無料で使える電子署名ツールおすすめ4選!導入する方法と注意点も解説

事務処理の効率化のために電子署名を導入したいけれど、「どうすれば無料で電子署名を利用できるのだろう」「いきなり有料版を使うのは不安だから無料なものを試してみたいけれど、自社に合うツールはどれなのかわからない」と悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では無料で電子署名を利用できる方法を紹介します。無料プランのある電子署名ツールも紹介するので、ぜひ導入検討の一助にしてください。

無料で電子署名を行う方法2選

無料で電子署名を行う方法を2つ紹介します。

Adobe AcrobatやAcrobat Readerとは、Adobe社が提供しているPDFファイルの作成・編集・加工などを行えるソフトです。一部料金がかかるプランもあるものの、基本的には無料で利用できます。

注意すべきは編集や加工、保存を自分たちの力で行わなければならない点です。文字を入力して配置したり、電子帳簿保存法などの各種法律に則った保存方法で保存したりと、さまざまな手間がかかるため注意しましょう。

電子契約システムを利用すると、印刷や製本、押印、郵送の手間を省くことができるため、契約業務の効率化が可能となり、印紙税などのコストも削減できます。

電子契約システムの多くにフリープランが用意されており、自社に合ったツールを実際に利用したうえで検討することができます。

ぴったりの電子署名ツールを無料で診断する

無料で使える電子署名ツールおすすめ4選！利用方法ごとに紹介

無料で使えるおすすめの電子署名ツールを利用方法ごとに紹介します。

まず、PDFファイルに電子署名する場合におすすめな無料で使える電子署名ツールを1つ紹介します。

「Adobe Acrobat Reader DC」安全性を担保した署名を行える

• PDF開発企業の安心感と高い品質
• 「Self-Sign デジタル ID」で安全性を担保した電子署名ができる
• テキストボックス、ノート注釈、ハイライト追加など豊富な機能が無料で利用可能

「Adobe Acrobat Reader DC」では署名をPDFフォームに直接入力はもちろん、任意の場所に配置できるなど高い利便性が特徴です。

任意の場所に署名する手順は、電子署名を付与したい範囲をマウス操作で選択するだけです。あらかじめ同システム上で作成した「Self-Sign デジタル ID」を使って署名するので、文書が改ざんされていないことを証明できます。

電子署名を利用する頻度が低い中小企業や、PDFへの署名をとりあえず済ませたい方におすすめです。

ぴったりの電子署名ツールを無料で診断する

次に、電子契約システムのフリープランを利用する場合におすすめする電子署名ツールを3つ紹介します。

「GMOサイン」導入企業数300万社以上で安心

• 導入企業数300万社以上の実績
• フリープランでも契約印タイプで署名できる
• よく使う文書をテンプレートとして登録可能

「GMOサイン」は導入企業300万社以上の実績をもつ電子署名ツールです。多くの企業に導入されている同ツールを選ぶことで、自社も相手も使い慣れたツールで契約を結べるメリットがあります。

フリープランでは登録できるユーザー数や送信数に制限はあるものの、電子署名ツールの使い方や契約の流れを確認できるため、導入の足がかりとして活用できます。電子署名を利用する回数が少ない場合は、フリープランのままでも十分活用できるでしょう。

「クラウドサイン」操作性が双方にとって使いやすい

• サービス全体を弁護士が監修
• 導入社数250万社、累計送信件数1000万社超の実績
• わかりやすい操作性

「クラウドサイン」は弁護士ドットコム株式会社が運営する電子署名ツールのため、安心感を与えてくれます。

わかりやすい画面と操作性もポイントの1つです。送信者は書類のアップロード、宛先の入力、帳票を作成。受信者側はメールを受信後、契約書を確認・合意すれば完了です。自社も取引先も迷いなく契約締結ができるでしょう。

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「みんなの電子署名」機能制限なしで使える

• 無料ですべての機能を使える
• タイムスタンプやワンタイムパスワード機能もあり、セキュリティ面も安心
• 署名から1年以上経った文書でも、チケットを購入すれば保管可能

「みんなの電子署名」は最低1年間は完全無料で使える点が特徴の電子署名ツールです。無料ながらタイムスタンプやワンタイムパスワード機能も付いており、セキュリティ面も安心して利用できます。

導入から1年が経過した後もサーバー上に書類を保管したい場合のみ、料金がかかります。1ヶ月50通単位の保管チケット550円(税込)を購入して使う形式で、リーズナブルに利用可能です。

ただし取り扱い文書はPDFのみで、API機能も有していないので注意が必要です。

無料の電子署名ツールの比較表

この記事で紹介した無料の電子署名ツールの比較表を用意しました。各製品の特徴や機能で比較しているので、ぜひ製品選びの参考にしてください。

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無料の電子署名ツールを導入するときの注意点

無料の電子署名ツールを選ぶ際は「自社が求めている機能やファイル形式があるかどうか」が重要なチェックポイントです。まずは以下の3つの注意点を確認しましょう。

無料で使える範囲が限定されている場合もある

無料の電子署名ツールは使える機能が限定されていたり、毎月の電子署名ができる回数が決められていたりと、条件が付いている場合もあります。

無料で使える範囲を確認し、自社に合った性能の電子署名ツールを選びましょう。

「バッティング問題」が起きる可能性がある

電子署名ツールを用いた契約では、双方が異なる電子署名ツールを使っての利用ができません。これを「バッティング問題」といいます。

この場合どちらか一方の電子署名ツールを選択するか、お互いに電子署名をしてPDFを交換するといった方法で解決はします。しかし取引先との調整や手間を考えると、双方が同じツールを使用するに越したことはありませんよね。

そこで「導入企業数が多い製品を選ぶ」ことも1つの方法です。無料の電子署名を選ぶにあたり、導入実績は安心感に加えてバッティング問題へのリスク軽減メリットもあることを知っておくといいでしょう。

対応できるファイル形式が限定されていることがある

無料の電子署名ツールには、対応できるファイル形式が製品によって異なります。

自社が必要としている、ないしは使用するであろうファイル形式に対応しているか確認しましょう。

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無料の電子署名ツールを上手に活用しよう

電子署名ツールは作業効率の向上やコスト削減、柔軟な働き方にもつながります。

ただし大切な契約に関わるツールですので、本格的な導入に慎重になるのも当然でしょう。

まずは無料の電子署名ツールを導入し、使い心地やメリットなどを肌で感じてみてはいかがでしょうか。

紹介した製品や選び方を参考に、自社にぴったりの電子署名ツールを見つけましょう。

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