案件管理表とは？作成の目的やポイントをわかりやすく解説

営業活動において案件の管理は欠かせません。一般的にはExcelで案件管理表を作成して、データを蓄積していくケースが多いものです。Excelでの案件管理に限界を感じた場合は、CRMやSFAを利用する選択肢もあるので、確認しましょう。

案件管理表を使う目的

営業活動を把握するには、案件管理表を使うのが非常に便利です。案件を把握するツールとして案件管理表を使うことで、主に三つの恩恵を得られます。

売り上げの向上

案件管理表を使って案件管理を行う最大の目的は、売り上げの向上につなげることです。営業の進捗状況を可視化することで、一連の流れの中でボトルネックになっている箇所が明確になります。

繰り返し同じ箇所で停滞している場合は、問題点を解消することで顧客満足度を高め、長期的な売り上げにつなげられる可能性もあるでしょう。

チーム内の情報共有を円滑に

案件管理表を用いて営業状況を可視化すると、営業担当者でなくても、状況を確認できるようになります。個人の力量に頼っていた従来の営業方法とは異なり、マネージャーがアドバイスすることで、営業の改善に役立てられます。

チームで営業活動を行うのは、営業の効果を最大化するために、合理的な仕組みといえるでしょう。同僚とアプローチ方法や成果を比較して、互いに競い合う文化を生み出すことも可能です。

チームでの活動を効率的に進める上でも、案件管理表があると効率が上がります。案件管理表を見れば、担当者以外も状況を把握できるため、担当者に直接尋ねる必要がありません。

情報共有に要する時間が短縮され、コアな業務に時間を費やすことができるので、さらなる売り上げアップにつながる可能性もあります。

営業データを分析して改善につなげる

営業活動を数値化し定量的に案件を管理すれば、後にデータを分析し、受注や売り上げを予測できるようになります。余分な発注を減らせるほか、先の見通しがある程度立ち、無理のない営業活動が可能です。

蓄積された営業データを分析すれば、失注に至る原因を特定できるでしょう。過去のデータを参考にした営業活動により、売り上げアップや、顧客満足度の向上も期待できます。営業データの分析結果を、次の商品開発に役立てられるのも利点です。

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Excelを使った案件管理のポイント

案件管理表にExcelを用いる企業は多いですが、Excelを使った案件管理には、メリットとともにデメリットもあります。メリットばかりに気を取られず、デメリットも把握した上で、Excelを選択することが大切です。

Excelを使うメリット

ビジネスを行う上で、Excelのソフトがインストールされているパソコンは多いでしょう。手元にあるソフトを使えば、追加費用を抑えられます。Excelは多くの業務に使える点に加えて、導入コストやランニングコストの抑制にもつながります。

Excelは広く使われているソフトであり、社員にとって導入のハードルが低いのも大きなメリットです。使い方を勉強する手間が不要で、案件管理表を手軽に作成できるほか、グラフで可視化することもできます。

さらにウェブサイトからダウンロードできる、案件管理表の無料テンプレートが豊富にあります。自社に合わせて簡単にカスタマイズ可能です。

Excelを使うデメリット

Excelは案件管理に特化したソフトではないため、使っているうちに限界を感じるケースもあるでしょう。

元々パソコン上での使用を前提に開発されたソフトです。スマホやタブレットでの閲覧や編集には、不便を感じる場合もあるでしょう。オフィスを離れる機会が多い営業担当者にとって、出先で案件管理表を確認したり、情報入力したりしにくいのはストレスです。

他社サービスとの連携が難しいという点も、デメリットの一つです。マーケティング部や経営部など、ほか部署から営業データの共有を求められる場合もありますが、ほか部署が使用しているソフトと連携ができなければ、スムーズな情報共有が難しくなります。

Excelで案件管理する場合のポイント

Excelで案件を管理するときのポイントは以下の2つです。

1. 分析対象・入力項目を明確にする
2. 使いやすさ・見やすさを工夫する

まず分析対象と入力する項目を明確にすることが必要です。案件番号を振ったり、担当者名と取引先の情報を記載したりするほか、営業プロセスにおける進捗具合が、ひと目で分かるように工夫しましょう。

次にするべき行動を記入する欄も設けておくと、マネージャーがアドバイスやフィードバックをしやすくなります。

入力する際の使いやすさに加え、後から見たときに、ひと目でポイントが分かるような工夫も重要です。進捗状況ごとに色分けしたり、データの集計を自動化したりするといいでしょう。

Excel以外の案件管理ツール

Excelでの案件管理に限界を感じた場合は、ほかのソフトやツールも検討しましょう。案件管理に使えるツールを三つ紹介します。

Google スプレッドシート

Google スプレッドシートは、Excelと似た機能を備えた表計算ソフトです。Googleが提供しており、Googleのアカウントを作成すれば無料で利用できます。

クラウド上で動くソフトのため、変更内容が自動で保存されます。複数人が同時に閲覧・編集をすることも可能なので、別の人の作業が終わるのを待つ必要がありません。

ただしExcelと同様に、案件管理に特化したソフトではないため、案件管理を行う上での限界はあります。

CRM(顧客関係管理)ツール

CRMとは顧客との良好な関係を築き、それを維持・管理するためのマネジメント手法のことです。「Customer Relationship Management」の略語で、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。また、顧客管理に使用するITシステムを総称して「CRM」と呼ぶこともあります。

SFA(営業支援システム)

SFAは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援システム」と訳されます。SFAはあらゆる営業活動をデータ化して、管理するシステムです。最小限の入力で、営業活動に必要なあらゆる機能を利用できます。

効率的な営業活動を可能にするほか、属人性を下げた営業活動につながります。CRMとは違い、SFAは営業活動に特化したシステムです。顧客視点の情報蓄積や分析はもちろん、担当者ごとに行動分析して、成長を促す上でも役立ちます。

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