人事評価シートとは、企業の人事担当者が社員の能力や適性を把握するために用いるシートのことです。
最終更新日: 2024年03月28日
しかしいざ人事評価シートと聞いても「人事評価シートはどのように書くのだろうか」「人事評価シートの記入例が知りたい」と考える方も多いのでは？
本記事では人事評価シートの目的、概要の説明から、職種別の書き方まで徹底解説していきます。さらに、人事評価シートのテンプレート例も用意しました。
人事評価シートの書き方のコツをつかんで上手く自分をアピールし、納得のいく公正な人事評価を実現させましょう。
人事評価の目的は？
人事評価は主に「社員の能力や課題を把握するため」「社員のモチベーション向上のため」「正確な目標設定のため」「自らの成長を確認するため」の4つの目的で行われます。
人事評価シートには何を書けばいい？
人事評価シートに書く内容は職種によって異なりますが、目標の達成度と今後の期待について書くことが多いです。
人事評価シートとは
人事評価シートは、人事評価の際に使われます。
企業ごとに定められた評定期間内で、社員の成果や業務に対する意欲などを評価するために、あらかじめ決められたフォーマットに沿って、もしくは自作で作成するものです。
人事評価シートを上手く用いると、人事評価をより効果的になり社員の意欲向上にも役立つでしょう。
人事評価の目標管理で使われるシート
人事評価シートとは、人事評価の際の目標管理の一環としても用いられます。
人事評価とは社員の業績や仕事ぶりを評価するための制度で、事前に設定した項目に照らし合わせて社員の成長や達成度を確認します。
そこで、個人のスキル向上を評価するのに必要なのが目標管理。目標管理は、評定期間ごとに社員自身に目標設定します。そしてその目標をどの程度達成できたかを確認し、評価を策定するのが一般的です。
社員自ら目標を設定し、到達度合いにより人事評価を行うため、在籍年数や性別に関わらず公平に評価できるのです。
人事評価制度のメリットや手法など、概要に関する内容は以下の記事で詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。
人事評価の方法によって評価シートの項目は異なる
人事評価や目標設定には、近年さまざまな方法が提唱されています。
近年よく話題に上がるのはOKRとMBO。それぞれで目的や評価期間が異なり、企業のカルチャーによってより良い方法で導入されるでしょう。
主な目標設定方法、またOKRとMBOの詳細については以下の記事で解説しているので、参考にしてみてください。
また従来の企業では年次での昇格や昇給が一般的で、3月決算の企業であれば4/1～翌年3/31を評定期間とし、4/1より昇格や昇給を実施していました。
しかし現在では、企業の成長具合や業種などによって評価期間は異なります。
どんな手法で人事評価や目標設定を行うのか。評定期間はどのくらいなのか。それによって人事評価シートは各項目がガラリと変わるので注意しましょう。
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【職種別】人事評価シートの記入例
人事評価上で、評定期間中の自身の実績を評価社にアピールする際には、業種や部署別でいくつかポイントが異なります。
以下の10種類の職種に分けて、記入のポイントと記入例を紹介していきます。
- 営業職
- 管理職
- 事務職
- 企画職
- コンサルタント
- 技術職
- 看護職
- 保育士
- 介護職
- 公務員
営業職は目標に対する結果を定量的に測量しやすいので、実績は数値化して示しましょう。
営業職の例文
達成できた指標、達成できなかった指標とともに、翌期に向けて課題と改善策がある場合は記載することが重要です。
部下の自己評価例
| 今期の売上は150万円、新規顧客の受注数は5件だった。
新規顧客の受注数は目標値に対して到達度は80％であったが、今期当初の売上目標に対して売上達成率は150％であるため、自己評価はA評価とする。 既存顧客への対応に工数を浪費し、新規顧客への対応に工数を割けなかった点に課題がある。 既存顧客への対応は基本的にメールおよびマニュアルへの誘導で対応し、工数を捻出して翌期は新規顧客獲得に向けた対応を実施する予定。 |
上司のコメント例
| 売上目標の達成率が150％であることは素晴らしい結果である。
チーム内でリーダーシップを発揮し、積極的にメンバーとのコミュニケーションをとることで結束力が高まったことは評価に値する。 一方で、新規顧客からの目標受注数が未達であったことから、新規顧客獲得のための新たな取り組みを考案し、実行していく必要があるだろう。 |
管理職の例文
管理職では業務管理への定量的な評価と、コミュニケーション管理やキャリア管理などの定性的な評価を含めなければならなりません。
管理職自らの業務と、プロジェクトや部下のフォローなどの業務をいかに同時並行して進めたのか、工夫点があればアピールしていきましょう。
部下の自己評価例
| ○○社基幹システム刷新プロジェクトにおいて、当初予算に対して実績は80％、当初進捗率に対しては実績120％であったため、自己評価はＳとする。
一方で、プロジェクト内の人的リソースはひっ迫しており、今後の○○フェーズで進捗の遅れが懸念されるため、○○領域に知見を持つ専門コンサルタントを外部から招集し、課題を解消する見込み。 |
上司のコメント例
| 部下をまとめ上げてプロジェクトチームが一丸になって取り組んだことで、実績120％を達成したことは評価に値する。
予算に対する実績が80％であることと、○○フェーズに関する進捗の遅れに関しては、コスト削減と外部リソースにかかる費用を調整しながら、改善策に取り組んでほしい。 |
事務職の例文
事務職は営業職と異なり、個人で売上に対する数値目標を持つことが少ないため、到達度で実績を示すことが難しい場合があります。
業務上で設定した目標と、評定期間内に出した成果を比較して達成度を表しましょう。
部下の自己評価例
| 期初の予定通り、評定期間中に○○社の経費精算システムを営業部向けに導入し、ユーザー説明会を遅延なく実施できた。
また、期初に4本予定していた業務効率化エクセルマクロを3本開発した。 |
上司のコメント例
| システム導入や、エクセルマクロを3本開発して会社の業務効率化を向上させた点で評価に値する。
今後も各部署の負担の大きい業務を把握し、それを軽減させられるような取り組みを続けてほしい。 |
企画職の例文
企画職は数値の正確な分析や、企画の提案能力、実行しようとする意欲が評価の対象です。
できるだけ数値化した実績を提示し、その事実から意欲を証明できるように書くのがポイントです。
定量化が難しい場合は、定性的な実績を織り交ぜながら、目標の達成度と仕事への意欲を表す内容を記載しましょう。
部下の自己評価例
| シニア層向けの○○商品の企画書を作成し、新規プロジェクトの創出につなげた。
また、ロジカルプレゼンテーションスキルを身に着けるため外部研修に参加し、社内の企画書採用率を30％向上させた。 |
上司のコメント例
| 新たなプロジェクトを生み出し、プレゼンテーションスキルを学んで企画書の採用率を30％も向上させたという、仕事に対する意欲は評価に値する。
外部研修で身に着けたスキルを活用しながら磨きをかけ、プロジェクトを進めるにあたって発揮してほしい。 |
コンサルタントの例文
顧客のニーズに対して現状を細かく分析し、いかに満足のいく提案ができたかが評価されます。
提案内容を導出したプロセスを提示し、どの業務が最終的な結果につながったかを詳しく説明することが大切です。
部下の自己評価例
| 顧客から既存製品の販売戦略見直しの依頼を受け、市場分析を通していくつかの改善策を提案。
しかし、顧客の予算と製品コンセプトに合わないため、顧客情報のヒアリングを再度行ってニーズを細かく的確にキャッチした。 宣伝をインターネット広告に注力させる提案が採用され、目標販売数〇万個を達成した。 |
上司のコメント例
| 1回のヒアリングでも依頼とニーズに対して深い理解ができるよう、今後努めていく必要がある。
その時間を削減できれば、よりよい提案の創出が可能になり顧客との関係性向上にもつながるだろう。 顧客のニーズを深く読み取る時間を儲け、目標の販売個数を達成できたことは評価に値する。 |
技術職の例文
技術職は、製造業において製品への貢献度を定量的に示すことが重要です。
「○○製品の○○部品の製造コストを2％減少させた」「○○製品の稼働スピードを30％向上させた」など、数値を用いて書くことがポイントです。
製品の実用化や、効率的な生産体制の構築にどれほど貢献したかを提示しましょう。
部下の自己評価例
| ○○部の管理会計業務で使用している○○システム上の帳票の数が多く、業務効率の低下につながっていたため、帳票の全体的な見直しを実施した。
結果、現行帳票の90％を削減し、合計10本程度の帳票へ集約できた。それに伴い、年間の帳票にかかる管理コストが10万円程度削減される見込み。 |
上司のコメント例
| 管理会計の業務効率を低下させる要因で帳票を見つけ出し、現在の帳票の90％を失くして業務が効率された点は評価に値する。
さらに、業務の効率化だけでなく管理コストの削減にまでつなげられることは、会社にとって大きな功績である。 |
看護職の例文
看護師は医療分野で働きながら、医療に関する専門知識だけでなく、患者に寄り添うコミュニケーション、事務処理能力も評価の対象となります。
個人の取り組みのみならず、周囲と連携して行ったことを具体的に示しながら業務を行い、患者のケアやサポートができたかを書くようにしましょう。
部下の自己評価例
| 担当する患者さんやそのご家族、すれ違う方々にも積極的に挨拶を心がけ、病院に対する不安感や緊張感を和ませるため取り組んでいる。
患者さんが話しやすい環境づくりだけでなく、勉強会や研修にも毎度参加して医療に関する知識をインプットすることで、自分自身の看護スキル向上にも努めている。 |
上司のコメント例
| 患者さんからの評判もよく、チームの一員として大変頼もしい。
しかし声掛けに集中するあまり、他の看護師とのコミュニケーションに欠ける部分がある。 今後は同僚とのコミュニケーションも増やしていくことで、立派な看護師になることを期待している。 |
介護職の例文
介護職の評価項目は、要介護綾に対する生活支援スキル、同僚や要介護者とのコミュニケーションスキル、事務処理手続きのスキルなど、幅広い業務スキルが求められます。
スキルを発揮できた具体的な場面や業績を示すことが重要です。
部下の自己評価例
| 要介護者による満足度調査で5点満点中4.23点を取得し、所属する部署内で上位10％未満の実績を収めた。また、認知症のオンライン講義を受講することで、認知症に対する認定資格を取得した。 |
上司のコメント例
| 多くの業務を器用にこなしながらも周囲との関係、特に要介護者とのコミュニケ―ションに積極的な姿勢は非常に好印象だ。
スキルや経験、知識を活かして今後は後輩や他スタッフなどの育成に取り組んでほしい。 |
保育士の例文
保育士の評価ポイントは保護者の信用を獲得し、安心して子供を預けられる場所づくりです。
自己評価では、保護者からの信用を得るために行った工夫や、どこに課題意識をもって取り組んだかなどを記載しましょう。
部下の自己評価例
| コロナの環境下で子どものコロナ感染を危惧する保護者が多く、感染対策を保育園としてどのように実施しているか問い合わせが多い点に課題意識を持った。
そこで、保育園として実施するコロナ対策を明示的にホームページに載せ、感染症対策に対する質問を90％以上減らすことができた。 また、日次で園児全員の熱を測り、高熱の児童がいないことをホームページで周知することで、保護者の信用獲得に務めた。 |
上司のコメント例
| 子どもたちの安全対策だけでなく、それを周知させることで保護者へ安心感を与えられたことは素晴らしい対応である。
積極的に情報共有を行い、保護者の疑問点を取り除くことを目指した姿勢は、保育士として今後も活かしてほしい姿勢だ。 |
公務員の例文
公務員の評価ポイントは、法令を遵守した適切で的確な業務を実施する点です。法令順守および適切さ、的確さ、能力および情意を紐づけたアピールをすることが大事です。
部下の自己評価例
| 署内のシステム導入規定に則て、経費精算システム提供ベンダー3社から見積もりを取り、取引先ベンダーを総合的に評価した。
結果○○社の導入を決定し、評定期間中に遅延なく導入を完了。 また、ホームページ上の「よくある質問」をチャットボット化し、市民の利便性を底上げし、市民からの電話問い合わせを前期比10％削減した。 |
上司のコメント例
| 複数の会社から見積もりを取り、最も適切なものを導入して業務効率化に務めた点は評価に値する。
業務効率のみならず、市民の利便性も考慮した「チャットボット化」は今後の作業効率も上げることが期待できる。 これからも積極的に取り組むその実行力を発揮してほしい。 |
人事評価シートのテンプレート
人事評価シートは、自社の人事評価がどのような基準で行われているか、どのぐらいの期間で行われているかなどによって入力する項目は異なります。
ですが人事入力シートをいきなり1から作成するのは至難の業。参考になるテンプレートを基に、企業ごとにカスタマイズすることをおすすめします。
そこで業種ごとのテンプレートはもちろん、評価手法ごとのテンプレートもご紹介。テンプレートを基準に自社に合った形に変更してご使用ください。
基準となる人事評価シートのテンプレート
人事評価シートの業種・業界別テンプレートは、厚生労働省ホームページからダウンロードすることができます。
主だったいくつか業種のテンプレートサンプルを抜粋。またその他の業種の一覧ページもまとめました。
| 事務職(人事・人材開発・労務管理・生産管理・営業・マーケティング)向け |
| 卸売業(メーカー、リテールなど)向け |
| Web・コンテンツ制作業(サイト運営、Webコンテンツ作成など)向け |
| 職業別職業能力評価シートダウンロードページ
（エステティック業・警備業・葬祭業・ディスプレイ業・外食産業・フィットネス産業・卸売業・在宅介護業・スーパーマーケット業・電気通信工事業・ホテル業・ビルメンテナンス業・アパレル業・ネジ製造業、旅館業） |
MBO、OKRに基づく人事評価シートのテンプレート
目標設定の手法によって人事評価シートの内容は全く異なります。
| ダウンロードはこちら：OKR_テンプレート |
| ダウンロードはこちら：MBO_テンプレート |
人事評価シートを書くうえで必要な4つのポイント
人事評価を書く際には以下の４つのポイントを意識するようにしましょう。
- 客観的に評価
- 数値を用いて評価
- 失敗だけでなく改善点も記載
- 実現可能な目標設定
自己評価は実績を評価者にアピールするためのものなので、実績に対して納得してもらえるように作成することが求められます。
客観的に評価する
自己評価は、評価の根拠となる事実を客観的に示して実施しましょう。
「評定期間中はとてもよくできていた」「最高評価を得てよい程の働き方をした」など、自身の主観的な視点で評価してはいけません。
このような曖昧な評価だと、評価者を納得させるだけの根拠がないとみなされます。
客観的事実に基づいて、自分の働きによってどのような好影響を与えたのかを提示する必要があります。
第3者の視点から自分を見つめなおし、事実通りの自己評価をつけられるようにしましょう。
数値を用いて評価する
評定期間中の実績は定量的に評価するようにしてください。
「売上目標に対する到達度」「評定期間中に実施した社内研修数」など、数値として測定できる指標を根拠にする必要があります。
しかし、定量化が難しい実績がある場合もあるでしょう。
そのときは「カスタマーサクセス業務で顧客の解約を未然に防いだ」「社内文書を整理し、社内の業務を効率化させた」など、具体的な行動を言葉で表現します。
失敗だけでなく改善点も記載する
評定期間中の実績だけでなく、課題と改善点も報告しましょう。
ビジネス上で課題は常に存在し、課題を見つけられなければ成長も見込めません。そのため、課題を見えていない社員はのびしろの無い人材だと考えられてしまいます。
翌期に向けた課題の分析と、課題に対する施策を報告することでプラスの評価につながります。
以下の例文のように、具体的な課題を施策提案を実施することが重要です。
| <例文>
今期は売上目標を達成できたものの、顧客の弊社製品への理解の低さが目立ち、継続率の低下に懸念がある。 翌期以来、顧客の弊社製品の使用率をシステム上で監視し、継続率低下の傾向が見られる場合には対面でのフォローを設ける。 |
実現可能な目標設定する
翌期以降の目標は実現できる範囲で記載しましょう。
「翌期は売上を2倍にする」「○○業務を全て自動化する」など、個人の能力に対して大きすぎる目標は、自己評価が出来ていないと判断されて評価を下げる原因にもなります。
大きすぎたり、低すぎる目標は自己評価が適切に行わていない証拠でもあります。
そのため、自己評価を行って自分を分析したうえで、個人にあった目標を設定するようにしましょう。
人事評価シートを効果的に活用しよう！
人事評価シートは人事評価の中でも、目標管理に役立つものです。
人事評価で重視する成果、スキル、仕事への意欲などの項目を管理することができるので、人事評価シートを適切に効果的に活用すれば、人事評価制度の質を高められるでしょう。
人事評価シートを記入する際には、評価する側もされる側も具体的に書くことが大きなポイントです。
部下は自分の業績とともに意欲に対してもアピールする場となり、上司が部下の今後の課題を提示することで個人レベルでもパフォーマンス向上にもつながります。
人事評価シートを上手に書くためのコツを把握し、社員にとって効果的な人事評価を実現させましょう。
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人事評価システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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