小売業・サービス業におすすめの勤怠管理システム10選！小売業・サービス業に必要な機能とは？

小売業・サービス業における勤怠管理は、多様な雇用形態や複雑なシフト管理が求められるため、手作業での管理では煩雑になりがちです。これらの課題を解消するには、業種特有の要件を満たした勤怠管理システムの導入が効果的です。

この記事では、小売業・サービス業に最適な勤怠管理システム10選をご紹介します。
ぜひ効率的な勤怠管理を実現し、業務負担を軽減するための参考にしてください。

小売業・サービス業における勤怠管理の課題

シフト表の作成・管理に時間がかかる

小売業・サービス業界はオフィスワーク中心の業態と異なり、シフト制を採用していることが多いです。
そのため、営業時間が所定労働時間を超える場合や繁閑の差に応じて従業員を交代で勤務させる必要があり、毎月シフト表を作成し、人員配置を管理しているケースがほとんどです。

シフト表の作成には、従業員の休暇希望や勤務可能日時のヒアリングが必要で、大きな手間がかかります。また、シフト作成後に欠員が生じた場合には、店舗運営を滞らせないよう迅速に代替要員を確保することが求められます。

アルバイトやパートなど多様な雇用形態への対応が必要

店舗では正社員やパート・アルバイトなど多様な雇用形態のスタッフが働いており、勤務日数や労働時間が人によって異なります。

土日祝日の営業やセール対応、急な欠員への対応が必要になることもあり、イレギュラーな状況が発生した際にはシフトの再編成などの対応が求められます。店長の負担が非常に大きくなりやすいことが課題です。

不正な打刻が起こりやすい

小売業・サービス業界では人手不足を補うためにパートやアルバイトを採用することが一般的ですが、一部のスタッフは出勤・退勤時間を偽るなどして実際よりも長く働いたように見せかけることがあります。

一方、責任感の強いスタッフは逆に残業をしても正確に記録せず、定時通りに働いたように装うケースもあります。一般的に用いられているタイムカードやICカードを用いた従来の勤怠管理方法では不正打刻の防止が難しいという課題があります。

勤怠データの回収・集計が大変

例えばタイムカードなどによる出退勤記録の場合、給与計算のために手作業でエクセルや別紙に転記・集計する必要があり、担当者に大きな負担がかかります。

この作業では、転記ミスや数値の読み間違いといったヒューマンエラーが発生しやすい点も問題です。
また、タイムカードではリアルタイムで労働時間を把握できないため、集計時に初めて時間外労働の上限超過が発覚することもあります。
これらは労務管理の効率やコンプライアンス面で課題となります。

突然のシフト変更が起きやすい

小売業・サービス業では、業務特性上、急なシフト変更が頻繁に発生します。

主な理由として、従業員の急な欠勤や体調不良が挙げられ、パートやアルバイトが多い環境では日常的な課題となっています。また、天候やイベントによる予想外の来客増加など、需要変動への対応で急な人員補充が求められることもあります。

事前の計画だけでは対応できず、現場での迅速な調整が必要になるケースが多いです。

小売業・サービス業に必要な勤怠管理システムの機能

変形労働時間制への対応

変形労働時間制とは、月単位や年単位で労働時間を調整し、繁忙期と閑散期に応じて労働時間を配分する制度です。

小売業・サービス業は季節や時期による繁閑の差が大きい業界であり、特定の日だけ10時間勤務にしたり、特定の週だけ52時間勤務することがあります。
そのため、繁忙期には労働時間を長く、閑散期には短く設定するなど柔軟にシフト管理ができる機能が求められます。

シフト作成・管理機能

小売業・サービス業では、さまざまな雇用形態や契約条件のスタッフが働いているため、勤怠管理システムにシフトの自動作成機能があると非常に有用です。
この機能では、スタッフの希望やスキル、雇用形態を考慮し、労働基準法や就業規則に違反しないシフトを作成できます。店長がシフト作成に費やす時間を大幅に削減可能です。

さらに、スタッフ自身が勤務や休暇の希望を入力できる機能や、店舗から追加人員を要請する仕組みを導入することで、スタッフの満足度を向上させるとともに、円滑な店舗運営が期待できます。

ICカード・生体認証打刻機能

不正打刻を防ぐためには、本人確認が確実に行える打刻方式を導入することが効果的です。代表的な方法として、生体認証打刻（指紋認証・顔認証）、交通系ICカード打刻があります。

まず、生体認証打刻は本人確認の精度が非常に高く、不正防止には最も効果的です。ただし、導入コストが高く、機器のメンテナンスが必要になる点や、認証速度が遅い場合があることがデメリットとして挙げられます。

次に、交通系ICカード打刻は、従業員が既に持っているカードを利用できるため、導入が手軽で運用も簡単です。しかし、カードの紛失や貸し借りによる不正のリスクが残る点が課題です。

これらの打刻方式のメリットやデメリット、導入にかかるコストを比較検討し、自社の業態やニーズに最適な方法を選ぶことが重要です。

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小売業・サービス業に適した勤怠管理システムの選び方

小売業・サービス業では、アルバイトやパートスタッフが多く、シフト制の勤務体系が一般的です。そのため、勤怠管理システムを導入する際には、業界特有の課題を解決できる機能を備えているかを確認することが重要です。以下のポイントを押さえながら選定を進めてください。

シフト作成が自動化できるか

シフト作成は、小売業の店舗運営において、大きな負担となる業務のひとつです。スタッフの希望や勤務条件を考慮しながら、自動で最適なシフトを作成できるシステムを導入すれば、管理者の負担を減らせます。さらに、AIを活用したシフト作成機能があれば、繁忙期や閑散期に応じた適切な人員配置も可能になります。

具体的なシステムとしては「ジョブカン勤怠管理」や「KING OF TIME」がおすすめです。

急なシフト変更に対応できるか

小売業では、スタッフの急な欠勤やシフト変更が日常的に発生します。そのため、シフト変更に柔軟に対応できるシステムを選ぶことが重要です。

たとえば、急な変更が発生したときに、自動で代替候補を提示する機能や、スタッフ間でスムーズにシフト交換ができる仕組みがあると便利です。また、スマホアプリを利用して、リアルタイムでシフトの変更や確認ができるかどうかもチェックしましょう。

自社の予算の範囲内か

勤怠管理システムの導入費用や運用コストは、企業の規模や業態によって異なります。まず、無料トライアルがあるか、月額費用がどのように発生するのか、初期費用がどれくらいかかるのかを確認しましょう。

そのうえで、自社の予算に合ったシステムを選ぶことが大切です。また、価格が安いシステムでも、小売業に必要な機能が十分に備わっているかをしっかりチェックしましょう。費用相場としては初期費用が無料〜数万円程度、従業員一人あたり500円前後が基本になっています。

他のシステムとの連携は可能であるか

勤怠管理システムを導入するときは、給与計算ソフトやPOSシステム、人事管理システムとスムーズに連携できるかも重要なポイントになります。たとえば、勤怠データが自動で給与計算ソフトに反映されると、手入力の手間を省けるだけでなく、入力ミスの防止にもつながります。

そのため、API連携やCSVデータの出力・インポート機能が備わっているかを確認し、他のシステムとスムーズに連携できるかをチェックしましょう。特に「ジンジャー勤怠」「ジョブカン勤怠管理」は、同じシリーズでクラウド型給与計算ソフトがあるので、連携がしやすいのが特徴です。

サポート体制は整っているか

勤怠管理システムを導入した後、トラブルが発生したときに、すぐに対応できるサポート体制が整っているかどうかも重要な要素です。特に、24時間対応のサポートがあるか、導入時のサポートが充実しているかを事前に確認しておくと安心です。また、FAQやマニュアルが充実しているか、問い合わせ対応のスピードが速いかどうかもチェックし、導入後もスムーズに運用できるシステムを選びましょう。

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小売業・サービス業向けおすすめ勤怠管理システム3選【業界特化型】

勤怠管理システムの中でもPOSレジとの連携など小売業・サービス業に特化している製品をまとめました。

自社に必要な機能の有無や費用などを比較し、製品選びの参考にしてください。

スマレジ・タイムカード

• 勤怠から給与計算まで、幅広い機能で組織運営をサポート
• 法改正への即応で働き方改革を推進
• 在宅勤務やプロジェクト管理もスムーズに対応

スマレジ・タイムカードは、勤怠管理をはじめシフト管理や給与計算、日報管理といった多岐にわたる機能を備えた勤怠管理システムです。タブレット画面をタッチするだけの簡単な打刻に加え、パスコード入力や顔写真撮影を組み合わせることで不正を防止できます。

労務管理においては、従業員の勤怠状況を自動で監視し、法改正に対応した迅速なアップデートを提供します。また、労務アラート機能により、36協定や社内規定に違反する可能性がある場合、警告を通知して適切な労務管理を実現します。

テレワーク環境下では、スマホやPCから専用アプリを使用して簡単に打刻でき、GPS機能で位置情報も確認可能です。さらに、プロジェクト管理機能を搭載しており、期間とメンバーを設定するだけで利用を開始できます。タスク管理ツール「Redmine」との連携も可能なため、業務効率を一層高められます。

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ガルフCSM勤怠管理

• 飲食・小売・サービス業で3万店舗以上の導入実績(※)
• 生体認証で正確な出勤管理を実現
• 売上予測に基づくシフト管理で生産性を向上

ガルフCSM 勤怠管理はクラウド型の勤怠管理システムで、飲食業や流通小売業・サービス業、サービス業を中心に約3万店舗以上、利用者24万人以上の実績があります。不正を防ぐための生体認証を採用しており、正確な出勤管理が可能です。

また、世界基準の精度を持つ顔認証プランと、従量課金プランの2種類から選択可能で、利用形態に合わせて最適なプランを選べます。予算や売上予想に基づいた効率的なシフト管理をサポートし、企業の生産性向上に貢献します。

加えて企業通貨アプリでポイントの発行・付与が可能で、ポイントはお店での決済など様々な用途に利用可能です。ポイントを貢献した社員に付与することで、モチベーションの維持に繋げられます。

※株式会社 ガルフネット(2024年11月時点)

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USEN TIMECARD

• タブレット1台で始められる低コスト導入
• 従業員の使いやすさで満足度を向上
• 過重労働の抑止と連携管理による業務効率化

システム導入に必要なのはタブレット端末のみで、クラウドを利用したペーパーレス運用のため消耗品も不要。月次の勤怠集計作業も自動化され、作業時間とコストを大幅に削減できます。コスト面での負担を軽減しつつ、効率的な勤怠管理を実現します。

ブラウザを使ったアクセスにより専用アプリのインストールが不要で、シフト確認や希望シフトの申請もスマホから簡単に行えます。これにより、従業員は自分のペースで操作でき、プライバシーも保護されるため、満足度の向上が期待できます。

勤怠データは総労働時間や休憩時間、深夜労働、残業時間などがリアルタイムで自動集計されるため、長時間労働の早期発見や過重労働の抑止が可能です。また、CSV形式で給与ソフトへ勤怠データをスムーズに連携可能で、「USENレジ FOOD」と組み合わせることで簡易PLの人件費も自動計算でき、業務効率化をさらに推進します。

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小売業・サービス業向けおすすめ勤怠管理システム7選【汎用型】

ジンジャー勤怠

• 1万8,000社以上に導入実績がある勤怠管理システム(※)
• スマホアプリで外出先や移動中でも勤怠の承認や確認が可能
• 24時間365日のサポートでいつでも不安を解消

ジンジャー勤怠は、大企業から中小企業まで1万8,000社以上に導入されている勤怠管理システムです。

パソコンやスマホ、タブレット、ICカードなど多様な打刻デバイスに対応し、GPSや顔認証などの機能も備えています。直感的な操作性で、はじめて勤怠システムを使う従業員でもスムーズに移行できます。

スマホのアプリで勤怠の承認や従業員の管理が可能です。打刻以外にも休暇残日数の確認などができます。スマホアプリなので移動中や外出先での確認が便利になります。

24時間365日対応のAIチャットサポート窓口が用意され、いつでも不安を解消できます。必要に応じて、電話やメールでサポートもおこなっているので安心です。

※ジンジャー公式HP(2024年4月時点)

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ジョブカン勤怠管理

• シリーズ累計20万社以上、有料利用ユーザー300万人突破の導入実績(※)
• ICカードや指静脈などさまざまな打刻方法に対応
• 初期費用0円、月額0円から導入可能(※)

ジョブカン勤怠管理は、シリーズ累計20万社以上の導入実績を誇る、シンプルな操作性と柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えたクラウド型勤怠管理システムです。有料利用ユーザーは300万人を突破し、中小から大企業まで多くの従業員に利用されています。

ICカードやGPS、指静脈認証、顔認証など多彩な打刻方法に対応し、変形労働時間制やフレックスタイム制などさまざまな勤務形態に適用可能。また7カ国語の多言語表示機能も備えています。

30日間の無料トライアル期間があり、初期費用やサポート費用は0円。無料プランもあるため月額0円(最低利用料金は2,200円)から利用でき、電話・メール・チャットでの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社 DONUTS(2024年4月時点)

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e-就業OasiS

• 初期設定を安心して任せられる
• スムーズな勤怠報告と勤務管理を実現する使いやすいUI
• 工数管理や英語切り替えで幅広い業務に対応

e-就業OasiS(オアシス)は、導入時のサポートが手厚い勤怠管理システムです。導入時には専門スタッフがヒアリングを行い、初期設定や運用体制の構築をサポートしてくれます。複雑な就業規則にも対応可能なため、システム導入に不安を感じる担当者でも安心して利用を始められます。

勤怠管理の操作は非常に簡単で、Webブラウザのほか静脈認証やPCログオン・ログオフ、扉の入退室記録など多様な打刻方法に対応しています。出勤回数や残業時間などのデータが自動で記録され、わかりやすいUIにより状況把握や集計がスムーズに行えます。

オプションで工数管理機能を追加できるため、勤務データをもとにしたプロジェクト管理が可能です。さらに、英語表示への切り替えにも対応しており、外国人従業員が多い職場でも活用しやすく、さまざまな業務環境に柔軟に適応できます。

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KING OF TIME

• 導入企業5万5,000社以上、利用者330万人以上の勤怠管理システム(※)
• 残業管理やシフト管理など豊富な機能が追加費用0円で利用可能
• 30日間の無料トライアルで導入前に実際の操作感を試せるから安心

KING OF TIMEは5万5,000社以上の企業に導入され、330万人以上に利用されているクラウド型勤怠管理システムです。顔認証や指紋認証、ICカードなど20種類以上の打刻方法から目的に合わせて選べます。さらに変形労働時間制やフレックスタイム制など複雑な勤務形態にも対応可能。

リアルタイム自動計算や残業管理など豊富な機能を月額300円、追加費用なしで利用でき、給与計算システムなどの外部サービスともAPI連携できます。

従来の紙のタイムカードからの変更でも、シンプルな操作性でスムーズに乗り換えができます。また30日間の無料トライアル、オンラインセミナーなどの手厚いサポート体制も魅力です。

※株式会社ヒューマンテクノロジーズ(2024年4月時点)

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Touch On Time

• 導入企業数49,000社、利用者数293万人突破、継続率99%以上の信頼
• 1台のタイムレコーダーで3つの打刻方法が選べる
• 初期費用無料、1人あたり300円で利用可能(※)

Touch On Time(タッチオンタイム)は、293万人以上の利用者を誇り、継続率99%以上という高い信頼性を持つ勤怠管理システムです。数千人規模の企業から小規模なクリニックまで幅広く利用されており、複雑な出勤パターンや給与体系にも柔軟に対応できます。導入時には、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能で、安心して運用できます。

タイムレコーダー1台で、生体認証、ICカード認証、ID＋パスワード認証の3つの打刻方法が利用できるのが特長です。これにより、従業員ごとに異なる打刻方法を設定でき、利便性が高まります。また、パソコンやモバイル端末からの打刻も可能で、あらゆる勤務形態に対応します。

初期費用が無料で、1人あたり月額300円という手頃な料金設定も魅力です。端末を購入する必要がなく、オプション料金も不要なため、コストを抑えながら全機能を利用可能です。

※株式会社デジジャパン(2024年10月時点)

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MINAGINE勤怠管理 

• 専門コンサルによるアドバイスと充実したサポート体制
• 36協定チェッカーで労務リスクを未然に防止
• PCログや打刻申請機能で勤務状況を適切に管理

MINAGINE(ミナジン)勤怠管理は、システム導入だけでなく、法律や手続きに関する専門家のアドバイスが受けられる手厚いサポートが特徴です。就業管理の初心者でも安心して利用を始められるほか、労務アウトソーシングサービスも提供しており、併用することでさらなる業務効率化が可能です。

36協定チェッカー機能を搭載しており、従業員個人が月ごとの労働状況を確認して労働時間の調整を行えます。管理者は残業時間が上限に達しそうな従業員を一覧で確認できるため、コンプライアンス違反のリスクを事前に防止できます。

また、PCログの取得機能により、打刻時間と実際の勤務時間を比較して勤務実態を把握できます。不正打刻を防ぐための申請機能もあり、多様な勤務形態にも柔軟に対応可能です。企業の運用スタイルに合ったシステム設計が可能で、信頼性の高い勤怠管理を実現します。

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ShiftMAX(シフトマックス)

• プライベートクラウド型で高いセキュリティと独立性を実現
• エクセルベースの管理で柔軟かつ使いやすい操作性
• 多彩な打刻方法であらゆる業務形態に対応

ShiftMAX(シフトマックス)は「プライベートクラウド型」を採用し、ユーザー企業ごとに専用クラウド環境を構築します。稼働中のプログラムを他社と共有することがないため、リソースを効率よく管理しながら高度なセキュリティと独立性を確保可能です。

従来のWebブラウザ型とは異なり、ShiftMAX(シフトマックス)は使い慣れたエクセルを採用しています。ネットワーク接続を活用してリアルタイムで打刻や集計を行える画期的な仕組みを備えています。現場で使い慣れたエクセルの帳票に合わせたデータ出力も簡単に行えるため、業務フローを変更せず導入可能です。さらに、列の追加や工数管理など細かいアレンジにも柔軟に対応できます。

設置環境や業務形態に合わせて選べる多彩な打刻方法を提供しており、ICカードやスマホ打刻、指紋認証など、さまざまな認証手段を組み合わせて使用可能です。オフィスや現場、直行直帰の多い環境にも柔軟に対応し、多様な働き方にフィットする打刻ソリューションを実現できるでしょう。

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小売業・サービス業の勤怠管理の課題にはシステムを導入しよう

働き方改革や労働者の意識変化を背景に、小売・サービス・飲食業にもコンプライアンスを遵守した勤怠管理が求められるようになっています。これらの業界では、従来の勤怠管理が適切に運用されていなかったケースも少なくありません。

業界特有の勤怠管理の課題を解決して業績向上を目指すには、アナログな管理方法からデジタルの勤怠管理システムへの移行が必要不可欠です。システム化により、効率的かつ正確な勤怠管理が可能になり、業務改善やコンプライアンスの徹底が期待できます。

以下の記事もシステム選びの参考にしてください。