リモートワーク下での社内コミュニケーションの減少に、お困りではありませんか？
最終更新日: 2024年06月28日
そんな時に利用したい便利なツールが「ビジネスチャット」。
ビジネスチャットはネットワークを利用して複数人でのチャットができたり、ファイルの共有ができたり、様々なビジネス向けの機能を持っているツールです。
この記事ではビジネスチャットのメリット・デメリットから導入前の注意点、おすすめのツールまで詳しく解説。ぜひ参考にしてください！
ビジネスチャットとは【活用シーン・必要性・個人チャットとの違い】
ビジネスチャットはビジネスに特化したコミュニケーションツールのことです。社内のやり取りだけでなく、社外との連絡も可能です。
LINEなど、プライベートで使うチャットツールとは異なり、高いセキュリティレベルがポイントです。会社の重要な情報も安心してやり取りできます。
また、ビジネスチャットでは絵文字を使ったカジュアルなコミュニケーションが取れるのでテレワーク下にも最適です。多くの企業で続々と導入が進んでいます。
社内外の人とカジュアルに連絡できるコミュニケ―ションツール
ビジネスチャットとは、コミュニケーションの活性化や、業務連絡を円滑に進めることを目的に開発されたツールのことです。
ビジネスシーンでのメールでは手紙やビジネス文書と同じように、挨拶や署名を記して丁寧なやり取りを行うことが多いでしょう。
一方でビジネスチャットは、メールよりも気軽なやり取りをするのが基本です。挨拶や署名を簡略化させることで業務の効率化に繋がる点が、ビジネスチャットの大きな魅力です。
簡潔なコミュニケーションならLINEなどのチャットツールでもよいのかと思う方も多いでしょう。
しかし、それらのツールはビジネスに特化していません。高いセキュリティ対策がとられていないので、会社の機密情報を取り扱うには心配があります。
一方でビジネスチャットなら、それらの情報を取り扱うことも前提に開発されるため、どんな情報でも安心して共有できるんです。
ビジネスチャットのグループ機能を利用すれば、リモートワーク社員とのコミュニケーション、新入社員の研修・フォロー、社外の取引先への営業・連絡など、多くの場面で活用できます。
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テレワーク浸透によってビジネスチャットが必要に【導入企業も増加中】
働き方改革の推進により、柔軟に働けるよう「テレワーク」を導入する企業が増えています。
そんな中、社員同士のコミュニケーション不足が問題となっていて、その解決策としてビジネスチャットが注目されているのです。
テレワークだと社員同士が対面で接する機会がなく、雑談といった自然なコミュニケーションが生まれにくくなります。
メールだと相手が内容を確認したかわからず、電話だと相手が出れない状況にかけてしまって困らせてしまう事態もあるでしょう。
一方通行のコミュニケーションとなり、仕事に関する連絡も効率的にできません。
そこでビジネスチャットを導入すれば、インターネットさえあれば社員同士つながることができ、グループだけでなく1対1のやり取りも可能になるんです。
また、絵文字を使ってリアクションするなど、カジュアルなコミュニケーションもできます。
テレワーク下でも効率的な情報共有や連絡を実現させるため、ビジネスチャットは注目を集めています。
ビジネスチャットと社内SNSの違い
社内SNSは組織内のみで利用できるコミュニケーションツールで、一方ビジネスチャットは社内外ともに利用できるツールとなっています。
どちらもコミュニケーションの活性化を目的にすることには変わりません。
しかし、ビジネスチャットの方がより業務で利用するのに最適で、高いセキュリティ性により社内の重要な情報のやり取りでも安心してできます。
社内コミュニケーションの活性化だけでなく、生産性や効率性向上の実現を目指しているのがビジネスチャットなのです。
ビジネスチャットの代表的な5つの機能
ビジネスチャットの基本機能は、以下の5つです。
- チャット機能
- グループ作成機能
- 音声・ビデオ通話機能
- ファイル共有機能
- タスク管理機能
ツールによっては提供されていない機能があることも。ツールを選ぶ際には自社に必要な機能があるか確認しましょう。
チャット機能
ビジネスチャットの最も基本的な機能がチャット機能です。テキストや絵文字を用いて、リアルタイムでメッセージのやり取りが可能。
メールより気軽なやり取りを行うことが前提のため、迅速で円滑な報告・連絡・相談を実現できます。
グループ作成機能
部署ごと、支社ごと、役職ごと、プロジェクトごとのように、グループでのやり取りを可能にする機能です。
多人数でメッセージを共有できるだけでなく、後からでも内容を時系列順に確認できます。
音声・ビデオ通話機能
PCやスマートフォンのカメラとマイク・スピーカーまたはヘッドセットを使用して、音声やビデオでのやり取りができる機能です。
1対1の通話だけでなく、グループでの音声・ビデオ通話が可能なツールもあります。
ファイル共有機能
画像や動画、ワード・エクセル・パワーポイントなど、様々なファイルを共有できる機能です。
ビジネスシーンでは書類や図版などをデジタルで作成することが多いため、メンバーでのファイル共有機能は業務効率化に大きく役立つでしょう。
タスク管理機能
やらなければならないタスクについて、内容や期限を登録して共有できる機能です。
タスクは自分用に設定できるだけでなく、メンバー間でも共有可能。進捗状況の確認や、納期忘れの予防に便利です。ツールによっては、外部のカレンダーサービスとも連携できます。
ビジネスチャットを導入することのメリットと効果
ビジネスチャットには様々な機能がありますが、導入することでビジネスツールとして次のようなメリットがあります。
- コミュニケーションが活発になる
- 業務を円滑に進められる
- 情報のやり取りを記録に残せる
- 高いセキュリティ性で安心して使える
- 多用な働き方に対応できる
- 仕事とプライベートの連絡が分けられる
コミュニケーションが活発になる
「気軽なコミュニケーション」と「迅速な連絡」が可能になり、社内全体のコミュニケーションが活発になるのが1つ目のメリットです。
メールの場合だと、最低でも「宛先の指定」「件名の入力」「本文の記述」をしなければいけません。さらにメール本文には、挨拶、結びの言葉、署名などを入れることも多いでしょう。
礼儀正しくはありますが煩雑ともいえるこれらの要素は、ビジネスチャットではほぼ不要。メッセージを送るまでの手間が減るため、気軽なコミュニケーションが可能となります。
また、ビジネスチャットはメールと違って、短いメッセージをリアルタイムで送り合えます。挨拶など余計な情報がなく本題のみでのやり取りができる点も、迅速な連絡の実現につながります。
業務を円滑に進められる
ビジネスチャットではメールのような煩雑な記述が不要なため、メールの執筆に費やしていた時間を削減できます。
メールでは業務に関係ないメールマガジン・スパムメールなどがメールボックスに溜まりがちですが、ビジネスチャットなら余計な情報は流れてこない点も安心です。
チャット以外の機能にも、以下のようなビジネスシーンで役に立つ機能がついているツールもあります。
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日常の業務に関するやり取りだけでなく、メンバー間での情報共有を円滑にしてタスクをスムーズに進めてくれるのもビジネスチャットのメリットなんです。
情報のやり取りを記録に残せる
ビジネスチャットでは、やり取りの記録(ログ)を残せるというメリットがあります。
テキストチャットの内容はサーバーに保存されるため、過去のメッセージをいつでも再確認可能。離席やオフライン状態だった間のメッセージも、後でオンライン状態になった時に読むことができます。
口頭でのやり取りでは「言った」「言わない」のトラブルが起こることがありますが、ビジネスチャットではメンバーの発言がしっかり残る点も安心です。
検索機能も便利で、キーワードやユーザー名などでの検索で、必要なメッセージをすぐに確認できます。
高いセキュリティ性で安心して使える
ビジネスチャットでは管理権限を持ったユーザーが、その他のユーザーのアカウントの管理・制御を行う仕組みとなっています。安心して仕事に関するやり取りができるんです。
個人向けのチャットではユーザーひとりひとりが自分でアカウントを管理するため、情報漏洩やアカウント乗っ取りのリスクがあるでしょう。
しかし、ビジネスチャットではこのようなリスクは少なくなるため、安心してビジネスに関するやり取りをチャット上で行えるのです。
ツールによってはIPアドレスによるアクセス制限、データの暗号化、モバイルデバイスからのアクセス拒否なども可能。
情報漏洩は会社の信用にも関わってくるため、高度なセキュリティ機能はビジネスチャットの大きな魅力です。
多様な働き方に対応できる
以前は社員が職場に集まって仕事をするのが一般的でした。しかし、現在は働き方が多様になっており、フレックス勤務や時短勤務、リモートワークなど、働く時間も場所も1つには定まりません。
ビジネスチャットなら離れた場所からコミュニケーションを取れますし、後からチャットログの確認もできます。
現代の多様な働き方に対応するには、ビジネスチャットの活用は欠かせないといえるでしょう。
仕事とプライベートの連絡が分けられる
LINEはプライベートの連絡に、ビジネスチャットは会社の連絡に使うというようにスマートフォン1つで公私の区別がつくようになります。
会社専用のスマートフォンがなく、業務連絡に社員個人のスマートフォンを活用する企業も多いでしょう。
家族や友人との連絡に加えて会社の連絡まで個人のスマートフォンで行っていると、仕事とプライベートの連絡が混ざってしまい、緊急な連絡が埋もれてしまうかもしれません。
また、LINEのような個人チャットツールはアカウントの乗っ取りも発生していて、情報漏えいのリスクが大きくあります。
しかしビジネスチャットはセキュリティ対策がしっかりとられているので、情報流出の心配もありません。
仕事とプライベートの区別がつきやすくなるだけでなく、セキュリティレベルの高さもビジネスチャットがビジネスに最適な理由なのです。
ビジネスチャットの導入にはデメリットも【3つ紹介】
ビジネスチャット導入にも次のようなデメリットがあります。
- 導入・運用にコストがかかる
- 反応するやり取りが増える
- 対面コミュニケーションが減少する
あらかじめデメリットを把握したうえで対応していけば、ビジネスチャット導入のメリットを最大化できるでしょう。
導入・運用にコストがかかる
しっかりした機能を持つビジネスチャットは有料のものが多く、導入に金銭コストがかかる点がデメリットとなります。
無料のツールもありますが、ユーザー数に上限があったり、機能が少なかったり、有料のものよりも制限が多いものがほとんどです。
また無料のものはセキュリティレベルが低いものや、情報を抜き取る悪質なものもあります。
機能を試すために一時的に無料のツールを使用するのはよいですが、本格的に使うなら有料のものを選択するのがよいでしょう。
ビジネスチャットの使用が初めての社員、デジタルツール自体に苦手意識を持っている社員がいる場合は、使い方をレクチャーする手間もコストとなります。
導入費用やツール使用のレクチャー時間など、想定されるコストを考慮したうえで導入を進めていきましょう。
反応するやり取りが増える
ビジネスチャットは、気軽なやり取りができる点がメリットでした。しかしその分、反応しなければいけないメッセージの量は増えてしまいます。「コミュニケーション疲れ」という状態になることも。
返信の義務感にとらわれ過ぎず、ツールの使用時間帯を限定するなどの予防策を施しておくことが大切です。
対面コミュニケーションが減少する
ビジネスチャットは離れた場所の相手とやり取りできるため、対面でのコミュニケーションが減少しがちです。
場合によっては顔を合わせたり、電話で互いの声を聴いたりといった、対面でのやり取りが適している場面もあるでしょう。
ビジネスチャットと対面のどちらか一方に偏るのではなく、場面場面で効果的なコミュニケーション方法を選ぶように心がけましょう。
おすすめのビジネスチャットツール5選
ビジネスチャットツールは様々なソフトウェアメーカーからリリースされており、どれを選べばよいのか迷ってしまうことも多いでしょう。ここではおすすめのビジネスチャットツールを、5つご紹介いたします。
ツールによっては、無料プランと有料プランを選択可能です。まずは無料プランで、使用感を試してみるのもよいでしょう。
Slack
Slackは、Slack Technologiesからリリースされているビジネスチャットツールです。
世界中で使用されており、日本ではパナソニックや三菱重工などの有名な企業でも導入されています。
外部サービスとの強力な連携機能が、Slackの大きな魅力。プライバシーやコンプライアンスにも配慮しており、セキュリティ面でも安心です。
| 主な機能 |
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| 費用 |
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| 有料プランの追加要素 |
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Chatwork
Chatworkは、日本企業のChatwork株式会社が開発したビジネスチャットツールです。
2021年3月末日時点の導入企業数は、309,000社以上。国際的なセキュリティ基準に則った運用体制を整備しており、高い信頼性を誇っています。
| 主な機能 |
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| 費用 |
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| 有料プランの追加要素 |
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LINE WORKS
モバイルツールでのコミュニケーションに広く使用されている「LINE」を、ビジネス向けにしたツールです。
LINEと似たような機能と操作感を持っているため、プライベートでLINEに慣れているユーザーへの親和性が高い点が特徴。導入時のハードルが低いビジネスチャットツールといえるでしょう。
2020年12月時点での導入企業数は、20万社以上。開発はワークスモバイルジャパン株式会社です。
| 主な機能 |
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| 費用 |
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| 有料プランの追加要素 |
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Teams
Microsoftがリリースしているビジネスチャットツールです。ビジネスの定番ソフト「Office 365」との強力な連携機能を持っています。
| 主な機能 |
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| 費用 |
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| 有料プランの追加要素 |
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Tocaro
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が運営している、ビジネスチャットツールです。
メンバーの作業をリアルタイムで定量化し、プロセスを可視化した管理ができます。
Boxとの強力な連携を持っており、Tocaro上で共有されたファイルをBoxフォルダー内に自動保存可能です。
| 主な機能 |
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| 費用 |
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ビジネスチャット導入時の4つのポイント【ツールの選び方も紹介】
いざビジネスチャットを導入するとなっても「何から始めればよいのだろう」という疑問を持つ方もいるでしょう。次の4つのポイントさえ押さえれば導入に失敗することはありません。
- 導入目的を明確にする
- ツール選択の際はセキュリティや搭載機能を比較する
- 導入前に使用ルールを決めておく
- チャット送信時の例文を用意しておく
導入目的を明確にする
ビジネスチャットはツールごとに、機能や使い勝手などが異なります。なぜビジネスチャットを導入しようと考えたのか、自社に必要な機能は何かを、まず明確にしておきましょう。
導入目的がはっきりすることで「どのツールを使えば課題が解決できるのか」を判断しやすくなります。
また利用人数は何人か、導入や維持に使える予算はどれくらいかも、重要な事前確認項目です。
ツール選択の際はセキュリティや搭載機能を比較する
導入するビジネスチャットを選ぶ際は次のポイントを確認してみてください。
【ビジネスチャットの比較ポイント】
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事前に決めた導入目的をもう一度見返して、ツールの機能で課題を解決できそうか考えてみることが大事です。
また、導入後も安心して長く使えるようセキュリティ面でサーバー側がどんな取り組みを行っているかもチェックしてみてください。
導入前に使用ルールを決めておく
ビジネスチャットはグループでの利用が基本となるので、使用ルールを決めておくことが大切です。
【ビジネスチャット導入前に決めておきたいルール】
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社員がそれぞれ自分勝手に好きな使い方をしていたら、業務の混乱を招きます。
ビジネスチャットのメリットを最大限発揮させるためにも、ルール設定は大切です。
チャット送信時の例文を用意しておく
ビジネスチャットにはメールのようなかしこまった挨拶や署名はほぼ不要ですが、チャットの文章にも最低限のルールやマナーがあります。
ビジネスチャットの利点である「気軽で迅速なやり取り」が損なわれないよう、以下のようなチャット送信時の例文をいくつか用意しておきましょう。
【チャット送信時の例文】
| 「承知いたしました！」
「かしこまりました！」(ビジネスチャットでは「！」の使用も有効です) 「◯◯の件、ご連絡ありがとうございました！」(連絡メッセージに対してのお礼の言葉) 「◯◯の件についてご報告いたします」(何についての話題を始めるのかを明確にする) 「◯◯の件、確認の上改めて回答させていただきます」(すぐには答えられない内容の場合) 「取り急ぎご連絡いたします！」(すぐに概要を伝えたい場合) 「結論から申し上げますと」(一番大切な結論が明確になる) 「長文お許しください」(やむを得ず長文になってしまう場合) |
マナーを意識しすぎて文面の書き方に迷って時間を消費してしまうと、業務が停滞してしまいます。
ビジネスチャットの良さである「端的なコミュニケーション」を可能にさせるためにも、テンプレートを用意しておくとより効果的です。
ビジネスチャット導入の成功事例
ビジネスチャットのメリットは様々ですが、実際のビジネスシーンではどのように活用されているのでしょうか。有名企業がビジネスチャットを導入した理由と、成功事例を見てみましょう。
迅速なやり取りを実現「サイバーエージェント」
インターネット広告・メディア・ゲーム事業を展開する、株式会社サイバーエージェント。
同社では、社内のやり取りには電子メールを使用していました。しかしメールではやり取りに時間がかかってしまう点に悩まされており、メールよりも迅速なやり取りができるツールの導入を検討。
SNSは素早いレスポンスが可能ですが、ログ保存の不便さやセキュリティ面での不安があるため、ビジネスチャットの使用が提案されました。
ツールはChatworkを選択し、ログ管理やアクセス制御を実施。迅速・安全な社内コミュニケーションができるようになり、業務の効率化がはっきりと感じられる結果が得られました。
メール処理のストレス解消「東洋アルミニウム」
アルミニウム製品メーカーの東洋アルミニウムでも、大量のメールの処理が悩みの種でした。
メールは多い時で1日に約300件。メールは自分に関係のないものも紛れており、必要なメールを探すだけでかなりの手間がかかっていました。また会議にかかる時間は1回あたり2時間超で、参加者全員が長時間拘束されることも問題に。
そこでビジネスチャットを導入したところ、まず膨大なメール処理から解放。会議の前にはビジネスチャットで資料を共有することで会議での資料の説明が不要になり、会議時間は1時間に減少しました。
採用から社員の誕生日企画まで幅広く活用「リジョブ」
美容・リラクゼーション業界に特化した求人サイトを運営する、株式会社リジョブ。同社ではメールでは見逃しや後回しが起きることもあるため、ビジネスチャットでタスクを管理しています。
インターン生にはメールアドレスを発行しにくいという悩みもありましたが、ビジネスチャットで解決。新卒採用では面接内容の共有にも役立てています。
業務以外でもユニークな活用をしており、誕生日が近い社員がいる場合は内緒でサプライズ用のチャットを作り、バースデー企画の相談に利用。
業務連絡の円滑化だけでなく、社員同士のコミュニケーションの活性化にもビジネスチャットを役立てています。
ビジネスチャット導入後に考えられる課題【前もって対策しよう】
2019年、伊藤忠テクノソリューションズはビジネスチャットを導入している大手企業を対象に利用状況の調査をインターネットで実施しました。
この調査で浮き彫りになった、ツール導入後に抱える問題が次の3つです。
- ツールを使いこなせない(44.5%)
- 情報量が多く必要な情報を見落とす、見つけられない(33.6％)
- チャットの利用率が上がらない(33.0％)
上手くツールを使いこなせない
社員一人ひとりには、それぞれ得手不得手があります。得意なツールのタイプは人によって違いますし、そもそもデジタルツール自体に苦手意識を持っている人もいるでしょう。
「上手くツールを使いこなせない」ことの対策としては「多くの社員にとって使いやすいツールを選ぶ」ことが有効です。
全員に向いているというツールはあり得ませんが、業務内容に合わせて必要な機能の取捨選択はしっかりと行いましょう。
機能が豊富なツールについ目が行きがちですが、使わない機能がたくさんあると、ツールに苦手意識を持つ社員の混乱を招きます。
業務を効率化させるためには、自社にとって過不足のない機能が搭載されているツールを選ぶことが大切です。
情報量が増え、必要な情報を見落としてしまう
ビジネスチャットではグループでメッセージをやり取りできる分、ログが膨大な量になってしまいます。
過去のメッセージを見返したくなった時に「いつの話だっけ？」「どのグループでのやり取りだったか思い出せない」など、目当てのメッセージを見つけるのに時間がかかってしまうことも。
このような場合を想定して「ツールの検索機能」が搭載されているツールを選ぶのがよいでしょう。メッセージの検索は単語、発言者、グループ名、ファイル名、日時など、様々な要素を組み合わせ可能です。
デジタルツールの検索機能を使いこなせるようになれば、紙の資料を読み返すよりもずっと速い再確認ができるようになります。
オンオフの区別がつかず、超過労働につながる
ビジネスチャットツールは24時間利用できるため、オンオフの区別をつけられないと超過労働につながります。
オフライン状態でもログの確認はできますし、スマートフォンでも利用できるツールではメッセージが届いていないか気になってしまう人もいるでしょう。
超過労働を防ぐには、ツールの「通知設定」のカスタマイズが有効です。自分の接続状態を表す「ステータス」を「オフライン」「不在」に切り替えできるツールでは、「オンライン」の時だけプッシュ通知が来るように設定できるものがほとんどです。
このような設定は社員個人ではやりづらかったり遠慮してしまったりが起こるので、全社で統一ルールとして周知しておくことが大切です。
ビジネスチャットの導入で会社の生産性を向上させよう
ビジネスチャットはコミュニケーションを円滑にしてくれるだけでなく、業務の連携がとりやすくなったりプライベートとの区別がつきやすくなったりなど、多くのメリットがあります。
このようなメリットを発揮させるためにも、まずは導入目的を確実にしたうえで必要な機能が搭載されたツールを選ぶことが大切です。
ビジネスチャットは社内の業務に関する連絡だけでなく、社員同士がカジュアルにつながれる手段でもあります。
ビジネスチャットの導入で業務の効率化とコミュニケーションの活性化をどちらも実現させて、会社の生産性を上げていきましょう。
ぴったりのビジネスチャット選びはミツモアで
ビジネスチャットは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのビジネスチャットが見つかります。
ぴったりのビジネスチャットを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を質問に沿って選択するだけで、最適なビジネスチャットを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。ソフトウェアの導入にかかる概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適なソフトが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬソフトとの出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、あなたにぴったりのビジネスチャットがすぐに見つかります。
