請求書受領システム比較おすすめ13選

人気の請求書受領システム5製品を比較しました。

※コストは公開情報を基にしたシミュレーションであり、実際の料金は個別見積もりで変動します。詳細は各公式サイトでご確認ください。

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導入後に「こんなはずじゃなかった…」と後悔しないために、経理担当者が押さえるべき7つの選定ポイントを解説します。

①法対応に対応しているか

電子帳簿保存法への対応は選定の必須条件です。「電子帳簿保存法対応」と書かれているだけでは不十分で、客観的に判断する指標「JIIMA認証」が重要です。

公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会が「きちんと法律の要件を満たしていますよ」と公式に認めた認証です。この認証がある製品であれば、法対応に関する不安はほぼ解消されると考えてよいでしょう。税務調査の際にも、正当性を主張しやすくなります。

参照：JIIMA 公式サイト | 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会

②既存システムとの連携ができるか

既存で利用している会計ソフトとのデータ連携は、日々の業務効率を大きく左右します。連携方法は主に2種類あります。

• API連携：システム同士が直接データをやり取りする方法。ボタン1つで仕訳データが自動で会計ソフトに反映され手間もミスもありません
• CSV連携：システムから出力したCSVファイルを、会計ソフトに手動で取り込む方法。ひと手間かかりますが、多くのソフトに対応できる汎用性があります

理想はAPI連携ですが、対応している製品はまだ限られます。CSV連携の場合は、自社の会計ソフトのフォーマットに合わせて、柔軟に項目をカスタマイズできるかを確認しましょう。

③データ化の精度をどこまで求めるか

AI-OCRで自動化という言葉は魅力的ですが、精度は100%ではありません。手書きの文字や複雑なレイアウトの請求書では、誤認識が起こります。

読み取り結果を自社で確認・修正するのか、多少コストをかけてでもオペレーターによる入力代行（精度99.9%など）で「正確性」を委託するのか。自社の業務フローや予算、求める品質次第です。

④料金体系や総額（年間）は適切か

月額料金の安さだけで選ぶのは要注意です。請求書受領システムの料金は、主に以下の組み合わせで構成されています。

• 初期費用：導入やカスタマイズにかかる設定費用
• 月額料金：固定でかかる毎月の費用
• 従量課金：請求書の処理枚数やユーザー数に応じて変動する費用

「月額費用は安いけど、1枚あたりの単価が高い」「基本料金にオペレーター入力は含まれていない」といったケースも少なくありません。請求書の月間処理数をもとに年間の総額を算出しましょう。

⑤現場で無理なく使えるか

高機能なシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。導入時の初期設定や、日々の操作が、現在の経理担当者のITスキルレベルで無理なくおこなえるかは重要です。

無料トライアルやデモを活用し、実際に画面を触ってみることを強くおすすめします。「マニュアルを見なくても、直感的に操作できるか」「設定で不明点があった際、すぐに解決できそうか」といった観点でチェックしましょう。

⑥導入後も頼れるサポート体制、パートナーか

導入時のサポートはもちろんですが、重要なのは運用後のサポートです。「システムを拡張したい」「エラーやトラブルが発生した」という場合に電話やメール、チャットで気軽に相談できる体制が整っているかを確認しましょう。専任担当者がついてくれるか、サポートの対応時間なども重要なチェックポイントです。

⑦請求書原本の保管方法は自社保管か外部委託か

ペーパーレス化を進めても、紙の請求書原本の保管義務がなくなるわけではありません（税法上、原則7年間の保存が必要）。

受け取った紙の請求書を、スキャン後に自社で保管するのか、それともサービス事業者が提供する原本保管サービスを利用して外部に委託するのか。もちろん原本保管サービスを利用には追加コストが発生します。

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請求書受領システムとは、あらゆる形式で届く請求書の受け取りからデータ化、保管、そして支払処理までの一連の業務を自動化するツールです。

法改正への対応といった“守り”の業務を固めつつ、月次決算の早期化や大幅な業務効率化といった“攻め”の体制を実現するための強力な武器となります。

AI-OCRとワークフローで請求書処理を自動化

請求書受領システムで重要な機能が「AI-OCR」と「ワークフロー」という2つの技術です。手作業でおこなっていた入力作業や承認業務といったプロセスを劇的に効率化します。

■AI-OCR (光学的文字認識)

スキャンした紙の請求書や、送られてきたPDFファイルの中から、AIが「請求書発行元」「請求金額」「支払期日」といった重要な文字情報を自動で読み取り、データ化してくれる技術です。手書きの文字や、請求書ごとに異なるフォーマットにも柔軟に対応できるのが特徴です.

■ワークフロー

データ化された請求書を社内ルールに従って「誰が」「いつ」「何を」承認したのかをシステム上で管理する仕組みです。紙を回覧する必要がなくなり、承認状況がひと目でわかるようになります。

請求書受領システム導入前後の業務フロー比較

実際にシステムを導入すると、日々の業務はどのように変わるのでしょうか。請求書を受け取ってから保管するまでの流れを、導入前後で比較します。

請求書受領システムは、日々の煩雑な手作業をなくし、経理担当者がより本質的な業務に集中できる環境を作り出します。

自社に合ったシステムが見えてきたら、次は導入に向けて具体的なステップに進みましょう。ここでは、稟議（りんぎ）を通して契約に至るまでの流れと、導入担当者が陥りがちな「失敗例」を解説します。

せっかく導入したシステムが、うまく活用されなければ意味がありません。よくある失敗例とその対策を知り、同じ轍を踏まないようにしましょう。

失敗事例①現場への説明不足で、反発を招いてしまう

導入決定後ではなく、検討段階から経理部のメンバーに情報を共有し、「どうすればもっと楽になるか」という意見交換を行いましょう。「トップダウンで決められた」のではなく「みんなで選んだ」という意識が、スムーズな移行を後押しします。

失敗事例②取引先への協力依頼が進まない

紙の請求書の郵送先変更など、取引先への協力依頼は意外とハードルが高いものです。依頼状のテンプレートを用意してくれるサービスを選ぶ、あるいは「まずは一部の主要な取引先からお願いする」など、段階的に進める計画を立てましょう。

失敗事例③「導入して終わり」になり、効果を測定しない

導入前に測定した「処理時間」や「残業時間」を、導入後3ヶ月、半年といったタイミングで再度測定しましょう。具体的な効果を数値で示すことで、今回のシステム導入が「成功だった」と社内外に証明でき、あなたの評価にも繋がります。

請求書受領システムの導入する際にみられる質問と回答をまとめます。

Q1. 月額料金以外に費用はかかりますか？

A.はい、かかる場合があります。

• 初期費用：導入時の設定サポートなどに発生する費用
• 従量課金：月間の請求書処理枚数により費用が変動
• オプション料金：入力代行や原本保管サービスで費用が発生

Q. 導入までどのくらいの期間がかかりますか？

A.企業の規模や選択するプランにもよりますが、一般的には申込みから1〜3ヶ月程度を見ておくとよいでしょう。会計ソフトとの連携設定や社内の承認フローの構築に時間がかかる場合があります。導入期限が決まっている場合は、余裕をもって検討しましょう。

• 申し込み・契約：1〜2週間
• 初期設定・ヒアリング：2週間〜1ヶ月
• 社内での操作研修・運用テスト：2週間〜1ヶ月

Q. 取引先が紙の請求書しか発行してくれないのですが、大丈夫ですか？

A.はい、全く問題ありません。むしろ請求書受領システムを活かせます。代行サービスであれば、紙の請求書のスキャンからデータ化まで全てを代行します。

請求書受領システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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