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個人事業主の経費はいくらまで認められる?上限・割合を解説!

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最終更新日: 2019年08月07日

個人事業主や自営業の方にとって、経費をどの程度計上できるかは利益に直結するので非常に重要ですよね。しかし、事業に関する支出だからといって全てを経費にできるわけではありません。

経費の上限や一定部分経費に出来る支出の話など、個人事業主に方にとって役立つ経費の情報をお知らせします!

個人事業主の経費に上限はない!

事業に必要な支出なら、経費に上限はありません!
事業に必要な支出なら、経費に上限はありません!

個人事業主が確定申告の際に経費計上できる金額には、上限がありません。もちろんどんなものでも計上していいということではないので、経費の意味合いや金額のバランスなどを考えて、判断することが重要です。

経費とは「事業を行うのに必要な費用」のこと

経費とは支出された金額全てを含むのではありません。判断基準は「事業を行う上で、必要不可欠な支出であるか」ですが、事業に関する費用でも一部分のみが経費として認められるケースもあります。

例えば、自宅で仕事をしているからといって、家賃のすべてが経費になるわけではありません。あくまで、仕事をする際に必要になった割合、使った分だけが「経費」です。

必要な費用であれば上限なく計上できる

どんなに高額なものでも「仕事に必要である」ことが証明できれば経費になります。

ただし、売上規模に対して不自然な額については認められないケースも。例えば、年商100万円の個人事業主が1回5万円の接待交際費を年に10回以上計上しているとなると、すべてが事業のためではない、と判断されることもあります。

収入や業務内容と照らし合わせ、適切な金額・頻度であるかも判断材料の一つです。大きな金額でなくても、領収書に支出の目的を記載し、必要な費用であることを証明できるようにしましょう。

経費にできる項目と家事按分割合の目安

打ち合わせの際に飲んだコーヒー代は経費です
打ち合わせの際に飲んだコーヒー代は経費です

個人事業主の場合は経費と生活費が混在している場合も多く、どこまでを経費とするのか、その境界が曖昧なことも多いでしょう。また、業種によっては経費になりにくい・なりやすいという違いもあります。

認められる経費の例や、支出の性質によって全額ではなく一部分のみ認められる費用についてご紹介していきます。

個人事業主が認められる経費一覧

個人事業主が経費として認められる科目はどんなものがあるのでしょうか。いくつか代表的な支出をご紹介しましょう。

自宅の家賃

賃貸マンションなどの自宅を仕事場にしている場合は、家賃の一部も、地代家賃の科目で経費になります。

ただし、全額ではなく仕事で使っている割合を基準に、計上する金額を算出します。

青色申告者の場合は、事業に必要な割合が算出できればその分が経費になります。一方、白色申告者の場合は、主に事業のために使われていることが条件になっていますので、自宅の一部で仕事をしている場合の家賃は経費になりません。

水道光熱費

「仕事でどのくらい使っているか」を基準に家事按分(業務用と家庭用の割合を算出すること)すれば、光熱費の科目で経費にできます。

仕事用のコンセントを限定し、コンセントの数で割合を出す人もいます。

電話代

携帯電話での連絡は、個人事業主にとって欠かせない仕事の手段です。プライベートの電話と共用している場合は、使っている時間などで家事按分して通信費として計上します。

仕事用の電話を別に契約しておけば、按分せずに経費計上できますので計算の手間が省けんるのでおすすめです。

交通費・宿泊費

取材や遠方への打ち合わせなど、仕事に関係する交通費やホテル宿泊費も経費になります。ただし、「半分はプライベート」「家族と一緒」などの場合は、全額の経費計上は難しいでしょう。どんな目的で行き、どんな成果があったかの写真やレポートなどがあると、認められやすくなります。

ガソリン代

仕事で走行した分のガソリン代は、交通費として計上できます。走行距離などをメモしておき、燃費などからガソリン代を計算しましょう。

社用車として車を限定しているのであれば、保険料や車検代なども経費計上できます。

飲食代

打ち合わせの際のコーヒー代や食事代、交流のための飲み代や、仕事関係で行ったゴルフ代なども経費に含まれます。打ち合わせの際の費用は「会議費」、接待のための費用は「接待交際費」の科目にいれるのが基本です。

本・雑誌・DVD・ゲーム

仕事の資料として購入する、本や雑誌、DVDなどは「新聞図書費」の科目で経費計上できます。ほかにも、例えば漫画雑誌の編集者が購入するコミックやゲーム会社の開発者が購入するゲームなども、業務用の資料であることが説明できれば経費として計上できます。

お土産・プレゼント・香典・ご祝儀

取引先に贈るお土産、香典、ご祝儀などは「接待交通費」になります。領収書がない香典やご祝儀は出金伝票で処理しましょう。挨拶状などを保管しておくと、調査が入った際も安心です。お土産やプレゼントの領収書に、相手方の名前などを書いておくとよいでしょう。

備品

机やパソコン、印刷用の紙やボールペンなど、仕事に使う備品の購入費用は経費です。ただし、全額をその年の経費にする場合は、白色申告者の場合10万円未満、青色申告者は30万円未満(年間の備品総額300万円まで)という決まりがあります。パソコンなど高額のもの(10万円以上)を購入した場合は、原価償却として複数年に分割して計上します。

盗難された現金

万が一、オフィスに泥棒が入り、現金を盗まれた場合にお金が事業用であることが証明できれば、「雑損失」として経費にできます。

証明するためには現金出納帳が重要な証拠になります。いつ盗難に入られ、その際どのくらい現金があったのかを証明できるからです。さらに、警察に被害届を出して、その控えも保管しておきましょう。

経費で認められる家賃・光熱費の割合・上限

家賃や光熱費は、仕事に使う割合で経費になる金額を算出します。これを「家事按分」といいます。

例えば、50平方メートルのマンションで、リビングの約10平方メートルを仕事で使っているのであれば、家賃の家事按分は5分の1です。このマンションの10万円の家賃であれば、2万円が経費計上できます。明確な基準はありませんが、5割程度が経費として計上できる上限と考えると良いでしょう。

光熱費も同じように、仕事をしている時間などを基準に家事按分します。しかし、プログラマーやライターであれば、電気代を計上できても水道代やガス代を経費にするのは難しいでしょう。

仕事上必要な割合が1割を超えないわずかな量の場合は、税務署がOKしないことが多いようです。

飲食代はいくらまで経費になる?

接待交際費の科目で計上される飲食代は、法人と異なり、個人事業主の上限は設定されていません。だからといって、高額の飲食代が頻繁に計上されていると、個人的な飲食費が含まれているのではないかと疑われてしまいます。

領収書には取引先がどこだったのか、相手の名前や人数などをメモしておくと税務調査を受けた際の証拠になります。

また、高額の飲食代を会議費にするのも、疑われる原因になります。一般的には5,000円以下のものは会議費に計上し、5,000円を超える場合は接待交際費にするとよいでしょう。

経費が認められるには領収書・レシートの保存を

経費として認められるためには、証拠があることも必要です。経費支出の証拠になるのは領収書やレシート。支払いの際は、必ず、領収書を受け取るようにしましょう。その際、なんのために支出したのか、メモをしておくと、後で税務調査が入った際などにも説明がしやすくなります。

交通費など領収書が残らない支出の場合は「出金伝票」を作っておけばOK。100円ショップなどにも売ってあるので、忘れずに作成しておきましょう。

領収書やレシートなど、支出の証拠になるものは、確定申告で提出する帳簿つけが終わったからといって処分してはいけません。領収書やレシートは、5~7年の保管義務があります(白色申告は5年、青色申告は7年)。昨年のものだからと処分しないよう、年ごとにまとめておくようにしましょう。

個人事業主が経費として計上できない支出

個人事業主の健康診断費用は経費になりません
個人事業主の健康診断費用は経費になりません

経費に計上できる項目は思っていたより多い、と感じられたかもしれません。逆に、個人事業主の確定申告では経費にならない支出もあります。

個人事業主自身の給与は経費にならない

個人事業主は、自分自身へ給与を支払うことができません。そのため、自分に給料を払ったという形で給与を経費計上はできません。また、自分の健康診断費用や国民年金保険料、税金なども経費になりません。

生計を共にする家族への給与は経費にならない

仕事を手伝ってくれた配偶者に支払った給与など、生計を同じくする家族や親族への給与や報酬は経費になりません。同じ財布で生活している家族への支払いは「個人事業主本人へ支払ったのと同じ」とみなされるからです。

ただし、青色申告者が青色事業専従者給与者として届け出ている家族や親族であれば、給与を経費にできます。

自宅兼オフィスでも敷金は経費にならない

自宅をオフィスとして使用するために引っ越したとしても、敷金は経費になりません。敷金は「返ってくるお金」とみなされるため、「投資その他の資産」と計上されるためです。敷金が戻ってくる際、修理費等として返金されない分は、家賃の家事按分割合を参考に計算して「修繕費」として計上します。

経費に関する相談は税理士に

確定申告の経費は税のプロ、税理士に相談しよう!
確定申告の経費は税のプロ、税理士に相談しよう!

個人事業主が確定申告で経費計上できる範囲は広く、上限もありません。でも、自分が確定申告をする際、すべての経費が認められるかどうかは、事業の内容やバランスなどによって異なることがあります。「これは経費として認められるかな」と迷ったときは、税のプロ・税理士に相談するのがおすすめです。

税理士は経費として認められる範囲を熟知

税理士は税金に関する手続きの代行や相談を受けられるプロフェッショナル。さまざまな税金について知り尽くしています。確定申告についても、どうすれば経費として認められるか、その範囲や申告方法、書類の揃え方などを相談すれば、多くの経験に基づくアドバイスがもらえるのです。

税理士なら確定申告もおまかせできる

確定申告についても、領収書や請求書などの帳票の整理から必要な帳簿の作成、確定申告書の作成まで、トータルでサポートしてくれます。申告書には税理士の名前を記入する欄もあり、税理士が作成している申告書であれば、税務署の信用度も高くなります。

節税対策について相談できるというメリットもあります。確定申告時にはさまざまな控除がありますが、その適用要件は煩雑で、適用できるかどうかわからない、ということも少なくありません。税理士に依頼すれば、控除要件を満たしているかどうかを判断した上で、申告書を作成してくれるので、無駄な税金を支払わなくてすみます。

本業が忙しくて、申告に間に合わなかった、ということも心配なし。自分の仕事に専念しながら、必要な手続きが済ませられます。

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