつながるでしょう。
交流スペースの確保
気軽にミーティングができるスペースや、仕事の合間に一息付けるスペースを設けるのもコミュニケーション活性化につながります。
立ち話をする感覚で同僚と話したり、休憩をかねて雑談したりする場所があれば自然と会話が生まれるでしょう。
社員がふらっと立ち寄って交流できる空間があれば、社内コミュニケーションの増加が期待できます。
社内コミュニケーション活性化の3つの方法【テレワークににもぴったり】
顔を直接合わせられないテレワークでも、社内コミュニケーションの機会を確保できる方法を3つ紹介します。
- 社内コミュニケーションツールの活用
- オンラインイベントの開催
- 動画配信
コロナの影響で出社制限がかけられることも多く、テレワーク環境を整備する企業が増えています。
そこで、オンラインで使用できるツールをうまく取り入れて、コロナ禍でも円滑なコミュニケーションをとっていきましょう。
社内コミュニケーションツールの活用
メールは社員間の連絡ツールとしてコロナ禍以前から使われていましたが、最近では「オンライン会議ツール」と「チャットツール」の使用が増えています。
それらのツールとしてSlack、Microsoft Teams、Talknoteが代表的です。
HRproの「社内コミュニケーションに関するアンケート 2021」では、社内コミュニケーションの手段として8割以上の企業がメールとオンライン会議ツールを使うとあります。
また、複数人が参加するチャットルームなら1対1のメールよりも気軽にメッセージが送れる点がメリットです。
さらに、雑談ルームといった業務とは関係のないチャンネルを開設しておくと、世間話や気分転換に社員同士の交流も図れます。
オンラインイベントの開催
コロナの影響で直接会う機会も減り、対面でのイベント開催がなくなってしまったためチームの一体感を形成しにくい状況です。
そこで注目されるのがオンラインでも開催できるイベントです。ここでは3つのオンラインイベントを紹介していきます。
オンライン懇親会
新人歓迎会や同期会、忘年会、飲み会など、社員の交流を深めるための集まりをオンラインで開催することです。
オンラインならテレワークの社員も自宅から参加でき、場所を問わずに行えるのがオンライン懇親会の魅力です。
オンライン旅行
旅行会社の現地インストラクターによるライブ中継を利用して、現地に行かずにオンライン上で疑似旅行の体験ができます。
現地の旅行と違って移動の手間がなく、遠く離れた海外旅行を気軽に体験できるメリットがあります。
現地の資料やパンフレット、名産品などを事前に準備して社員に配布しておけば、より臨場感のあるオンライン旅行になるでしょう。
オンライン謎解きイベント
少人数でチームを組み、オンライン上で謎解きにチャレンジするイベントです。
チームで相談・協力して謎を解いていく過程で各社員が自然体で取り組み、社員同士のコミュニケーションを図ることができます。
新入社員のオンライン研修に導入する企業も増えており、管理職が新入社員の素顔を知る機会としても有効です。
動画配信
映像と音声を使っての情報発信でコミュニケーションをとるケースも増えてきています。
ライブ配信やラジオなどを通して迅速な情報共有が可能になり、社員が発信することで情報共有に温かみが生まれるのです。
文字での情報共有では受け取る人によって理解力に差が生じるという問題があります。
しかし、動画配信ならその場で説明を受けることができるので、各社員の理解力の格差による問題解消にもつながるでしょう。
社内コミュニケーションツールおすすめ3選
オンラインで使用できる社内コミュニケーションツールのうち、以下の3つを紹介します。
- Slack
- Microsoft Teams
- Talknote
社内コミュニケーションツールはとても多くリリースされていますが、その中から社員数や用途に合わせて最適なツールを選びましょう。
Slack
Slackはビジネスチャットツールで、グループでのチャットから1対1のメッセージ、音声通話まで行うことができます。
【特徴】
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他の社員の投稿に対して数多くのスタンプの中からリアクションできるので、フランクなやり取りも可能です。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft365のコミュニケーションツールです。チャット、通話、ビデオ会議の機能が搭載されています。
【特徴】
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大人数でのミーティングを開催する場合におすすめです。
Talknote
Talknoteは社内用のコミュニケーションツールです。PC、スマートフォン、タブレットで使用可能です。
【特徴】
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Tlaknote上でのデータをAIが分析し、会社全体や各社員のコミュニケーションにおける問題点を洗い出すことができます。
社内コミュニケーションの成功事例【4社紹介】
社内コミュニケーションの活性化に成功した有名企業を4社紹介します。
- サイバーエージェント
- 株式会社ヤマハ
- ヤフー株式会社
- 株式会社JTBコミュニケーションズ
サイバーエージェント｜月に1度の面談
インターネット広告事業などを展開するサイバーエージェントでは、1か月に1回上司と部下が1対1で行う面談を導入。
「先月・今月・中長期」に分けて過去から未来までを見渡し、「先月の成果・今月のアクション・中長期的なビジョン」について話し合いを行います。
月に1度の面談を通して上司は部下の状況を長いスパンで把握でき、必要であればサポートを検討することも。
部下にとっては自分の仕事を振り返るだけでなく、1対1の面談で上司に率直な相談を持ちかける機会にもなります。
定期的な面談は上司と部下のコミュニケーションを円滑にさせ、信頼関係の構築にもつながるのです。
株式会社ヤマハ｜社内報の作成
ヤマハでは社内報『Reves』を社内コミュニケーションに役立てています。
『Reves』の特徴は「B5サイズ」と「フルカラー」であることです。コンパクトサイズなのでカバンに入れて持ち歩きやすく、社員が家にかえってゆっくり読むことができます。
経営陣からのメッセージや業績紹介のほか、インタビューや若手社員の座談会などをフルカラーで紹介。
幅広い年代が興味を持てる内容にしているので、会社のバリュー・ミッションの浸透が図れます。
ヤフー株式会社｜全社員フリーアドレス制
ヤフーでは全社員のフリーアドレス制を導入しています。オフィス内の座席を選べるだけでなく、違うフロアへの移動も自由。
大規模なフリーアドレス制の導入は、社員の偶然の出会いから新たなコミュニケーション発生を狙う意図があります。
さらに、社外のゲストも自由に利用できるコワーキングスペースも開設。社内外の交流を積極的に促し、柔軟な発想力をもつ社員の育成につなげているのです。
株式会社JTBコミュニケーションズ｜オンラインコミュニケーションの取り組み
JTBコミュニケーションズではコロナ禍における社内コミュニケーション活性化のため、オンラインコミュニケーションスペース「JCD PICKS」を導入しています。
「JCD PICKS」は決められたテーマについてテキストチャットで意見交換を行うシステムで、オブザーバーとしての参加でディスカッションを眺めるだけでもOK。
個人に合わせて思い思いの参加を可能にし、新入社員でも参加しやすい環境をつくるのに成功しました。
社内コミュニケーションを活性化させる4つのメリット
社内コミュニケーション活性化によって、会社にもたらされる4つのメリットを説明します。
- 離職率が低減する
- 社員の満足度が高まる
- 業務の生産性が向上する
- 会社のバリュー・ミッションが浸透しやすくなる
離職率が低下する
社員が離職する原因に多いのは「仕事の内容や職場の人間関係への不満」です。
円滑なコミュニケーションが行われていれば、仕事への理解度や社員同士の信頼度が向上して離職率低下につながります。
不満の具体的な内容は「仕事がうまくいかない」「上司の考えていることがわからない」「意見が合わない」といったことが上げられます。
これらの不満は互いの理解不足によるもので、どれも社内コミュニケーションの不足に起因するものです。
普段からコミュニケーションが円滑に行われていれば、社員が会社を離れてしまう事態を避けられるでしょう。
社員満足度が高まる
社員同士の活発なコミュニケーションによって自分が会社や同僚に必要とされていることを実感しやすくなり、満足度向上につながります。
また、仕事への理解度も高まることから「会社に貢献したい」というエンゲージメント向上も期待できるのです。
業務の生産性が向上する
社内コミュニケーションによって情報がしっかりと共有されれば、状況に応じた適切な対応を迅速に行えるようになり、業務の生産性向上が期待できます。
情報共有が適切に行われると、業務を行うえで必要なこと・不要なこと、優先度の高いものの・低いものの判断がしやすくなるのです。
特に、部署が多い会社や複数の事業を展開する企業では、異なる部署間・事業所間での連携もスムーズに行われるでしょう。
会社のバリュー・ミッションが浸透しやすくなる
社内コミュニケーションが活性化された環境では「業務がどのような価値を生み出すのか」「なぜその事業を行うのか」を議論する場が増えます。
そのことで、企業の価値である「バリュー」と、企業の存在意義や使命を示す「ミッション」が浸透しやすくなるのです。
会社のバリュー・ミッションが社員にしっかり浸透することで、社員1人ひとりが目標に応じたビジョンを持てるようになるでしょう。
円滑な社内コミュニケーションのための3つのポイント
円滑なコミュニケーションをとるためには、次の3つのポイントを意識してみましょう。
- はきはきと話す
- ボディーランゲージを使う
- 相手に合わせすぎない
社内コミュニケーションに苦手意識があったり、不慣れな話題が出てきたりした場合でも以上のことを心がければ話をスムーズに進められますよ。
はきはきと話す
自分の話をきちんと理解してもらうためにも、はきはきと話すことを心がけましょう。
話の内容がいくら素晴らしくても、相手に聞き取ってもらえなければ意味がありません。
話はじめは良くても語尾があいまいになってしまい、コミュニケーションがなかなか円滑に進まないケースが多くあります。
そのため、最後までしっかりと発音することを意識すれば、話を親身に聞いてもらえる状況を作りやすくなるのです。
ボディランゲージを使う
言葉に加えてボディランゲージを用いると、相手に熱意が伝わりやすくなります。
身振り手振りを交えると表現力が高まって内容が伝わりやすくなるので、特に強調したい内容ではボディランゲージを使うと効果的です。
さらに、相手の話を聞いているときは要所要所でうなずく動作を入れると、しっかり聞いていることが相手に伝わります。
聞き手になる場合も話し手になる場合も、ボディランゲージを適切に取り入れて円滑なコミュニケーションから信頼関係の強化につなげましょう。
相手に合わせすぎない
相手の話しっかりと聞いて自分で考え、賛同したり反対意見を述べたりすることが大切です。
上手なコミュニケーションは、相手の話を何でも受け入れることではありません。
そのため、賛同することは賛同する、自分の考えと異なれば誠実に説明しましょう。
「相手の話に話を合わせすぎて疲れてしまう」と感じるときは「自分の意見を述べる」ことも、コミュニケーション上達のコツであることを意識してみてください。
さまざまな取り組みで社内コミュニケーションを促進させよう
社内でのコミュニケーションを活性化させるには、社内イベントを実施やオフィスを自由席、オンラインでの交流などさまざまな取り組みがあります。
さらに、日常からコミュニケーションを円滑にするためには社内コミュニケーションツールを導入するのもおすすめです。
社内コミュニケーションが活性化されて意見の出しやすい環境になれば、業務に対する社員の満足度が高まり離職率の低下にもつながります。
社員の人数や会社の指針に応じて、社内コミュニケーション活性化に向けた取り組みを行ってみましょう。
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社内コミュニケーションを活性化させるには、社内イベントなどの取り組みのほかにビジネスチャットを導入するのもおすすめです。
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