グループチャットとは？社内に取り入れるメリットとおすすめツール

グループチャットを活用することで、社内のコミュニケーションを活性化している企業が増えています。ファイルの送受信も可能なので、作業効率もアップするでしょう。チャットを社内に取り入れるメリットと、おすすめのチャットツールを紹介します。

グループチャットとは

グループチャットとは、複数人のメンバーが参加するチャットのことです。ひとつのトークルームやチャンネルに集まってリアルタイムなコミュニケーションを取れるのが大きな特徴です。

LINEなどのアプリを通じたプライベートでの活用はもちろん、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールを通じたビジネスシーンでの活用も増えています。

チャットは元々「雑談」を意味する

チャット(Chat)とは「雑談」を意味する英語で、主にインターネット上でアプリなどを利用して相手と会話することをいいます。

メールの場合、メッセージを送信して相手がそれに返信するといった、手紙のようなプロセスをへることになります。送受信に時間がかかるので、頻繁にメッセージをやりとりする場合は非効率といえるでしょう。

一方、チャットの場合は、メッセージのやりとりにタイムラグがほとんどないため、日常会話のような早いテンポでメッセージのやりとりが可能です。意思疎通に時間がかからないので、仕事はもちろんプライベートでも重宝します。

複数人を相手に効率的な情報伝達が可能

チャットは1対1での会話はもちろん、グループ機能を使うことで同時に複数人で会話することも可能です。何人かで話題を共有したい場合や、連絡事項がある場合、1対1の通信では全員に情報が行き渡るまでに時間がかかってしまうでしょう。

チャットの場合は一度のメッセージでグループ内のメンバーが情報を確認できるので、効率的に情報の伝達が可能です。まるで皆が集まって会話している感覚で、メッセージのやりとりができます。

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社内に取り入れるメリットは？

グループチャットを社内に取り入れるメリットを具体的に考えてみましょう。リアルタイムに複数人でメッセージのやりとりができるチャットは、電話やメールで情報を伝達していた時代に比べると、企業に多くのメリットをもたらしました。

情報共有が円滑になる

チャットによって素早くメッセージのやりとりが可能になれば、社内全体の情報共有が円滑になります。わざわざ会話したい相手のいる場所まで移動せずに済むので、移動にかかっていた時間を業務に充てることが可能になるでしょう。

またチャットは長文ではなく、会話のようなメッセージのやりとりがメインです。要件を端的に伝えられるため、コミュニケーションにかかる時間を減らせるメリットもあります。送信したメッセージを相手が確認したかどうか分かるチャットツールもあるので、確実に相手にメッセージを伝えることが可能です。

社外でも使える

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末からもメッセージのやりとりができるので、営業先や出張先からもチャットに参加できます。

社内から出先の相手に連絡したい場合にも、自分のタイミングでメッセージを送ることが可能です。相手も自分のタイミングでメッセージを確認できるため、電話がつながらず情報を伝えられないといった事態を避けられます。

必要な資料もチャット上でやりとりできるので、出先で営業用のファイルをダウンロードして確認するといった使い方もできるでしょう。

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ビジネスに使えるチャットツール

それでは、ビジネスシーンでも使えるチャットツールを紹介します。いずれも法人利用を想定して開発されたツールで、業務用ファイルの共有はもちろん、音声通話やビデオ通話ができるものもあります。

Chatwork(チャットワーク)

Chatworkは導入社数30万社を超えるビジネスチャットツールです。誰にでも使いやすいインターフェースとタスク管理機能を持っており、ファイルの送受信の利用制限がないため、頻繁にファイルをやりとりしなければならない企業も、安心して使うことができます。

さらに無料で音声通話・ビデオ通話機能を利用でき、メッセージボックスから簡単に相手と通話できるので、メッセージの途中で直接音声や映像でコミュニケーションを取りたくなった場合にも便利です。

フリープランでも累計14までグループチャットを作成できますが、月額600円(年間契約の場合は月500円)からの有料プランに切り替えることで、無制限にグループチャットを作成できるようになります。

Slack(スラック)

Slackは導入社数75万社を超えるアメリカ発のビジネス用に設計されたチャットツールです。

単純にチャットグループを作成してメッセージの共有ができるだけでなく、リマインダー機能によって、指定した時間にアラートメッセージを出すことが可能となっています。自分以外のメンバーにもリマインドが設定できるので、スケジュール管理に役立つでしょう。

Googleカレンダーやスケジュール管理アプリのTrello(トレロ)などとの連携も、24時間の音声通話・ビデオ通話も可能です。さらにグループ内のチャットを非公開設定にできるので、機密情報のやりとりも安心して行えます。

ChatLuck(チャットラック)

ChatLuckはスマートフォンとパソコンでスムーズに情報共有ができるコミュニケーションツールです。テーマ別にルームを作成し、コメントとメンション機能によって話題を整理できるのが特徴で、大人数の利用でも統制のある情報共有が可能となっています。

さらにメールアドレスだけでチャットに招待できるため、社内だけではなく、取引先や提携企業とのコミュニケーションもチャット上で行える点が魅力です。全ユーザーを自社の環境で管理できるので、情報漏えいのリスクも大幅に軽減させられます。オンプレミス版とクラウド版が利用でき、クラウド版の初期費用は無料です。

elgana(エルガナ)

elganaはNTTネオメイトが開発・提供しているビジネスチャットツールで、ほかのツールに比べてセキュリティが強固なのが特徴です。

国内のデータセンターでサーバーを運用しており、ユーザー管理者が登録したユーザーのみがチャット上でコミュニケーションができるため、部外者に誤ってメッセージを送信してしまうリスクはありません。

さらに利用端末にデータが蓄積されない仕様になっているので、万が一、出先で端末を紛失してしまった場合にも、情報漏えいを防ぐことができます。フリープランでも20までのトークグループを作成でき、外部アプリと連携すれば、無料でビデオ通話や画面共有も可能です。

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グループチャットで業務を効率化

グループチャットの概要とメリットを解説するとともに、おすすめのビジネスチャットツールを紹介しました。

チャットツールをビジネスに導入することによって、社内の情報共有が円滑になり、作業効率も大幅にアップします。社外のメンバーとの連絡も簡単に取れるようになるため、社員の出張が多い企業や、テレワークを導入している企業におすすめです。

いずれのツールも導入が簡単で、複雑な設定は必要ありません。無料でも複数のチャットグループを作成できるツールが多いので、まずは導入して使い勝手を確認してみるとよいでしょう。