リモートワークの導入や長距離の移動を避ける目的で、Web会議ツールを導入する企業が増えています。大企業が使い始める場合は、どのようなツールが良いのでしょうか？ツールの選び方とともに、おすすめ3選を紹介します。
最終更新日: 2023年10月27日
大企業におすすめのWeb会議ツール3選
大企業におすすめのWeb会議ツールを3製品紹介します。
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Zoom
セキュリティのレベルが高いツールを選ぶなら「Zoom」が向いています。通信の暗号化や、役割に権限を付与しユーザーがアクセスするロールベースセキュリティ、パスコード保護などによって、堅牢なセキュリティを実現しているツールです。
使用するデバイスを選ばないのも特徴といえます。そのため既に自社にあるパソコン・タブレット・スマホなどを使い、活用可能です。またslackやGmail・Microsoft O365・Safariなど、さまざまなアプリと連携できます。
GoogleMeet
「Google Meet」は最大10万人のドメイン内ユーザーが視聴できる、ライブ配信機能もあるツールです。そのため討論会や、会社全体へ向けて発信したい内容があるとき、すぐに伝えられます。
また会議には最大で500名まで、外部の参加所を招待できるので、大規模な会議を開催できます。さらに映像や音声の設定が、自動で変わる機能を搭載しており、ネットワーク速度に応じた自動調整が行われるため、スムーズにやり取りしやすいツールです。
加えて英語限定ですが、自動文字起こしの機能もあります。話している内容が字幕で表示されるため、耳から聞いて英語を理解するのが難しくても、会議に参加しやすいでしょう。
Microsoft Teams
Office製品を導入しているなら「Microsoft Teams」を通した連携が可能です。会議に利用できるのはもちろん、その他の業務を実施するワークスペースとしても、利用できるツールといえます。
ファイルを共有し共同執筆できる機能もあるため、一つのファイルの編集を複数人で分担し、進めても良いでしょう。
また音声認識の機能によって、会議内容の文字起こしもできます。会議の最大参加者は契約するプランによって異なるため、参加予定の人数をカバーできるプランでの契約が必要です。
大企業向けのWeb会議ツールの選び方
Web会議ツールにはたくさんの種類があります。自社に向いているものを選ぶには、「費用対効果」「通信の安定性」「同時接続数」「セキュリティ」がポイントです。
導入後の費用対効果
ツールを導入する目的の一つは「コスト削減」です。導入によってトータルでかかる費用がどのように変化するか、シミュレーションすると良いでしょう。
まずは会議に参加する社員の移動にかかる交通費や、発生する可能性のある宿泊費などの合計額を計算します。そしてツールの導入費用やランニングコストと、どちらが大きいか比べます。
減らせるコストだけでなく、無駄な移動時間をなくすことで、生産性がどれだけ上がるかも注目すべき点です。コストと効果のバランスを見極めて、ツールを選びましょう。
通信が安定しているか
会議をオンラインでできる環境が整ったとしても、通信が不安定で音声や画像が乱れれば、スムーズなやり取りが阻害され、会議が成立しません。進行が遅れることや、伝達ミスも起こり得るでしょう。
そのため安定した通信が可能なツールを選ぶことが重要です。通信の安定性は、会議の参加人数にも左右されます。何人までであれば、安定した通信状態で会議ができるか、導入前に確認が必要です。
目的に合わせた同時接続数
数十人・数百人規模の会議を開催予定なら、同時接続数のチェックが欠かせません。大規模な会議で使う予定があるにもかかわらず、同時接続数が20名までといった、小規模なツールを導入した場合、目的を達成できないからです。
また研修やウェビナー向けのツールも提供されています。どのような目的で導入するか、明確にした上で選ぶと、適した同時接続数や用途のツールを選べるはずです。
セキュリティやサポート体制
セキュリティの充実度も重要です。十分な対策が行われていないツールを使用すると、ユーザーID・ホストキー・ミーティングURLなどが、流出する恐れがあります。その結果第三者に会議を覗き見されれば、情報漏えいの危険性もあるでしょう。
情報漏えいが起こるのは、会議の議題となった内容だけではありません。社員や顧客の情報も含め、社内の重要な情報が危険にさらされます。危険を避けるために、万全のセキュリティ対策がされているツールを選びます。
加えてサポート体制も確認しておくと安心です。トラブルが起こったときの対応時間や、サポート費用がかかるかどうかといった点などを確認します。
大企業がWeb会議ツールを活用するシーン
導入する企業が増えているWeb会議ツールは、大企業ではどのように活用されているのでしょうか？代表的な活用シーンを解説します。また大企業であれば、大人数で会議をすることもあるでしょう。その際に注意すべきポイントも紹介します。
社内研修や他拠点の定例会議など
Web会議ツールを使うと、社内のあらゆる会議をオンラインで実施可能です。例えば以下のようなシーンで使用できます。
- 部署内や担当者で行われる少人数の会議
- 役員が参加し行われる大人数の役員会議
- 対象者を集め実施する社内研修
数名が集まる小規模な会議も、数百名が集まる大規模な会議も、ツールを使えば場所を問わずに実施可能です。実際の事例だと、国内に100カ所ある全ての拠点を同時に接続し、会議を実施している企業もあります。
弁護士へ法的に問題がないことを確認できれば、取締役会もツールを通して開催できます。
大人数でWeb会議ツールを使うポイント
人数の多いWeb会議をスムーズに実施するには、いくつかのポイントがあります。まずは「カメラ」をオンにすることです。参加者全員の姿をカメラで確認できれば、誰が参加しているか把握できます。
発言するときの社内ルールを設けるのも重要です。大人数が会議する場合、話し始めるタイミングが掴めず、同時に喋り出してしまうこともあります。
話し始めに名乗り、最後に「以上です」といった言葉をつけるようにすれば、発言を理解しやすいでしょう。話していないときはマイクをオフにすることで、話者の声を聞き取りやすくなります。
一カ所に複数人がいる場合は、マイクやカメラの位置も配慮しなければいけません。加えて進行役のファシリテーターの役割も重要です。
自社に合うWeb会議ツールの導入を
Web会議ツールを導入すれば、リモートワーク中の社員や、離れた拠点のメンバーとも、すぐに会議ができます。研修や役員会議にも利用可能です。
導入するツールを選ぶには、費用対効果や通信の安定性・同時接続数・セキュリティを確認します。自社で必要な機能を満たしているツールなら、コスト削減や業務効率化によって、高い成果を期待できるはずです。
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