エクセルで顧客管理を始めるには？わかりやすい管理表の作り方や無料テンプレートを紹介！

「エクセルを使った顧客管理はどうすれば効果的にできるの？」
「顧客情報をしっかり管理しながら、業務を効率化したい！」

このような疑問をお持ちではありませんか。
エクセルは、手軽に始められる顧客管理ツールとして、多くの企業や個人事業主に利用されています。
そこで、この記事ではエクセルを使って顧客管理をスムーズに行うための具体的な方法の解説、無料テンプレートの紹介をします。

エクセルの顧客管理に最適な無料テンプレート

officeテンプレート

Microsoftが提供している顧客管理用のテンプレートになります。とてもシンプルで、「名前」「メールアドレス」「電話番号」など必要な項目が揃っています。

自分で項目を新しく追加することも容易であり、サイト内ではテンプレートの使い方も公開されているので、エクセルの知識があまりない方でも使いやすい形になっております。Microsoftが提供しているので、信頼性が高いのもポイントです。

bizocean

ビジネス書式サイトであるbizoceanが提供している顧客管理用のテンプレートになります。

こちらはテンプレートの種類が多く、シンプルなものから業種別、商談内容を管理できるものなど幅広く揃っております。

エクセルで顧客管理表を作成する手順

step1 管理項目を設定する

顧客管理において何の項目を管理するかは業種・業界・企業ごとに異なります。

BtoBであれば、「企業名」「担当者名」「契約金額」「最終訪問日」

BtoCが個人であれば、「顧客番号」「名前」「住所」「メールアドレス」

などが管理項目になるでしょう。

今回はBtoB向けに「企業名」「担当者名」「担当者メールアドレス」「業種」「最終訪問日」の項目で作成方法を説明していきます。

必要な項目を決めたら、1行目に項目名を入力していきます。

step2 項目ごとにデータを入力する

各管理項目にデータを入力していきます。

顧客ごとに1行空けたり、データがない部分を空白にはしないでください。
フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまうためです。

step3 テーブル機能でデータベース化する

データの入力が終わったら、テーブル機能を活用してデータベース化しましょう。

テーブル機能は、入力した情報をデータベースとして処理し、編集や管理ができる機能です。
データベース化することによって、データの抽出や分析が簡単にできるようになります。

最初に管理項目を含む表全体を選択された状態にして、上のツールバーの「挿入」から「テーブル」を選択し、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認して、「OK」をクリックしましょう。

テーブル機能が適用されると、セルの背景色やフォントのスタイルが自動的に変更され、各項目にフィルターが設定されます。

エクセルでの顧客管理を便利にする4つの機能

顧客管理をエクセルで行う際、効率的なデータ活用のために便利な機能を活用することが重要です。

ここでは、特に役立つ4つの機能を紹介します。これらの機能を活用すれば、データの入力や管理がスムーズになり、ミスを減らし、作業効率を向上させることができます。

ウィンドウ枠の固定でラベルを見やすくする

大量のデータを管理する際、スクロールするとラベル（管理項目）が見えなくなることがあります。

「ウィンドウ枠の固定」を使えば、スクロールしても特定の行や列を固定したまま表示できるため、どのデータを見ているかを常に把握できます。顧客情報の追跡や比較が容易になり、ミスを防ぐことができます。

最初に固定したい行と列の右斜め下のセルを選択します。例えば1行目とA列目を固定したいときは、2行目B列目のセルを選択します。
そしてツールバーの「表示」から「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

以上の操作で1行目とA列目は固定されます。固定を解除したい場合は「表示」から「ウィンドウ枠の固定の解除」を選択します。

フィルタ機能を使ってデータを抽出する

フィルタ機能は特定の条件に合致するデータを選び出したり、順序を変更したりする機能です。

1行目に書いてある管理項目の「▼」マークをクリックすることで、フィルタ機能が使えます。

例えば管理項目の「業種」で「小売」のデータだけを見たいときは、「小売」だけにフィルター画面のチェックマークをつけるだけです。

スライサー機能でデータの抽出をより簡単にする

データの抽出はスライサー機能でも行うことができます。フィルター機能よりも使いやすいのが特徴です。

上のツールバーの「テーブル」から「スライサーの挿入」を選択します。

「スライサーの挿入」ダイアログが表示されるので、フィルターを適用したい項目を選び、「OK」をクリックします。

今回は「業種」の項目をクリックします。

これでワンクリックで簡単にフィルタをかけることができます。

ピボットテーブルで、データの集計や確認を簡単に行えるようにする

ピボットテーブルはデータをさまざまな角度から集計できる機能です。

上のツールバーの「挿入」から「ピポットテーブル」を選択します。

そして「ピボットテーブルのフィールド」で、分析したい項目にチェックを入れます。

例えば管理項目の「業種」ごとの「契約金額」にチェックをいれると、それぞれの合計金額を表示することができます。

エクセルで顧客管理を行うメリット

顧客管理をエクセルで行うことには、低コストで始められ、簡単に操作できるという大きなメリットがあります。多くの企業で既に導入されているエクセルを活用することで、新たなソフトウェアを導入する手間やコストを省きつつ、効率的な顧客管理が可能になります。ここでは、エクセルを利用するメリットについて詳しく解説します。

低コストで始められる

エクセルは、一般的に企業がすでに導入しているOfficeパッケージの一部として利用されているため、新たに高価な顧客管理ソフトを購入する必要がありません。
追加投資を抑えて顧客データの管理が可能です。

また、エクセルは表計算やデータ整理に優れており、フィルタリングやソート機能を活用することで、効率的に顧客情報を管理・分析できるため、業務全体の効率化や意思決定の迅速化につながります。

操作に慣れている人が多い

エクセルは多くの従業員が日常的に使用しているソフトウェアであるため、ツールの操作を覚える負担が少ないです。
新しいソフトウェアを導入すると、その使い方を習得するための教育コストや、操作に慣れるまでの生産性低下が懸念されますが、エクセルであればその心配はありません。

既存のスキルを活用することで、即座に業務を開始し、効率的に顧客管理を行うことができます。

エクセルで顧客管理を行う際の注意点

エクセルを活用して顧客管理を行う場合、データの管理方法にいくつかの注意点があります。
適切に設定・管理を行わないと、データが見づらくなったり、機能が正常に動作しなかったりすることがあります。

効率的にエクセルで顧客管理を行うための、5つの重要な注意点を紹介します。

データは縦方向に入力する

エクセルで顧客データを管理する際、データは必ず縦方向に入力するようにしてください。

項目名を横方向に配置し、顧客データを縦方向に入力することで、フィルター機能やソート機能を正しく使用できます。横方向にデータを入力してしまうと、便利な機能が使えなくなり、データ管理が非効率になります。

データ間に空白を作らない

データ入力時には、行やセル間に空白を作らないように注意しましょう。
空白があると、データの連続性が途切れ、フィルターやソート機能が正常に動作しなくなる可能性があります。

リストを見やすくしたい場合は、行間をあけるのではなく、セルの高さや幅を調整することで対処することをおすすめします。

管理項目を増やしすぎない

エクセルで顧客管理を行う際は、管理項目を増やしすぎない方がよいです。

「念のため」として不要な項目を追加すると、入力の手間が増え、データのメンテナンスが煩雑になります。
必要最低限の項目に絞り、項目数を適切に管理することで、効率的な顧客管理が可能になります。

マクロや数式の多様を避ける

エクセルでマクロや複雑な数式を多用すると、データ管理が複雑になり、メンテナンスが困難になります。
特に、担当者が不在の場合にファイルが壊れた際、修復が難しくなる恐れがあります。

誰でも扱えるように、できるだけシンプルな作りにすることが重要です。

ファイル共有とセキュリティ対策を行う

顧客情報は機密性が高いため、ファイル共有時にはセキュリティ対策が必要です。
エクセルファイルにパスワードを設定したり、ファイルの暗号化を行ったりして、アクセス権限を厳密に管理しましょう。

また、定期的にバックアップを取り、データの損失リスクを低減することも重要です。

顧客管理をさらに効率化するならCRMツールがおすすめ

エクセルを使った顧客管理は、コストがかからず手軽に始められる反面、顧客情報が増えるとデータ入力や管理に多くの時間と労力がかかります。
特に、顧客情報が多くなると管理が煩雑になり、作業効率が低下することがあります。

そこで、顧客管理を効率化するために役立つのがCRM（Customer Relationship Management）ツールです。

CRMツールとは

CRMツールとは、「顧客関係管理」を支援するためのツールで、顧客情報を一元的に管理し、データベースとして活用できるソフトウェアです。
顧客の連絡先、購入履歴、対応履歴などの情報を一箇所に集約し、管理・分析することで、営業活動やマーケティング戦略を効果的に進めることができます。

CRMツール導入のメリット

CRMツール導入の主なメリットは以下の3点になります。順番に解説していきます。

• 顧客管理を一元化できる
• 営業担当者の業務効率化
• 既存顧客フォローによる優良顧客育成

顧客管理を一元化できる

CRMツールは、顧客情報を一元管理できるので、各部門間の連携を強化し、業務の効率化を促進します。
顧客の属性や購買履歴などを統合管理することで、営業担当者が持つ情報を共有し、部門間でリアルタイムに活用可能です。

また、過去の商談履歴や失注理由なども記録され、次の戦略に反映することもできます。業務の見直しや改善が進み、結果的に営業のパフォーマンス向上が期待されます。

営業担当者の業務効率化

モバイル対応のCRMツールであれば、外出先からでもリアルタイムで情報の入力や確認ができるため、移動中や待機時間を有効活用し、時間を無駄にすることなく業務を遂行できます。
例えば、訪問先の情報を即時に更新し、次の商談に向けて準備を整えることが可能です。

営業プロセス全体がスムーズに進行し、最終的には成約率の向上に寄与します。

既存顧客フォローによる優良顧客育成

CRMを活用して顧客との関係を良好に保てば、効率的なフォローアップが可能となり、無駄のない営業活動が実現可能です。

クライアントが営業担当者の提案に応じるかは状況次第ですが、成約後も適切なコミュニケーションを続け、情報をCRMに記録しておくことで、効果的なタイミングでのアプローチが可能となり、既存顧客へのクロスセルやアップセルでの売上向上を見込めます。

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