2021年の改定電子帳簿保存法や2024年10月から始まっている郵便料金の値上げにより、請求書の電子化対応への注目が集まっています。
最終更新日: 2024年10月10日
しかし「請求書の電子化とは何？」「利用するメリットはあるの？」などお悩みの方も少なくありません。この記事では請求書を電子化する基本や利用するメリットについて解説します。
請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、紙で作成していた請求書をPDFなどの電子データとして作成してメールやシステムで送信することです。請求書の作成・送付だけでなく、受取や保管まで一連の業務をおこなうことを指します。
電子化された請求書は「電子請求書」「Web請求書」などと呼ばれ、紙と同様に法的な効力を持っています。
請求書の郵送が不要になることから2024年10月から開始の郵便料金の値上げ対策の1つとして請求書の電子化対応に注目が集まっています。
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電子帳簿保存法により請求書の電子化に注目が集める
2011年の電子帳簿保存法の改定により電子データで受けとった請求書は電子データのまま保存することが義務化されました。
2024年1月1日から開始され、法人や個人問わず電子取引された契約書や請求書はデータ保存に対応しなければなりません。
以下、具体的な保存要件の情報がありますので、利用する際はしっかりと確認しましょう。
【電子請求書の具体的な保存要件】
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請求書を電子化するメリット
請求書発行にかかる手間や費用を削減
請求書を電子化すれば、発行にかかる手間や費用を削減することが可能です。郵送が不要なので用紙代や印刷代が発生しません。数字・品目の入力や送付作業が簡略化されます。
データを自動入力できるシステムを導入すれば、さらに手間や誤入力を減らせるでしょう。
在宅勤務やテレワークでも請求書の発行作業ができる
在宅勤務やテレワークでも請求書業務が対応可能になります。紙の請求書であれば、郵送や印刷のためにオフィスで作業する必要がありましたが、メールやシステムでの送信が可能になります。災害時や緊急事態宣言などで出社が難しいときでも安心して作業ができます。
請求書を送ったかどうかの管理しやすい
メールやシステムを利用して請求書を送付すれば、送信記録が残ります。請求書を送ったかどうかの管理がしやすくなるでしょう。
また後日不備があったとしても、スムーズな確認作業が行えます。
請求書の保管スペースを空けることができる
請求書を電子化することで従来の保管スペースが空きます。空いたいたスペースを別のことに有効活用できるだけでなく、必要な請求書を素早く取り出せるようになります。
取引した日付や顧客名などで検索すれば、時間をかけずに必要なデータを取り出せます。
請求書を電子化するデメリット
電子化について取引先と調整しなければいけない
請求書の電子化を進める場合は、取引先との調整が必要です。自社の都合でいきなり電子化された請求書を扱い始めると、取引先のデータ管理体制が整っていない場合に迷惑をかけてしまいかねません。請求書の電子化を進める際は、まず取引先にその旨を伝えるようにしましょう。
従業員への教育や社内フローの整備が必要
請求書の電子化により、従業員への教育や社内フローの整備を行う必要があります。郵送とはことなり、メールやシステムを利用して送付するので、業務内容も変化します。新たにマニュアルや社内ルールなどを作成し運用しましょう。
請求書の発行枚数が多いとミスや送付モレが発生しやすい
請求書を1枚1枚PDFにしてメールで送付する方法では、発行枚数が多いと業務負担が大きくなり、ミスも発生しがちで業務効率化にはつながりません。
請求書の発行枚数が多い場合は専用システムを利用するのがおすすめです。請求書をまとめて電子データにできたり、送信なども一括で行うことが可能です。
請求書の複製や改ざん誤送信に気をつける
請求書は機密性の高い書類なので複製や改ざん、誤送信などに注意する必要があります。
電子化された請求書データだとしても、人的な作業はミスや間違いはゼロではありません。できる限り自動化を行い、生産性を上げるシステムや体制を整えましょう。
請求書の電子化を社内の業務フローに導入する流れ
請求書の電子化を社内の業務フロー組み込む手順について説明します。
（1）請求書の電子化して送付する方法を決める
請求書の電子化を進める前に、まずはどの方法で電子化された請求書を送付するのかを決めましょう。
それぞれにメリット・デメリットがあるので、事業内容や取引先のことを考慮したうえで適切な方法を選定してください。
| 送付方法 | メリット | デメリット |
| メールに請求書データを添付して送付 |
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| Web上に請求書データをアップロードして送付 |
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| 請求書管理システムで請求書データを送付 |
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（2）取引先に請求書の電子化を案内する
電子化の方法が決まったら、紙の請求書と一緒に、電子請求書への切り替えに関する案内を同封しましょう。
取引先に事前に何も伝えず、いきなり請求書の電子データを送り付けるのはNGです。早い段階からアナウンスを行うことで、相手も対応しやすくなります。
一度送付しただけでは対応してもらえない可能性があるので、何度か案内を送った方が安心です。
紙媒体での送付に備える
取引先が受け取りを拒否した場合に備えて、紙の請求書を送る準備もしておきましょう。
「電子請求書を望まない企業に間違って電子データを送ってしまう」ことがないよう、企業ごとに対応を分ける必要があります。企業ごとに「電子データを希望するか」というリストを作成すると良いでしょう。
（3）社内ルールの見直しや研修を行う
請求書の電子化を進めるにあたり、社内で混乱が起きないように、請求業務におけるルールを見直しておきましょう。
具体的には「誰が何をするのか」「いつまでにどの作業をやらなければならないのか」といったルールを明確にしてください。
実際に請求業務を行いながら、改善点を見つけてルールを整えていく方法もおすすめです。ほかの企業のやり方なども参考にしながら、社内ルールを作っていきましょう。
また作成したルールを社員が理解できるよう、研修を行うことも重要です。
請求書を電子化して効率的な業務を実現しよう
請求書を電子化できれば、今までより効率的に請求書業務を行えるでしょう。
請求書は主に3つの方法で電子化できますが、長期的な視点で見れば、請求書発行システムを利用するのがおすすめです。
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