生産性向上とは何か？やるべき取り組みと成功事例をチェック

生産性の向上を目指すなら、「何から取り組むべきなのか」を知ることが重要です。代表的な取り組みや成功事例を把握すれば、自社に向いた方策を考えやすくなるでしょう。生産性向上のために取り入れるべき方法について、解説します。

生産性向上とは？

生産性向上とは具体的にどのようなことを指すのでしょうか。まずは生産性向上の意味や、「業務効率化」という言葉との違いを理解しましょう。

資源投入によって得られた成果を指す

経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」に対し、どれだけ効率よく利益を上げられているかを示す指標を、生産性といいます。生産性向上とは文字通り、生産性を高めることです。

経営資源にかかる費用を、できるだけ抑えつつ利益を増やせれば、生産性は向上します。限りある経営資源を効率よく活用することで、利益の最大化を目指せるでしょう。

生産性向上が求められる背景には、少子高齢化による労働人口の減少があります。多くの企業が、人手不足に悩まされている日本においては、少ない労働力でも売上を伸ばせる生産性向上が、注目を集めているのです。政府も働き方改革で生産性向上を推進しています。

業務効率化との違い

生産性向上と意味を混同しやすい言葉に、「業務効率化」があります。無駄な工数を減らしたり、作業スピードを上げたりして、成果の最大化を図ることが業務効率化です。

生産性向上を企業の目標とする場合、業務効率化は目標を達成する手段の一つとなります。「生産性向上を実現するためには、業務効率化を図らなければならない」といえるのです。

業務効率化の具体例としては、今まで人の手で行っていた作業のシステム化や、特定業務におけるアウトソーシングの活用などが挙げられます。業務効率化は生産性向上を目指す上で、欠かせない方策の一つです。

生産性を向上させるポイント

生産性向上を図るために企業として考えるべき、基本的なポイントを解説します。具体的な取り組みを行う前に、以下のことを準備しておきましょう。

業務プロセスの見直し・優先順位を決める

生産性向上を実現するために欠かせないのが、業務の優先順位を明確にすることです。すべての業務を洗い出した上で、やるべき仕事と不要な仕事を区別する必要があります。

業務プロセスの見直しも、生産性向上における重要な施策です。作業工程を細分化して不要な工程を削除し、プロセスのスリム化を図らなければなりません。

業務の優先順位を決めたり、業務プロセスを見直したりすれば、目標達成に向けて本当に必要な業務のみを残せます。現代のビジネスシーンにマッチしない作業も、排除できるでしょう。

社員が自主的に取り組むための環境整備

生産性を向上させるポイントとしては、社員が自主的に取り組める環境を、整備することも挙げられます。作業スピードや業務の質を高めるためには、社員が頑張れる環境の構築が不可欠です。

企業が社員に対し、スピードアップやスキルアップを求めても、社員自身にやる気が生まれなければ、生産性向上の実現は難しいでしょう。労働環境の改善を図り、社員がより快適に働ける環境を用意しなければなりません。

環境整備の具体例としては、業務効率化につながるツール・システムの導入や、評価制度の見直しなどが挙げられます。ワークライフバランスの改善を見込める、柔軟な働き方への対応も効果的です。

代表的な生産性向上への取り組み

生産性向上の実現に効果を期待できる、具体的な取り組みを紹介します。できることからすぐに始めてみましょう。

業務の「見える化」を進める

生産性向上への取り組みとして、必ず着手しておきたいのが業務の「見える化」です。個人レベルで業務のフロー・成果・コストを洗い出してもらい、現在はどういった状況なのかを把握しておく必要があります。

すべての業務を可視化できたら、必要な業務と不要な業務を取捨選択しましょう。一人だけに業務が偏っていないか、チームや部署における業務負担のバランスを確認することも大切です。

業務によっては、「前任者もやっていたから」という理由だけで、同じ方法を続けているケースもあります。何年も見直されていない業務は、改善の余地が大いにあるでしょう。

従業員個人のスキルアップ

生産性向上の実現には個々のスキルアップも重要です。既存従業員の能力が高まれば、時間当たりにこなせる業務量が増えるため、生産性の向上につながります。

パソコンスキル・専門スキル・コミュニケーションスキルなど、生産性向上のために効果を発揮できるスキルの種類は、さまざまです。モチベーションアップやリフレッシュにつながる、セルフマネジメントスキルも習得させるとよいでしょう。

従業員個人のスキルアップを図るためには、企業側も積極的にサポートする必要があります。研修の実施や学習機会の提供など、できる範囲で施策の実施を検討してみましょう。

情報共有の仕組みを作る

情報の共有がスムーズに行われていない環境では、業務が滞ったり、的確な指示ができなかったりする状況に陥りがちです。情報共有の仕組みが整っていないのなら、環境の改善を図っておく必要があります。

情報の蓄積はチームや部署単位で行うのではなく、会社全体でアクセスできるようにしておくのがポイントです。情報を全社的に見える化しておけば、部署をまたいだ改善策が生まれることも、期待できます。

従業員が情報の蓄積を負担に感じないようにすることも重要です。情報共有の大切さが理解できる取り組みを行い、情報共有の仕組みの形骸化を防ぎましょう。

ツールの導入で業務の自動化

業務の自動化は、生産性向上を成功させるために必須のステップです。今まで人の手で進めていた単純作業をツールに任せれば、業務の大幅な効率化を図れます。入力作業が多いバックオフィス業務で、特に大きな効果を期待できるでしょう。

ビジネスツールは業務の自動化以外でも役立てられます。業務の見える化や、情報共有の仕組みの構築は、ツールの導入で比較的簡単に行うことが可能です。

例えばビジネスチャットツールを導入することで、メールより迅速かつ手軽に情報を共有できます。クラウドストレージを活用すれば、データの一元管理や共同編集が容易になるため、生産性向上に大きく貢献するでしょう。

生産性向上のために使える補助金

中小企業や小規模事業者の生産性向上に役立てられる、国の補助金制度を二つ紹介します。自社で使えるようなら公式サイトで詳細をチェックしましょう。

IT導入補助金

ITツールの導入にかかる費用の一部を補助してもらえる制度が、「IT導入補助金」です。IT導入補助金2022では、通常枠に加え、デジタル化基盤導入枠とセキュリティ対策推進枠が新設されています。

通常枠とデジタル化基盤導入枠は、さらに2種類の型に分かれており、それぞれの型や枠で、補助額と補助率が決まっています。例えば通常枠のA型類は、補助額が300,000円以上1,500,000円未満、補助率は1/2以内です。

補助対象となる経費には制限があります。通常枠ではハードウェアの購入費は対象になりませんが、デジタル化基盤導入枠では、PC・タブレット・券売機などのハードウェアも補助対象となります。

業務改善助成金

従業員の賃金引き上げをサポートするための制度が、「業務改善助成金」です。生産性の向上を目的として設備投資し、最低賃金を一定額以上引き上げた企業に対し、設備投資にかかった費用の一部が助成されます。

業務改善助成金の対象となるのは、「事業所内最低賃金と、地域別最低賃金の差が30円以内」かつ「事業場規模100人以下」の条件を満たす事業所です。助成対象となる費用としては、機械設備費・コンサルティング費・人材育成費などが該当します。

助成上限額は賃金の引き上げ額や、引き上げる労働者数により異なります。例えば一人の労働者の賃金を、30円以上45円未満引き上げた場合、助成額の上限は300,000円です。

実際の取り組みによる成功事例

生産性の向上に成功した、実際の企業事例を紹介します。どのような方策で生産性が向上したのかを理解し、自社での取り組みを考える際の参考にしてみましょう。

ダイニチ工業

家庭用石油ファンヒーターや、加湿器などの製造販売を行うダイニチ工業では、商品に対する問い合わせを、県内外の各営業所で受けていました。しかし営業所でアフターサービスを担当した結果、対応に追われた従業員の労働環境が、悪くなってしまったのです。

そこでダイニチ工業は、アフターサービス業務を本部のコールセンターに集約します。コールセンターで完結できる問い合わせ以外を、営業所に振り分けるようにしたところ、営業所の問い合わせ対応業務が大幅に軽減したのです。

各営業所の従業員の労働環境も改善し、残業が少なく休暇も取得しやすい環境が整いました。アフターサービス業務も従来と同水準の質を維持できており、業務効率化が生産性の向上につながっています。

ひまわりネットワーク株式会社

ひまわりネットワーク株式会社はITインフラの開発・提供を行う企業です。営業活動の改善や見直しを図るために、ツールを増やし続けた結果、情報が散在したり、情報確認の工数が大幅に増えたりする課題が発生してしまいました。

問題の解決を図るために導入したのが、営業支援・顧客管理に特化したソリューションです。バラバラになっていたツールを一元化することで、工数の削減や、営業活動の見える化が実現しました。

今まで割いていた事務工数が大幅に削減できたため、余った工数を営業活動へ割り当てたことで、ワークライフバランスの実現や、生産性の向上が達成されています。

株式会社サイバーエージェント

インターネットに関わる幅広い事業を行う、株式会社サイバーエージェントは、ビジネスチャットツールの導入により、業務の効率化を実現しています。

かつて株式会社サイバーエージェントでは、情報共有手段としてメールを使っていました。しかしメールでは細かなニュアンスを説明しにくい上、定型文を添える手間も発生してしまいます。

情報共有手段をメールからチャットツールに変更したことで、無駄な業務時間の大幅な削減に成功しました。ツールの導入により、生産性向上を実現した好例です。

生産性向上のためにできることから始めよう

生産性向上への代表的な取り組みとしては、業務の見える化や従業員のスキルアップ、ツールの導入などが挙げられます。補助金や助成金の活用を、検討するのもおすすめです。

生産性向上のためにできることには、すぐに着手できるものと、着手までに時間がかかるものがあります。自社でもできる方策を知った上で計画を立て、早速取り組めることから始めてみましょう。