ミツモア

請求書の電子化とは?利用するメリットやデメリットを解説

ぴったりの請求書発行システムをさがす
最終更新日: 2024年10月10日

2021年の改定電子帳簿保存法や2024年10月から始まっている郵便料金の値上げにより、請求書の電子化対応への注目が集まっています。

しかし「請求書の電子化とは何?」「利用するメリットはあるの?」などお悩みの方も少なくありません。この記事では請求書を電子化する基本や利用するメリットについて解説します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、紙で作成していた請求書をPDFなどの電子データとして作成してメールやシステムで送信することです。請求書の作成・送付だけでなく、受取や保管まで一連の業務をおこなうことを指します。

電子化された請求書は「電子請求書」「Web請求書」などと呼ばれ、紙と同様に法的な効力を持っています。

請求書の郵送が不要になることから2024年10月から開始の郵便料金の値上げ対策の1つとして請求書の電子化対応に注目が集まっています。

ソフトウェア比較のイメージイラスト

請求書の電子化を効率的に進めるなら、請求書管理システムの導入がおすすめです。ミツモアなら欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の請求書管理システムが見つかります。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

電子帳簿保存法により請求書の電子化に注目が集める

2011年の電子帳簿保存法の改定により電子データで受けとった請求書は電子データのまま保存することが義務化されました。

2024年1月1日から開始され、法人や個人問わず電子取引された契約書や請求書はデータ保存に対応しなければなりません。

以下、具体的な保存要件の情報がありますので、利用する際はしっかりと確認しましょう。

【電子請求書の具体的な保存要件】

  • データをすぐに探せる検索機能の確保
  • データの訂正・削除・追加の履歴がわかるシステムの使用
  • システムの概要を説明できる書類の準備
  • データを出力できるディスプレイやプリンタの準備

参照:電帳簿保存法一問一答【電子取引関係】 問9|国税庁 

請求書を電子化するメリット

経理作業を行う女性

請求書発行にかかる手間や費用を削減

請求書を電子化すれば、発行にかかる手間や費用を削減することが可能です。郵送が不要なので用紙代や印刷代が発生しません。数字・品目の入力や送付作業が簡略化されます。

データを自動入力できるシステムを導入すれば、さらに手間や誤入力を減らせるでしょう。

在宅勤務やテレワークでも請求書の発行作業ができる

在宅勤務やテレワークでも請求書業務が対応可能になります。紙の請求書であれば、郵送や印刷のためにオフィスで作業する必要がありましたが、メールやシステムでの送信が可能になります。災害時や緊急事態宣言などで出社が難しいときでも安心して作業ができます

請求書を送ったかどうかの管理しやすい

メールやシステムを利用して請求書を送付すれば、送信記録が残ります。請求書を送ったかどうかの管理がしやすくなるでしょう。

また後日不備があったとしても、スムーズな確認作業が行えます。

請求書の保管スペースを空けることができる

請求書を電子化することで従来の保管スペースが空きます。空いたいたスペースを別のことに有効活用できるだけでなく、必要な請求書を素早く取り出せるようになります。

取引した日付や顧客名などで検索すれば、時間をかけずに必要なデータを取り出せます。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

請求書を電子化するデメリット

経理作業を頑張る女性

電子化について取引先と調整しなければいけない

請求書の電子化を進める場合は、取引先との調整が必要です。自社の都合でいきなり電子化された請求書を扱い始めると、取引先のデータ管理体制が整っていない場合に迷惑をかけてしまいかねません。請求書の電子化を進める際は、まず取引先にその旨を伝えるようにしましょう

従業員への教育や社内フローの整備が必要

請求書の電子化により、従業員への教育や社内フローの整備を行う必要があります。郵送とはことなり、メールやシステムを利用して送付するので、業務内容も変化します。新たにマニュアルや社内ルールなどを作成し運用しましょう。

請求書の発行枚数が多いとミスや送付モレが発生しやすい

請求書を1枚1枚PDFにしてメールで送付する方法では、発行枚数が多いと業務負担が大きくなり、ミスも発生しがちで業務効率化にはつながりません。

請求書の発行枚数が多い場合は専用システムを利用するのがおすすめです。請求書をまとめて電子データにできたり、送信なども一括で行うことが可能です。

請求書の複製や改ざん誤送信に気をつける

請求書は機密性の高い書類なので複製や改ざん、誤送信などに注意する必要があります。

電子化された請求書データだとしても、人的な作業はミスや間違いはゼロではありません。できる限り自動化を行い、生産性を上げるシステムや体制を整えましょう。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

請求書の電子化を社内の業務フローに導入する流れ

請求書関連の業務を行う女性

請求書の電子化を社内の業務フロー組み込む手順について説明します。

(1)請求書の電子化して送付する方法を決める

請求書の電子化を進める前に、まずはどの方法で電子化された請求書を送付するのかを決めましょう。

それぞれにメリット・デメリットがあるので、事業内容や取引先のことを考慮したうえで適切な方法を選定してください。

送付方法 メリット デメリット
メールに請求書データを添付して送付
  • 手軽に始められる
  • 費用が発生しない
  • 誤送付のリスクがある
  • 対応できる数に限りがある
Web上に請求書データをアップロードして送付
  • クラウド上にデータを流すだけ
  • 改ざんや複製を防げる
  • サービスによっては一定期間でデータが削除
  • 相手が請求書データを受け取ったか確認できない
請求書管理システムで請求書データを送付
  • 誤送付やデータ削除のリスクがない
  • リアルタイムにやり取りできる
  • 取引先にもシステムの導入が必要
  • ランニングコストがかかる

(2)取引先に請求書の電子化を案内する

電子化の方法が決まったら、紙の請求書と一緒に、電子請求書への切り替えに関する案内を同封しましょう

取引先に事前に何も伝えず、いきなり請求書の電子データを送り付けるのはNGです。早い段階からアナウンスを行うことで、相手も対応しやすくなります。

一度送付しただけでは対応してもらえない可能性があるので、何度か案内を送った方が安心です。

紙媒体での送付に備える

取引先が受け取りを拒否した場合に備えて、紙の請求書を送る準備もしておきましょう

「電子請求書を望まない企業に間違って電子データを送ってしまう」ことがないよう、企業ごとに対応を分ける必要があります。企業ごとに「電子データを希望するか」というリストを作成すると良いでしょう。

(3)社内ルールの見直しや研修を行う

請求書の電子化を進めるにあたり、社内で混乱が起きないように、請求業務におけるルールを見直しておきましょう。

具体的には「誰が何をするのか」「いつまでにどの作業をやらなければならないのか」といったルールを明確にしてください

実際に請求業務を行いながら、改善点を見つけてルールを整えていく方法もおすすめです。ほかの企業のやり方なども参考にしながら、社内ルールを作っていきましょう。

また作成したルールを社員が理解できるよう、研修を行うことも重要です。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

請求書を電子化して効率的な業務を実現しよう

請求書を電子化できれば、今までより効率的に請求書業務を行えるでしょう。

請求書は主に3つの方法で電子化できますが、長期的な視点で見れば、請求書発行システムを利用するのがおすすめです。

安価に利用できる製品もあるので、無料トライアルなどを活用しつつ、自社に最適なものを探してください。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

ぴったりの請求書発行システム選びはミツモアで

ミツモアロゴ

請求書発行システムは、製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの請求書発行システムが見つかります。

ぴったりの請求書発行システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な請求書発行システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。実際にかかる金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品!比較・検討で最適な請求書発行システムが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬソフトとの出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの請求書発行システムがすぐに見つかります。

ぴったりの請求書発行システムを無料で診断する

サービス提供事業者さま向け
ミツモアにサービスを
掲載しませんか?
ミツモアにサービスを掲載しませんか?

ミツモアは依頼者さまと事業者さまをつなぐマッチングサイトです。貴社サービスを登録することで、リードの獲得及びサービスの認知度向上が見込めます。 さらに他社の掲載サイトとは違い、弊社独自の見積システムにより厳選されたリード顧客へのアプローチが可能です。 もちろん登録は無料。 ぜひミツモアにサービスをご登録ください。