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経費削減の実例アイデア集!目標設定が決めて!消耗品から人件費まで

最終更新日: 2019年11月11日

「経費削減」を成功させるための効果的なアイデアは?

今や、どの会社にとって最重要課題となっている「経費削減」。

ボールペン1本、トイレの電気、営業車のガソリン代まで、経費削減が検討されるところは広域に及びます。

しかし、「経費削減」の大鉈を振るっても、必要な経費までカットしてしまったり、社員の士気を下げてしまっては元も子もありません。

この記事では、経費削減を成功させるために効果的なアイデアをご紹介します

この記事の監修税理士

菅野歩税理士事務所 - 宮城県仙台市宮城野区

仙台市宮城野区岩切に事務所を構える税理士の菅野歩と申します。日々の経理業務、会計・税務業務など経営者の皆様のニーズに合わせた適切なサポートを全力で行い、わかりやすくご説明させていただきます。
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経費削減とは!なぜ経費削減が必要なのか?

経費削減とは!なぜ経費削減が必要なのか?
経費削減とは!なぜ経費削減が必要なのか?

「経費削減」とはその名の通り、「費用を削ること」になります。ある事を行うのに必要な費用を削って減らすこと。会社の支出を抑えることを目的として使われます。類義語としては「コストダウン」「コストカット」「合理化」などがあります。

会社を運営していくためには、あらゆる経費(コスト)が発生します。言い方を変えれば、人件費などのコストを使うことで、事業を大きくしていくとも言えます。

会社にとって大切な経費ですが、好きなだけ消費できるというわけではありません。経費が売上げ以上になってしまっては、会社は赤字となり経費をかけた意味がなくなってしまいます。

人件費、賃料、電気代などの経費を完全になくすことは出来ませんが、経費を削減していくことは可能です。会社としての売上げを予測するのは難しくても、経費はある程度把握することが可能なので、その中から削減できる部分を探していけばよいのです。削減できた経費は、そのまま会社の純利益となり、取り組めば取り組むほど会社の利益に直結すると言えます。

経費削減と利益は密接に関わりあっている

経費削減よりも売上増加に熱心で、経費削減を後回しにしている経営者が多く見られます。経費削減は意味がないと考えている会社経営者はいないとは思いますが、予算で決めた経費はやむを得ない経費として、その費用対効果をしっかり検証しない場合もあり、それが後々経営を苦しめることも実際起こっています。それほど経費削減と利益は密接に関わっています。以下の例を見ていきましょう。

■売上げ1,000万円の会社の場合■

売上1,000万円
経費(賃料、光熱費、人件費、消耗品費など)が800万円とすると
1,000万円-800万円=200万円

営業利益率は20%で営業利益は200万円です。

この会社が経費を10%削減すると
経費は720万円
営業利益は280万円(営業利益率は28%)になります。

この会社が経費削減よりも売上増加で営業利益を稼ごうとすると、40%も売上を増加させないと稼げません。さらに、売上増加を達成するには、それに付随する経費も増えるので利益率は低下します。

この結果「売上は増えたけど利益は期待したよりも少なかった」ということが多くなります。また、売上増加には顧客との対外的な交渉が発生し、売上を増やすための値引きやその他の経営にマイナスな条件が加わることが多くて、やはり利益率を低下させてしまいます。

この点、経費削減は自社内のみで行えて確実に実行できるというメリットがあるのです。

経費削減に対して社員の意識を高めることが重要

経営者にとって経費削減は利益に直結することなので、高い意識と意欲で経費削減に取り組もうとします。一方社員にとっては、経費削減と言われても直接給与に関係しないので実行するモチベーションは高くありません。経営者が強く経費削減を言い出せば言い出すほど、社員はやる気をなくしてしまう可能性があります。社員の気持ちを考え、経費削減を行う理由を明確に伝えなければ、経費削減の効果は上げられないでしょう。

また経費削減の目的である「無駄な経費を省いて利益を高めること」を達成するために、各会社で無駄な経費について調査し、削減のための具体的な目的や目標数値を書き出してみます。このとき、経費削減によって実現できる目的を設定することで、社員も納得して経費削減に取り組むことができるようになります。

経費削減の効果とは!

企業の利益を高めるためには、顧客が絡む売上よりも自社で取り組めるコスト削減を行うのが効果的です。

継続して経費削減を行っていくことで、以下に挙げる相乗効果が現れます。

  • 社員が経費削減の意味を理解することで、進んで取り組むようになる
  • 社員が社内の中でかかる経費の無駄に気づくようになり、コストの削減に繋がる
  • 経費削減の取り組みによって業務の無駄を発見し、業務効率化や生産性向上に繋がる

従業員とって経費削減は、リストラなどを連想させるため、意欲を損なうネガティブなイメージを持たれがちです。経営者が経費削減の意味をしっかりと説明し、正しいコスト削減の取り組みを実施すれば、コスト削減の成功だけでなく従業員のモチベーションアップや生産性向上といった側面での効果も実現することができます。

経費削減のポイント

経費削減のポイント
経費削減のポイント

経営者にとっては純利益を高めるための経費削減であっても、何事も「削減!削減!」と言われてばかりでは、従業員の意識は低下してしまいます。一度下がった士気を上げるのはとても難しいもの。経費削減を成功させるためには何をしたら良いのか、どんな目標に向かっていったら良いのか、今一度考える必要があります。

経費削減の目標を立てる

経費削減は目標を設定してその目標を達成するために行動を起こさなければなりません。実行していくうちに、経費削減をすることが目的になってしまいがちですが、経費削減は決して目的ではありません。目的は「無駄または不要な経費を使わないようにすることで利益を増やす」ことであり、経費削減はそれを行うための手段というのを忘れないようにしましょう。

経費削減が目的になってしまうと、とにかく何でも削減とばかりに会社経営に必要な費用まで削減してしまう可能性があります。また、外注費用を減らそうとして外注をやめると、外注していた作業を社員がしなければならなくなり、逆に残業費が膨らんで経費が増える可能性があります。さらに、経営者や幹部だけが経費削減を頑張っても、現場での経費の使い方がよく分かっていないのとどこに経費の無駄があるか分からず適切な指示ができません。また、経費をカットされる部門は、その目的がわからないままではやる気を起こさななくなります。

経費削減を面倒だと感じる理由としては

・経費削減を判断する権限がない
・経費削減をするには、自分の負担が増えるのでしたくない
・経費削減の目標が一時的なため、すぐに忘れてしまう
・経費削減に取り組んでも評価されず、してもしなくても同じなので積極的にする気が起きない

などが考えられます。これらを覆すには「何が目標で経費削減をするのか」を明確に社員に伝える必要があり、その目標に向かって会社が一丸になって取り組める仕組みを作ることが重要です。皆が納得出来る目標であれば、その後の経費削減はよりスムーズに進むことでしょう。

社員のモチベーションを高める!

コスト削減を直感や思い込みで進めることも避けるために、ツールを導入してコスト削減を「見える化」する方法があります。これなら社員が効果を客観的な数値で共有できるし、モチベーション低下を防ぐことも可能です。例えば消耗品の消費量を見える化できるソフトウェアなどが役立つでしょう。誰もが見て一目でわかることが経費削減にもつながります。

このほか、コスト削減を「成果」と見なし、部門間で競争させることも良いでしょう。大きな成果を上げた社員には表彰したり、一時金を支給したりすれば、コスト削減努力が評価に結びつく実感が生まれ、社員のモチベーションを上げることも可能になります。経費削減のために社員の意識を変え、会社が一丸となって取り込むことが成功への近道でしょう。

経費削減のためのマニュアルを作る

仕事のやり方が人によって異なっている場合は、統一できるようにマニュアル(手引き)を作りましょう。経費削減のためのマニュアルがあることで社員の理解も深まります。マニュアル化することで、一人一人が作業の無駄な部分にも気がつくようになります。

ポスター、スローガンで社員に広める

スローガンと聞くと「節電!今より50%電気代削減!」などと書かれたポスターが貼られるイメージがあります。このようなスローガンは、会社から「絶対に経費を使うな!」という圧力的なものを感じ社員の反発を受けかねません。一方「その灯り本当に必要?ちょっとしたことから無駄をなくしていきましょう」というふうに問いかけ方を変えてみると、方向性は同じですが、従業員への伝わり方が全く違うはずです。

経費削減というと従業員にとっては耳の痛い話ですが、ちょっとしたことから徐々に始めて、環境に優しい会社にしましょう、という表現にかえることで、従業員の意識の賛同が得られ、継続的に経費削減ができるようになります。例えばこのスローガンを電気のスイッチの前に貼っておくだけで、無駄な電気の使用が減り大幅に削減できるかもしれません。

経費削減でやってはいけない事・逆効果な事

経費削減の目的は、あくまでも「ムダ」をなくすために行うもの。必要なものを無理して削り、社員に我慢を強いるやり方では効果は出せません。そればかりか、反対に社員の働くモチベーションが落ち、商品の品質の低下や業務の非効率性が増すなど、逆効果となることも容易に想像でます。これらを考慮しなければ、経費削減の成功は難しいと言えます。

経費削減のアイデア・例

経費を削減するためには、1つ1つの事柄を詳しくチェックし、その中に無駄がないか考える必要があります。職場の環境を整えるためにかかっているコスト、日々の生活の中で欠かすことのできない光熱費にかかるコスト、人が増えるごとに増える人件費のコストなど。それぞれに対してどんなことを行うのが経費削減になるのかまとめてみました。

【人件費】

企業が人を雇用することによって発生する費用全般のことを指します。従業員に対する給与、ボーナス、退職金といった人件費が経費になります。人が増えれば増えるほど人件費もかかることになります。

●アウトソーシング(外部の専門家)を活用
●社内勉強会を開催する
●最終手段として人員削減を考える

【事務用品費・消耗品】

事務用品は、紙代や複合機のリース料や、その他建物の維持費(清掃費、除草剤代など)、文房具代、コーヒー代などの社内で効率よく働ける環境を整えるためにかかっている経費です。

消耗品費は、10万円未満の物品を購入したときにかかる費用となります。また、10万円以上の取得価額であっても、使用可能な期間が1年未満であれば経費として計上できます。筆記用具やホワイトボードといった事務用品や、デスクやキャビネットといった大型家具が該当します。パソコンやタブレットも、10万円未満であれば経費となります。

●社内文書は基本白黒印刷印刷とし、裏紙も再利用する(機密情報が載っていないもの)
●1ヶ月の印刷枚数や印刷コストがどのくらいなのか従業員に明らかにする
●リサイクルトナーを使う
●オンラインで資料を共有する
●契約書や領収書を電子化しペーパーレスにする
●消耗品はオンラインショップで購入し、ポイントを有効活用

【光熱費・通信費】

日々の生活で欠かすことができない電気代、水道代、ガス代、下水道代などのインフラにかかる経費として光熱費があります。通信費は、インターネットの回線使用料やスマートフォンの電話料金といったものが経費として計上できます。

●節水型トイレの導入
●エアコンのフィルターをこまめに清掃する
●カーテンやブラインドを活用
●エアコンの温度を温めすぎない冷やしすぎない
●使用頻度の少ない部屋はこまめに電気を消す
●照明はLED電球に変える

【旅費・交通費】

旅費・交通費は、社内の人間が業務で使った飛行機代、電車代、タクシー代などや、出張の宿泊費に当たるものです。交通費や打ち合わせのため移動や、営業活動で取引先回りをする場合にかかった費用のレシートや領収書を、旅費交通費という勘定科目で保存しておきましょう。ICカードを利用して移動する場合は、利用区間の料金を記録しておくことが大切です。

●定期券は1か月単位ではなく、3カ月や6カ月定期の代金を支給する
●通勤手当の申請受付時には通勤経路が最短経路か確認する
●タクシーの利用は事前申請方式にする
●出張をやめ、スカイプなどを使ってWeb会議を導入する
●1日乗車券や回数券、早割運賃を利用

【交際費】

交際費の定義づけですが、会議や打ち合わせ目的である場合に限り「交際費」として経費に計上できます。プロジェクトの打ち上げで取引先を招いて会食をした場合や、仕事でお付き合いのある方の冠婚葬祭で発生した祝金・香典なども、交際費として計上することができます。

一方で、交際費は線引きが曖昧なため、税務署のチェックもきびしい傾向があります。「会社の売上に関連しているかどうか」という基準で判断するようにしましょう。

●交際費の予算設定が本当に適正額なのか毎回見直す
●交際費は事前申請制とする

【新聞図書費】

本や雑誌、新聞などは、事業に必要な情報やアイデアを得るものとして欠かすことができないものです。仕事に活かすことを目的として購入した書籍や雑誌は、「新聞図書費」として経費にすることができます。

●不要な雑誌・新聞の定期購読を解約する
●電子書籍の読み放題サービスを利用する

実際に有名企業で行われている経費削減の事例

実際に有名企業で行われている経費削減の事例
実際に有名企業で行われている経費削減の事例

経費削減対策として、他の企業はどのようにしているのだろう?と迷うこともありますよね。そんな時には大手の企業で実際に行われている事例を見てみるとヒントが隠されているものです。一般公開されている有名企業3社の経費削減の方法を見ていきましょう。そこにはなるほどと思わされるものがあるかもしれません。

トヨタ

■社外用と社内用の書類の作り方を変えることで経費削減

トヨタは社内向け資料の作成時の「パワーポイント使用の禁止」を発令して工数の削減、経費削減を実現しています。

見た目の美しさや広告の意味もある社外用プレゼンテーションでは、アニメーションに凝ったり、装飾に工夫を凝らしたりして完成度を高めることが大切です。一方、社内向けのプレゼンテーションの場合、目的は内容を検討することなので、見た目の美しさなどは必要ありません。

実際にトヨタは、社内プレゼンテーションでパワーポイントを使うことを禁止している代わりに、テキストでのプレゼンテーションを推奨しています。テキストで作成することで発表者が自分の考えを深め、見た目だけでなく、論理的にに内容を伝えることができるからです。

また、パワーポイントを使ったスライドは、一見わかりやすく感じるものの、実際はスライドを目で追い過ぎてしまい、発表者の発言を聞いていない場合があります。社内用の書類をテキストにすることで、出席者が発言者の意見の内容にしっかりと集中できるようになったそうです。

サントリー

■アナログな手段に価値を見出す

サントリーは週に1度パソコン使用を禁止する時間を設けました。SNSやメールが一般的である現在、これらを使うと簡単に情報を送ることはできますが、送りっぱなしになっている場合も考えられます。

アナログな手段とは電話で話したり、直接会いに行ったりすることです。相手に行動を促したり、微妙なニュアンスを共有するためには、電話や直接会うことがやはり最も有効な手段といえます。この施策を行ってから、社内ではメールを送った後に電話を入れるなど、デジタルな手段とアナログな方法を組み合わせる社員が出てきたそうです。

ダイキン

■技能訓練支援システム導入で技術者の訓練時間を半分に

ダイキン工業では、グローバルな生産拠点が増えたことで、技能伝承が重要な課題でした。そこで技能訓練支援システムを導入し、技術を「見える化」して教えることができるようになりました。

以前は熟練した技術者が各拠点を回って技術を教えていましたが、このシステムを取り入れて以来、短時間で技術を身に付けることができるようになりました。その結果訓練に必要な時間は半分まで削減され、言葉の壁によって時間がかかっていた問題も解消される結果となりました。

経費削減と節税

個人事業の場合、売り上げから経費を引いた額が所得となり、その所得から各種控除を引いた額が課税所得です。課税所得に対して税金が決定してくるので、経費と控除を増やすことが節税対策の方法になることがわかります。ここまで経費削減の内容を書いていながら今更経費を増やす?と思われる方もいるかもしれませんが、早速そのカラクリを考えてみましょう。

中古品を使おう!

金額の高い車や、電化製品や機械設備・内装設備などは中古品を購入して使用するのも手です。これらは減価償却資産と呼ばれ、使用に伴う劣化により価値が下がったり、あるいは、より機能の高いしかも安い新製品の開発により経済的な価値が下がったりするもののことを言います。

使っていくうちに価値が下がってくるものであれば、中古品を買うことで節税につながります。特にコピー機など必ず必要な資産などは中古を検討することも有効ですね。ただし注意点として、安くなるのは初期費用と税金のみです。当然中古であるため、故障のリスクは大きくなり、頻繁に故障していた場合は結局修理費がかさむ、ということもことも考えられるからです。品定めは重要なポイントです。

税理士に依頼して節税しよう!

経費削減に関しては自社で取り組みができたとしても、節税となるとその時の税率なども把握していなければならず、知識がないとなかなか難しいものです。こんな時はプロに相談してみませんか?プロのアドバイスを受けることで、経費削減と節税に対する取り組みがさらに上手くいくかもしれません。

税理士コメント

菅野歩税理士事務所 - 宮城県仙台市宮城野区

経費削減は売上増加と同じくらい大切なことで、日々取り組むことが会社経営にとって重要です。売上については外的要因が強いものであり、成長が頭打ちの業界や不況下においては、売上を増やすことは難しいものです。経費削減は社内業務の効率化や、無駄をなくすといった、社内で完結するものであるため実施しやすいのです。売上増加よりも、経費削減が手っ取り早く確実に成果が出るのはそういった理由からです。
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