請求書郵送代行サービスとは？利用メリットやおすすめサービス4選

月末月初に多くの時間と手間を割かれる請求書の郵送は、担当者の負担が大きい業務の1つです。業務を効率化するために、請求書郵送代行サービスを利用するのも一案でしょう。請求書郵送代行サービスの概要やメリット、おすすめのサービスを紹介します。

請求書郵送代行サービスとは

請求書郵送代行サービスはその名の通り、煩わくなりがちな請求書の郵送業務を代行できるサービスです。

請求書の印刷や封入や宛名書き、取引先への郵送にかかる業務を代行し、大幅な業務工数の削減を実現します。

最近では請求書の郵送を代行するだけでなく、請求書の作成・発行をサポートしてくれるサービスや入金管理までを行うサービスも増えています。

請求書郵送代行サービス導入のメリット

請求書の郵送にかかる手間が省ける

請求書の郵送までには、請求書の作成や印刷・捺印・封入・宛名書きなどいくつもの煩雑な手順を踏まなければなりません。特に請求書関連の業務が集中する月末月初には、担当者に大きな負担がかかります。請求書の数によっては人手が必要なケースもあるでしょう。

請求書郵送代行サービスなら業務にかかる手間と時間を大きく削減して、コア業務に多くの時間を充てられます。

請求書の発送忘れや人的ミスを減らせる

請求書の郵送を行うタイミングは繁忙期と重なりやすく、発送を忘れてしまう可能性もゼロではありません。また誤封入や宛先間違いなどの人的ミスも完全に防ぐのは難しいでしょう。

請求書トラブルは取引先からのクレームや信頼低下・入金漏れなどにつながるリスクです。

発送忘れや人的ミスをなくすのにも請求書郵送代行サービスは有効です。特に請求書の発行から行ってくれるサービスであれば、業務のほとんどを自動化できるためミスの防止につながります。

請求書の郵送対応が早い

請求書郵送代行サービスは郵送までの対応が早いのもメリットです。請求書作成から郵送まで一連の業務の工数がかなり抑えられており、多くのサービスが1〜2日ほどで郵送できます。

サービスによっては申込みから最短で翌日には配達してくれるサービスもあり、着手が遅れてしまった緊急時にも安心なサービスといえるでしょう。

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おすすめの請求書郵送代行サービス4選

おすすめの請求書の郵送代行サービス4選を紹介します。

「楽楽明細」紙の請求書の発行・郵送を完全代行！Web明細との併用も可能

• 発行・郵送を代行してくれ、Web発行明細と一元で管理できる
• 1通169円(税抜)からの低価格
• 1日1通から依頼可能！数が少なくても依頼しやすい

請求データをアップロードするだけで、請求書の発行から発送まで代行してくれるサービスです。請求データの形式はCSVとPDFに対応しており、送付形式はウェブ発行やメール送付、郵送に対応しています。

請求書の印刷から郵送代まで全て含めて、1通169円(税抜)からの低コストで依頼が可能です。1日1通から依頼でき、その場合も1通当たりの料金は変わりません。毎日少数の請求業務が発生する企業はもちろん、数日おきにまとめて請求書を発行したい企業にもおすすめです。

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「@Tovas」1社ごとに最適なプランを提案

• ワンクリックで帳票を送信可能
• ウェブ・メール・郵送・ファックス送信に対応
• 申し込み後、最短2営業日で利用可能

帳票をシステムにワンクリックでアップロードするだけで、取引先に請求書が送付できるサービスです。導入時には請求ファイルの形式や、種類・枚数をもとに、専門スタッフが1社1社に最適なプランを提案してくれます。

データを預ければ、請求書の発行から送付までを一貫して担ってもらえます。返信用ウェブサイトが用意されており、やり取りの管理も容易になるでしょう。

他システムと連携すれば、大量の請求書発行を1人の担当者で実行するのも不可能ではありません。

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「Paid」未払い時の保障つき！企業間の請求業務を代行してもらえる

• BtoB向け後払いサービス
• 取引先と請求情報を登録すれば、請求書の発行から代金回収までを代行
• 与信審査や督促も代行するため請求業務が0に

企業間の決済に特化したサービスです。与信の審査から未払い時の督促までを、ワンストップで代行してくれるため、自社での請求業務をなくせます。

遅延や未払いが発生しても、代金を100%保障してくれる点も安心です。自社で行う作業は、取引先の登録と請求情報の入力のみで、以降は入金までPaidがフォローしてくれます。

API連携や専用の登録ページなど複数の運用手段が用意されています。自社のやりやすい方法での運用が可能です。

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「MakeLeaps」テンプレートと請求代行で簡単に請求業務を行える

• テンプレートに沿って入力するだけで、ミスなく請求書を作成可能
• ワンクリックで郵送またはメールでの請求書発行を依頼できる
• 初期費用0円ですぐに使える

インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している請求書代行サービスです。クラウド上で請求書を含む各種書類を簡単に作成でき、ワンクリックでメール送付ができます。1通158円(税抜)で郵送代行も依頼可能です。

各書類にはテンプレートが用意されており、書類間の変換もワンクリックでできるため、ミスなく書類を作成できるでしょう。グッドデザイン賞を受賞したインターフェースは、誰でも直感的に操作でき、移行もスムーズにできます。

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請求書郵送代行サービスの利用で業務量を軽減

請求書郵送代行サービスを利用することで、請求書業務にとられていた時間をコア業務に集中でき、請求書の発送忘れや人的ミスの防止にもつながります。また申込みの翌日に発送できるなど緊急な郵送対応にできるのもメリットです。

クラウド型の請求書郵送代行サービスなら、時間と場所を選ばず効率的に作業が進められます。郵送だけでなく請求書の作成を自動化できるサービスもあり、業務量の大幅な軽減が期待できます。請求書郵送代行サービスを取り入れて、担当者の負担軽減や生産性の向上を目指しましょう。

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