個人事業主が従業員を雇う際の手続きは？加入必須の保険や税金についてわかりやすく解説

個人事業主が従業員を雇う場合、保険への加入や税金に関する手続きが必要になります。期限が決められている手続きも多いため、余裕をもって対応するようにしましょう。

この記事では、個人事業主が従業員を雇う際の手続きについて詳しく解説していきます。

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従業員の定義（呼び方）とは？

「従業員」とは、企業や個人事業主と雇用契約を結んだ労働者を指します。

正社員はもちろん、アルバイトや契約社員など、雇用契約を結んでいれば「従業員」に分類されます。一方、業務委託契約などは従業員には含みません。

個人事業主が従業員を雇用する際の手続きをわかりやすく解説

個人事業主が従業員を雇用するにあたって必要な手続きは以下の通りです。

従業員を雇用すると、その従業員に対して給料を支払わなければならず、またその従業員を社会保険に加入させる必要があります。

多くの手続きがありますが、いずれも欠かせないものばかりです。忘れずに手続きを行うようにしましょう。

①労働条件の通知

事業主は、雇用した従業員に対して労働条件を通知する必要があります。

個人事業主でも法人の場合でも、この義務が発生する点に違いはありません。

【通知すべき労働条件一覧】

労働条件を通知する際には、労働条件通知書を作成します。

また、個人事業主として従業員を雇用する場合には、従業員数にかかわらず「就業規則」を定めると、従業員にその内容を周知してトラブルを回避できるでしょう。

②税務署で給与支払いの手続き

初めて従業員を雇う際には、税務署に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出しなければなりません。

従業員を雇った日から1か月以内に、納税地の所轄税務署に提出する必要があります。

給与を支払う事業主は、従業員の税金を徴収して税務署に納付する義務があるためです。

なお、個人事業を新規開業する際に提出する開業届には、給与支払事務所等を開設するかどうかを記載する項目があります。

開業届に記載している場合には、給与支払事務所等の開設届出書を作成・提出する必要はありません。

③労働基準監督署で労災保険の手続き

個人事業主が従業員を一人でも雇った場合には労災保険に加入しなければなりません。正社員だけでなくアルバイトを雇用する場合でも同様です。

「概算保険料申告書」はその年度の労災保険料見込額を計算する書類ですが、申告書の提出と同時に概算保険料も納付しなければなりません。

申告書の提出および保険量の納付は、所轄の労働基準監督署や各都道府県の所轄労働局で手続きできますが、銀行や信用金庫、郵便局などでも可能です。

④ハローワークで雇用保険の手続き

次の条件に該当する従業員を雇用する場合は、雇用保険の加入手続きが必要です。該当しない場合は加入できません。

【雇用保険加入の条件】

雇用保険は一般的に失業保険と呼ばれる制度であり、労働者が失業してしまった場合に再雇用までの一定期間、お金が支給される制度です。

【雇用保険加入に必要な書類】

※農林業や建設業は労働保険の二元適用事業となるため、雇用保険等の手続きが異なる

雇用保険加入の条件に当てはまる従業員が1人でもいる場合は、加入の手続きを進めましょう。

⑤健康保険・厚生年金保険の手続き【従業員4人以下は任意加入】

従業員が常時5人以上になった場合は、健康保険と厚生年金保険の強制適用事業所となるため手続きが必要です。

一部の業種では従業員が5人以上いても任意加入となる場合があるので、詳しくは厚生労働省の資料をご覧ください。

⑥源泉徴収の準備

毎月の源泉徴収のために、従業員に「給与所得者の扶養控除申告書」を記載・提出してもらいます。

従業員に対して毎月給料を支払う際に、所得税を計算して源泉徴収しなければなりません。

源泉徴収税額を計算するには扶養家族の情報が必要不可欠なため、この書類に記入してもらう必要があるのです。

従業員から預かった「給与所得者の扶養控除申告書」は、事業主が保管しなければなりません。

なお、給与所得者の扶養控除申告書は、毎年従業員に記載してもらう必要があります。

後日税務署に提示を求められるケースもあるため、紛失しないよう毎年保管しておいてください。

⑦労務管理書類の作成・保管

個人事業主が従業員の労働時間や賃金を管理するために行なわなければならないのが、労務管理書類の作成・保管です。

【労務管理書類】

上記の3つは必ず作成しなければなりません。

これらは「法定3帳簿」と呼ばれ、労働基準法で整備が求められているので、作成後も3年間は保管しておかなければなりません。

なお、これらの複雑な業務を全て理解した上で頭に入れ、何ら間違いなく遂行するのは非常に手間と時間を要します。

本業に集中するため、特に複雑な税務などの業務は税理士に依頼するのがおすすめです。

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個人事業主が従業員を雇用すると変わる5つのこと

個人事業主が従業員を雇用した場合、一人で働いていた際には必要なかった以下のような業務が新たに発生します。

1. 予算の見直し【期間ごと】
2. 源泉徴収額の算出【毎月】
3. 所得税の納付【毎月】
4. 交通費などの経費管理【毎月】
5. 年末調整【年末に1回】

それぞれ詳しく見ていきましょう。

予算の見直し【期間ごと】

従業員を雇った場合、期間ごとに予算の見直しを行なう必要があります。

もちろん、従業員を雇っていない場合でも多くの個人事業主の方が、毎期の予算について計画するでしょう。

しかし従業員を雇うと、人件費や社会保険、源泉徴収など新たな固定支出が増えるため、更に綿密な予算計画が必要になります。

予算が曖昧なまま行き当たりばったりの資金繰りを続けてしまうと、利益が出せないどころか「源泉徴収額が払えない」「給与が払えない」といった事態にも陥りかねません。

従業員を雇う以上、短期・中期・長期と按分した綿密な予算計画を立てることが必要です。

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源泉徴収額の算出【毎月】

従業員を雇った個人事業主は源泉徴収義務者となるため、各従業員の給与を計算する際に源泉徴収する所得税額も計算しなければなりません。

従業員に提出してもらった「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」から扶養状況を把握し、源泉徴収税額表から源泉徴収額を算出します。

「源泉徴収税額表」は国税庁ホームページから確認してください。

このように算出された源泉徴収額を差し引いて、従業員に給与を支払います。

国に納付すべき所得税を個人事業主が一時的に預かることになるので、源泉徴収簿を作成し、その金額を管理する必要があります。

「源泉徴収簿」に関する詳しい内容は、以下の記事をご覧ください。

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所得税の納付【毎月】

個人事業主が源泉徴収した所得税は、原則として毎月納付しなければなりません。

納付期限は給与を支給した翌月の10日までです。税務署から送られてくる納付書に金額等を記載すると、銀行などの金融機関で納付できます。

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従業員9人以下であれば「源泉所得税の納期の特例」が受けられる

従業員の数が9人以下の場合には、半年分をまとめて納付できる「源泉所得税の納期の特例」が使えます。

この制度を活用すれば、毎月発生する源泉徴収税額を翌月10日までに納付するのではなく、1年のうち2回に分けて納税が可能です。

【納付時期】

1～6月分の所得税：7月10日までに納付する

7~12月分の所得税：翌年1月20日までに納付する

この特例の適用を受けるためには、税務署に「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を提出しなければなりません。

自動的に納期の特例が適用されるわけではないので、忘れずに申請しましょう。

交通費などの経費管理【毎月】

自分だけでなく、雇った従業員の経費についても、毎月管理・精算することが必要になります。

事業にかかった支出を把握し、適切に経費が利用されているか管理することで、自分や従業員の適正な経費利用が可能になり、不正な経費利用を防げます。

自分一人であれば、随時判断すれば済みますが、従業員判断で経費を利用するようなケースや、従業員が経費を立て替えるようなケースがある場合は、特に欠かせません。

また、毎月の経費管理は、事業の状況を正確に把握し、資金需要を予測するための重要な工程です。

年末調整【年末に1回】

年末調整では1年分の所得税を精算し、払いすぎている所得税を還付したり、足りなかった分を追加徴収したりします。

1年の最後(12月分)の給与を支給する前に、従業員から提出を受けた「給与所得者の配偶者控除等申告書」と「保険料控除申告書」をもとに作業を進めていきます。

 年末調整のスケジュール

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個人事業主が家族の従業員を雇う際の手続きと注意点

個人事業主の中には、家族の手助けを受けながら事業を行っている人も少なくないでしょう。

しかし、実質的に家族は従業員にはあたらないと考えるため、一般従業員と手続きが異なります。

青色申告の場合は家族への給与を経費計上できますが、白色申告の場合は経費になりません。その代わりに「専業専従者控除」と呼ばれる控除が受けられます。

【青色申告】「青色事業専従者給与に関する届出」を提出

青色申告を行っている場合は、家族に支払う給料を必要経費として認めてもらうために「青色事業専従者給与に関する届出書」を提出します。

給与の額を必要経費に算入しようとする年の3月15日までに提出してください。

また、1月16日以降に新たに開業したり家族に給料を支払う場合は、その日から2か月以内に提出しなければなりません。

なお、初めて給料を支払う事業主は、その給料が家族に対するものであっても「給与支払事務所等の開設届出書」を提出します。

【白色申告】事業専従者控除を受ける

白色申告を行っている個人事業主は家族への給料を経費にできませんが、事業専従者控除と呼ばれる定額控除が適用できます。

事業専従者控除の金額は、以下のいずれか低い金額とされます。

• 事業専従者が配偶者の場合は86万円、配偶者でなければ50万円
• 事業専従者控除の適用前の事業所得の金額を「専従者の数＋1」で割った金額

家族が事業専従者に該当するかどうかにより控除額が大きく変わります。

【事業専従者控除を受けるための条件】

• 白色申告者と生計を一にする配偶者その他の親族である
• 12月31日現在での年齢が15歳以上である
• 1年間のうち6か月を超える期間、白色申告事業者の営む事業に専ら従事している

以上の３つの要件を満たさなければ、事業専従者控除の対象にはなりません。

たとえば親族が学生や会社員の場合は、専ら従事しているとはいえないため、事業専従者控除は適用できないのです。

家族従業員は雇用保険に加入できないので注意

家族従事者は従業員とは異なり、解雇されるおそれが少なく、事業主と極めて近い関係にあるため労災保険や雇用保険に加入できません。

ただし、家族従事者の多くも実質的には一般の労働者と同じように働いており、保護する必要があると認められる場合もあります。

そこで一定の条件下で、家族従事者であっても労災保険に加入できるケースがあります。

【家族従事者でも労災保険に加入できるケース】

• 同居親族以外に一般の従業員がいる
• 就労実態や労働時間などが他の従業員と同様であり、賃金もそれに準じて支払われている事業主の指揮命令に従っている

これらの条件に該当すれば、労災保険への特別加入が認められます。

個人事業主が従業員を雇うことについてよくある質問

最後に、個人事業主が従業員を雇うことについてよくある質問をまとめました。

1. 個人事業主が従業員を雇って業務効率化・売上アップした事例はある？
2. 個人事業主が従業員を雇用したら法人化すべき？
3. 個人事業主の従業員に退職金は支給される？
4. 個人事業主の従業員に対する給与の決め方は？

個人事業主が従業員を雇って業務効率化・売上アップした事例はある？

ミツモアにプロとして登録している個人事業主も、従業員を雇い業務を効率化させた事例があります。

たとえば引越しや不用品回収の業者は、業務量が多い依頼にはスポットで依頼できるアルバイトを雇う例が少なくないです。税理士も個人事業主ですが、確定申告などの繁忙期はアルバイトを雇う場合があります。

いずれも忙しいタイミングや時期に足りない人手を従業員で賄うことで、普段以上の業務をこなし、売上アップにつなげているようです。

個人事業主が従業員を雇用したら法人化すべき？

結論として、個人事業主が従業員を雇用したからと言って、必ずしも法人化すべきであるとはいえません。

法人化の適切なタイミングとして、年間利益が500〜600万円を超えたタイミングに検討するのが一般的です。

しかし、従業員を雇用するメリット・デメリットはそれぞれ様々あり、一概に年間売上金額や、所得額で検討できるものではありません。

もちろん「従業員の雇用」と「法人化」のベストタイミングが一致しているケースもありますが、基本的には「従業員を雇用するか否か」と「法人化するか否か」は、別軸で考えた方が良いでしょう。

個人事業主の従業員に退職金は支給される？

大手企業では従業員に退職金を払うのが基本ですが、個人事業主の場合は退職金の支払いが義務付けられていません。

実際に小規模の飲食店などでは従業員・アルバイトの入れ替わりの多さを理由に退職金を設定していない個人事業主がほとんどであり、規模が小さい個人事業主では退職金の用意は難しいのが実情でしょう。

退職金を支払いたい場合にまず検討したいのは、国の退職金制度である「中小企業退職金共済制度制度」の活用です。

月5,000円(短期労働者の場合は2,000円)からの掛け金で退職金制度をつくることができ、従業員の会社に対する満足度を向上させられるでしょう。

なお、従業員に支払う給料と同様に、退職金も経費として申請できます。

個人事業主の従業員に対する給与の決め方は？

従業員への給与額を決める際は、以下の点を意識してください。

• 同業種・職種の相場を調べてみる
• 最低賃金を下回らないように設定する
• 保険料の支出から逆算して決める

拡大フェーズだからといってむやみに安くすると、従業員の生活が苦しくなってしまいます。ほかの会社や出せそうな金額の天井を考慮しつつ、給与を決めてみてください。

個人事業主に従業員雇用に関する悩みは税理士に相談！

個人事業主が従業員を雇用する際には各種手続きや毎月の事務処理等、やることがたくさんあります。個人事業主にとっては大きな負担となるのが事実です。

煩雑な事務処理に時間をとられず、事業に注力するために税理士に依頼してみるのはいかがでしょうか。

税理士と聞くと確定申告や年末調整などの税務処理だけを行うイメージがあると思いますが、労働保険や社会保険の業務についても精通しているのでアドバイスをもらうことが可能です。

また、税理士に依頼する場合は顧問料などの料金が発生することをデメリットとして考えがちです。

しかし、顧問料・業務委託料を支払うことで、事業に注力する労力と時間を確保することができるとも考えられます。

事業に思う存分集中するためにも、税理士に相談してみるとよいでしょう。

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