「3日前に申請した書類がまだ承認されない」「在宅ワークのはずが押印のために出社している」と悩んでいる大企業へ、おすすめのワークフローシステム5選を紹介します。
最終更新日: 2024年10月23日
自社に合ったワークフローシステムで、申請業務の効率化やペーパーレス化を実現しましょう。
大企業向けワークフローシステム5選
大企業におすすめのワークフローシステムを5製品紹介します。自社に合ったシステムを見つけて申請業務を効率化しましょう。
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「AgileWorks」組織入れ替え時のメンテナンスに手間取らない
「AgileWorks」は、シリーズ累計導入数4,500社以上を誇る、人気のワークフローシステムです。組織改編の事前設定や、複数の部門にまたがる承認フローに標準対応しています。
設定やフローの作成はノーコードで行えるので、組織改編の度にメンテナンスに時間を割く必要がありません。組織の入れ替えが頻繁な大企業に打って付けのワークフローシステムでしょう。
また人事システムとの優れた連携性や、多言語設定機能もAgileWorksの大きな強みです。場所を問わずシステムにアクセスできる点で、在宅ワークを導入している企業にも向いています。
「MAJOR FLOW Z FORM」申請書のサンプルで電子化が簡単
申請書を簡単に作成したいなら「MAJOR FLOW Z FORM」の導入がおすすめです。豊富な申請書のサンプルが用意されているので、大勢の社員に対して教育コストを掛けずに運用開始できるでしょう。
直列・並列・部門別・合議・分岐など、あらゆる承認経路に対応できます。承認フローが長く複雑になりがちな大企業でも、承認までの時間の短縮が可能です。
申請者や決済者などの立場で分けられた共有トレイによって、書類をスッキリ整理します。申請書検索機能を使えば、膨大な申請書の中から、任意の書類を簡単に探し出せるでしょう。
「楽々WorkflowⅡ」システム連携で社内の申請ルールを一本化
「楽々WorkflowⅡ」は簡単かつスピーディーに運用を開始できるワークフローシステムです。ブラウザ操作のみで、思い通りの画面が簡単に設定できます。シンプルながらも、複雑に分岐したワークフローへの対応も可能です。
また人事システムや経費精算システムなど、自社で運用中のシステムとデータ連携できます。バラバラだった申請作業のルールを一本化すると、業務負担の削減につながるでしょう。
スマホやタブレットに標準対応しているため、外出先からも簡単に、申請・承認作業を行えます。英語や中国語の他に、追加機能を使えば、韓国語やフランス語にも対応可能です。
「SmartDB」大企業の社外秘情報を守る
大企業のワークフローシステムは、セキュリティ対策も重視する必要があります。「SmartDB」は多くの大企業に選ばれる、堅牢なセキュリティが魅力的なシステムです。
さまざまなフローを簡単に電子化でき、複雑な申請もスムーズに進められます。突発的なルート変更が生じたケースでも、状況に合わせて動的に対応可能です。膨大な申請書類を扱う大企業にとって、書類を一から回覧しなおさずに済むのは嬉しいポイントです。
システムに登録された文書のコメント機能で、メンバー同士や部署間のコミュニケーションの活性化も図れます。タブレットやスマホでも使えて、在宅ワークのメンバーとも迅速にやりとりできるでしょう。
「monday.com」テレワークの業務効率化を実現する
「monday.com」は、工数管理や案件管理とワークフロー機能を1つのシステムに搭載しています。テレワーク下で組織の連携や生産性の向上を図りたい企業におすすめです。
全ての作業・プロセス・ツールを一元化し、メンバー全員で同一データを共有できます。作業を見える化して整理できるため、チームの生産性を最大化することが可能です。
年中無休のカスタマーサポートを利用できる点も魅力です。使い方に不安がある人のために、さまざまな自習ツールも用意されています。
大企業にぴったりのワークフローシステムの選び方
多くのワークフローシステムの中から、自社に適したものを選ぶポイントを紹介します。特に既存システムとの相性と、グループ会社間での利用を考慮して選ぶことが重要です。
社内の既存システムと相性がいいか
大企業では人事システムや経費精算システムなどを導入している場合が多いでしょう。既存システムにワークフロー管理機能が備わっている場合は、どの申請フォーマットを使えばよいか社員が迷いやすく、業務が煩雑化する可能性があります。
おすすめの方法は、導入するワークフローシステムを基盤に、申請ルールを一本化してしまうことです。システム連携の得意な製品を選び、使用するフォーマットを明確に周知しておくとよいでしょう。
またWordやExcelで作成した既存の申請書を、システム導入後も引き継ぎたい場合は、データを取り込めるかどうかもチェックしましょう。特にこだわりがないのなら、豊富なテンプレートから使いやすいものを選ぶのがおすすめです。
グループ会社間での複雑な申請に対応できるか
ワークフローシステムは「PaaS型」と「汎用型」に大別できます。大企業に向くタイプがPaaS型、中小企業で使いやすいタイプが汎用型です。
外部の企業データベースと連携したい場合や、海外に子会社を抱えている場合は、大企業向けのPaaS型ワークフローシステムを選ぶとよいでしょう。
大企業のワークフローは長期化・煩雑化しやすいため、複雑な申請・承認業務にも対応するシステムを選ぶ必要があります。多様な承認ルートや、アクションを選択できるシステムが便利です。
大企業向けワークフローシステムの導入で効率的な申請業務の実現を
ワークフローシステムは社内の申請・承認業務を、電子化できるシステムです。大企業に導入すれば、複雑な申請業務の時短につながります。
サービスを選ぶ際は運用中のシステムとの相性や、申請経路の柔軟性が重要です。自社にぴったりの大企業向けワークフローシステムを導入しましょう。
次の記事では、ワークフローシステムの各製品を一挙紹介して比較しています。ほかの製品もあわせて検討するなら、ぜひあわせて参考にしてください。
大企業にぴったりのワークフローシステム選びはミツモアで
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