議事録や稟議書、通知文などに代表される紙ベースの社内回覧を電子化すると、ペーパーレス化や回覧のスピードアップで業務効率化につながります。また保管場所が不要なことや過去の文書検索が容易になることなど多くのメリットがあります。
最終更新日: 2024年10月23日
この記事では、社内回覧を電子化する方法とメリットについて解説します。ぜひ、電子化検討の参考にしてください。
社内回覧を電子化するメリット
社内回覧を電子化するとペーパーレス化を実現でき、回覧スピードや文書の検索性が上がります。
回覧スピードが上がる
社内回覧を電子化すると、手持ちのスマートフォンやタブレットでも文書を閲覧できるため、出先でも簡単に回覧を行えます。
もちろん在宅で働いているときも、紙の文書を回す感覚で閲覧や申請、承認が可能です。社内回覧のためにオフィスに出向く必要もなくなるでしょう。
ペーパーレス化が実現する
社内回覧を電子化すればペーパーレス化が実現し、印刷・保管・廃棄・ファイリングの手間が省けます。電子データなので紛失の恐れもありません。
社内文書のペーパーレス化により、業務効率化と経費削減、場所の有効活用が実現します。
過去の社内回覧を検索しやすくなる
紙ベースで書類を保管している場合、過去の書類を探すために時間がかかります。細かい保管ルールを決めておいても、数が多いと目当ての文書を探し出すのに苦労するでしょう。
社内回覧を電子化すると、電子データで文書を保存するため、検索性が向上します。電子化してある文書なら、キーワード検索をしたり、履歴をたどったりすればすぐに探し出せます。
紙に比べて目的の書類が探しやすくなり、業務の時短につながる点が社内文書を電子化するメリットです。
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社内回覧を電子化する方法
社内回覧を電子化する方法は以下の2つです。
クラウドストレージで共有する
最も簡単に社内回覧を電子化する方法はクラウドストレージで共有する方法です。
GoogleドライブやDropboxなどを活用すれば社内の全員が同じフォルダを閲覧できます。また手軽に文書をデータの状態で保存できることも特徴です。
ただし稟議書や上申書などの重要な文書の場合、承認や決裁の流れが把握できない点がデメリットです。
ワークフローシステムの導入
ワークフローシステムとは申請や承認、確認などの手続きを電子化できるシステムです。自社で設定した手順に従い、必要な申請・承認をスピーディーに行えます。
社内回覧の流れをワークフローシステム上に登録しておけば、決められた順番通りに回覧できます。また回覧状況をリアルタイムで把握できるため、遅延や閲覧の抜け漏れも発生しづらいです。
次の記事ではワークフローシステムのメリットや機能など基礎知識を解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
社内回覧を電子化して業務を効率化しよう
社内回覧を電子化すればペーパーレス化が実現するだけでなく、抜け漏れなく文書の閲覧を可能にします。またワークフローシステムを導入することで社内回覧のほか、申請・承認が必要な書類に関する業務もスムーズになる点がメリットです。
自社に合った方法で社内回覧を電子化し、業務効率化を目指しましょう。
次の記事では社内回覧の電子化ができるワークフローシステムを、各製品の特徴や機能で比較しています。電子化を検討するなら、ぜひ参考にしてください。
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ワークフローシステムを導入すれば社内回覧や申請・承認業務のシステム化を実現できます。
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