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個人事業主が従業員雇用時に行う手続きと税務を徹底解説!

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最終更新日: 2018年12月06日

個人事業主の方は事業が軌道に乗ってきて一人では手が回らなくなってきたら、従業員の雇用を検討されると思います。
ただ、従業員を雇う際には、さまざまな手続きが必要なのはご存知でしょうか。本記事では従業員を雇用するにあたって必要な手続きや書類、そして日々の労務管理について解説していきます。

個人事業主が従業員を雇う際の手続き

個人事業主の方が順調に事業を拡大されている局面では、従業員を雇用する必要があるかもしれません。その場合、個人事業主としての確定申告などの手続き以外に、源泉所得税や保険関係の処理手続きが必要となります。まずは、個人事業主が初めて従業員を雇用したときに必要な手続きを一覧表で確認し、それぞれの処理手続きや方法を詳しく確認してみましょう。

従業員雇用時の手続きに頭を悩ませている個人事業主
従業員の雇用時にはさまざまな手続きが…

個人事業主が従業員を雇用する際の手続き※一覧表

個人事業主が従業員を雇用する際の手続きは、以下の通りです。

 提出先提出書類提出期限摘要
被保険者に扶養家族がいる場合税務署給与支払事務所等の開設届出書雇用開始の日から1カ月以内
青色事業専従者給与に関する届出書経費に計上しようとする年の3月15日まで配偶者や親族を従業員として雇用する場合
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書任意提出。適用は提出した翌月支払の給与から従業員が常時10人未満で特例を希望する場合
労働保険労働基準監督署保険関係成立届雇用開始日の翌日から10日以内
概算保険料申告書雇用開始日の翌日から50日以内
雇用保険ハローワーク雇用保険適用事業所設置届雇用開始日の翌日から10日以内
雇用保険被保険者資格取得届雇用した日の翌月10日まで
社会保険社会保険事務所健康保険・厚生年金保険新規適用届従業員が5人以上になった日から5日以内従業員が5人以上か、5人未満で加入を希望する場合
健康保険・厚生年金被保険者資格取得届雇用開始の日から5日以内
健康保険被扶養者(異動)届被保険者に扶養家族がいる場合

個人事業主 従業員雇用時の手続き一覧表

個人事業主が従業員を雇用する際の手続きは、税務署にて行う源泉所得税に関する手続きと、社会保険事務所にて行う保険関係の手続きに分けることができます。
それでは、それぞれの手続きについて詳しく確認してみましょう。

税務署で給与支払事務所の開設手続き

個人事業主が従業員へ給与の支払いを行う場合は、雇用してから1カ月以内に「給与支払事務所等の開設届出書」を所轄税務署に提出しなければなりません。
また、青色申告をしている個人事業主は配偶者や親族を雇用する場合に「青色事業専従者給与に関する届出書」を併せて提出することで、他の従業員と同様に配偶者や親族へ支払った給与を経費として計上することが可能です。ただし、生計が同一であること、15歳以上であること、一年の半分以上を事業に従事していること、などの条件が付きます。
この届出書は経費として計上しようとする年の3月15日までに所轄税務署に提出しなければなりません。

労働基準監督署で労働保険の手続き

個人事業主が従業員を一人でも雇った場合には労働保険に加入しなければなりません。正社員だけでなくアルバイトを雇用する場合でも同様です。
まずは、雇用した翌日から10日以内に「保険関係成立届」を所轄の労働基準監督署に提出します。その後、「概算保険料申告書」を雇用した日の翌日から50日以内に提出します。
「概算保険料申告書」とはその年度の労働保険料見込額を計算する書類ですが、申告書の提出と同時に概算保険料も納付しなければなりません。
申告書の提出および保険量の納付は、所轄の労働基準監督署や各都道府県の所轄労働局で手続きできますが、銀行や信用金庫、郵便局などでも可能です。

ハローワークで雇用保険の手続き

雇用保険の手続きは労働基準監督署に「保険関係成立届」を提出した後に行います。まずは、「雇用保険適用事業所設置届」を雇用した日の翌日から10日以内に所轄のハローワークへ提出します。
そして、各従業員の雇用保険資格を申請するために「雇用保険被保険者資格取得届」を雇用した日の翌月10日までに所轄のハローワークへ提出すれば完了です。(※1)

※1 農林業や建設業は労働保険の二元適用事業となるので、雇用保険等の手続きが異なります。

従業員が5人以上になったら社会保険事務所へ

雇用している従業員が常時5人以上(※2)になった場合は、健康保険と厚生年金保険の強制適用事業所となり、手続きが必要です。「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」と「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を従業員が5人以上になった日から5日以内に所轄の年金事務所へ提出します。その他にも、従業員に被扶養者がいる場合には「健康保険 被扶養者(異動)届」を5日以内に社会保険事務所へ提出しなければなりません。

※2 農業や漁業、サービス業の一部は対象となりません。

その他の手続き

個人事業主が従業員を雇用する場合には、従業員とも所定の手続きを行う必要があります。それは雇用契約締結時に行う労働条件の明示です。この労働条件を明示する方法には、雇用契約書の取り交わしや労働条件通知書の交付などがあります。
どの方法で明示する場合でも、期間や就業場所・時間、賃金等の必要事項を必ず明示しなければならないと労働基準法で定められています。

従業員を雇用した後の労務・税務を解説

個人事業主が従業員を雇用する場合、上記のようにいくつもの行政機関に対する手続きが必要です。もちろん、これらの手続き以外にも労務管理や源泉徴収などの煩雑な事務処理も発生します。ここからは、個人事業主が従業員を雇用した後の労務管理や税務処理について源泉徴収事務に焦点をおいて確認していきましょう。

個人事業主 労務管理
日々の労務管理はしっかり行いましょう

労務管理書類を作成・保管する

個人事業主が従業員の労務管理をするために必ず行わなければならないのが、労務管理書類の作成です。
ここで言う労務管理とは主に労働時間や賃金のことを指します。具体的な労務管理の書類として、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿(タイムカード)等の3種類は必ず作成しなければなりません。これらは「法定3帳簿」と呼ばれ、労働基準法で整備が求められているもので、作成後も3年間は保管しておかなければなりません。

従業員の源泉徴収額を「源泉徴収税額表」で算出【日常】

従業員を雇った個人事業主は源泉徴収義務者となるので、各従業員の給与を計算する際に源泉徴収する所得税額も算出しなければなりません。最初の給与を支給する前に「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を従業員から提出してもらい、この申告書の扶養状況に応じて「源泉徴収税額表」から算出します。「源泉徴収税額表」は国税庁ホームページから確認できます。

従業員の源泉徴収額を「源泉徴収簿」で管理【日常】

従業員に給与を支払うときは、上記の源泉徴収額を差し引いて支払います。この源泉徴収した所得税は、本来は国に納付すべき所得税を個人事業主が一時的に預かっている税金となるので、「源泉徴収簿」を作成して、従業員ごとに預かっている金額を管理しなければなりません。
この「源泉徴収簿」は定められたフォーマットもありますが、給与ソフトなどを利用して給与計算を行っている場合には、その源泉徴収簿で管理をすることが可能です。

個人事業主が源泉徴収した所得税を納付する【毎月】

個人事業主が源泉徴収した所得税は原則として毎月納付しなければなりません。納付期限は給与を支給した翌月の10日までです。税務署から送られてくる納付書に金額等を記載すると銀行などの金融機関で納付することができます。

常時雇用している従業員が10人未満の場合には、年2回にまとめて納付する方法もあります。所轄税務署に「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を提出し、承認されるとその翌月に支払う給与から適用することが可能です。
この場合、1月から6月分を7月10日に、7月から12月分を1月10日に納付することになります。

個人事業主が従業員の年末調整を行う【毎年】

個人事業主は従業員の年末調整も行わなければなりません。年末調整とはその年の最後の給与を支給する前に、従業員から「給与所得者の配偶者控除等申告書」と「保険料控除申告書」という書類の提出を受け、その申告書の控除内容に基づき各従業員の一年間の所得税を精算する作業です。
その結果、源泉徴収した所得税が多かった(所得税を払いすぎている)従業員には所得税を還付し、少なかった従業員からは追加徴収する必要があります。

個人事業主の従業員雇用に関する悩みは税理士に!

個人事業主が従業員を雇用する場合の手続きや事務処理について確認しましたがいかがでしょうか?各種手続きや事務処理の多さに驚く方も少なくないと思います。
実際に、本業である事業が多忙な個人事業主の方にとっては大きな負担となるのも事実です。そのような方は事業に注力するためにも、税理士の起用を考えてみてはいかがでしょうか。税理士と聞くと確定申告や年末調整などの税務処理だけを行うイメージがあると思いますが、労働保険や社会保険の業務についても精通しているのでアドバイスをもらうことが可能です。
また、税理士に依頼する場合は顧問料などの料金が発生することをデメリットとして考えがちです。しかし逆に考えれば、顧問料・業務委託料を支払うことで、事業に注力する労力と時間を確保することができます。

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