日々の業務で大量に発行・受領する請求書の管理が煩雑になり、「どうすれば効率的に請求書を管理できるか」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年11月26日
本記事では、請求書管理をエクセルで行うための具体的な方法とともに、エクセルを使うことのメリットやデメリットについて詳しくご紹介します。
【発行側】請求書管理をエクセルで行う方法
請求書管理をエクセルで行う方法について、発行側と受領側に分けて解説していきます。まずは、発行側の管理方法を見てみましょう。
- 請求先の一覧表を作成する
- 請求書のテンプレートを用意する
- 請求書データを保存・管理する
- 請求書の状態を管理する
1. 請求先の一覧表を作成する
まず、エクセルを使った請求先の一覧表を作成しましょう。「会社名」「住所」「担当者名」「連絡先」などの基本情報を網羅的に記載します。
請求先の一覧表を管理することで、請求書発行時の情報探しにかかる時間を大幅に削減でき、請求先が多い場合も一覧表から必要な情報をすぐに確認できます。
また、情報の分類も重要で、例えば「業種別」「エリア別」「取引頻度別」などの項目を追加することで、目的に応じた検索がしやすくなるでしょう。
エクセルなら必要な項目の追加や並べ替えも簡単に行えるほか、フィルター機能を活用すれば条件ごとにデータを抽出することも可能です。
2. 請求書のテンプレートを用意する
続いて、請求書のテンプレートを用意します。テンプレート作成の際には、最低限「請求書番号」「日付」「請求先」「請求内容」「金額」「振込先」などを含める必要があります。その他の項目については、必要に応じてカスタマイズしましょう。
請求書ごとの情報入力の手間を減らすために、請求先の一覧表とリンクさせると非常に便利です。請求書番号や請求先情報を自動的に呼び出せるように設定すれば、入力ミスの防止にもつながります。
エクセルには「VLOOKUP関数」や「INDEX関数」などが備わっており、関数を駆使することでテンプレートと一覧表を連携できます。エクセルの関数に関わる知識が必要ですが、活用次第で作業を大幅に効率化できます。
3. 請求書データを保存・管理する
次に重要なのが請求書データの保存方法です。請求書は日付順や請求先ごとに整理するのが基本ですが、エクセル上での管理を一歩進めるために「専用フォルダの作成」や「ファイル名の統一ルールの設定」を行います。
たとえば、「YYYYMMDD_請求先名_請求書番号」のような形式でファイル名を付けることで、後々データを検索する際に分かりやすくなります。
エクセル上ではファイルのリンク機能も使えるため、各請求書ファイルのパスを一覧表に記載するのもおすすめです。
4. 請求書の状態を管理する
最後に、請求書の状態を管理する仕組みを整えましょう。エクセルでの請求書管理では、請求状態がどのようになっているのか把握できる仕組みが欠かせません。
「承認待ち」「送付済み」「入金待ち」「入金済み」などのステータスを追加し、それぞれの進捗を管理できるようにしましょう。ステータス管理を行うことで、入金状況の確認や未入金リスクを軽減できます。
また、条件付き書式を活用することで、未入金の場合は色が変わるなど、視覚的に状況を把握しやすくすることもできます。特に、複数の請求書を管理している場合、状態管理を徹底することでミスを防ぐことが大切です。
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【受領側】請求書管理をエクセルで行う方法
ここからは、受領側におけるエクセルでの請求書管理方法を解説します。
- 受領した請求書の内容を確認する
- 支払管理簿を作成する
- 支払状況を管理する
- 請求書データを保存・整理する
1. 受領した請求書の内容を確認する
受領した請求書は、すぐに内容を確認する習慣をつけるとよいでしょう。エクセルにて「請求元」「請求内容」「金額」「請求日」「支払期限」などの項目を作成し、受領内容を記録します。
また、請求内容の確認をエクセルで管理することで、支払日や金額などの抜け漏れも防止できます。受領後、請求内容に誤りがあれば速やかに連絡を取り、必要な修正を依頼しましょう。
2. 支払管理簿を作成する
続いて、支払管理簿を作成します。受領した請求書を適切に管理するためには、支払管理簿を作成することが欠かせません。
支払管理簿には「請求元」「請求日」「支払期限」「請求金額」「支払済/未払い」などの項目を設け、請求内容を一覧で管理できるように整えましょう。
支払管理簿の活用により、各請求書の支払日や金額が一目で確認できるようになります。支払漏れや二重支払いを未然に防ぐために、正確に作成することが重要です。
3. 支払状況を管理する
支払管理簿を用意したら、次に支払状況の管理に移ります。支払管理簿に支払状況のステータスを記載し、「支払済」「未払い」「保留中」などの情報をわかりやすく記録しましょう。また、条件付き書式で未払い項目を赤色にするなどの工夫を加えれば、支払漏れの防止に役立ちます。
4. 請求書データを保存・整理する
最後に、請求書データを保存して整理しましょう。エクセルで請求書データを管理する際は、支払い済みと未払いのデータを区分し、一定期間保存できるようにしておきましょう。保存期間が経過したデータは定期的にアーカイブや削除を行うことで、エクセルのファイル容量を管理することも必要です。
請求書管理をエクセルで行うメリット
エクセルで請求書管理を行うことで、具体的にどのようなメリットが得られるのか見てみましょう。以下では、エクセルを使う際のメリットを詳しく解説します。
- 導入コストが低い
- カスタマイズが容易
- 操作に慣れている人が多い
- データの加工・分析が可能
それぞれについて解説していきます。
導入コストが低い
エクセルは多くの企業で既に導入されており、追加コストをかけずに請求書管理に活用できます。また、エクセルは多機能なので、新たに導入する場合も請求管理以外の業務に活用できてコストパフォーマンスが非常に良いです。
カスタマイズが容易
エクセルのもう一つの大きなメリットとして、高いカスタマイズ性も挙げられます。企業ごとに業務プロセスや管理項目が異なるため、場合によっては市販の請求管理システムでは対応しきれないケースもあります。エクセルなら個別のニーズに合わせてセルやシートを自由にレイアウトし、必要な計算式や関数を組み込むことで、効率的な請求書管理を実現できます。
例えば、取引先ごとのシートを作成したり、請求金額の自動計算や支払期限のアラートを設定するなど、様々な機能を追加できます。独自の管理スタイルに合わせて柔軟にシステムを構築できるため、自社に合わせて業務を効率化しやすいです。
操作に慣れている人が多い
エクセルは長年にわたって多くの企業で使用されており、操作に慣れている人も多いです。もちろん複雑な関数や計算式はすべての人が使えるとは限りませんが、基本的な操作であれば迷わず使いこなせるでしょう。
高額なシステムを導入する必要がないだけでなく、教育コストもかかりません。新たなメンバーが入社した際も、スムーズに請求書管理業務に加わることができるでしょう。すでに馴染みのあるソフトウェアをそのまま活用できる点が、エクセルを使った請求書管理の大きな魅力です。
データの加工・分析が可能
エクセルは表計算ソフトとして優秀なだけでなく、データの加工や分析にも活用できます。例えば、関数を用いることで、月別の請求総額や、取引先別の売上分析を簡単に行うことができます。
また、ピボットテーブルを使って膨大なデータを瞬時に集計して、売上の動向や取引先ごとの傾向などを視覚化したり、グラフ機能を用いることで経営判断に役立てたりすることも可能です。
請求書管理をエクセルで行う際の注意点
以下では、請求書管理をエクセルで行う際の注意点について解説します。
- データ量が増加すると処理速度が低下する
- 同時編集が難しい
- セキュリティ上のリスクがある
- 人為的ミスが発生しやすい
- 請求書管理にかかわる専門機能が不足している
データ量が増加すると処理速度が低下する
企業の成長に伴い取引量が増えてくると、エクセルファイルのデータ容量が大きくなり、処理速度が低下することが課題となりがちです。
例えば数万件以上のデータを扱う場合、ファイルが重くなり、徐々に保存や編集に時間がかかるようになります。また、保存時にデータが消えるリスクも増えるため、大規模なデータ管理には適していない場合があります。
さらに、ファイルが大きくなることで同期に時間がかかり、複数人で共有する際の効率が下がる可能性もあります。大規模な請求データを扱う場合は、エクセルよりも専用の請求管理システムを検討することが望ましいでしょう。
同時編集が難しい
エクセルファイルは、基本的に単一のユーザーが編集することを前提としています。そのため、複数人で同時に編集することが難しく、誰かが開いている場合に編集できない場合があります。
特に営業部門や経理部門など複数の部署が関わる場合、データの更新や確認がリアルタイムに行えないことが問題になることが多いです。
一部のクラウドサービスを利用すれば同時編集が可能になりますが、完全にリアルタイムでの連携は難しい場合があるため、業務の進行に影響を及ぼすリスクがあります。同時編集の制約を考慮した上で、運用方法を工夫しましょう。
セキュリティ上のリスクがある
請求管理用のエクセルファイルには、請求先の顧客情報や金額データなど、機密性の高い情報が含まれることが多いです。そのため、一定のセキュリティリスクが伴います。
例えば、エクセルファイルを社外のパートナーと共有する際には、誤って他の関係者に漏れてしまうリスクが高まります。
また、エクセルには高度なアクセス制御機能がなく、ファイルが簡単にコピーされるため、不正アクセスや改ざんのリスクもあります。
セキュリティ対策として、ファイルにパスワードを設定したり、暗号化して管理したりすることを徹底しましょう。万全な対策とは言い切れませんが、情報漏洩のリスクを軽減できます。
人為的ミスが発生しやすい
エクセルでの請求書管理は基本的に手動入力に依存しているため、人為的ミスが発生しやすいという欠点があります。例えば、入力時の誤記や計算ミス、参照ミスなどが起こりやすく、これが取引先への請求ミスや、経理上の不整合に繋がることもあり得ます。
また、関数やリンクの設定ミスが原因で、正確なデータが表示されず、集計ミスや二重計上が発生する可能性もあります。
ダブルチェックなどの確認作業を徹底することでヒューマンエラーを防げますが、確認作業も手作業になりやすいため、従業員の作業時間や負担が増えるリスクがあります。
請求書管理にかかわる専門機能が不足している
エクセルはあくまで表計算のためのソフトウェアであり、請求管理システムのような専門性は兼ね備えていません。請求書管理に特化した機能が備わっていないため、請求書の発行や支払い状況の自動管理が難しいことがデメリットとして挙げられます。
請求管理システムには、支払期限の通知や自動リマインド、取引先ごとの管理機能などが標準装備されている場合が多いですが、エクセルではこれらの機能をすべて手動で管理する必要があります。
したがって、請求業務が複雑化したり、管理する件数が多くなったりすると、エクセルによる管理の限界が見えてきます。業務効率や管理精度を上げるためにも、企業の成長に応じて請求管理システムの導入を検討するのが良いでしょう。
まとめ
エクセルを用いた請求書管理には、初期コストがかからず、柔軟なカスタマイズやデータ分析が可能であるというメリットがあります。一方、データ量が増えた場合の処理速度低下や同時編集の難しさ、人為的ミスが起こりやすいといったデメリットもあります。また、セキュリティ上のリスクや請求管理機能の不足も課題として挙げられます。
エクセルでの請求書管理を選択する際は、メリットとデメリットを理解し、業務の規模やニーズに応じて、適切な方法を選択することが重要です。請求業務が複雑化したり、管理する件数が多くなったりしたタイミングで請求書管理システムを導入するのも良いでしょう。
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