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領収書の保管期間は何年?法人・赤字の場合は?パターン別に解説

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最終更新日: 2019年03月01日

確定申告の経費計算で使った大量の領収書。数も多いし、保管場所や保管方法に困っている人も多いのではないでしょうか。「大掃除の機会に捨ててしまいたい!」と思うけれど、本当に捨てていいのか心配です。実は、領収書や請求書の保管期間は、法律で決められており、勝手に処分してしまうと、税務調査で大変なことになることも。どんな場合、いつまで保管しなければならないのか、パターン別にご紹介します。

パターンで違う、領収書の保管期間

領収書の保管期間は、原則7年です
領収書の保管期間は、原則7年です

領収書は「証憑書類」と呼ばれる書類で、事業に使ったお金がどのように動いたかを証明する大切な書類です。そのため、法律で保管期間が定められています。しかも、法人や個人事業主、赤字や仕入税額控除適用など、さまざまなパターンにより、保管期間が異なります。自分がどんなパターンに当てはまるかを確認した上で、いつまで保管しておくべきかを知っておきましょう。

法人の領収書保管期間は7年間

法人の場合、領収書は、法人税法で「帳簿書類」に属します。帳簿書類とは、現金出納帳や売上帳などの帳簿と、領収書、注文書、契約書などの書類をあわせたもので、7年間の保管が義務付けられています。

7年間保管する理由は、税金の時効が7年間だからです。7年を過ぎると、原則的に税務調査ができなくなるため、領収書も7年間保管する決まりになっています。

注意すべきは、領収書が発行されてから7年ではない、という点。7年の始まりは、法人税申告期限日と決められています。法人税の申告期限日は、法人の決算日の2カ月後。3月31日が決算日の場合は5月31日が法人税申告期限日となります。

【例】
決算日が2019年3月31日の場合
→法人税申告期限日:2019年5月31日
→領収書保管期間 :2026年5月31日まで

個人事業主の領収書保管期間は?

個人事業主の場合、保管期間は所得税法で定められており、青色申告と白色申告で異なります。

・青色申告
青色申告を申請している場合の領収書保管期間は7年間です。帳簿や決算関係書類も同じく7年間の保管が義務付けられています。ただし、前々年の所得が300万円以下の場合は、5年間となっています。

・白色申告
白色申告する方の領収書保管期間は5年間です。ただし、収入や経費を記載した帳簿は7年間の保管が必要です。可能であれば、7年間、領収書なども保管しておきましょう。

いずれの場合も、保管期間の起算点は、確定申告の期限日です。2019年の確定申告であれば、2019年3月15日から7年間、または5年間になります。

赤字の場合の領収書保管期間は10年(2019年4月~)

青色申告の法人が赤字決算で申告した場合は、領収書保管期間が異なります。これは、法人の赤字を繰り越せる期間にあわせた保管が求められるためです。2008年4月1日以降は、繰り越せる期間が9年間になりました。そのため、赤字で申告した年度の領収書は9年間保管します。その後、さらに税制改革が行われ、2019年4月1日以降は、赤字で申告した年度の領収書は、10年間保管することになっています。

【例】
2006年5月31日の法人税申告期限で法人税を申告した場合 = 9年間保管
→2014年5月31日まで保管

2019年5月31日の法人税申告期限で法人税を申告した場合 = 10年間保管
→2029年5月31日まで保管

仕入れ税額控除を受けている場合

仕入れ税額控除とは、仕入れにかかった消費税を、支払うべき消費税額から差し引く制度のことで、仕入れや流通などで消費税が何度も課税されることを防ぐものです。

仕入れ税額控除を適用して申告した場合は、消費税法に基づく保管期間に準じて保管します。消費税法で定める保管期間は7年間。白色申告の方は所得税法では5年間の保管義務となっていますが、長い期間が優先されるため、7年間の保管が必要です。

領収書の保存方法は?電子データも可

領収書などの帳簿書類は、原則として紙で保管することになっています。領収書などをPDFファイル等で発行したり、Web上で確認するケースも増えていますが、その場合でもプリントアウトして紙で保管しておきます。用紙に日付順に貼って、ファイリングしていけば、探す際も迷いません。

紙で保存する場合でも、保管期間が6年目を過ぎた領収書であれば、マイクロフィルムでの保存が可能です。ただし、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダー等の機材設置が必要で、なかなか普及していませんでした。

2016年の税法改正により、スキャンや写真などを活用した電子データでの保存も認められるようになりました。改正以前にあった、3万円以下の領収書のみ、という条件もなくなり、スマートフォンで領収書を撮影して保存するなど、電子データ保存を取り入れる法人も増えています。

ただし、電子データ保存する場合は、導入の3カ月前までに、税務署に申請し、承認を受ける必要があります。申請を受けていない期間の領収書については、これまで通り、紙での保管が必要なので、注意しておきましょう。

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領収書の保管や確定申告の相談は税理士へ!
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確定申告が終われば、必要ないようにも思える領収書ですが、領収書の保管期間は、5年または7年間と決められています。さらに、その起算日は、それぞれの申告期限日となるなど、知らずに処分してしまうと、税務調査などで困ることになりかねない決まりもあります。

税法は所得税法、法人税法、消費税法などさまざまで、それぞれに決められていることが異なっていることも。税制改革が行われた場合でも「知らなかった!」ではすまされません。

毎日の業務で忙しい中、よくわからない税金について学ぶのは難しいものです。だからこそ、困ったときには、税金のプロである税理士に相談してみるのもおすすめです。最新の税制情報を踏まえた対応を教えてくれるだけでなく、書類の種類によっては、法律で決められた期間以上に保管しておいた方がいい、などのアドバイスもしてもらえます。もちろん、電子データ保存する場合の申請方法や、保存の方法、帳簿へのスムーズな反映方法なども教えてもらえますよ。

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