エクセルで勤怠管理！無料テンプレートと作り方

「勤怠管理を手作業でするのは限界だけど、システムを導入するのはコストが心配」とお考えですか？そのようなケースではエクセルによる勤怠管理がおすすめです。

関数の使い方が分からなくても、無料のテンプレートがあるので、エクセルさえあれば無料で始められるのが特徴です。

便利な無料テンプレートの紹介や、自作する場合の手順と注意点、安価で使えるクラウド型勤怠管理システムについても、3つご紹介します。

勤怠管理表の無料エクセルテンプレート

エクセルで使える勤怠管理表のテンプレートは、多くの会社や個人がネット上に公開しています。無料のテンプレートもありますが、実際に勤怠管理に使う際は各種法令に対応しているかなどをチェックしてください。

無料の中でも各種法令に対応しているなど、信頼性の高いテンプレートを配布しているページを2つご紹介します。

Office テンプレート

エクセルを提供しているMicrosoft Officeでは、公式のテンプレートを配布しています。公式が配布しているテンプレートなので、動作確認をしなくても確実に使える安心性が魅力です。

出社と在宅勤務が日によって変わるハイブリッド型の企業に嬉しい、「在宅勤務対応出勤カレンダー」も配布されています。あわせてダウンロードしてもよいでしょう。

弥生株式会社

会計ソフト等を販売している弥生株式会社でも、勤怠管理に関する無料のエクセルテンプレートを配布しています。

社会保険労務士が監修している出勤簿とシフト表のテンプレートが配布されています。法令違反になるリスクが少ないので、安心して利用できます。

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勤怠管理表をエクセルで作る方法

用途に合わせて勤怠管理表を自作できます。作り方さえ分かっていれば、基本的な関数のみで作成することが可能です。

ここでは1ヶ月分の勤怠管理表の作成手順を解説します。今回作成する勤怠管理表をベースにして必要な機能を追加すれば、自社に最適な勤怠管理が行えます。

勤怠管理表の大枠を作る

はじめに、勤怠管理表の大枠を作りましょう。勤怠管理表を作るときには、以下の項目をもれなく適用します。

以下ではこれらの項目を適用した勤怠管理表の作り方を解説します。

勤怠管理表の年月を設定する

何年何月の勤怠管理表かが一目で分かるように、年月を設定しましょう。以下の手順で行います。

この手順で、「2025」「10」となっていたA1,A2セルがそれぞれ「2025年」「10月」となります。

定時の勤務時間を表示させる

勤怠管理表に、定時の勤務時間を記載しておきましょう。今回は、勤怠の状況を手動で入力していく運用の方法を紹介するため、定時の勤務時間表示はなくても構いません。

日付を表示させる

DATE関数を使って日付を表示させましょう。以下の手順で行います。

この時に「dd」とすると、1日～9日までの日付は「01」のように表示されます。表示以外に違いはないため、「d」と「dd」どちらを利用しても問題ありません。

曜日を表示させる

TEXT関数を使って曜日を表示させます。曜日を表示させることで、営業日か休業日の判断も関数に任せられるようになります。

TEXT関数を使う前に、基本構文をチェックしましょう。TEXT関数は以下の構文で構成されています。

「値」には書式設定をしたいセルを入力します。「表示形式」は提供したい表示形式コードを入力します。エクセルでは「”aaa”」、スプレッドシートでは「”ddd”」が曜日の表示形式コードです。

営業日と休業日の判断をさせる

IF関数とOR関数を使えば、営業日と休業日を自動で判断できます。今回は、B列が「土」か「日」なら休業日、それ以外であれば「営業日」と判断するシンプルなロジックで記述します。

IF関数とOR関数の基本構文は以下の通りです。

IF関数とOR関数については、実際に使って挙動に慣れることをおすすめします。

IF関数の中にOR関数が入っているため分かりづらいですが、言葉で表すと、「B8セルが土曜日か日曜日だった場合、「休業日」と表示する。それ以外は「営業日」と表示する」という指示を出しています。

次のステップに移る前に、営業日と休業日が一目で分かるように、休業日をグレーアウトさせましょう。

1日あたりの実労働時間を算出させる

次に1日あたりの実労働時間を算出しましょう。1日あたりの実労働時間は「終了時刻-開始時刻-休憩時間」で算出できます。

IF関数とOR関数を使えば開始時刻と終了時刻のいずれかが空欄の場合は、実労働時間欄が空欄になるように設定できるので、入力漏れミスを防ぐためにもこの設定をすることをおすすめします。

また給与計算をする際は、残業に関して注意が必要です。法定労働時間は8時間なので、8時間を超えた分は「法定外労働時間」となります。法定外労働時間の算出も行いましょう。

さらに、深夜時間の労働時についても算出する必要があります。

法定外労働時間と深夜時間労働に関しては、TIME関数を使います。TIME関数の基本構文は以下の通りです。

時間が正しく表示されない場合は、H8セル～J8セルを選択して右クリックし、セルの書式設定から表示形式を選択してください。ユーザー定義から種類を「[h]:mm」と書き換えて「OK」を押すと、正しく表示されます。

労働時間の合計を算出させる

労働時間の合計を算出させましょう。労働時間の合計はSUM関数で求められます。

これで、月の総労働時間、法定外時間、深夜労働時間の合計が分かるようになります。

休暇取得日数を算出する

D列「勤怠」に勤怠の状況を入力して、「有休消化日数」をK4セルに反映させます。

勤怠列に入力する情報を統一するために、「セルの入力規則」からプルダウン方式で選ぶようにしましょう。

セルの入力にプルダウンを設定する方法

休暇計算を行う

M7セルに「休暇計算」を追加してください。

これにより、午前半休と午後半休は「0.5」日分、全日有休は「1」日分有給休暇を消化したと判定されるようになります。

有給休暇の消化数を計算する

SUM関数を使って、K4セルに有休消化日数を表示させましょう。

K4セルに、「=SUM(M8:M38)」と入力すれば、月の合計有休消化日数を算出できます。

遅刻・早退回数をカウントさせる

最後に、遅刻と早退の回数をカウントさせる関数を記述しましょう。遅刻・早退回数はCOUNTIF関数で算出できます。

これで、勤怠管理表の作成は完了です。勤怠データを入れていない空のシートをマスタとして保護しておけば、必要数をコピーするだけで使い続けられます。

勤怠管理表を自作するときの注意点

勤怠管理表をエクセルで自作するときには2つの注意点があります。自作を始める前に注意点をチェックしておくことをおすすめします。

勤怠管理に必要な関数を覚える

勤怠管理表を自作する際には、エクセルの関数に対する一定の知識が必要です。勤怠管理表の作成では、以下の関数が使われることが多いです。

特に注意が必要なのはIF関数です。実際に使ってみないと記述の仕方などが分かりづらい関数なので、IF関数に関してはあらかじめ勉強をしておくことをおすすめします。

セルの保護などシートが壊れないようにする

関数や数式を入力してあるセルを誤って編集してしまうと、想定したように動かなくなってしまい、シートが壊れる原因になります。エラーが表示されないケースもあり、その場合は原因を特定してからシートを作り直す必要があるなど大変な手間がかかります。

そこで大切なのが、編集してほしくないセルに保護をかけることです。

編集してほしくないセルを右クリックして、「セルの書式設定」から「保護」タブを選択し、「ロックされたチェック」ボックスをクリックし、「OK」を押して変更を反映すれば編集できなくなります。

適切にシートやセルを保護して、シートが壊れないようにしましょう。

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エクセルで勤怠管理をするメリット

エクセルで勤怠管理をすることには5つのメリットがあります。管理者側、従業員側双方にメリットがあるため、小規模事業者ではエクセルでの管理が最適なケースもあります。

導入コストを抑えられる

エクセルで勤怠管理を行う場合、新たにソフトをインストールしたり使い方のレクチャーをしたりする必要がありません。導入コストはほとんどかからず、準備ができるのであればその日のうちに勤怠管理を始められます。

また業務でエクセルを使っていない場合でも、Googleスプレッドシートを使うことも可能です。スプレッドシートを利用した場合は完全に0円で勤怠管理をはじめることもできます。

操作に慣れている従業員が多い

エクセルは、多くの職場ですでに広く使われているツールです。そのため、大半の従業員が基本的な操作に慣れており、新しい勤怠管理システムを導入する際のような心理的な抵抗感や操作方法に関する摩擦を大幅に減らせます。

管理者側にとっても、使い方を説明するための大規模な研修会などを開催する必要がなく、時間やリソースの節約につながります。従業員は特別な指導を受けなくても自分の労働時間を入力でき、管理者も既存の知識でシートを操作できるため、スムーズに運用を開始できる点は大きなメリットです。

柔軟なカスタマイズができる

エクセルの最大の強みは、その圧倒的なカスタマイズの柔軟性です。例えば、「プロジェクトコード」や「リモートワーク」といった自社独自の管理項目を列として自由に追加できます。

また、IF関数やSUM関数などを組み合わせることで、複雑な給与ルールやシフトパターン、特別な休暇、特殊な残業計算に合わせたカスタム計算式を作成することが可能です。

専用システムでは高額なカスタマイズ費用が発生するようなニッチな要件にも、追加費用なしで対応できる点は、固定的なテンプレートベースのシステムに対する明確な優位点と言えます。

データ管理や共有が簡単

特に小規模なチームや組織において、エクセルファイルでのデータ管理や共有は非常にシンプルです。作成した勤怠管理ファイルを共有ネットワークドライブに保存したり、電子メールで回覧したりするだけで運用が可能です。

さらに、OneDriveやGoogle Driveといったクラウドストレージサービスを活用すれば、従業員が共有ファイルに直接時間を入力する形での共同編集も可能になります。データ収集の手間が簡素化され、管理者はその中央集権化されたファイル一つを給与計算の基礎データとして利用できます。

テンプレートの活用で工数を削減できる

勤怠管理シートを自作しなくても、オンライン上には豊富な無料テンプレートが存在します。これらのテンプレートの多くには、労働時間、残業、休暇日数などを計算するための数式があらかじめ組み込まれています。

Microsoftの公式サイトや「bizocean」のような専門サイトでは、シンプルな時間記録用のものから、複雑なシフト管理や給与計算に対応したものまで、多様なテンプレートが提供されています。

これらを活用することで、導入のハードルは劇的に下がり、数週間かけてシートを設計する代わりに、数時間で機能的な勤怠管理システムを導入することも可能です。

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エクセルで勤怠管理をする注意点

エクセルを使えば気軽に勤怠管理ができますが、注意点もあります。コンプライアンス上のリスクになることもあるので、注意点を必ず確認しておきましょう。

入力ミスや改ざんのリスクがある

エクセル管理の最大のリスクの一つが、データの信頼性です。手作業でのデータ入力は、日付の間違いやタイピングミスといったヒューマンエラーを本質的に誘発しやすい性質を持っています。

さらに深刻なのは、従業員が自己申告で時間を入力する運用の場合、労働時間の水増しや不正確な休憩申告など、意図的なデータ改ざんに対して非常に脆弱である点です。

「データの入力規則」や「シートの保護」といった機能で数式の削除や誤った形式の入力を防ぐことはできますが、これらは意図的な改ざんを防ぐには不十分です。例えば、実際の到着が9時15分でも「9:00」と入力することは防げません。

客観的な打刻記録と異なり、監査証跡が残らないため、記録の正確性を検証することは困難です。

法令への対応の手間がある

労働関連の法律は頻繁に改正され、その都度エクセルシートの計算式やロジックを手動で更新する必要があります。この作業は担当者にとって大きな負担であり、コンプライアンス違反の主要な原因となります。

特に重要なのが、2019年の労働安全衛生法改正です。これにより、企業はタイムカードやPCの使用履歴といった「客観的な方法」で労働時間を把握することが法的に義務付けられました。従業員がエクセルに自己申告する方法は、原則としてこの客観的な記録とは見なされず、法的に推奨されていません。

また、年間5日の有給休暇取得義務の管理や、36協定の時間外労働上限規制などを全従業員についてエクセルで手動で追跡するのは非常に煩雑で、ミスが発生しやすい状態と言えます。

計算式の正確さに懸念がある

エクセルでの自動計算は便利ですが、その出力の正確性は、入力された数式が正しいかどうかに完全に依存します。もし数式にひとつでも誤りがあれば、全従業員の労働時間や給与が体系的に誤って計算される重大なリスクにつながります。

特に、深夜22時から翌朝7時といった「日またぎ勤務」の計算や、時間外・休日・深夜労働で異なる「割増賃金」の分離計算、フレックスタイム制の清算期間での集計などは、数式が非常に複雑になりがちです。

これらの高度な数式は、しばしば社内の一人の担当者しか理解していない「属人化」の状態を生み出します。その担当者が退職した場合、勤怠管理シートが誰も修正・管理できないブラックボックスと化す恐れがあります。

システム連携に限界がある

エクセルは、給与計算ソフトや人事管理システムと自動で連携する機能を持っていません。そのため、集計した勤怠データを給与計算に使うには、エクセルからCSVファイルなどでデータを書き出し、給与計算ソフトに手動でインポートする作業が発生します。

この手動プロセスは、多くのエラーを引き起こす可能性があります。例えば、エクセルの列見出しと給与ソフトの要件がわずかに違うだけで、インポートは失敗します。

結果として、管理者は給与計算のたびにCSVファイルを開き、列の並べ替えや見出しの変更といった手作業でのデータ加工に追われます。この作業は時間がかかるだけでなく、給与額に直結する重大なミスを引き起こす温床となります。

バージョン管理で混乱が起きるリスクがある

勤怠管理用のエクセルファイルを複数の従業員や管理者で共有すると、「どのファイルが最新の正しいバージョンなのか」がわからなくなる混乱が生じがちです。

特に、従業員が各自でファイルをローカルにコピーして編集し、「勤怠管理_5月_最終版_v2.xlsx」といった別名で保存・提出すると、複数の競合するバージョンが生まれてしまいます。

OneDriveなどのクラウドストレージで共同編集しても、オフラインでの編集による同期の競合や、他のユーザーの作業を意図せず上書きしてしまうリスクが伴います。誰がいつどのような変更を加えたかの履歴（監査証跡）を正確に追跡することは困難であり、データの信頼性を損なう原因となります。

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勤怠管理を行うなら勤怠管理システムがおすすめ

エクセルを使えば手軽に勤怠管理を始められますが、法令遵守などの観点からリスクがあります。エクセルでも正確に勤怠管理を行えるのは、リモートワークやフレックスといった多様な働き方がなく、原則出社で残業も少ない事業所のみです。

正確な勤怠管理を行うには、勤怠管理システムを導入することをおすすめします。安価に導入できるシステムも増えているので、自社にマッチする勤怠管理システムはなにか、無料診断を受けることをおすすめします。

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安価に使えるクラウド型勤怠システム3製品の紹介

勤怠管理システムの中でも、クラウド型の勤怠システムは比較的安価に利用できます。クラウド型勤怠システムの中でも安くておすすめの3製品を紹介します。

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ジョブカン勤怠管理

• 初期費用0円で導入可能
• 必要な機能だけを選択し、低コストで利用できる「アラカルト方式」
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初期費用0円で導入できるクラウド型勤怠管理システムです。

出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの主要機能から、自社に必要なものだけを選択して利用できます。エクセルでの手集計や転記作業を自動化し、計算ミスを防ぎます。

まずは基本的な勤怠管理から始め、事業の成長に合わせて後から機能を追加することも可能です。

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ジンジャー勤怠

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• 手厚い導入支援と、人事労務データの一元管理に対応

勤怠管理、シフト管理、有給管理、予実管理まで、広範な機能を月額300円（税抜）～/人で標準利用できるオールインワンシステムです。

データが自動集計されるため、エクセルでの計算ミスや転記作業の負担を解消します。

初期費用は問い合わせが必要ですが、導入支援とセットになっており、専門家のサポートを受けながら確実なシステム移行を目指す企業に適しています。

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KING OF TIME

• 初期費用0円、全機能を月額300円（税抜）/人で利用可能
• その月に実際に打刻した従業員の人数分だけ課金される「実稼働課金」
• 導入企業64,000社以上の豊富な実績と信頼性

初期費用0円、月額300円（税抜）/人の一律料金で、勤怠管理からデータ分析まで全ての機能が利用できるシステムです。

最大の特徴は、システムに登録されている総人数ではなく、「その月に実際に打刻した従業員の人数」分のみ費用が発生する公平な課金方式であることです。エクセルでの手集計や計算ミスをなくし、人件費の変動にも柔軟に対応しながら月末の作業負担を大幅に削減します。

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