請求書処理を自動化・効率化する方法を解説

請求書の作成や受領業務は経理担当者にとって、重要であり骨の折れる業務です。請求書業務を自動化できれば、業務効率化だけでなくミスの軽減にもつながります。

本記事では、請求書業務を自動化する方法とおすすめのサービスを紹介。自社の課題と照らし合わせて、最適な方法を見つけてみてください。

請求書処理を自動化・効率化する方法

請求書に関わる業務を自動化し、効率化する方法を紹介します。

エクセルやVBAを活用する

エクセルやVBAを上手に使えば、請求書発行や受領業務を効率化することが可能です。

エクセルでは以下を行うことにより業務の効率化が図れます。

エクセルで管理することのメリットは以下の点が挙げられます。

• 簡単に始められる
• 費用がかからない

一方で、注意点も多く存在します。主な注意点としては、以下の点が挙げられます。

• 取引先の増加に伴い、経理担当者の負担も増加する
• 手作業が多いのでミスが起こりやすい
• 担当者ごとに関数や形式が異なるなど、属人化する可能性がある
• データが蓄積されるとファイルが重くなる

毎月の請求書処理の数が少なく、極力コストをかけたくない方にはエクセルでの請求書管理は適しているといえるでしょう。

またVBAを使えば、請求書の作成からメール送信までを自動化することが可能です。VBAを使うには、まず以下の準備が必要です。

上記を準備したうえでVBAのプログラムを作成すれば、請求書の作成からメール送信までが自動で処理されるようになります。

VBAは自動化ができるため、エクセルよりもさらなる効率化を図ることが可能です。しかしVBAの導入時には専門知識が必要になり、難易度が格段に上がることは間違いありません。

社内にVBAを使える人材がいれば問題ありませんが、そうでなければ現実的とはいえません。請求書業務は取引先との信頼関係にも大きく関わるので、慎重に検討することをおすすめします。

請求書管理システムを活用する

請求書業務を自動化・効率化するには、システムの導入が最も適しているといえます。

請求書管理システムを導入すると、受領した請求書を電子化できたり、毎月決まった請求書を自動で発行できたりします。カメラで写真を撮るだけでデータをアップロードできるOCRやデータ入力を自動で行うRPAなど、入力支援ツールを搭載した請求書システムはとても便利です。

また外部の会計システムや支払いサービス、自社の基幹システムとも連携が取りやすく、請求書の内容を何度も転記する必要がなくなります。

請求書管理システムの注意点としては、導入・運用コストがかかることです。しかし、システムを導入することで削減できる経費や人件費があることを忘れてはいけません。とはいえ、エクセルなどと比べて費用対効果を意識することが必要になるでしょう。

システムを導入して請求書処理を自動化するメリット

請求書管理システムを導入することのメリットについて見ていきます。

受領業務を効率化できる

受領業務を自動化する機能を搭載するシステムを導入すれば、取引先から受け取った請求書をAI-OCR等により電子化し、システム上で一元管理できます。

取引先からさまざまな形で送られてくる請求書の処理は、内容の確認から会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成、社内稟議、ファイリング等、多くの手作業を必要とする負荷の高い業務です。請求書受領システムによってペーパーレス化・オンライン化することで、業務工数やミスを大幅に削減することができます。

また、これまで難しかった請求書処理業務のテレワーク化が図れたり、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が容易になることからも、昨今注目が高まっています。

発行業務を効率化できる

発行業務を自動化する機能を搭載するシステムを導入すれば、請求書の作成や発行、送付業務を効率化できます。オフィスから離れた場所でも、必要な項目を入力するだけで請求書の作成や発行ができます。

発行した請求書はメールや郵送で送付でき、会計ソフトや他のサービスと連携すれば情報管理も一元化され、より効率的になるでしょう。

承認プロセスを効率化できる

多くの請求書管理システムには承認フローの電子化機能が搭載されています。

社内の承認フローが複雑だったり、承認のためにわざわざ出社したりと、これまで不便を感じることはなかったでしょうか？

承認フローが電子化されれば承認プロセスが可視化されるうえ、承認者が外出中や在宅勤務中でも承認が可能になります。

経費を削減できる

請求書を電子化して自動化すると、ペーパーレス化にもつながります。ペーパーレス化によって用紙代・印刷代・郵送代などの経費削減が可能になります。

また紙の請求書を作成して郵送するためには、人件費もかさみます。請求書管理システムの導入・運用にはコストがかかりますが、長期的に見れば大幅なコストカットを目指せるでしょう。

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請求書業務を自動化し、業務効率化を目指そう

請求書業務は入力項目が多くミスが許されないため、作成や確認などの手間や時間がかかります。

毎月の請求処理の数が少なければ、エクセルを工夫して使うことで事足りるかもしれません。しかし、今後は電子帳簿保存法やインボイス制度の開始などで請求書業務はますます煩雑化することが予想されます。

請求書処理を自動化・効率化するには、請求書管理システムの導入が現実的です。無料トライアルを設けているサービスも多くあるので、上手に活用しながら具体的に検討してみることもおすすめです。

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