請求書業務は経理担当者にとってミスやモレが許されず、量にも対応しなければならない業務です。月末月初や繁忙期の負担は大きく、人的リソースで乗り越えてきた企業も少なくありません。
最終更新日: 2024年10月25日
請求書業務を自動化できれば、ミスの削減だけでなく、大幅な業務効率化を実現することができます。本記事では、請求書業務を自動化する方法とおすすめのサービスを紹介します。自社の課題にあわせて、お役立てください。
請求書処理の課題点
請求書処理に関する課題は、費用や管理の面で多岐にわたります。まず、多くの企業が紙の請求書を利用しており、印刷や郵送にかかる費用は無視できません。さらに、取扱いには多くの手間が存在し、人件費の増加を招きます。
また、宛名の入力ミスや請求書の送付ミスは、企業の信用問題に関わるため慎重さが求められます。請求書を受領後、異なる形式によるデータ入力は煩雑で、月末には特に作業が集中しやすく、業務効率に影響を与えます。
スキャンやファイリング作業も負担となり、デジタル管理のシステムがなければ、文書管理が煩雑化しやすくなります。
さらに、請求書を保管するスペースの確保も大きな課題です。2022年の電子帳簿保存法改正後は、電子保存が求められ、従来の紙と電子の二重管理が法的リスクを生む可能性もあり、文書管理体制の刷新が必要になります。
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請求書を自動化・効率化することの重要性
請求書の自動化・効率化は、経理担当者が直面するさまざまな課題を解決する鍵となります。膨大な紙の処理や手作業によるミスを削減し、業務効率を大幅に向上させられるからです。
自動化ツールの導入により、請求書の発行から受領、データ管理まで一元化し、手間のかかるプロセスをスムーズに行えます。
また、電子帳簿保存法への対応にも対応し、法的リスクを緩和できます。経理担当者は日々の煩雑な作業から解放されるでしょう。
請求書処理を自動化・効率化する3つの方法
請求書業務を自動化し、効率化する方法を紹介します。
（1）Excelを活用する
Excelを利用することで、請求書発行や受領業務を効率化することが可能です。
- 請求先（取引先）一覧作成：請求書の作成や入金漏れの防止、二重支払や支払漏れを防止
- 請求書テンプレート作成：作成時間を削減
- 管理フォルダ作成：取引先、年月ごとに分けることで管理や検索作業を効率化
Excelを活用するメリット・デメリット
請求書の数が少なく、極力費用をかけたくない方にはExcelでの請求書管理でも対応できるでしょう。以下、メリット・デメリットを解説します。
| メリット | デメリット |
| ・簡単に始められる ・費用がかからない |
・取引先の増加に伴い、経理担当者の負担も増加する ・手作業が多いのでミスが起こりやすい ・担当者ごとに関数や形式が異なるなど、属人化する可能性がある ・データが蓄積されるとファイルが重くなる |
（2）VBAを活用する
VBAを使えば、請求書の作成からメール送信までを自動化することが可能です。VBAを使うには、まず以下の準備が必要です。
- 請求書のテンプレートを作成
- 請求書に記載する取引データを一覧にする
- 取引先に送るメールのテンプレートを作成する
- 取引先の会社名、担当者、連絡先などのデータ一覧を作成する
VBAを活用するメリット・デメリット
VBAを扱える人材がいれば、費用もかからず効率化が可能です。ただし、以下、メリット・デメリットを解説します。
| メリット | デメリット |
| ・Excelよりも量やスピードに対応することができる ・費用がかからない |
・専門的な知識が必要で導入難易度が高い ・属人的な作業になりやすい |
（3）請求管理システムを活用する
請求書業務を自動化・効率化するには、請求管理システムの導入が適しています。請求書を発行するタイプや、受領業務に対応できるタイプなど製品によってさまざまです。
| メリット | デメリット |
| ・自社の課題にあった製品を選び、業務効率化を実現 ・法改正への対応や機能アップデートも月額費用で対応できる ・既存のシステム（会計ソフトやERP）との連携ができる |
・初期費用や月額費用が発生する ・導入に対する社内への理解や承認フローの見直しが必要 |
請求書管理システムを導入して請求書業務を自動化するメリット
改めて請求管理システムを導入するメリットについて解説します。
請求書の発行業務を効率化できる
請求書の発行業務を自動化する機能を搭載するシステムを導入すれば、請求書の作成や発行、送付業務を効率化できます。オフィスから離れた場所でも、必要な項目を入力するだけで請求書の作成や発行ができます。
発行した請求書はメールや郵送で送付でき、会計ソフトや他のサービスと連携すれば情報管理も一元化され、より効率的になるでしょう。
請求書の受領業務を効率化できる
受領業務を自動化する機能を搭載するシステムを導入すれば、取引先から受け取った請求書をAI-OCR等により電子化し、システム上で一元管理できます。
取引先からさまざまな形で送られてくる請求書の処理は、内容の確認から会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成、社内稟議、ファイリング等、多くの手作業を必要ます。
請求書受領システムによってペーパーレス化・オンライン化することで、業務工数やミスを大幅に削減することができます。
これまで難しかった請求書処理業務のテレワーク化が図れたり、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が容易になることからも注目されています。
承認フローの見直し・効率化ができる
請求管理サービスを導入すると、承認フローの見直しが発生します。社内の承認フローが複雑だったり、承認のためにわざわざ出社したりと、これまで不便を感じることはなかったでしょうか。
承認フローが見直されれば承認プロセスが可視化され、承認者が外出中や在宅勤務中でも承認が可能です。
請求書業務に発生する経費を削減ができる
請求書を電子化して自動化することにより、ペーパーレス化を実現します。用紙代・印刷代・郵送代などの経費削減が可能になります。
2024年10月からの郵便料金の値上げ対策としても有効な手段の1つです。
請求書発行システムおすすめ3選
freee請求書
「freee請求書」は40種類以上の中から自社に合ったテンプレートを選択し、請求書を作成できます。
入力フォームに沿って各項目を記載するだけの簡単設計で、誰でも簡単に請求書の作成が可能です。
請求・入金のステータスは見やすい一覧画面で管理できます。請求書の送り漏れや入金漏れを防げるうえに、わざわざステータス変更を管理する必要もありません。
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、直感的な操作で請求書や見積書などの帳票を簡単に作成できるクラウドサービスです。送付先や勘定科目の自動入力や帳票同士の変換が可能で、レポート機能やクレジットカードの決済機能も実装されています。
パソコンとインターネット環境があれば、場所を選ばず利用でき、WindowsとMacの両方に対応しているので、あらゆる業態・業種で活用できます。
法令の改正や増税などの対応はベンダーで行ってくれるので、ユーザーは常に最新の状態で請求書システムを活用できるのも魅力です。各種会計ソフトともスムーズな連携ができます。
請求先の件数が増え、領収書発行にかかる業務負担を大きく削減したい企業におすすめのシステムです。
BtoBプラットフォーム 請求書
BtoBプラットフォーム 請求書は国内シェアNo.1を誇るクラウド請求書発行システムで、請求書の受け取りから発行まで自動化できます。今まで紙で行っていたやり取りをクラウド上で行えるので、原本の紛失などのリスクを回避可能です。
紙の請求書を希望する取引先がいる場合にも、請求業務は電子化できるのは特徴的です。取引先の希望によらず、請求をデジタル化できるので大幅な業務の効率化が図れます。
クラウドシステムなので、どこからでもアクセスできる利便性に加えて、仕訳の入力も簡単になります。紙の請求書でのやり取りに比べて、経理の負担が軽減されるでしょう。
請求書受領サービスおすすめ3選
TOKIUMインボイス
株式会社TOKIUMの「TOKIUMインボイス」は、請求書の受け取りから支払いまでの受領業務を完全ペーパーレス化するシステムです。郵送・Webなど形式に問わず、請求書の受け取りをTOKIUMが代行し、自動でデータ化します。
データはオンラインで自社に届くので、入力や入力チェックといった作業は必要ありません。そのまま仕訳・申請・承認作業を行えるだけでなく、ほとんどの会計ソフトとの連携も可能です。請求書支払い業務に割かれていた時間を大幅に削減できます。
ISMS認証(情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際標準規格)取得済みなど、セキュリティ面も安心です。
Bill One
Sansan株式会社の「Bill One」は郵送やメール添付、アップロードなど、さまざまな形式の請求書を受領し、データ化してクラウド上で一元管理するシステムです。経理部門をはじめ請求書処理に関わる、すべての部門で業務効率化を実現できます。
データ化はAI・OCR・オペレーターによる入力で、99.9％という高い精度を実現しました。データはクラウド上に保管されるので、ほかのシステムとの連携も可能です。また固定フォーマットによる自社請求書の発行代行や、メール一括送信・郵送代行にも対応しています。
請求管理ロボ
株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」は、紙やExcelを使用せず、請求書業務の自動化・ペーパーレス化を実現するシステムです。特に継続的な請求業務に、効果を発揮します。
あらかじめ請求先と請求内容を登録しておけば、毎月自動で、請求書の発行・送付(メール添付・郵送代行)が可能です。前月からの繰越金や前受金も反映されるので、手作業の必要がありません。請求書の印刷や封入、発送作業も不要です。
また企業間取引の与信・請求・入金消込・督促業務まで、請求業務をまるごと代行してくれるサービスも用意されています。
請求書業務をシステムで自動化し業務効率化を目指そう
請求書業務は入力項目が多くミスが許されないため、作成や確認などの手間や時間がかかります。
毎月の請求処理の数が少なければ、エクセルを工夫して使うことで事足りるかもしれません。しかし、今後は電子帳簿保存法やインボイス制度の開始などで請求書業務はますます煩雑化することが予想されます。
請求書処理を自動化・効率化するには、請求管理システムの導入が現実的です。無料トライアルを設けているサービスも多くあるので、上手に活用しながら具体的に検討してみることもおすすめです。
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