請求書受領システムを比較する

請求書受領システムとは、取引先から受け取った請求書をAI-OCR等により電子化し、システム上で一元管理できるサービスです。

取引先からさまざまな形で送られてくる請求書の処理は、内容の確認から、会計に必要な仕訳データの作成や振込に必要な支払データの作成、社内稟議、ファイリング等、多くの手作業を必要とする負荷の高い業務です。請求書受領システムによってペーパーレス化・オンライン化することで、業務工数やミスを大幅に削減することができます。

また、これまで難しかった請求書処理業務のテレワーク化が図れたり、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が容易になることからも、昨今注目が高まっています。

今回は「請求書受領システムの導入を検討しているが、どの製品を選べばいいかわからない」方向けに、

導入メリットや注意点、最適なシステムの選び方を解説します。

請求書受領システムの主なタイプ・機能

請求書受領システムの主要機能は、紙やPDFなどで受け取った請求書情報の自動データ化、申請・承認ワークフロー、API連携やCSVファイル出力による会計・支払いシステム等との連携です。

そのほか、請求書の受け取り・開封・スキャン作業、原本保管まで代行してくれるものや、取引先との請求書のやりとりそのものをオンライン化するもの、請求書の受領だけでなく発行も一貫して効率化してくれるものなど、さまざまなタイプがあります。

①受領した請求書の処理にかかる業務工数やミスを削減

請求書は、複数の取引先から紙やメール添付などさまざまな形で、またそれぞれのフォーマットで送られてきます。それらすべてをAIやオペレーターによってデータ化し、会計の仕訳や振込データの作成まで自動化することも可能になるため、これまで経理担当者が手作業で行っていた業務の工数や、人力ではなかなか避けられなかったミスを削減することができます。

②受領した請求書を一元管理できる

さまざまな形で受領した請求書をクラウド上に一元管理し、製品によっては承認や振込などの処理状況もリアルタイムで可視化できるため、進捗管理がしやすくなり、処理漏れをなくすことができます。

また、紙ベースで請求書を発行する取引先がいる場合、発行方法を変えてもらわなくても自社側で簡単にデジタル化できるため、ペーパーレス化が進められます。取引先との請求書のやりとりそのものがプラットフォーム上で行えるようになれば、双方ともに業務の大幅な効率化を図ることもできるでしょう。

③経理業務のテレワークを推進

多くの企業でテレワークの導入が進む一方で、紙の請求書の開封やファイリングなど、物理的な作業が伴う請求書処理業務はテレワーク化が進みにくい領域でした。でも、請求書の受け取り・開封・スキャン作業・原本管理を代行してくれるサービスや、取引先との請求書のやりとりをオンライン化するサービスを利用すれば、請求書処理のための出社が完全不要になります。

また、受領した請求書に基づいて取引先へ支払いを行う前に、社内で承認プロセスを回す必要がありますが、多くの請求書受領システムでは自社に合わせた承認フローをシステム内に構築することが可能なため、オンラインで申請・承認を完結できます。

④支払いや会計処理、請求書の発行も効率化

多くの請求書受領システムは、請求書情報を自動でデータ化してシステムに取り込むだけではなく、請求書情報を会計ソフトや販売管理システムなどに連携する機能を備えています。また、システムによっては、会計の仕訳データや振込用データを自動作成することも可能です。これにより、会計管理や振込処理まで含めた一連の経理業務の効率化・ミスの軽減を図ることができるでしょう。

また、受け取った請求書の処理だけではなく、請求書の発行に関しても同じシステムや同一シリーズのサービスでデジタル化・効率化できるものもあり、請求書にまつわる一連の業務のDX化を一気通貫で進めることも可能です。

①請求書情報のデータ化の精度担保

学習機能を持ったAI-OCRという読み取り技術により、どのサービスでも100％に近い高精度なデータ化が可能となっていますが、誤植の可能性は完全には０ではないため、自動データ化結果の確認は必要です。

自社でしっかりと確認することができるのか、多少の時間がかかっても専門知識を持ったオペレーターによる確認で最大限高い精度保証を求める必要があるのか、確認しておくとよいでしょう。

②必要機能やオペレーション方法のチェック

いずれの製品も基本的な機能に大きな差はありませんが、効率化できる業務範囲やデータ化する項目、連携可能なシステムや付随機能など、それぞれの特徴があります。自社・取引先の状況を踏まえて必要な機能・要件をしっかりと精査したうえで、絞り込んでいきましょう。

また、誰でも簡単に使いこなすことができそうかなども大事なポイントです。無料トライアルサービスがあれば最大限活用しましょう。

③電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

ほとんどの請求書受領システムで、電子帳簿保存法や2023年10月から導入されるインボイス制度への対応が進められています。税制や法制度の改正・施行の都度、工数をかけて自社対応するのではなく、それらに合わせてアップデートされるクラウド型サービスを導入することで最新法令に常に対応していける点は、大きなメリットです。

ただし、自社の法令対応ポリシーや運用ルールとマッチしているかはきちんと確認する必要があります。また、システム導入に合わせた運用ルールや業務フローの再整理も検討するとよいでしょう。

④請求書受領システム導入にあたってのサポート

どんなに便利なシステムであっても十分に使いこなすことができなければ意味がありません。導入時だけでなく導入後も、システムの導入目的がきちんと達成されるために必要なサポートが得られるか、あらかじめ確認しておくことで、安心して利用を開始できるでしょう。

効率化したい業務範囲

まずは、請求書処理に係る一連の業務プロセスの中でどの範囲を効率化したいのか、明確にしましょう。

請求書受領システムには大きく分けると次の4タイプがありますので、効率化したい業務範囲に応じて、どのタイプが最適なのか絞り込むことができます。

利用ユーザー数や処理件数、その他機能要件

多くの請求書受領システムの利用料金は、月間で処理する請求書が一定枚数を超過すると従量課金される設計になっています。従業員数に応じて異なるプランが提供されているサービスもありますので、自社での利用規模の場合にどういったプラン・利用料金に該当するのかを把握し、比較検討する必要があります。

そのほかにも、事前設定や導入サポートにかかる初期費用が必要なケースや、さまざまな業務課題解決・効率化に資する有償オプションメニューが用意されているケースがあります。各システム提供事業者とのやりとりを通じて、自社の要件にあった最終的なプラン・利用料金を確認しましょう。

データ化してくれる項目

どの請求書受領システムも請求書情報をデジタル化してくれるものではありますが、自社において必要な項目をすべて自動でデータ化することが可能なのかは、きちんと確認しておく必要があります。詳細な明細まで必要な場合はオプションで対応しているサービスもあります。

連携できる外部システム

基本的にはどの請求書受領システムも、API連携やCSVファイル出力によりさまざまな会計ソフト等と連携できるようになっていますが、念のため、自社で使っているシステム・ソフトと問題なく連携できるか、連携の仕方やオペレーションはどのようになるか、確認しましょう。

セキュリティの安全性

請求書情報は、自社にとって重要な機密情報です。データセンターの立地や監視体制、情報セキュリティマネジメント規格のISMS（ISO27001）などの認証の取得有無、通信データの暗号化（SSL/TLS）、IPアドレス制限やシングルサインオン機能の有無など、自社ポリシーと照らし合わせながら各システムの具体的なセキュリティレベルを確認すすることで、情報漏洩リスクに対応しましょう。

請求書受領システムを導入するといっても、製品によって機能や料金はさまざまです。「製品が多くて、どのシステムを選べばいいかわからない…」といった方も多いのではないでしょうか。

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