エクセルで勤怠管理ができる無料テンプレートおすすめ4選！自作する方法も紹介

エクセルを使った勤怠管理は、その手軽さやカスタマイズのしやすさから多くの企業で採用されています。

この記事ではエクセルを使った勤怠管理を簡単に実現したい方のために、エクセルで勤怠管理ができるおすすめの無料テンプレートを一挙紹介。自社ならではの勤怠管理を進めたい場合に備えて、自作の方法もあわせて紹介します。

エクセルで勤怠管理ができる無料テンプレート4選

エクセルで勤怠管理ができる無料テンプレートの中から、おすすめの4つを紹介します。

テンプレートを活用すれば出退勤時間の管理だけでなく、休憩時間を含めた勤務時間の計算や、深夜時間帯の勤務表示も簡単に実現可能です。

bizocean【豊富な275種類から選べる】

bizoceanでは会員登録すると、無料テンプレート約27,000万点をダウンロードすることができます。

勤怠管理テンプレートだけで275点も用意されています。「出退勤の時間を入力するだけのシンプルなものや残業時間まで自動集計できるもの」「半日休暇にも対応している有給休暇管理のもの」など様々あるので、自社にぴったりなテンプレートが見つかるでしょう。(テンプレート数は2022年7月現在)。

また複数のファイル形式にも対応しているので、管理や利用の幅が広がります。

一部には有料のテンプレートもあるので、注意が必要です。

EXCEL勤怠テンプレート【会員登録なしで使用可能】

EXCEL勤怠テンプレートは、登録なしで使える勤怠管理テンプレートサイトです。アルバイト用や正社員用・英語の勤怠管理表など、厳選されたテンプレートが揃っています。

「フレックス」や「休日出勤」などのタグで検索することができるのに加えて、各テンプレートのタイトルが非常にわかりやすいです。そのため、自分が求めているものをすぐに見つけることができるでしょう。

「深夜割増時間の設定」ができるテンプレートなどもあるので、移行作業などで休日出勤がある方や2交代制での夜勤がある方に最適でしょう。

勤怠管理表エクセルテンプレート【小売店に特化している】

勤怠管理表テンプレートでは、飲食店やスーパーマーケットなどの小売店に特化した、無料のテンプレートを扱っています。

小売店が使いやすいよう、時給計算などの必要な機能だけを備えているのが大きな特徴です。テンプレートはシンプルな構成なので、必要に応じてカスタマイズするのも簡単です。

時間帯によって割増賃金の設定ができるテンプレートやシフト表、人件費管理表のテンプレートも扱っています。

Microsoft Office 【公式だから安心かつ高品質】

エクセルを提供するマイクロソフトからも、ユーザー向けに公式の無料テンプレートが用意されています。

公式サイトの提供ということもあり、勤怠管理に関わる完成度の高いエクセルテンプレートが揃っているのが特徴です。また安全性や品質も担保されているといえますね。

Microsoft 365のサブスプリクション利用者はプレミアム版も利用できるので、ぜひ確認してみましょう。

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勤怠管理表をエクセルで自作する方法

エクセルを使い慣れている人なら、用途に合わせて勤怠管理表を自作するという方法もあります。わざわざ難しい関数を使わなくても、簡単な関数だけで作成することが可能です。

まずは1か月分の勤怠管理表の大まかな作成手順を押さえておきましょう。これをベースにして好きな機能を追加すれば、自社に最適な勤怠管理が行えます。

1.勤務時間を自動表示させる

勤務時間を自動表示するために、まずは1日分の実労働時間を自動で計算するようにさせましょう。実同労時間は「実労働時間＝退勤時間－出勤時間－休憩時間」から求められます。

うまく設定できていれば出勤時間・休憩時間・退勤時間を入力すると、実労働時間が自動で表示されるはずです。

次はすべての日について実労働時間を自動で表示するようにさせます。

うまくできていればE3～E32のセルに数式が入力されているはずです。

次に進む前に動作確認のために、ランダムな日を選んで実労働時間を計算させてみましょう。

2.1ヶ月の勤務時間を計算する

次は1か月の勤務時間を計算しましょう。毎日の実労働時間を足し合わせていきます。

この段階では数式が正しくても、合計勤務時間が正しく表示されないことがあります。うまく設定できたと感じたら、次のステップに進んでください。次のステップが終わった後に動作確認ができます。

3.合計勤務時間を正しく表示させよう

合計勤務時間を正しく表示させるために、セルの書式設定を変更する必要があります。

変更前は「h:mm」または「h:mm:ss」となっていて、24時間以上の表示ができなくなっています。なので「h」を「[h]」に変えて、24時間以上の表示ができるようにしましょう。

うまく設定できていれば、合計勤務時間が正しく表示されるはずです。試しに実労働時間を複数日で入力してみて、動作確認を行ってみましょう。

もしうまくいっていなければ、実労働時間の数式が間違っていたり、セルの書式設定が間違っていたりすると思われます。ステップ２から確認しなおしてみましょう。

4.1ヶ月の給与計算をしよう

合計勤務時間が正しく表示されるようになったら、1か月の給与を計算しましょう。エクセルでは給与は「給与額＝合計勤務時間×時給額×24」から求めます。

*は掛け算を意味しています。

また注意点として「合計勤務時間×時給額」だけでは正しい値が出ません。給与を求める際は必ず「合計勤務時間×時給額×24」としましょう。エクセルのシステムの影響でこういった変更が必要なのです。

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勤怠管理表を自作する場合のポイント

勤怠管理表をエクセルで自作するときには、いくつか覚えておいたほうがいいことがあります。

エクセルを正常に作動させたり、効率的に運用したりするうえでこれらのポイントが重要です。

 エクセルは「24時間＝1」と認識することに注意

エクセルは「24:00」を「1」と認識しています。そのためエクセルに表示されている勤務時間をそのまま使って計算すると、正しい給与額が求められません。

実はエクセルの日付と時刻は、画面上で表示されている値とは別に、シリアル値という数値で管理されています。簡単にいうと、内部では次のように認識されているのです。

そのため給料を正しく計算させるためには「時給×時間×24」というふうに「時給×時間」の値に「24」をかける必要があります。

 カスタマイズに便利な関数を覚えておこう

エクセルで勤怠管理表を自作するときに、主に次のような関数が役立ちます。

これらの関数をうまく活用することで、勤怠管理表にさらに機能を付け足すことができるでしょう。

エクセルの「マクロ」を活用すれば効率化を図れる

セルの計算や入力・移動などの同じ動作を何度も行うときには、エクセルの機能の1つである「マクロ」を利用しましょう。マクロを利用することで売上を自動的に集計したり、ワンクリックでシフトを発行したりすることができます。

一連の動作がマクロを使うと一括で行えるので、担当者の業務負担を減らし、効率的に仕事を進められるでしょう。

たとえば勤怠管理表の有給休暇や休日出勤の入力作業などで活用するのがおすすめです。無料で公開・配布されている勤怠管理用のマクロもありますので、興味のある人は使ってみましょう。

ただし「必ず一旦データを保存してからマクロを使用する」ことに注意が必要です。マクロを実行してしまうと、エクセルの「元に戻す」はできません。そのため大事なデータが消えてしまう恐れがあります。

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自社に合った勤怠管理で効率化の実現を

エクセルを用いることで、手軽に無料で勤怠管理を行うことができるでしょう。たとえば社員数が少ない企業であれば、エクセルで十分に勤怠管理ができます。

しかし勤怠管理ができるのは、エクセルだけではありません。勤怠管理システムを利用することも事業を続けていくうえで、非常に重要な方法です。

自社に最適な勤怠管理を行うことで、社員の労働状況を正確に管理して、新ガイドラインを守ることができます。勤怠管理を改善することで、より効率的に会社を動かしていきましょう。