昨今、会計ソフトの導入が進んでいます。特に、経理業務の効率化や精度向上を目的に、クラウド型やインストール型の会計ソフトが選ばれることが多いです。しかし、会計ソフトを使う際、「勘定科目」の設定に悩む方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年11月13日
「会計ソフトを導入したときの勘定科目はどうすれば良いの？」
「会計ソフトにかかった費用の具体的な仕訳方法について知りたい」
このような声にお答えするため、本記事をまとめました。
この記事では、会計ソフトを導入したときの勘定科目の基本について、仕訳方法や決め方のルールなどを詳しく解説します。これから会計ソフトを使い始める方や、勘定科目の設定に悩んでいる方は参考にしてみてください。
会計ソフトの勘定科目は？
会計ソフトの勘定科目は一般的に「消耗品費」もしくは「通信費」として計上します。ただし、明確なルールがあるわけではありません。また会計ソフトを購入した際は減価償却の対象となることがあり、注意が必要です。
消耗品費や通信費が一般的
会計ソフトの勘定科目としては、一般的に「消耗品費」や「通信費」などが選ばれます。
特に、インストールするタイプの買い切り型の会計ソフトは、「消耗品費」として扱われることが多いです。これは、ソフトウェア自体の購入が一時的な支出であり、長期間使用するものではないという考え方から来ています。
一方、クラウド型の会計ソフトにかかる費用は毎月の利用料であることから、「通信費」として計上されることが一般的です。インターネット環境の使用料として捉えられるため、会計処理もシンプルです。
明確なルールは特にない
会計ソフトの勘定科目については、実は明確なルールというものはありません。そのため、自社のニーズや経営方針に応じて自由に設定することが可能です。自社の会計処理のスタイルや、経理担当者の判断に基づいて選択すれば問題ありません。
ただし、外部からの監査が入った場合など、社外の人が見ても懸念を抱かない勘定科目に設定することは重要です。何を設定すれば良いかわからない場合は、先に触れた「消耗品費」や「通信費」として計上すれば特に問題ないでしょう。
減価償却の対象となる
会計ソフトを導入する際、特にインストール型のソフトウェアについては減価償却の対象となることがあります。具体的には、10万円以上のソフトウェアを購入時すると減価償却の対象となります。
これは「ソフトウェアは時間とともに価値が減少する」との考えから、「無形固定資産」として扱われるためです。導入時には資産として計上し、数年間にわたって徐々に費用として振り分けていくことになります。
勘定科目を決めるときのポイント
勘定科目に明確なルールはありませんが、科目を決めるときのポイントとしては以下の通りです。
- 同じ取引ではルールを統一する
- 誰が見ても分かる内容にする
同じ取引ではルールを統一する
企業の会計業務においては、一貫性が非常に重要です。同じ取引に対して異なる勘定科目を使用してしまうと、財務諸表の比較が難しくなります。また、監査が入った際に不審に思われてしまうかもしれません。
企業会計には「継続性の原則」というものがあり、特定の取引に対して同じ勘定科目を使用することが基本です。会計の透明性を確保し、正確な財務情報を提供するためにも、同じ取引の場合は企業内でルールを統一しましょう。また、必要に応じて定期的な勘定科目の見直しを行うことも大切です。
誰が見てもわかる内容にする
帳簿を見るのは、会計ソフトを導入した担当者だけではありません。社内のメンバーや経理担当者はもちろん、外部の会計士や税理士、株主なども関与します。
このため、勘定科目は誰が見ても理解できる内容にすることが重要です。特別な理由がない限り、一般的に用いられる勘定科目を使用することがおすすめです。
一般的な勘定科目を使用すれば不審に思われることも少なく、万が一指摘を受けた場合も説明がしやすいです。分かりやすい勘定科目を使用することで、企業の信頼性向上にも繋がります。
インストール型会計ソフトの勘定科目
インストール型の会計ソフトは、購入費が10万円未満か10万円以上かで扱いが変わります。ここでは、それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。
- インストール型会計ソフトは一般的に「消耗品費」
- 10万円以上の場合は無形固定資産として計上
インストール型会計ソフトは一般的に「消耗品費」
インストール型の会計ソフトは、一般的に「消耗品費」として計上されます。インストール型は店舗で購入する場合とネットを通じてダウンロードする場合がありますが、通常はいずれも消耗品費としての取り扱いとなります。
ここで注意が必要なのは、取得価額にはインストール時に必要となるカスタマイズや環境設定にかかる費用も含まれるという点です。このため、正確な金額を把握し、適切に仕訳する必要があります。
もしも総額が10万円を超えた場合には、「無形固定資産」として処理する必要があるため、取引内容と金額をしっかり確認しておくことが大切です。
10万円以上の場合は無形固定資産として計上
インストール型会計ソフトの購入費が10万円以上となる場合、無形固定資産として計上します。そのため、減価償却処理も必要です。
無形固定資産として計上することにより、数年間に分けて資産価値を費用として分散して計上できます。また、特例として少額減価償却資産の特例や一括償却資産の損金算入などの優遇措置を受けられるので、詳細をチェックしておきましょう。
インストール型会計ソフトの費用の仕訳方法
インストール型会計ソフトの費用を仕訳する際は、取得時の金額や支払い条件を考慮しましょう。仕訳方法を10万円以上の場合と10万円未満の場合に分けて解説するので、参考にしてみてください。
特に取得金額が10万円以上の場合は、無形固定資産として計上するため処理がやや複雑になります。
10万円以上の場合
先に触れた通り、100,000円でインストール型会計ソフトを購入した場合、その全額を「無形固定資産」として計上します。
例えば、仮に減価償却方法として直線法（資産の価値が年数に応じて均等に減少すると仮定した方法）を選び、耐用年数を5年と仮定した場合、毎年20,000円ずつ減価償却費を計上していくことになります。
参照｜国税庁 No.5461 ソフトウエアの取得価額と耐用年数
10万円未満の場合
一方、10万円未満の会計ソフトを購入した場合は、その全額を消耗品費として計上することが一般的です。
たとえば、仮に50,000円の会計ソフトを購入した場合、そのまま50,000円を「消耗品費」として仕訳します。10万円以上の場合とは違って特に減価償却の手続きは必要はないため、経理処理としてはシンプルです。
このように、インストール型会計ソフトは金額に応じて処理方法が異なるため、事前にどのように仕訳するかを確認しておくことがポイントです。
クラウド型会計ソフトの勘定科目
クラウド型会計ソフトの勘定科目について押さえておくべきポイントは以下の2点です。
- クラウド型会計ソフトは一般的に「通信費」
- 支払いはすべて経費となる
クラウド型会計ソフトは一般的に「通信費」
クラウド型の会計ソフトは、毎月の利用料を「通信費」として計上することが一般的です。毎月の請求書に基づいて、支出が発生した月に費用計上を行います。
クラウド型ソフトウェアはサービスの利用に対して定期的に料金が発生するため、このような扱いとなります。
クラウド型会計ソフトにかかる支払いはすべて経費となる
クラウド型会計ソフトにかかる支払いは、全額を経費として計上することが可能です。
会計ソフトは、企業の財務管理や帳簿作成を支援することを目的としたツールであり、利用に伴う支出は経営活動に直接関連すると判断できるため、一般的にも経費として認識されます。
クラウド型会計ソフトの費用の仕訳方法
例えば、仮に月額料金が10,000円のクラウド型会計ソフトを現金で支払う場合、以下のような仕訳を行います。
〈仕訳例〉
- 借方: 通信費 10,000円
- 貸方: 現金 10,000円
なお、月額料金で計上する場合、支出が発生した月にその都度仕訳を行います。クラウド型会計ソフトは契約が更新されることも多いため、定期的に価格やプランを確認しながら管理していくことが大切です。
会計ソフトの勘定科目に関するよくある質問
最後に、会計ソフトの勘定科目に関するよくある質問をまとめました。
サポートを受けた場合の勘定科目は？
会計ソフトのサポートを受けた際の費用は、一般的に「外注費」または「サービス利用料」などで計上されます。こちらも特に決まりはありませんが、一般的な勘定科目を使用しつつ、同じ取引ではルールを統一することが大切です。
例えばサポートを外部業者に依頼した場合は「外注費」、定額利用料として発生する場合は「諸会費」など、自社でルールを決めておきましょう。
アプリの使用料の勘定科目は？
サブスクリプション（月額制）のアプリの利用料を支払う場合、「通信費」として計上するケースが多いでしょう。年額の利用料をまとめて支払った際は「前払費用」として処理し、1ヶ月ごとに「通信費」として振り替えていきます。
会計ソフトの勘定科目を適切に仕訳をしよう
会計ソフトの勘定科目について解説しました。経理処理を正しく進めるために、勘定科目の設定や仕訳方法は非常に重要です。一般的に会計ソフトは通信費や消耗品費として計上されますが、インストール型とクラウド型では取り扱いが異なるため、違いも含めて仕訳の仕方を理解しておきましょう。
勘定科目の明確なルールはありませんが、一貫性や透明性を重視し、誰が見ても分かりやすい内容にすることが重要です。
勘定科目をわかりやすく整理するには、会計ソフト選びも重要です。次の記事ではおすすめの会計ソフト各製品の特徴や料金を比較しているので、ぜひ製品選びの参考にしてください。
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