エクセルで始める勤怠管理！無料テンプレートも紹介

エクセルを使った勤怠管理は、その手軽さやカスタマイズのしやすさから多くの企業で採用されています。

この記事ではエクセルを使った勤怠管理を簡単に実現したい方のために、エクセルで勤怠管理を実現する方法やおすすめの無料テンプレートを一挙紹介。自社ならではの勤怠管理を進めたい場合に適した内容になっています。

勤怠管理表をエクセルで自作するための手順

用途に合わせて勤怠管理表を自作できます。わざわざ難しい関数を使わなくても、簡単な関数だけで作成することが可能です。

まずは1か月分の勤怠管理表の大まかな作成手順を押さえておきましょう。これをベースにして好きな機能を追加すれば、自社に最適な勤怠管理が行えます。

STEP１：勤務時間を自動表示させる

勤務時間を自動表示するために、まずは1日分の実労働時間を自動で計算するようにさせましょう。実同労時間は「実労働時間＝退勤時間－出勤時間－休憩時間」から求められます。

うまく設定できていれば出勤時間・休憩時間・退勤時間を入力すると、実労働時間が自動で表示されるはずです。

次はすべての日について実労働時間を自動で表示するようにさせます。

うまくできていればE3～E32のセルに数式が入力されているはずです。

次に進む前に動作確認のために、ランダムな日を選んで実労働時間を計算させてみましょう。

STEP２：1ヶ月の勤務時間を計算する

次は1か月の勤務時間を計算しましょう。毎日の実労働時間を足し合わせていきます。

この段階では数式が正しくても、合計勤務時間が正しく表示されないことがあります。うまく設定できたと感じたら、次のステップに進んでください。次のステップが終わった後に動作確認ができます。

STEP３：合計勤務時間を正しく表示させる

合計勤務時間を正しく表示させるために、セルの書式設定を変更する必要があります。

変更前は「h:mm」または「h:mm:ss」となっていて、24時間以上の表示ができなくなっています。なので「h」を「[h]」に変えて、24時間以上の表示ができるようにしましょう。

うまく設定できていれば、合計勤務時間が正しく表示されるはずです。試しに実労働時間を複数日で入力してみて、動作確認を行ってみましょう。

もしうまくいっていなければ、実労働時間の数式が間違っていたり、セルの書式設定が間違っていたりすると思われます。ステップ２から確認しなおしてみましょう。

STEP４：1ヶ月の給与計算をする

合計勤務時間が正しく表示されるようになったら、1か月の給与を計算しましょう。エクセルでは給与は「給与額＝合計勤務時間×時給額×24」から求めます。

*は掛け算を意味しています。

また注意点として「合計勤務時間×時給額」だけでは正しい値が出ません。給与を求める際は必ず「合計勤務時間×時給額×24」としましょう。エクセルのシステムの影響でこういった変更が必要なのです。

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勤怠管理表を自作する場合のポイント

勤怠管理表をエクセルで自作するときには、いくつか覚えておいたほうがいいことがあります。

エクセルを正常に作動させたり、効率的に運用したりするうえでこれらのポイントが重要です。

 エクセルは「24時間＝1」と認識することに注意

エクセルは「24:00」を「1」と認識しています。そのためエクセルに表示されている勤務時間をそのまま使って計算すると、正しい給与額が求められません。

実はエクセルの日付と時刻は、画面上で表示されている値とは別に、シリアル値という数値で管理されています。簡単にいうと、内部では次のように認識されているのです。

そのため給料を正しく計算させるためには「時給×時間×24」というふうに「時給×時間」の値に「24」をかける必要があります。

カスタマイズに便利な関数を覚えておこう

エクセルで勤怠管理表を自作するときに、主に次のような関数が役立ちます。

これらの関数をうまく活用することで、勤怠管理表にさらに機能を付け足すことができるでしょう。

エクセルの「マクロ」を活用すれば効率化を図れる

セルの計算や入力・移動などの同じ動作を何度も行うときには、エクセルの機能の1つである「マクロ」を利用しましょう。マクロを利用することで売上を自動的に集計したり、ワンクリックでシフトを発行したりすることができます。

一連の動作がマクロを使うと一括で行えるので、担当者の業務負担を減らし、効率的に仕事を進められるでしょう。

たとえば勤怠管理表の有給休暇や休日出勤の入力作業などで活用するのがおすすめです。無料で公開・配布されている勤怠管理用のマクロもありますので、興味のある人は使ってみましょう。

ただし「必ず一旦データを保存してからマクロを使用する」ことに注意が必要です。マクロを実行してしまうと、エクセルの「元に戻す」はできません。そのため大事なデータが消えてしまう恐れがあります。

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エクセルで勤怠管理ができる無料テンプレート4選

エクセルで勤怠管理ができる無料テンプレートの中から、おすすめの4つを紹介します。

テンプレートを活用すれば出退勤時間の管理だけでなく、休憩時間を含めた勤務時間の計算や、深夜時間帯の勤務表示も簡単に実現可能です。

bizocean【豊富な275種類から選べる】

bizoceanでは会員登録すると、無料テンプレート約27,000万点をダウンロードすることができます。

勤怠管理テンプレートだけで275点も用意されています。「出退勤の時間を入力するだけのシンプルなものや残業時間まで自動集計できるもの」「半日休暇にも対応している有給休暇管理のもの」など様々あるので、自社にぴったりなテンプレートが見つかるでしょう。(テンプレート数は2022年7月現在)。

また複数のファイル形式にも対応しているので、管理や利用の幅が広がります。

一部には有料のテンプレートもあるので、注意が必要です。

EXCEL勤怠テンプレート【会員登録なしで使用可能】

EXCEL勤怠テンプレートは、登録なしで使える勤怠管理テンプレートサイトです。アルバイト用や正社員用・英語の勤怠管理表など、厳選されたテンプレートが揃っています。

「フレックス」や「休日出勤」などのタグで検索することができるのに加えて、各テンプレートのタイトルが非常にわかりやすいです。そのため、自分が求めているものをすぐに見つけることができるでしょう。

「深夜割増時間の設定」ができるテンプレートなどもあるので、移行作業などで休日出勤がある方や2交代制での夜勤がある方に最適でしょう。

勤怠管理表エクセルテンプレート【小売店に特化している】

勤怠管理表テンプレートでは、飲食店やスーパーマーケットなどの小売店に特化した、無料のテンプレートを扱っています。

小売店が使いやすいよう、時給計算などの必要な機能だけを備えているのが大きな特徴です。テンプレートはシンプルな構成なので、必要に応じてカスタマイズするのも簡単です。

時間帯によって割増賃金の設定ができるテンプレートやシフト表、人件費管理表のテンプレートも扱っています。

Microsoft Office 【公式だから安心かつ高品質】

エクセルを提供するマイクロソフトからも、ユーザー向けに公式の無料テンプレートが用意されています。

公式サイトの提供ということもあり、勤怠管理に関わる完成度の高いエクセルテンプレートが揃っているのが特徴です。また安全性や品質も担保されているといえますね。

Microsoft 365のサブスプリクション利用者はプレミアム版も利用できるので、ぜひ確認してみましょう。

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エクセルで勤怠管理を行うメリット

エクセルで勤怠管理を行うことには、導入や運用コストの低さ、柔軟なカスタマイズ性、そして簡単な導入プロセスという多くのメリットがあります。
既存のテンプレートを活用すれば準備の手間も最小限で済み、自社の就業規則に合わせた管理表を自由に作成可能です。エクセルを使った勤怠管理の具体的な利点をわかりやすく解説します。

導入や運用のコストが低い

エクセルで勤怠管理を行う場合、すでに会社のPCにエクセルがインストールされていれば、追加費用なしですぐに運用を開始できます。

導入や運用のコストが抑えられ、初期費用やランニングコストもかかりません。さらに、Microsoft社の無料テンプレートを利用することで、準備や従業員の教育コストも不要です。初期費用がかかる専用の勤怠システムと比べて、エクセルは非常に安価で導入しやすい方法となります。

各種雇用形態ごとの項目などを自由に設定できる

エクセルを使うと、関数やVBAを活用して自由に勤怠管理表を作成できます。部署やチームごとにシートを分けたり、会社の勤怠規則に合わせて項目を自由に設定できるため、慣れれば使いやすい管理表が簡単に作成可能です。

エクセルの機能を駆使すれば、自社の就業規則に合ったフォーマットを作り、色分けや条件設定もできるため、給与計算の際に担当者の負担を軽減することができます。

テンプレートの使用で導入が容易

エクセルの勤怠管理表テンプレートはたくさんあるため、ゼロから作成する必要なく、導入は容易です。

テンプレートの計算式や項目を少しカスタマイズするだけで、自社専用の勤怠管理表が作成可能です。複雑な関数を使わずに簡単に導入でき、企業独自の就業ルールにも対応できる場合があります。勤怠管理の効率化が図れ、手軽に運用を開始することが可能です。

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エクセルで勤怠管理を行うデメリット

エクセルで勤怠管理を始める際には、その手軽さとコストの低さが魅力ですが、一方でデータ管理の手間や入力ミスのリスク、法令対応の複雑さなど、デメリットも少なくありません。エクセルでの勤怠管理をスムーズに運用するためにもあらかじめ注意点やデメリットをよく理解しておきましょう。

 データの入力ミスや転記エラー、計算式の誤りにより、正しくない集計結果が生じてしまう可能性がある

エクセルで勤怠管理表を作成すると、入力ミスや計算ミスが発生して、給与計算結果が誤るリスクがあります。

入力漏れや誤入力による集計ミス、システムへの入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐため、二重チェックの徹底や、従業員が誤って計算式を消さないようにセルにロックをかけるなど、事前に適切な対策を講じることが重要です。

勤務実績の改ざんリスクがある

エクセルで作成された勤怠管理データが誰でもアクセスできる状態だと、従業員が後からデータを入力・修正できてしまい、出退勤や残業時間の記録を自由に変更することが可能になります。こうした「データの改ざん」によって労働時間を水増しすると、不正な賃金の増額につながり、悪質な改ざんを行った従業員に対しては、企業は懲戒解雇などの厳しい処分を検討せざるを得ません。

しかし、企業側の勤怠管理が杜撰であった場合はどうでしょうか。その場合には企業にも責任があり、正確な勤怠実績を証明することが難しくなります。従業員から解雇無効の訴訟を起こされた場合、「解雇無効」のリスクがあることを念頭に置く必要があります。

このように、ずさんな勤怠管理や不正行為、データの改ざんは、訴訟リスクだけでなく、従業員のモチベーション低下や企業の評判悪化を招き、企業への影響は甚大です。

勤怠管理の仕事の工数が多くなる

エクセルによるタイムカード集計では、人事担当者の勤怠管理にかける工数が多くなることも見逃せません。
自社仕様へのカスタマイズやタイムカードデータの手入力といった作業が必要で、さらにその後のチェック作業も欠かせません。

従業員一人一人のデータを確認する手間は膨大であり、これによりコア業務への影響が避けられない点が問題となります。結果として、勤怠管理にかかる工数が増加し、生産性の低下を招く可能性があります。

作業が属人化する可能性がある

エクセルでの勤怠管理を特定の従業員に任せてしまう場合、業務が属人化してしまう可能性があります。

特に、VBAを用いたマクロで作業を自動化する場合、他のメンバーが業務内容を把握していないといったことが起こりがちです。
このようなリスクを回避するためにも、業務内容を明文化したマニュアルを作成し、複数人で業務を分担して管理運用を行うなどの対策が重要です。

従業員の自己申告のみに基づく勤怠管理は認められていない

2019年4月1日より、働き方改革の一環として、労働基準法や労働安全衛生法などの主要な関連法令が改正されました。
労働安全衛生法第66条第8項の3では、使用者が労働者の労働時間の状況を把握することが義務付けられています。さらに、厚生労働省令で定められた具体的な把握方法の原則は以下の通りです。

また、厚生労働省が2017年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によれば、労働時間の管理は「使用者自らが現認すること」や「客観的な記録に基づくこと」が原則とされています。

そのため、エクセルでの単純なデータ集計だけでは、法令に準じた運用が難しく、「客観的な労働時間の記録」として認められない可能性があるため、注意が必要です。この場合、管理者が直接、従業員の出退勤時間を確認する（すなわち、使用者自身や労働時間管理を担当する者が直接始業・終業時刻を確認する）ことが求められます。

さらに、タイムカードやICカード、パソコンのログイン・ログオフの記録を保存するなど、別途「客観的な労働時間の記録」となる方法を導入することも必要です。

法律改正に準じた対応をしなければならない

法律改正に伴い、深夜残業や休日出勤の計算方法が変更される可能性があります。

エクセルで給与計算を自動化する際も、割増率が変更された場合は計算式を修正する必要があります。
最近では2023年4月から中小企業でも月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が25%から50%以上に引き上げられました。
最新の制度に対応するために、自作の勤怠管理表やテンプレートを随時見直し、正確な知識とスキルで変更に対応することが求められます。

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エクセルを使った勤怠管理が向いている企業とは？

中小企業やコスト削減を目指す企業

大規模な企業では独自の勤怠管理システムを導入していることが多いですが、エクセルの活用は小規模な企業に適していると言えます。従業員数が少ない場合、無料のテンプレートを活用して独自の勤怠管理システムを構築しやすいです。

エクセルは基本的に手入力で作業を行うため、従業員数が多い場合や複雑な給与計算が必要な場合には、人為的なミスが発生するリスクがあります。しかし、パートやアルバイトが多く、時給制の給与計算が主な企業であれば、従業員数が多くてもエクセルで効率的に勤怠管理を行うことができます。

時給ベースで雇用されている社員が多い会社

時給ベースの場合賃金計算は「合計勤務時間×時給」が基本のため、時給制の社員が多い企業では比較的容易に給与計算が行えます。

一方で、月給制の社員には手当や社会保険料の計算が必要となり、計算が複雑化する傾向があります。そのため、時給制社員が多い企業においては、エクセルを活用した勤怠管理が適している場合があります。

エクセルを日常的に使用している企業

エクセルを日常的に使用している企業であれば、新たな導入コストが発生しないというメリットがあります。

普段からエクセルを使っているので、その知識を他の業務にも応用できます。勤怠管理システムにコストをかけたくない企業にとって、エクセルの活用は大きな利点となるでしょう。

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より効率的な勤怠管理を行う場合は勤怠管理システムの導入を検討しよう

エクセルを用いることで、手軽に無料で勤怠管理を行うことができるでしょう。たとえば社員数が少ない企業であれば、エクセルで十分に勤怠管理ができます。

しかし勤怠管理ができるのは、エクセルだけではありません。勤怠管理システムを利用も有効です。

勤怠管理システムの導入により、正確な労働時間の管理ができ、ICカードなどで不正打刻を防止できます。
残業時間に関してはリアルタイムで監視し、アラート機能で36協定で定めた労働時間の上限に近づいている従業員がいる場合、「過労」のリスクを上司や本人に通知でき、労働基準法を遵守した勤怠管理が可能です。法改正には自動アップデートで迅速に対応できるので、業務への影響を最小限に抑えることができます。