【もう怒られない】ビジネスチャット使用時の9つのマナーを紹介！

メールに代わり、ビジネスチャットを業務連絡に活用する企業が増えています。このビジネスチャットには、メールとは異なるマナーがあるのをご存じですか？　以下ではビジネスチャット使用時の9つのマナーを、詳しく解説。ビジネスチャット使用時のルールや便利な例文も紹介しますので、マナーと一緒にしっかり身につけておきましょう！

ビジネスチャットを使う際の9つのマナー

ビジネスチャットは気軽にメッセージのやり取りができる、便利なツールです。しかしマナーを守って使わないと、社内の規律を乱してしまいます。まずはビジネスチャットのマナーとして代表的な、以下の9つについて1つずつ見ていきましょう。

①業務の連絡であることを心掛けよう

ビジネスチャットはSNSのように気軽にメッセージを送り合えますが、「業務の連絡」であることを忘れてはいけません。プライベートな個人チャットと同じ気分で使っていると、次第に馴れ馴れしくなりメンバーを不快にさせる恐れが出てきます。同期や後輩に送るメッセージだとしても、ビジネス会話の態度とマナーを守って接することが大切です。

ビジネスチャットのルームでは上司も会話を見ているため、話題、言葉の使い方、反応の仕方には十分な注意を払っておきましょう。

②ビジネスチャットでは敬語を使おう

ビジネスチャットではどのような場面、どのような相手でも、敬語を使うことが大切です。いわゆる「タメ口」は厳禁。「仲の良い同期や部下になら敬語でなくてもよいのでは？」と思うかもしれませんが、一度言葉遣いが乱れてしまうと徐々に歯止めが効かなくなります。

またビジネスチャットでは、ログが残ることも忘れてはいけません。業務で何かトラブルが起きた時に、上司や監査部がログを精査する可能性もあります。マナーを守って恥ずかしくないような言葉遣いと態度を常に心がけておきましょう。

③メールとは使い分けよう

メールとの使い分けをできればさらに効率的にビジネスチャットを活用することができます。社内のやり取りにはビジネスチャットを使用する企業が増えていますが、メールの方が適している場面もまだまだあります。ビジネスチャットとメールの使い分け方は、以下を基本としましょう。

チャット：かしこまった対応の必要がない、社内でのやり取り

メール：失礼のない対応が必要な、社外とのやり取り

自社の方針や許可のもとで、社外の相手ともビジネスチャットを使用しているケースもあります。臨機応変に使い分けましょう。

複数人でのやり取り、何度も確認が必要な頻度の高いやり取り、すぐに返事がほしい緊急性の高いやり取りは、ビジネスチャットが便利です。

④「お疲れ様です」のような定型挨拶は極力避けよう

ビジネスチャットは簡潔に迅速なやり取りができる点がメリットです。「お疲れ様です」のような定型挨拶は、極力避けるよう気をつけましょう。冒頭で挨拶を長々と書いてしまうと、ビジネスチャットのメリットが損なわれてしまいます。「挨拶がないと失礼なのでは」と不安に思うかもしれませんが、そのような心配はビジネスチャットでは不要です。

⑤メッセージには素早く反応しよう

ビジネスチャットでは、自分宛てのメッセージには迅速に反応しましょう。すぐに確かな返事ができない場合は「承知しました、確認いたします。」「確認に〇時間ほどお時間をいただきます。」と送ればOKです。

ビジネスチャットの中には「オンライン」「離席中」など、ステータスの表示ができないツールもあります。返事がいつ来るか分からない状況は、業務の停滞につながることも。ビジネスチャットにはメッセージが届くとマークがついたり通知音が鳴ったりする便利な機能があるので、しっかり活用していきましょう。

⑥適切なルーム・チャンネルで連絡しよう

ほとんどのビジネスチャットでは、グループ単位でのチャットを行う「チャットルーム」「チャンネル」を作成できます。複数のルームに所属している場合は伝えたい内容に応じて、適切なルームのみで発言するのがマナーです。

同じ社内でも部署や業務ごとに、必要とする情報は異なります。社内でルームを作成するのは、適切なグループで過不足のない情報を共有するため。不要な情報が流れてきたら、迅速な判断の妨げになります。

⑦返信・スレッド機能で返信しよう

メッセージに対して返信をする場合は、返信先をしっかりと設定しましょう。特定の個人あてに返事をしたい場合はツールによって「To」や「@」で相手を指定可能です。返信先を指定しないとルーム全体に発信されてしまい、話題に関係ない人にとってはノイズになってしまいます。

また同じ題材について複数人で話題を共有したり、やり取りが続きそうな場合は、スレッド機能を使用しましょう。スレッド機能は元の投稿に対する返信を紐づけし、ぶら下げるようにまとめられる機能です。スレッド化することで、関連メッセージを後からまとめて確認できます。

⑧いいね！やスタンプで反応しよう

ほとんどのビジネスチャットには「いいね！」やスタンプ機能が搭載されています。「承知いたしました」「了解です」「よろしくお願いいたします」などよく使われる文句には、対応するスタンプが用意されています。自分宛てのメッセージで文章による明確な返事が必要ないものについては、読んだことをスタンプで伝えればOKです。

ビジネスチャットの利点である「迅速なやり取り」のためにも、いいね！やスタンプを上手く活用していきましょう。ただし上司にスタンプを使う場合は、失礼なものでないかマナーに十分に注意してください。

⑨絵文字や顔文字で感情を表現しよう

ビジネスチャットは対面でのやり取りとは違い、相手の顔が見えません。テキストでは上手くニュアンスを伝えられない場合は、絵文字や顔文字で感情を表現しましょう。絵文字が使えるツールでは絵文字にマウスカーソルを乗せると、どのような感情を表す絵文字なのかが表示されます。

ただし顔文字を使いすぎるとかえって意図が伝わりにくくなるため、1つのメッセージの中に絵文字が何個も現れないよう注意してください。

社会人なら知ってて当然！連絡をする際の3つのマナー

ビジネスチャットは相手の顔が見えない分、自分本位のやり取りになってしまう恐れがあります。社会人なら相手への気遣いもできて当然です。チャットで連絡をする際に気をつけたいマナーを、この機会に再確認しておきましょう。

送る時間を考えよう

ビジネスチャットは24時間いつでもメッセージを送信できますが、早朝や深夜、休日の連絡は控えるのがマナーです。こちらは「急ぎの返信は不要」というつもりで送ったとしても、相手にプレッシャーを与えかねません。勤務時間外のメッセージのやり取りは、働き過ぎにもつながります。メッセージを送る際には時間帯をきちんと確認しましょう。

メッセージは結論ファーストで、長文は控えよう

ビジネスチャットに限らずメールにも共通することですが、ビジネスの現場では迅速で簡潔なやり取りが求められます。長々とした前置きがあると相手の時間を無駄にしていまうので、メッセージは結論ファーストを心掛けましょう。

また活発な意見のやり取りをするために、長文は控えるのがマナーです。長文を送ってしまうと読むのに時間がかかってしまい、相手の業務が停滞しかねません。伝えたいことが多い場合は短い文章に分けて、相手の返信を見ながら複数回に分けてやり取りしましょう。

個人情報の漏洩に気を付けよう

ビジネスチャットは気軽にメッセージを送れる反面、書いてはいけないことをうっかり書いてしまう恐れがあります。個人情報やプライバシー、企業の秘密、解禁前の情報など、漏洩してはいけない情報を書き込まないように気をつけましょう。

特に企業秘密は、会社の社会的信用に関わります。自社の情報だけでなく、取引先の情報を漏らさないよう細心の注意が必要です。プライベートに関わる内容はパブリックチャンネルでの発信は避け、個人宛で連絡しましょう。

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ビジネスチャットで失敗しないために運用のルールを決めておこう

複数人で使用するツールでは、運用のルールを決めておかないと混乱を招きます。特にビジネスチャットは仕事で使うツールなので、使い方を誤るわけにはいきません。ビジネスチャットで失敗しないために、以下の3つのルールについてきちんと決めておきましょう。

ルール①チャットの利用時間を決めよう

既に述べたように、ビジネスチャットでは早朝や深夜、休日の連絡は控えるのがマナーです。しかし早朝・深夜といっても、何時から・何時までならOKなのかは個人によって感覚が違います。「利用は本人の勤務時間内のみ」といったように、社内で統一ルールを作っておくと間違いがありません。

ルール②部署や実名を明記しておこう

ビジネスチャットはアカウントごとに、プロフィールを設定できます。発言者の身分をはっきりとさせるために、部署や実名をプロフィールに明記しておきましょう。画像を登録できるなら、顔写真を設定しておくのもおすすめです。相手が他の部署や支所などチャットでのやり取りがメインの場合にも、自分の印象を強く残せます。テキストのアカウントネームのみよりも、ぐっと現実感や親近感がわくでしょう。

ルール③チャットルーム内の権限を決めよう

チャットルーム内では、メンバーごとにアクセス権限を設定することができます。権限は以下の3つです。

・管理者：グループを作成した人、アクセス権限を与える権利をもつ人

・メンバー：グループに所属し、チャットを許可されている人

・閲覧のみ：グループに所属していないが、チャットの閲覧のみ許可されている人

これらの権限をしっかり設定しておかないと、業務の混乱や情報漏洩などのトラブルのもとになります。誰にチャットを許可するのか、閲覧を許可するのか、管理者がしっかり決めることが大切です。

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ビジネスチャットを使う際の例文

ビジネスチャットではメールのようなかしこまった挨拶は不要ですが、文面に迷ってしまうこともあるでしょう。マナーを守りつつ迅速にやり取りするためには、ビジネスチャットで使える例文を頭に入れておくと便利です。

文頭・末尾につけると効果的な文章

メッセージを送る際は、どのような話題なのかを文頭で示すと分かりやすくなります。

末尾には必要に応じて、以下の文章を添えましょう。

受信確認の文言は早めに返信する

メッセージを受信したら、相手のためにも早めの返信が肝要です。

お願いするときは丁寧に連絡する

相手へお願いする時は、丁寧な文章を送りましょう。長文にならないよう、以下の例文を使うと便利です。してもらいたいことや期限については具体的に伝えないと、業務が停滞するので注意しましょう。

遅刻しそうな時

通勤途中で電車トラブルが起きた場合、遅刻しそうな旨のメッセージを車内で書くのは大変ですね。そのような時に備えて例文を保存しておくと、すぐに上司にメッセージを送信できます。

急ぎの用事の際

すぐに返事がほしい時は、「至急」「緊急」といった言葉で強調しましょう。

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ビジネスチャットの効果的な使い方

ビジネスチャットにはチャット機能以外にも、色々な便利な機能があります。ビジネスに役立てられるよう、効果的な使い方を覚えておきましょう。

タスク管理機能も使おう

業務の進捗状況の把握には、タスク管理機能が便利です。例えば「ファイルAの内容を確認してください」というタスクを、メンバーに設定したとします。ファイルを確認した人は完了ボタンを押すと、完了したことが管理者に伝わります。管理者はメンバー1人1人にファイルを確認したか尋ねなくてよいので、手間を削減できますね。

目的に応じてルーム・チャンネルを作成しよう

チャンネルは案件ごとのチャンネル、勤怠報告のチャンネルなど、目的に応じてチャンネルを細分化させましょう。チャンネルが少ないと、色々な話題が入り乱れてしまうことに。細かくチャンネルを分けておけば関連情報が一か所にまとまり、後で情報を探す際にも楽になります。

またチャンネルは業務終了時に報告を行う「日報」、分単位で進捗を共有する「分報」にも利用可能です。分報は固く考えずに疑問や考えを記すことで、メンバーからアドバイスがもらえることも。分報に限らず、社内コミュニケーションの活性化につながるチャンネルを作成しておくとよいでしょう。

データベースとして利用しよう

チャンネルには関連する情報が蓄積されていくため、データベースとしても利用できます。後から参加したメンバーも過去のチャットログを閲覧できるので、それまでの業務の流れや経緯を把握するのにも便利です。新人に一から説明したり引き継ぎ書を作ったりしなくてもよいため、業務の効率化を図れます。

ビジネスチャットを社内のアンケートに使おう

大勢に一斉にメッセージを送れるビジネスチャットは、社内アンケートにも活用できます。アンケート対象がそろっているチャンネルで質問をし、スタンプやスレッドで答えてもらいましょう。社内全員タスクも設定しておけば完了状態を把握できるため、回収漏れを防止可能です。

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