スマホからWeb会議に参加してできること｜注意点や具体的な使用方法も解説

外出先や出張先、工場にいる時に「パソコンは大きくて邪魔なのでスマホでWeb会議に参加したい」と考えていませんか？

本記事ではスマホからWeb会議に参加してできることや注意点、ポイントについて解説します。記事の後半ではZoomやSkypeなどの5つのWeb会議システムをスマホで使うための方法を具体的に解説します。

場所にとらわれずWeb会議に参加し、細かい打ち合わせや急な打ち合わせに対応することで成果を上げましょう。

スマホからWeb会議に参加するメリット

「別にスマホでなくてもPCから参加すればいいのでは？」と考えていませんか？スマホはPCにはない以下のようなメリットがあります。

これらの長所を活かすと、PCを使用できなかった場面でWeb会議に参加することができます。

セットアップが簡単

スマホのWeb会議アプリはPCに比べ、細かい設定がなく直感的な操作ができるようになっています。そのためアプリをインストールするとすぐにWeb会議に参加することができ、セットアップがほとんど必要ありません。

どこからでも参加可能

スマホはPCと違い外出時の使用が想定されているため、外でも通信を行うことができ、Wi-FiがなくてもWeb会議に参加できます。またPCに比べサイズが小さく、取り回しがしやすいのも特徴です。

出張時や外出時、移動中などWi-Fiがない環境や、PCを開けない場所でも使用可能です。

PCが手元にない緊急時の対応が可能

スマホを常に持ち歩いているという人も多いと思います。Web会議にスマホから参加できるようにしておくと、緊急時にオフィスまで移動して対応する必要がなく、その場で対応できます。

また営業中などで「PCは持ち歩いていないけれど緊急で連絡や相談をしたいとき」でもスマホを使えば解決可能です。

カメラを使ったタイムラグのない情報共有

現場の状況などリアルタイムの情報を伝えたいときはスマホが便利です。PCだと事前に撮影した動画を送ることになり、追加で情報を送りたいときはまた撮影する必要があります。

スマホであればカメラの使用によって、リアルタイムに情報を伝えられます。PCに比べ小さく、外カメラを使うと画質もいいのでより鮮明な情報を簡単に伝えることが可能です。

Web会議にスマホで参加する際の注意点

Web会議においてスマホからの参加は便利ですが、以下のように気をつけなければならないこともあります。

これらの注意事項を把握しておくと、起こりうる問題やデメリットを知り、使ってはみたものの思っていたのと違うといった事態を未然に防げます。

通信音声の確保が必要

Web会議中に映像や音声が途切れたり、固まったりしないように通信環境の確保が必要です。

スマホのWeb会議には、インターネットへの接続を必要とするため「キャリアのモバイルデータ通信(普段利用している携帯回線)」か「Wi-Fi」のどちらかの環境が必要になります。特に映像を映し出す場合は通信料が増加するので、高速なWi-Fiや5Gを使用しましょう。

有線LANのある環境であれば、LAN変換アダプターを使って、PCのように有線接続も可能です。安定した通信環境を確保し、かくつかない映像で快適にWeb会議を行いましょう。

通信料を管理する必要がある

スマホによるWeb会議でモバイルデータ通信を使用した場合、通信量の管理に気をつけましょう。スマホキャリアの料金プランのなかには、最大通信量を超過すると、回線速度を制限されたり、追加費用を請求されるので注意が必要です。

たとえば、Zoomを1時間使用した場合は以下の表のようになります。

Web会議を利用すると、確実に最大通信料を超えてしまいます。利用するときは、できるだけWi-Fi環境のある場所を選びましょう。また外出先で頻繁に利用する人は、定額のモバイルルーターを持てば、通信量にとらわれることもなくなります。

画面に一度に映せる人数が少ない

「画面が小さい」「通信料が多くなる」などの理由からスマホで一度に画面に映せる人数は、パソコンに比べ少なくなります。

例えばZoomの場合、PC版だと最大49人のところが、スマホ版では最大4人までしか表示されません。画面を横にスワイプすると他の参加者も表示できますが、同時に表示できるのは4人ずつです。

そのため大人数の表情を把握したい場合は、スマホではなくパソコンが適しています。

使えない機能がある

一部のスマホのWeb会議は、パソコン版やタブレット版と比較して機能制限があります。

たとえばZoomの場合、パソコン版は無料プランでも録画映像をローカルに保存可能です。しかし、スマホ・タブレット版は有料プランのみ対応で、保存先もクラウドに限定されています。そのため記録して残したい会議の場合、パソコン版の使用を余儀なくされるのです。

スマホで使える機能、パソコンで使える機能を確認したうえで会議の目的に適した会議方法を選択することが重要です。

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スマホのWeb会議活用例

「具体的にどのように活用すればいいかわからない」という人も多いのではないでしょうか。スマホの活用法を押さえれば、移動時間の削減など業務効率化が図れます。

外出先や移動中からのWeb会議参加

営業中や担当現場にいるときなどパソコンを開けない場面も多いと思います。そんな時でもスマホならWeb会議に参加可能です。

特に外出が多い場合は、会議の参加で一度会社に戻る必要がなくなるため重宝するでしょう。

エンジニアの移動時間削減

商談でエンジニアが営業に同行することが多い場合、スマホを使用することでエンジニアの移動時間を削減できるかもしれません。

エンジニアは製品説明時のみ商談に参加し、その他の時間は営業が商談を進めることが多いと思います。スマホを利用すると、エンジニアは自社の工場や現場などさまざまな場所から商談に参加できるため、移動時間やいなくてもよい商談の時間を削減できます。

無駄な時間の削減によって、エンジニアの1日当たりの対応件数や他の業務に割り当てる時間が増え、エンジニア不足や業務の滞りを解消できるでしょう。

在宅医療の実現

在宅医療においてスマホを用いると患者とコミュニケーションをとりながら、一日の診察件数を増やせます。

例としては、看護師が在宅医療を行っている患者のもとを訪ね、医師がリモートで診察を行う方法です。Web会議を行うことで患者の顔色や話し方などを観察し、コミュニケーションをとりながら診察を行えます。

さまざまな計測機器を運ぶ場合、PCはかさばってしまいます。スマホであればポケットに入るため運びやすく、荷物が多くなりがちな看護師の負担を減らせるでしょう。

故障対応のスピードアップ

提供している機器が故障した場合、写真を送ってもらって対応していませんか？

故障先のスマホからWeb会議に参加してもらうと、写真だけでは分からない情報を知ることができます。

指示を出して状況を知りたい箇所をカメラで映してもらうと、その場で詳しい状況が把握可能です。状況を詳しく把握すると修理に必要な道具や方法に検討がつき、迅速に対応できるようになります。

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スマホでより快適にWeb会議を行うポイント

これらのポイントを押さえるときれいな画角で固定でき、相手にノイズの少ない音声を届けられます。

スマホスタンドを使う

スマホは端末自体が大きくないため「下からあおるように顔が映る」「画角を安定して固定できない」などの課題があります。スマホスタンドを使ってこれらの課題を解決しましょう。

「手で持つ」「ものを使って立てる」といった方法で顔を正面から映そうとすると映像が安定せず、手が疲れることや落下の危険性があります。

スマホスタンドはこれらの問題をすべて解決し、顔を正面から安定して撮影可能です。また専用のスタンドを使用すると、落下の危険性がないので安心です。

メリットの多いスマホスタンドですが、どれを購入していいかわからないという方向けにおすすめの商品を2つ紹介します。

おすすめのスマホスタンド：Xingmeng　スマホスタンド

折り畳み式で持ち運びしやすく、高さ調整もある程度できるので持ち運びをしたい方や机や台のある場所で会議を行う方におすすめです。

またスマホだけでなく、タブレットスタンドとしても使えます。

おすすめのスマホスタンド：COCHING　スマホ三脚

3脚式のスマホスタンドで、幅広い高さ調節ができます。Web会議に参加する場所がばらばらで、机や台がないところでも会議をする方におすすめです。

また角度も180°調整可能で自由に変えられるため、手元撮影をすることができます。

カメラやGoProに接続するアタッチメントもついているので、カメラやGoProも使ったパソコンでWeb会議に入るときの画質向上にも使えます。

画面を横向きにする

スマホは基本的に縦で使用しますが、Web会議には横向きで参加するのがおすすめです。

他の参加者から自分の顔が見えやすくなるだけでなく、画面共有されている資料も見やすくなります。

マイク付きイヤホンを使う

Web会議にはマイク付きイヤホンの使用がおすすめです。

Web会議にスマホで参加する場合、環境音がノイズとして入り込みます。マイク付きのイヤホンを使うと自分の声だけをクリアに伝えることが可能です。

他にもノイズキャンセリング機能を搭載したイヤホンを使うと、周りに雑音が多い環境でも相手の話した内容を聞き取りやすくなります。

スマホで使えるWeb会議アプリ5選

「どのアプリがスマホで使えるか分からない」と悩まれてる方に向けて、スマホで使えるWeb会議アプリを5つ紹介します。それぞれのアプリでスマホ版だと使えない機能もあるので確認していきましょう。

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Zoom

Zoomは日米ともにシェアNo.1のWeb会議システムです。PC版とは違い参加者もアプリをインストールしておく必要がありますが、画面共有やバーチャル背景、チャット機能、挙手機能などさまざまな機能を使用できます。

Zoomのスマホ版で利用できる主な機能

Zoomのスマホ版だと利用できない機能

Zoomの通信量

Skype

SkypeはMicrosoft社が提供する無料通話サービスです。スマホ版でも参加者なら、ホストが主催する会議にアカウント登録なしで入れます。他にも画面の共有機能、バーチャル背景機能、翻訳機能などが使用できスマホ版で使えない機能はありません。

しかしSkypeにはビジネス向けの様々な機能が搭載されていません。取引先でも会社にかかってきた電話に出れる電話転送機能などのビジネス向けの機能を使いたい場合は、同じくMicrosoft社のMicrosoft Teamsがのおすすめです。

Skypeのスマホ版で利用できる主な機能

Skypeの通信量

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはMicrosoft社が提供するチャットツールです。その機能のひとつとしてWeb会議の機能を備えています。他にもテキストチャットやカレンダーなど、共同作業をする上で必要な機能が豊富に搭載されているので、Web会議時に別のアプリを立ち上げる必要がありません。

Microsoft Teamsの機能

Microsoft Teamsの通信料

Cisco Webex Meeting

Cisco Webex Meetingは世界中で利用人数が多くZoomと並んで高い知名度を誇るWeb会議システムです。

他の通話サービスと違い、自分だけの会議室を持てる点が特徴です。通常、会議室は開催者が部屋を作って人を集めますが、Cisco Webex Meetingは電話番号のように自分の会議室IDを使うことができます。参加者は送られてきたIDをクリックするだけです。

無料プランの場合、1回あたりの会議時間が50分と限られています。また、バーチャル背景はiPhone、iPadでは選択できますがパソコンでは背景の設定ができないので、注意が必要でしょう。

Cisco Webex Meetingの機能

Cisco Webex Meetingの通信量

Google Meet

Google MeetはGoogleが提供するWeb会議サービスです。他の通話サービスが参加者のアカウント発行が不要である一方、Google Meetは全員がGoogleアカウントの登録必須です。

セキュリティ機能が高いメリットがある反面、参加者全員がGoogleアカウント必要なため、気軽に会議を開きにくいデメリットがあります。そのため、会社のような同じ組織同士の定例会議などに向いているサービスです。

Google Meetは本来G Suiteに統合されたツールとして提供されていたものの、新型コロナウィルスの影響を受け、無料提供されています。2021年6月末までは、無料でも制限なしで利用できます。

Google Meetの機能

Google Meetの通信量

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スマホでZoomに招待、参加する方法

新規ミーティングの作成、招待

新規ミーティングの作成

新規ミーティングの招待

会議に参加

アプリから直接参加する方法

ブラウザから参加する方法

どちらの方法もZoomのアカウント登録がなくても、会議には参加できます。アプリさえインストールすれば、参加する手順は一緒です。

スケジュールを立てる

スマホでSkypeに招待、参加する方法

新規ミーティングの作成、招待

新規ミーティングの作成方法

新規ミーティングの招待方法

会議を開始、参加

会議の開始方法

会議の参加方法

会議を削除

スマホでMicrosoft Teamsに招待、参加する方法

新規ミーティングの作成・招待

新規ミーティングの作成・開始方法

新規ミーティングの招待

会議に参加

アプリから直接参加する方法

ブラウザから参加する方法

スケジュールを立てる

スマホでCisco Webex Meetingに招待、参加する方法

新規ミーティングの作成、招待

新規ミーティングの作成・開始方法

新規ミーティングの招待方法

会議に参加

アプリから直接参加する方法

ブラウザから参加する方法

スマホでGoogle Meetに招待、参加する方法

新規ミーティングの作成、招待

新規ミーティングの作成方法

新規ミーティングの招待方法

会議に参加

アプリから直接参加する方法

ブラウザから参加する方法

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スマホをWebカメラ代わりに使用する方法

「PCの内蔵カメラだと画質が悪い」という悩みは、スマホをWebカメラ代わりに使用することで解決できます。専用アプリを購入する必要がありますが、Webカメラを新しく購入するよりも安く抑えることが可能です。

スマホをWebカメラ化する手順

手順を事前に押さえて、スマホのWebカメラ化をスムーズに行いましょう。

スマホをWebカメラ化するおすすめアプリ3選

「どのアプリを選んでいいか分からない」という方向けにおすすめのWebカメラ化アプリを3つ紹介します。それぞれの特徴を把握して求める用途に合ったものを選びましょう。

iVCam

iVCamは、USB接続とWi-Fi接続の両方に対応したWebカメラ化アプリです。有料版と無料版があり、無料版には以下の制限があります。

EpocCam

USB接続とWi-Fi接続が可能なWebカメラ化アプリです。無料版と有料版があり、無料版では以下のような制限があります。

Iriun Webcam

Iriun Webcamは無料で利用できるWebカメラ化アプリです。Wi-Fi接続に対応し、Android端末はUSB接続にも対応しています。

スマホをワイヤレスマイクとしても使用でき、画質もオートかHDなどのサイズを選ぶことができます。無料でありながら広告が表示されないのもうれしいポイントです。