Web会議の正しいやり方！スムーズな進行で有意義な会議にしよう

「Web会議ってどうやったらできるのかわからない？」「特別な機材って必要？」という疑問を持っている人は多いのではないでしょうか。

この記事ではWeb会議のやり方を準備と当日やるべきことに分けて解説し、スムーズに進めるポイントも紹介します。

Web会議で事前に準備するべきこと

Web会議をスムーズに行うために事前の準備が大切です。

これらの事前準備を入念に済ませておけば「当日に音が聞こえにくい」「画面がカクカクする」などのトラブルを未然に防ぐことが可能です。

Web会議システムの選定

Web会議を行うには、専用のツールを導入しなければいけません。Web会議システムを選ぶ際に気をつけるポイントは以下の4つです。

これらのポイントに気をつけることによって、Web会議を導入する際の環境整備の時間が短くなり、すぐに導入できるようになります。

対応人数

Web会議を行う時にどのくらいの人数で行うのか想定しておきましょう。同時接続数が多くなるにつれて、導入・運用コストも大きくなるので注意が必要です。また無料のものを使おうとしている場合は、利用時間の制限にも注意しましょう。

セキュリティ

企業のWeb会議で使う場合には、セキュリティやサポート体制も重要になります。自社のセキュリティ要件を満たしているか、確認しながら検討を行いましょう。

操作性と安定性

ボタンが少なくて直感的に操作できるなど使用する社員の、ITリテラシーに合わせたものを選ぶことが重要です。またWeb会議システムにアクセスが集中しても、通信が乱れないか可用性を調べる必要もあります。SLA(サービス品質保証)の確認や、トライアルなどで事前に確認しておくと安心です。

以下の記事では、9つのWeb会議システムの特徴を比較しています。無料版があるとコストをかけずに事前にトライアルができるため、有料版を導入する前の比較検討がしやすいでしょう。

インターネット環境の整備

社内のネットワーク環境でリモート会議を行う場合は特に問題ありませんが、在宅勤務の社員はインターネット回線を通じてWeb会議を行います。

そのためインターネット環境が不安定では、まともに通信ができず会議をうまく進められない可能性があります。

快適なインターネット環境を整備するうえで、考慮しなければならないのが回線の帯域です。帯域とは通信に用いられる最も低い周波数と、最も高い周波数との間の範囲を指します。

一般的に回線の帯域が広いと通信の速度が速く快適になり、逆に帯域が狭ければ通信速度が遅くなります。頻繁に遠隔地同士でWeb会議を行うならば、できるだけ帯域の広い通信回線を利用する必要があるでしょう。

ただし回線帯域が広い通信はコストも高くなるので、自社のインターネット回線を見直す場合は必要となるWeb会議のデータ通信量を把握して、それに見合った回線帯域を選択することが重要です。

必要に応じて機材をそろえる

PCにWeb会議システムを導入しただけでは「参加者全員の声が入らない」「カメラの画質が悪くて表情が伝わらない」「周囲の雑音がノイズになってしまう」などの問題が起こることがあります。

この問題はWeb会議用のカメラやマイク、ヘッドセットを用いると解決できます。

事前にどのような問題があるのか把握しておくことで、対策を取りWeb会議当日に快適に会議ができるでしょう。確認方法は1人で参加する場合と複数人で参加する場合で異なります。

撮影した動画で確認するべき項目は以下の3つです。快適に会議を行うために、相手に伝えたい情報が伝わっているかどうかを意識して確認しましょう。

これらの項目で問題があった場合は、カメラやマイク、ヘッドセットを準備する必要があります。以下の記事ではそれぞれの選び方やおすすめの製品を紹介しています。気持ちよくWeb会議を行うためにも、確認項目で問題がある方はチェックしてみてください。

動作確認する

通信環境や機材を整えたら、必ず1度トラブルがないか動作を確認しましょう。

通信トラブルがないか、カメラやマイクが正しく接続・認識されるかをチェックします。実際の会議で想定される場面の確認が重要です。そのため以下の項目は最低限確認しておきましょう。

Web会議で多いトラブルが、カメラやマイクなどの周辺機器に関するものです。その多くは単純な接続ミスや設定間違いによるものなので、会議になってから慌てないように、事前に通信環境のチェックをしておきましょう。

Web会議当日のやり方

2～3人程度の簡単なミーティングならば、開始5分前ぐらいから参加者が準備を始めても間に合うかもしれません。しかし数多くの社員が参加する大規模な会議をWeb上で行う場合は、会議をスムーズに進める工夫が必要となります。

進行役は早めに入る

会議の進行役は早めに入って準備を行う必要があります。参加者各自にリマインダーを送ったり、あらかじめ会議資料などをシステムにアップロードし、いつでも共有できるようにしたりなど、スムーズに会議を開始・進行できるように準備をしておきましょう。

特に初めてWeb会議に参加する人は、入室できないなどのトラブルを恐れて、開始時間よりも早めにシステムにアクセスしている可能性があります。

参加者を不安にさせないためにも、主催者や進行役は早めに入室して参加者を迎える体制を整えておくことが大事です。

発言時以外はミュートにする

Web会議では発言時以外、マイクを常時ミュートにしておくのが基本です。ミュートにすることで他の参加者が話しているときにこちらの音声が入ってしまい会議の進行を妨げるということがなくなります。

また同じ部屋で複数人がWeb会議に参加している場合は「ハウリング」というキーンと大きな音が鳴る現象を防ぐことにもつながります。

参加者が自由に発言する場であれば、全員がマイクをオンの状態にしても構いませんが、進行役やプレゼンターが話をしている間は、基本的にそれ以外の参加者のマイクはオフにしておきます。

管理者が全員のマイクをミュートできるようになっているWeb会議システムが多いですが、参加者側も会議進行の妨げにならないように、発言時以外は基本的にマイクをミュート状態にしておきましょう。

会議の締め方

Web会議では事前にアジェンダを決めておいても、クロージングのタイミングが判断できないケースは少なくありません。

無駄に会議が長引いてしまったり、参加者が退室するタイミングをつかめなかったりする可能性があるので、進行役がしっかりとタイムキーパーを務める必要があります。

また最後に会議のまとめをして、決まったことや次回に持ち越される議題、参加者がすべきことなどを参加者との共有も大事です。会議の簡単な振り返りをして、次回の会議日程を決めるようにするとよいでしょう。

Web会議で活用できる3つのポイント

Web会議では、知っておくと便利なことや、知らないと損するポイントが多くあります。その中でも特に重要な以下の3つのポイントについて解説します。

これらのポイントを活用するとWeb会議の準備や議事録作成にかける時間が少なくなるでしょう。

参加者の招待方法

Web会議では主催者が参加者を会議に招待しなければ、参加者は参加できません。そのため会議の招待の事前送付が必要です。

Web会議に招待・参加する方法はWeb会議システムによって違います。「Zoom」のように、参加者がアカウントを作らなくても参加できるものや「Micrsoft Teams」のように、アカウントを持っている人しか参加できないものもあります。

何度も会議を行う社内会議では、アカウントを使ったWeb会議システムのほうがセキュリティ性能が高く便利です。

一方で初めての打ち合わせや面接など、何度も会議を行わない場合は、アカウントが必要ないほうがアカウント登録の手間がかからず便利です。

同じWeb会議システムでも招待方法はいくつかあり「Zoom」を例に挙げると以下の5つの方法があります。

それぞれ頻繁に会議を開く場合は連絡先から招待するのが便利など、どのような相手を招待するのかによって向き不向きがあります。使用しているWeb会議システムの招待方法を知り、Web会議までの準備を手早く済ませましょう。

録画方法

Web会議システムでは、録画や録音をボタンひとつで簡単に行えます。

基本的に録画は、ホスト(主催者)の権限になっていることが多いですが、権限を確認していないと誰でも録画できるようになってしまい、情報漏洩につながるかもしれません。

逆に全員に録画の権限がないような設定になっていると、録画をしようと思ってもできない場合もあります。Web会議を始める前に、誰が録画できる権限を持っているのか確認しておきましょう。

Zoomでのホストの録画方法

Web会議開始後に表示されるメニューバーの一番右にある「録画する」ボタンを押すだけで録画可能です。

録画ボタンを押すとその時会議に参加している参加者に、会議の録画を了承するかを問うメッセージが送られ、全員が了承すると録画が始まります。

また後から参加した参加者には「この会議は録画されています」と表示されます。

Zoomでの参加者の録画方法

参加者はホストが録画の許可を行わないと録画することができません。

ギャラリービュー(参加者メンバーが一覧で表示される方式)でメンバーの画面を右クリックし、「レコーディングの許可」をクリックすると許可を出せます。

ホストが参加者に録画許可を与えるには一人ひとり許可を出す必要があります。事前に設定ができないので注意しましょう。

録画許可を与えられた参加者はホストと同様にメニューバーにある「録画する」ボタンから録画を開始できます。

資料共有方法

Web会議では事前にメールで資料を送付しなくても、以下の2つの方法で共有できます。

ファイルやURLを送る

ファイルやURLをWeb会議のチャットに入力し、共有する方法です。ファイルを直接送れるため、簡単で便利ですが、相手に資料を持ち帰らないでほしいときや、その場でのみ見てほしいときには向いていません。

他のソフトを使ってURLに権限を設定し、会議後には見せなくすることも可能ですが、他ソフトが必要で手間がかかってしまいます。

画面共有をする

画面共有を使うと、その場のみの資料共有が可能になります。画面共有の機能は自分のパソコンの画面をWeb会議上に映し出すもので、対面の会議でのプロジェクターのような役割で使用可能です。

映し出す画面はソフトウェアごとか画面ごとか選択できます。他のソフトウェアを見てほしくないときはソフトウェアごと、複数のソフトウェアを同時に見てほしい場合は画面ごとの共有がおすすめです。

Web会議時のマナー

Web会議では、ビジネスマナーに加えて特有のマナーがあります。特に話し方は対面にくらべ、同時に話してしまうと聞き取りづらいので気をつける必要があります。

これらのマナーを守ることで相手に不快な印象を与えず、気持ちよく会議をすることができるでしょう。

ゆっくり、はっきり話す

Web会議では、対面の会話よりも声が聞き取りづらくなっています。聞き手に配慮して、ゆっくり、はっきりと話しましょう。1度に話す文章量を減らし、結論から話すのも有効です。

またあまりにも声にノイズが入る場合は、Web会議用マイクの検討も行いましょう。Web会議用マイクでは音を拾う範囲が設定されているほか、ノイズキャンセリングの機能でノイズが入りにくくなっています。

発言するタイミングに気をつける

Web会議では相手の話した声が、パソコンやモニターなどの1方向から聞こえます。そのため複数の人が同時に話したときに、聞き分けづらくなっています。

発言するタイミングがかぶってしまうと、どちらの話も聞こえなくなってしまうため、対面の時以上に発言のタイミングには気をつけましょう。

相槌はうなずきで行う

相槌はうなずきで行いましょう。Web会議では同時に喋ると聞き取りづらいことやノイズが入ってしまうため、発言時以外はミュートが原則です。

相槌も相手の話の妨げになってしまうので、Web会議ではうなずきで行いましょう。

またカメラでは動きもわかりづらいです。いつもよりも大きめにリアクションを取ると、相手に伝わりやすくなります。

カメラを見る

Web会議では、参加者の顔がモニターやパソコンの画面に表示されます。カメラは画面上にないので、画面を見続けてしまうと相手からはよそ見をしているように見えます。そのためカメラを見るようにしましょう。

外部のカメラを使う場合は、できるだけ画面とカメラの位置を近づけるように配置すると、画面とカメラを同時に見れるのでおすすめです。

身だしなみを整える

自宅からWeb会議に参加している場合でも、身だしなみに気をつけましょう。Web会議では上半身しか画面に映らないので、映る部分は普段よりみられます。

相手に不快感を与えないよう、いつも以上に身だしなみを整える必要があるでしょう。

カメラの映り込みに気をつける

カメラに余計なものが映り込まないように注意しましょう。自宅から参加する場合は、洗濯物などが映ってしまう場合があります。家の様子はプライベートな部分なので、相手としても見たくない場合が多いです。

カメラに余分なものを写さないように、以下のような方法で対策を行いましょう。

カーテンなどを利用しても良いですが、お金がかかってしまいます。そのためバーチャル背景を利用している人が多いです。

バーチャル背景はWeb会議システムに搭載されている機能で、人と背景を見分け、背景に自分の好きな画像設定することで、家の背景を隠すことができます。

以下の記事では、それぞれの背景の特徴や目的別に背景が無料で取得できるおすすめサイトを紹介しています。「どのような画像を背景にしたらいいか分からない」という人は参考にしてみてください。

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