ずっと無料で使える請求書受領システム2選！

「無料プランで電子帳簿保存法にきちんと対応できるのか」
「機能制限があって、実務で使い物になるのか」

そんな不安から、導入に踏み切れていない方も多いのではないでしょうか。 請求書受領システムは、紙の請求書のデータ化や重要書類の保管、支払い漏れの防止に役立ちます。製品によっては無料プランでも十分な機能をカバーしており、費用をかけずに始められます。 

本記事では無期限で使える無料プランを持つ2製品を紹介します。

無料で使える請求書受領システム2選

INVOY （FINUX株式会社 ）

FINUX株式会社のINVOYは、紙・PDFを問わずアップロードするだけで請求書を自動データ化し、クラウドで一元管理できるシステムです。最大10枚の一括アップロードに対応し、キーワードで過去の請求書を検索することも可能です。リマインドメール機能で支払い漏れも防げます。 

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SATSAVE （FINUX株式会社 ）

アイテック阪急阪神株式会社のSATSAVEは、請求書だけでなく領収書・注文書などPDF形式の文書をまとめて管理できるシステムです。ユーザーごとに利用範囲を設定できるため、情報漏えいを防いで運用できます。JIIMA認証を取得しています。 

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無料で使える請求書受領システムの選び方

請求書受領システムには入力代行や自動データ化など、さまざまな機能があります。自社に合ったサービスを選ぶ際に気を付けたいポイントをチェックしましょう。

データ化の精度と範囲

請求書受領システムの中心機能は、紙やPDFの請求書を読み取ってデータ化することです。文字を読み取るAI-OCRの精度は、業務の正確性に直結します。無料プランではオペレーターによる修正が含まれないケースが多いため、AIの読み取り精度はとくに重要です。

サービスによってデータ化できる項目の範囲は異なります。請求日・支払先・金額・税率など、自社で管理したい項目がデータ化されるか、無料プランの枚数制限で業務がまかなえるかを事前に確認しましょう。

対応できる請求書の種類

請求書のフォーマットや媒体は企業によって異なります。受け取った請求書をすべて電子データ化するには、対応している書類の種類が豊富なシステムを選ぶことが重要です。請求書は紙・PDF・ファックス・電子データなど、さまざまな方法で送付されます。自社が受け取るすべての形式に対応できるシステムを選びましょう。

自動化など業務効率化機能の有無

請求書を受領した後の業務をどこまで自動化できるかも、重要な選定ポイントです。

たとえば取り込んだ請求書データから振込データや会計仕訳を自動で作成できれば、経理担当者の入力作業を大幅に減らせます。支払依頼や承認作業をシステム上で処理できるワークフロー機能も、業務効率化に役立ちます。自社が効率化したい業務を明確にしたうえで、その機能が無料で使えるかを確認しましょう。

法令への対応状況

請求書関連業務は、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法令に従って処理する必要があります。利用するシステムがこれらの法令に対応しているかは、必ず確認すべき点です。

電子帳簿保存法の要件である、真実性の確保と可視性の確保を満たした状態でデータを保存できるかは必須条件です。インボイス制度への対応として、適格請求書発行事業者の登録番号をデータ化できるかも確認しておきましょう。

会計ソフトなど他システムとの連携性

請求書受領後は支払いなどの金銭処理が発生するため、会計ソフトをはじめとした他システムとの連携のしやすさも重要な判断基準です。

外部システムとの連携方法には、API連携とCSVのインポート・エクスポートがあります。API連携のほうが手間は少ない反面、対応できるシステムが限られます。すでに自社で使っているシステムとの連携しやすさを考慮して、導入するシステムを選びましょう。

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無料の請求書受領システムを使う際の注意点

無料の請求書受領システムを導入する際は、機能制限やサポート範囲をよく確認することが大切です。以下の点に注意してください。

機能や容量・同時利用人数が制限されることがある

無料プランでは一部機能が使えなかったり、利用人数が制限されているケースが多いです。自社で使いたい機能が無料プランで利用できるかどうかは、導入前に確認しておきましょう。使っているうちにより高度な機能や容量が必要になった場合は、有料プランへの移行を検討するのも一つの方法です。

読み取り精度が不安定なことがある

有料プランでは、OCRによる読み取り後に担当者が目視で確認するケースが多いです。一方、無料プランではOCRのみで処理するものも多く、読み取り精度が安定しない場合があります。精度が低いと自社での修正作業が増えるため、製品を選ぶ際は精度についても確認しておきましょう。

法令対応が不十分なケースがある

無料プランを利用している場合は、法令対応に関するアップデートの適用方法を確認しておきましょう。

自動でアップデートが適用されるシステムであれば安心ですが、手動でバージョン管理が必要な場合は、知らないうちに法令違反のまま処理してしまうリスクがあります。法令対応に関する情報は、詳細まで確認することをおすすめします。

サポートが十分に受けられない

無料プランでは、導入時や操作に関するサポートを十分に受けられないケースがあります。システム導入に不慣れな企業は、サポート体制を理由に有料プランを検討するのも選択肢の一つです。 

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無料の請求書受領システムから有料版に切り替えるタイミング

無料プランでは対応しきれなくなるタイミングがあります。以下の条件に当てはまったら、有料プランへの移行を検討しましょう。

本記事で紹介したINVOYとSATSAVEは、どちらも有料プランがあります。無料プランで操作に慣れてから、有料プランで本格的に業務を効率化するという使い方もおすすめです。

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請求書受領システムを経理作業に役立てよう

紙やデータの請求書をまとめてデータ化できるのが、請求書受領システムの特徴です。入力作業の手間を省けるとともに、入力ミスも減らせます。支払い関連の機能が充実したシステムを選べば、業務負担を軽減できます。

請求書以外の書類にも対応しているシステムを選ぶと、より幅広い場面で活用できます。無料で使えるシステムを導入して、日々の経理・事務作業に役立てましょう。

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請求書受領システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのシステムを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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