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金額や機能を比較して、ぴったりの製品を選びましょう
請求書受領システムとは、取引先から受け取った請求書をAI-OCR等により電子化し、システム上で一元管理できるサービスです。
取引先からさまざまな形で送られてくる請求書の処理は、内容の確認から、会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成、社内稟議、ファイリング等、多くの手作業を必要とする負荷の高い業務です。請求書受領システムによってペーパーレス化・オンライン化することで、業務工数やミスを大幅に削減することができます。
また、これまで難しかった請求書処理業務のテレワーク化が図れたり、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が容易になることからも、昨今注目が高まっています。
今回は「請求書受領システムの導入を検討しているが、どの製品を選べばいいかわからない」方向けに、
導入メリットや注意点、最適なシステムの選び方を解説します。
請求書受領システムの主要機能は、紙やPDFなどで受け取った請求書情報の自動データ化、申請・承認ワークフロー、API連携やCSVファイル出力による会計・支払いシステム等との連携です。
そのほか、請求書の受け取り・開封・スキャン作業、原本保管まで代行してくれるものや、取引先との請求書のやりとりそのものをオンライン化するもの、請求書の受領だけでなく発行も一貫して効率化してくれるものなど、さまざまなタイプがあります。
請求書は、複数の取引先から紙やメール添付などさまざまな形で、またそれぞれのフォーマットで送られてきます。それらすべてをAIやオペレーターによってデータ化し、会計の仕訳や振込データの作成まで自動化することも可能になるため、これまで経理担当者が手作業で行っていた業務の工数や、人力ではなかなか避けられなかったミスを削減することができます。
さまざまな形で受領した請求書をクラウド上に一元管理し、製品によっては承認や振込などの処理状況もリアルタイムで可視化できるため、進捗管理がしやすくなり、処理漏れをなくすことができます。
また、紙ベースで請求書を発行する取引先がいる場合、発行方法を変えてもらわなくても自社側で簡単にデジタル化できるため、ペーパーレス化が進められます。取引先との請求書のやりとりそのものがプラットフォーム上で行えるようになれば、双方ともに業務の大幅な効率化を図ることもできるでしょう。
多くの企業でテレワークの導入が進む一方で、紙の請求書の開封やファイリングなど、物理的な作業が伴う請求書処理業務はテレワーク化が進みにくい領域でした。でも、請求書の受け取り・開封・スキャン作業・原本管理を代行してくれるサービスや、取引先との請求書のやりとりをオンライン化するサービスを利用すれば、請求書処理のための出社が完全不要になります。
また、受領した請求書に基づいて取引先へ支払いを行う前に、社内で承認プロセスを回す必要がありますが、多くの請求書受領システムでは自社に合わせた承認フローをシステム内に構築することが可能なため、オンラインで申請・承認を完結できます。
多くの請求書受領システムは、請求書情報を自動でデータ化してシステムに取り込むだけではなく、請求書情報を会計ソフトや販売管理システムなどに連携する機能を備えています。また、システムによっては、会計の仕訳データや振込用データを自動作成することも可能です。これにより、会計管理や振込処理まで含めた一連の経理業務の効率化・ミスの軽減を図ることができるでしょう。
また、受け取った請求書の処理だけではなく、請求書の発行に関しても同じシステムや同一シリーズのサービスでデジタル化・効率化できるものもあり、請求書にまつわる一連の業務のDX化を一気通貫で進めることも可能です。
学習機能を持ったAI-OCRという読み取り技術により、どのサービスでも100%に近い高精度なデータ化が可能となっていますが、誤植の可能性は完全には0ではないため、自動データ化結果の確認は必要です。
自社でしっかりと確認することができるのか、多少の時間がかかっても専門知識を持ったオペレーターによる確認で最大限高い精度保証を求める必要があるのか、確認しておくとよいでしょう。
いずれの製品も基本的な機能に大きな差はありませんが、効率化できる業務範囲やデータ化する項目、連携可能なシステムや付随機能など、それぞれの特徴があります。自社・取引先の状況を踏まえて必要な機能・要件をしっかりと精査したうえで、絞り込んでいきましょう。
また、誰でも簡単に使いこなすことができそうかなども大事なポイントです。無料トライアルサービスがあれば最大限活用しましょう。
ほとんどの請求書受領システムで、電子帳簿保存法や2023年10月から導入されるインボイス制度への対応が進められています。税制や法制度の改正・施行の都度、工数をかけて自社対応するのではなく、それらに合わせてアップデートされるクラウド型サービスを導入することで最新法令に常に対応していける点は、大きなメリットです。
ただし、自社の法令対応ポリシーや運用ルールとマッチしているかはきちんと確認する必要があります。また、システム導入に合わせた運用ルールや業務フローの再整理も検討するとよいでしょう。
どんなに便利なシステムであっても十分に使いこなすことができなければ意味がありません。導入時だけでなく導入後も、システムの導入目的がきちんと達成されるために必要なサポートが得られるか、あらかじめ確認しておくことで、安心して利用を開始できるでしょう。
まずは、請求書処理に係る一連の業務プロセスの中でどの範囲を効率化したいのか、明確にしましょう。
請求書受領システムには大きく分けると次の4タイプがありますので、効率化したい業務範囲に応じて、どのタイプが最適なのか絞り込むことができます。
タイプ | 製品例 |
①自社で受領した請求書のデータ化を自動化してくれるもの | RICOH Cloud OCR for 請求書、Concur Invoice など |
②請求書の受け取りや開封、スキャン作業、紙原本の管理まで代行してくれるもの(有料オプションの場合も含め) | TOKIUMインボイス、Bill One、楽楽精算、バクラク請求書、マネーフォワードクラウド債務支払、sweeep Invoice など |
③取引先との請求書のやりとり自体をオンライン化できるもの | BtoBプラットフォーム 請求書、BConnectionデジタルトレード など |
④請求書の発行業務を効率化する機能も兼ね備えたもの | Bill One、BtoBプラットフォーム 請求書 など ※同一シリーズで請求書発行システムが提供されているもの:マネーフォワード債務支払(マネーフォワード クラウドERP)、楽楽精算(楽楽明細)など |
多くの請求書受領システムの利用料金は、月間で処理する請求書が一定枚数を超過すると従量課金される設計になっています。従業員数に応じて異なるプランが提供されているサービスもありますので、自社での利用規模の場合にどういったプラン・利用料金に該当するのかを把握し、比較検討する必要があります。
そのほかにも、事前設定や導入サポートにかかる初期費用が必要なケースや、さまざまな業務課題解決・効率化に資する有償オプションメニューが用意されているケースがあります。各システム提供事業者とのやりとりを通じて、自社の要件にあった最終的なプラン・利用料金を確認しましょう。
どの請求書受領システムも請求書情報をデジタル化してくれるものではありますが、自社において必要な項目をすべて自動でデータ化することが可能なのかは、きちんと確認しておく必要があります。詳細な明細まで必要な場合はオプションで対応しているサービスもあります。
基本的にはどの請求書受領システムも、API連携やCSVファイル出力によりさまざまな会計ソフト等と連携できるようになっていますが、念のため、自社で使っているシステム・ソフトと問題なく連携できるか、連携の仕方やオペレーションはどのようになるか、確認しましょう。
請求書情報は、自社にとって重要な機密情報です。データセンターの立地や監視体制、情報セキュリティマネジメント規格のISMS(ISO27001)などの認証の取得有無、通信データの暗号化(SSL/TLS)、IPアドレス制限やシングルサインオン機能の有無など、自社ポリシーと照らし合わせながら各システムの具体的なセキュリティレベルを確認すすることで、情報漏洩リスクに対応しましょう。
受領した請求書をAI-OCRでデータ化し、クラウド上で一元管理を実現します。紙の請求書の開封やスキャナ取り込み、明細単位の入力代行といった作業も、アウトソーシングオプションで対応可能です。
わざわざ請求書の処理業務のためにオフィスに行く必要がなくなり、請求書が複数人の手にわたる場合や会計処理が必要な場合も時間や場所を問わずに作業することができます。
初期費用 | 0円 |
月額費用 | 【従業員数50名以下の法人】 スモールビジネスプラン(小規模事業者向け) -年額プラン 2,980円/月~(35,760円/年~) -月額プラン 3,980円/月~ ビジネスプラン(中小企業向け) -年額プラン 4,980円/月~(59,760円/年~) -月額プラン 5,980円/月~ ※マネーフォワードクラウド債務支払の機能(請求書受領処理)に加え、マネーフォワードクラウド会計・請求書(発行)・経費・勤怠・給与・年末調整・社会保険・マイナンバー管理・電子契約の機能もパッケージ化されています 【51名以上の法人】要お問い合わせ |
郵送代行 | 【請求書郵送代行料金】 スモールビジネスプラン:180円/ 通 ビジネスプラン:170円/ 通 ※「郵送チケット」をあらかじめ購入することで、1通あたり150円で郵送ができます。 (郵送チケット100枚で15,000円、1通あたり150円) |
無料トライアル | 1カ月(ビジネスプラン) |
導入社数 | 非公開 |
TOKIUMインボイス(旧:インボイスポスト)は請求書の受領、データ化、保管を全て代行してくれるサービスです。通常原本を受け取ったあとスキャンしたり原本を取りまとめたりといった作業が発生しますが、TOKIUMインボイスではその業務を一貫して行ってくれます。経理担当者の負担がぐっと少なくなるでしょう。
スキャンした書類のデータはオペレーターが2人体制でチェックし、99.9%の精度を誇ります。正確なデータのため仕訳や会計ソフトとの連携も簡単です。データ化が完了した請求書は担当者に通知されるので、すぐに確認して処理できます。
原本をそのまま倉庫で管理してくれ、紙の書類の置き場に困りません。保管期間は10年間です。必要があれば取り出すことができますよ。保管に伴う書類の手作業での仕訳、ファイリング、倉庫の整理作業が一切必要ないため、コスト削減につながるでしょう。
初期費用 | 要お問い合わせ |
月額費用 | 基本利用料10,000円~ ※請求書枚数やオプション機能の利用有無により変動 |
提供プラン | ①ビジネスプラン:電子帳簿保存法に準拠し業務効率化とペーパーレス化を実現 ②エンタープライズプラン:さらに高いセキュリティ水準とサポート水準を実現 |
無料トライアル | ー |
導入社数 | 900社以上 |
導入実績 | 日本テレビ、東映アニメーション、吉本興業、シャトレーゼなど |
※1 株式会社TOKIUM(トキウム)調べ シリーズ合計(2022年4月現在)
担当者が請求書データを指定メールアドレスに送るだけでシステム上にデータがアップロードされます。電子データではなく紙で届く請求書は、受領からデータ化までを代行してもらえる機能もあります。また請求書のデータ化はオペレーターの確認により99.9%の高い読み取り精度を実現しています。
さらに「楽楽精算」はアップロードされた請求書データを読み取り、自動で支払依頼や伝票の作成を行う機能があります。承認された支払い依頼の仕訳から会計ソフトへの反映、振込データ(FBデータ)作成も自動で行えるため、請求書の処理全体の効率化が可能です。またシステムに支払先や毎月定額で発生する支払金額をあらかじめ登録できます。申請者が請求書の支払い依頼時にその都度口座情報などを入力する必要がなくなるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。
その他、社内規定に沿わない申請を自動でブロックできる機能や法人クレジットカード連携機能で利用履歴を自動で取り込む機能など経費精算の面倒な業務をラクにする機能で、請求書受領後の処理だけでなく経費精算業務全体の効率化も叶います。
債務・支払い管理や債権・入金管理だけでなく資産管理まで経理業務の効率化を実現できます。自動仕訳機能や支払いと入金を管理できるレポート機能によって、業務を自動化し、作業負担を軽減することが可能です。また郵送代行サービスによって、紙の請求書の郵送業務を効率化します。
債権債務管理と電子取引をまとめることで、損益や資金繰りをレポートとして自動で可視化できます。リアルタイムのデータを取り込むので、経営判断に役立つ情報をすばやく入手できます。
既存の会計システムを利用しながら、インボイス制度や改正電子帳簿保存法に対応できます。法令に対応して自動でアップデートされるため、制度変更への対応にお悩みの企業におすすめです。
初期費用 | 0円 |
月額費用 | 要問合せ |
郵送代行 | ー |
無料トライアル | ー |
導入社数 | ー |
導入実績 | 株式会社山本商店、DSP株式会社など |
Bill Oneでは、さまざまな方法・形式の請求書をワンストップでオンライン受領できます。紙の請求書はもちろん、電子ファイルで受け取った電子請求書も99.9%(※)の精度で正確にデータ化し、クラウド上での一元管理を可能にします。
請求書の受け取りから保管まで、請求書を処理する全ての部門の業務を効率化するだけでなく、請求書の発行にも対応可能です。
インボイス制度や電子帳簿保存法などの法制度で求められる要件が変更になった場合は、Bill Oneが自動で対応します。法改正のたびに業務フローを再構築する必要はありません。
すでに利用している会計ソフトウエアをはじめ、さまざまなサービスと組み合わせて活用することができます。APIの提供により、自社で構築したシステムとの連携も可能。連携できるサービスやシステムは今後も拡大していきます。
※ Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度
初期費用 | 11万円~ |
月額費用 | 基本料:2.2万円~ 追加料:通数に応じた従量課金制 【受取通数】 50通までは基本料金内 51~1,000通:110円/通 1,001通~:99円/通 【発行通数】 100通までは基本料金内 51~1,000通:66円/通 1,001通~:55円/通 |
郵送代行 | 〇 ※100円/通~ |
無料トライアル | 〇 |
導入社数 | 72万社以上 ※シリーズ累計 |
導入実績 | ヤマダ電機、野村証券、島村楽器など |
※1:東京商工リサーチ調べ(2021年6月時点)
※2:株式会社インフォマート調べ(2022年7月現在)
手入力作業をゼロにし、請求書処理の速度を上げたい企業におすすめです。
初期費用 | 0円 |
月額費用 | スタータープラン:33,000円/月~ |
郵送代行 | - |
無料トライアル | 〇 |
導入社数 | - |
導入実績 | アパホテル株式会社、株式会社プレイド、ラクスル株式会社など |
sweeep Invoiceは、sweeep 株式会社が提供するクラウド型の請求書受領サービスです。
請求書の回収/承認/仕訳/振込/保管のすべてをまとめて効率化し、支払い漏れやミスを防ぐとともにテレワーク化も実現します。
主な機能 | AI-OCR、メール/専用サイトでの書類受け取り、仕訳・振込の自動化、承認ワークフロー、電子帳簿保存法/インボイス制度対応 |
費用 | 3,000円/月~ |
BConnectionデジタルトレードは、バイヤーとサプライヤー間での請求書のやりとりのデジタル化を一気通貫で支援し、業務削減やコスト削減につなげます。請求における取引情報をデータとして扱い、基幹システムとも自動連携しながら、請求作成から受取、社内のワークフロー、会計投入に至るまで一貫して、データを起点としたビジネスプロセスの変革を実現することが可能です。
企業ごとに異なるフォーマットの紙請求書の配布や社内システムへの手入力、承認時の押印、ファイリング作業、原本保管作業の負担を削減し、人為ミスを防ぎます。また、電子帳簿保存法、インボイス制度にも同時に対応できます。(JIIMA「電子取引ソフト法的要件認証」取得)外貨や外国語、海外の法制度にも対応しているため、海外の取引先がいる場合や今後グローバル展開を予定している企業には特におすすめです。
取引先が導入してくれるか心配な場合でも、取引先は標準機能を無料で利用することができ、操作画面はシンプルで使いやすく、充実したサポートも用意されていますので、負担なく電子取引を導入いただくことが可能です。紙やPDFの請求書を完全にはなくせなくても、オプションで入力代行サービスを利用できます。
プラン | フリープラン | スタンダードプラン | エンタープライズプラン |
特徴 | 標準機能を無料ですぐに利用したい方におすすめ | 費用を抑えながら、請求書の受取・発行に関する各種業務の効率化をしたい方におすすめ | 柔軟なデータ連携、豊富な承認機能を活用することによる、ビジネスプロセスの抜本的なデジタル変革をしたい方におすすめ |
受領請求書目安 | ~100枚/月 | 101~500枚/月 | 501枚/月~ |
主な機能 | 請求書の作成/送信/受取、商奉行クラウド®データ連携、ファイル添付、PDF請求書作成、請求書一括作成、請求情報ダウンロード、文書検索、ステータス管理、支払依頼作成/承認、科目設定、仕訳登録、承認ルート設定、サポート | ※フリープランに追加される機能 担当者通知、支払依頼検索、クラウドERP手動連携(会計ソフトに対応したCSVフォーマットでのダウンロード) | ※スタンダードプランに追加される機能 データ連携による請求書自動発行、受け取る請求書のフォーマット定義、複雑な承認フロー設定、会計ソフトへの自動連携、アクセス権管理、電子化代行、PDF配信、取引先導入支援(ポータルサイト作成など) |
費用 | ・導入費用/ランニング費用ともに無料 ※有償の導入支援サービスあり(50,000円~。アカウント登録・取引先招待や請求書フォーマット・科目コード設定などの設定代行、トレーニングなど) | ・導入費用:無料 ※有償の導入支援サービスあり ・ランニング費用:40,000円~/月※501枚目からは、100件につき1万円追加 | ・導入費用:個別見積り ・ランニング費用 -年間1,200,000円/案件(データ連携) -年間1,000通あたり120,000円(支払い依頼承認フロー) |
リコー独自の帳票解析技術と画像処理技術を搭載したAIが、請求書に記載された請求日、請求元名称、請求金額、銀行名、支店名、口座番号などの情報を自動認識し、一括データ化します。
人手不足の深刻化を踏まえ、OCR結果の確認・修正を請け負ってくれるBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスも用意されています。
データ化した情報は、CSVファイルで出力され、会計ソフトや全銀協フォーマットなど銀行支払いシステムと連携することが可能です。
また、クラウド型ソリューションなので、働く場所を選ばずに業務を実施することができ、テレワークも推進できます。
プラン | 支払コース | 標準コース | BPOコース |
特徴 | 処理したい請求書枚数が少ない場合や、振込データの生成・支払いの効率化をしたい方におすすめ | 処理したい請求書枚数が多い場合や、仕訳作業・承認プロセスも効率化したい方におすすめ | 明細情報が必要な場合や、AI-OCRによるデータ化結果の確認作業を省力化したい方におすすめ |
主な機能 | AI-OCR、振込(全銀)データ生成、汎用データ生成、アクセス制限(個人)、専任サポート(チャット、メール) | ※支払コースに追加される機能 仕訳データ生成、審査承認機能、アクセス制限(個人/部門) | ※標準コースに追加される機能 明細情報のデータ化サービス、BPO(入力代行にかかる時間:中2営業日) |
費用 | 月額3,000円(請求書30枚まで) ※31枚目からは、100円/枚 ※電子保存オプション料:300円/月 | 〈請求書50枚まで〉 月額9,000円 ※51枚目からは、180円/枚 ※電子保存オプション料:500円/月 〈請求書100枚まで〉 月額15,000円 ※101枚目からは、150円/枚 ※電子保存オプション料:1,000円/月 〈請求書200枚まで〉 月額25,000円 ※201枚目からは、125円/枚 ※電子保存オプション料:2,000円/月 〈請求書500枚まで〉 月額50,000円 ※501枚目からは、100円/枚 ※電子保存オプション料:5,000円/月 | 〈請求書50枚まで〉 月額18,000円 ※51枚目からは、360円/枚 ※電子保存オプション料:500円/月 〈請求書100枚まで〉 月額30,000円 ※101枚目からは、300円/枚 ※電子保存オプション料:1,000円/月 〈請求書200枚まで〉 月額50,000円 ※201枚目からは、250円/枚 ※電子保存オプション料:2,000円/月 〈請求書500枚まで〉 月額100,000円 ※501枚目からは、200円/枚 ※電子保存オプション料:5,000円/月 |
請求書受領システムを導入するといっても、製品によって機能や料金はさまざまです。「製品が多くて、どのシステムを選べばいいかわからない…」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせください。従業員数や欲しい機能など項目を画面上で選択するだけの自動診断で、請求書受領システム候補が見つかります。もちろん費用はかかりません。
さらに最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬシステムとの出会いもあるかもしれません。ミツモアなら、あなたにぴったりの請求書受領システムがすぐに見つかります。
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