請求書発行システム比較おすすめ6選

「月10,000件の紙の帳票発行に、担当者2名で毎日6時間の作業時間がかかっている」

「顧客からの送り先変更依頼を1件ずつ手作業で対応しており、業務負荷が増大している」

「請求書の発行漏れや二重発行が起きており、取引先からの信頼低下につながっている」

こうした課題を解決できるのが、請求書発行システムです。帳票の電子化から自動送付、発行状況の一元管理まで、企業の業務規模に合わせて対応できます。

この記事では、請求書の作成・送付を中心とした発行業務に強いおすすめのシステムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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請求書発行システムとは、請求書の作成から送付、入金管理まで、請求書発行にかかる一連の業務を支援するシステムです。紙による請求書作成や印刷、郵送が主流でしたが、電子化によるペーパーレスな運用が可能になります。

テンプレートから請求書を作成したり、ExcelやPDFの請求書を取り込んで電子化します。納品書や支払明細、領収書などの帳票にも対応できます。メールやWeb経由での自動送付、発行状況の一元管理、会計システムとの連携も可能です。

働き方の柔軟な対応、グループ全体の事務コスト削減、生産性向上など企業のデジタルトランスフォーメーションを推進する役割を担います。

導入目的に合った製品を選ぶ

自社にぴったりの請求書発行システムをおおまかに絞り込むためにも、あらかじめ導入目的を洗い出しておくことが大切です。

例えば「請求前後の業務も効率化したい」「大量の請求書をラクに発行したい」「最低限の機能で手軽に効率化したい」といった目的が挙げられます。

自動化したい業務範囲で選ぶ

自動化したい業務範囲に合わせて選ぶのも大切なポイント。請求書の作成や発行ができればいいのか、請求書の受取や入金管理、売上管理、分析機能まで欲しいのかなどを明確にすることが大切です。

中には一連の請求書業務を代行してくれるサービスもあります。カバーする業務範囲によってコストは大きく変わるため、自社にとって過不足ない製品を選ぶようにしましょう。

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業務形態に適した製品を選ぶ

毎月決まった内容の請求書を大量に送付する、案件単位で請求書を作成する必要があるなど、業務形態に合わせてシステム選びを行いましょう。

例えば毎月決まった内容の請求書を大量に送付するなら、自動送付設定ができる製品がおすすめです。

また案件単位で請求書を作成するなら、案件別にデータ管理ができるシステムを選ぶことで、請求漏れや未回収金を一目見て把握しやすくなります。

自社のシステムと連携できるか確認する

自社のシステムとの連携が可能かどうかを事前に確認することも大切です。会計ソフトや販決済システム、販売管理システムなど、すでに利用している製品とAPIやCSVを用いて連携することで、業務フローを大きく変更することなく請求書業務を効率化できます。

シリーズ展開している製品を使い、シリーズ利用価格で安く導入するのも1つの手です。製品同士の連携もしやすく、担当窓口の1本化やUIが統一されているなど多くのメリットを得られます。

管理画面や入力画面が使いやすい製品を選ぶ

多くの従業員が関わることが想定される請求書発行システム。管理画面の使いやすさに加えて、記入しやすさや管理のしやすさなど日々利用する従業員も想定した製品選びが重要です。 

製品によっては無料トライアルが可能です。実際に使ってみることで思わぬ課題がでてきたり、必要な機能が出てくる可能性があります。

サポート体制が充実した製品を選ぶ

サポート体制が充実しているかは、請求書発行システムを選定する際の重要な要素になります。

導入前はもちろん、導入後のサポート体制が充実しているとエラーなど不測の事態の際にも安心です。取引先を対象とするサポートもあるとさらに安心して利用ができます。

とくに利用人数が多い企業や部門が多岐にわたる企業は専任の担当者がいるといざというときには安心です。またシステムを改善したい場合など、悩むことなく相談できるのでストレスなく運用が実現できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか確認する

請求書のペーパーレス化を推し進めたいと考えている場合は、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している製品を選びましょう。

クラウド型の請求書発行システムの多くは自動でアップデートされるので、法改正があった場合でも自社で対応する必要がありません。

セキュリティ対策は十分か

自社のセキュリティ水準を満たした製品を選びましょう。

オンプレミス型の製品であれば、自社サーバやハード上で管理することができます。ただし初期費用は高額な点には注意が必要です。

一方クラウド型の製品は安価ながらもセキュリティ対策は十分で、主に2段階認証やバックアップ体制などが用意されています。

取引先への負担が少ない製品を選ぶ

自社が請求書発行システムを導入する際は、取引先に適した請求書を送付できるかチェックしましょう。

取引先へは郵送するのかメール送付してもよいのか、請求書は取引先に依頼された書式で発行できるのかなど、あらかじめ確認しておくと失敗を避けて導入できます。

請求書発行業務を効率化できる

請求書発行システムを導入することで大幅に時間と労力を軽減できます。Excelや紙ベースよりも見た目のよい請求書を作成できる点もメリットです。

例えば取引先や取引内容のマスタ登録によって、請求書テンプレートへの自動入力が可能に。あらかじめ設定しておいた日時や定型文で、請求書を自動送付するといった使い方もできます。

また会計ソフトや販売管理システムと連携してデータを取り込めば、請求書の一括作成ができて便利です。請求書発行システム上の請求データから、納品書や領収書をワンクリックで作成することもできます。

ヒューマンエラーを抑制できる

請求書発行システムは入力作業や送付作業を自動化することで、請求業務の精度を高められるのがメリットです。

宛先データを最新の状態に自動更新して請求時の宛名ミスを防いだり、請求や入金の状況をステータス表示して誤請求や請求漏れを無くしたりします。取引相手からの信頼性を向上させるにも打って付けのシステムです。

コスト削減につながる

請求書発行システムを導入することによって、人件費や印紙代、郵送費といった経費を削減できます。とくに請求書の発行数が多い企業では、大幅な経費削減につながること間違いなしです。

リモートワークに対応できる

自宅などのリモートワーク先で請求業務を行えるのは大きなメリットです。経理担当者はPCやスマホさえあれば、いつどこにいても請求書の発送作業が可能になります。

同じように営業部門の社員が外出先で請求書を再発行する場合も、帰社する必要がありません。経理部門や営業部門のリモート化を考えている企業にぴったりです。

社内の迅速な情報共有につながる

請求書発行システムなら、作成した請求書や最新の請求データをオンライン上で共有できます。営業チーム内での見積もり共有や、経理部門と営業部門間での確認作業がスムーズに進むのが利点です。

また過去の請求書が必要になった場合も、システム検索機能で該当の文書を簡単に見つけられます。

請求書の作成

システム内に搭載されたテンプレートから、請求書を簡単に新規作成できます。入力が必要な項目は主に取引先情報や取引内容、数量、金額などです。

またExcelやPDFで作成した請求書のファイルをアップロードすると、電子請求書に自動変換できる製品もあります。

請求データの取り込み

会計ソフトや販売管理システム、基幹システムなどと連携して請求データの取り込みができます。請求データに基づいて、各取引先宛の請求書を自動で作成することが可能です。

請求書の送付

取引先ごとの情報や定型文などを設定しておくと、予約した時間に請求書を自動送付します。

FAXまたは郵送が必要な場合は、請求書送付の代行サービスを利用することも可能です。請求書の印刷から封入作業、送付までをサービス提供事業者に任せられます。

進捗管理

送付済み請求書の開封状況をシステム上で確認できる機能です。状況に応じて取引先にリマインドメッセージを送ることも可能です。

入金消込の自動化

銀行口座と連携して入金データを取得することで、入金消込を自動化する機能です。未入金がある場合は取引先への督促も行えます。

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