「リモート会議って何？」「テレビ会議やWeb会議とは違うの？」といった疑問をお持ちではありませんか？
最終更新日: 2024年06月28日
この記事では、リモート会議の種類ややり方、メリット、効果を上げるポイントについて解説し、実際にリモート会議を導入した企業の事例も紹介します。
近年増加しているリモート会議とは？
リモート会議とは、電話回線やネット回線を使用した、直接会わずに音声や画像を通じて会議ができる会議システムの総称です。
本社と支社をつなぐために元々あった会議ツールもありますが、感染症対策として在宅ワークが強いられたときに急激に普及したものもあります。
非対面であることから感染症の蔓延の予防につながりつつ、対面が苦手な人でも仕事がしやすくなりました。出張の移動削減や、在宅勤務での活用によって働き方の多様性にもつながるツールです。
そのため、どの業界でもリモート会議の導入が不可欠といわれています。
リモート会議の種類
リモート会議には、昔からある電話会議を始め、Web会議、テレビ会議の3つがあります。導入コストや、回線の安定性などに違いがあり、場面によっての使い分けが必要です。もちろん会議の温度感を大切にするときなどは、やはり対面の方がよい場合もあるでしょう。
Web会議
Web会議はネット回線を使用して、顔を見ながら会議ができます。また、画面の切り替えで共有したいデータを表示しながら話せるので、利便性も高いでしょう
。営業でもセミナーでも使用でき、使用方法に多様性があるのもWeb会議です。
Web会議は会議自体をそのまま録画でき、議事録を作成する手間を省けます。会議欠席者がいる場合でも、議事録代わりに録画を共有することで、会議に出席したも同然の内容を把握できるのも、特徴のひとつです。
在宅ワークにおいての活用性が見込まれていて、1対1・少人数で情報共有のための会議に長けています。
テレビ会議
Web会議が1対1・少人数の会議に対して、テレビ会議は会議室対会議室のイメージです。大きな場所にある程度の人数が集まりつつも、離れた場所同士で会議ができます。対面式の会議と同様に、場の温度感を感じることもできますし、大きな決定事項があるときなどはWeb会議よりも有効であるといえます。
工場対本社・本社対支社・営業所などの場合に活用が見込まれ、それぞれの場所で機材の用意が必要です。ほかの会議システムよりも導入にコストがかかりますが、音声や画質の安定性があります。
電話会議
電話会議は感染症対策や在宅ワークの流行がある前から導入されている、遠隔会議システムです。
導入が簡単でコストもそれほどかからずに、音声のみで遠隔会議を行えます。ネット回線を使用せず電話回線を使用するので、環境による乱れも少なく安定しています。
音声のみの会議になるため、事前にレジュメやアジェンダの共有と配布が必要です。顔が見えずに話し合うことになるので、意思の疎通や認識の相違を逐一確認しながらの話し合いが大切になります。
リモート会議のやり方
リモート会議の導入は以下の5つのステップに分かれています。
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Web会議システム選びでは会議の参加人数や、参加者のITリテラシーなどの現状把握を行います。環境整備では現状把握の結果をもとに足りない機材をそろえましょう。
動作確認では必要な資料をまとめてすぐに共有できるようにし、接続の確認も行います。声が入らないなどの問題があれば機器の設定を見直すなどして、このときに解決しておくことが重要です。当日は進行役が早めに入り、参加者を迎える体制を整えましょう。
以下の記事ではそれぞれのステップの時にやるべきことや気をつけるべき点を詳しく解説しています。リモート会議のやり方がよくわからない場合は、ぜひあわせて参考にしてください。
リモート会議を行うメリット
リモート会議には多くのメリットがあります。実際に直接会って話すことや会議をすることが大切な場合もありますが、感染症対策をしてマスクをしながら話すのでは表情もよく見えず、声も聞こえづらいです。リモート会議は現代の流れにあった会議のスタイルともいえるでしょう。
情報共有や意思決定が迅速になる
これまでの会議には会議の日程の調整、会議場所への移動、会議場所の設営、必要なレジュメやアジェンダの用意と共有など、細々した雑務が必要でした。そのため一度の会議に必要な人員や労力、時間は大きいものになっていました。
Web会議では場所を選ばないのでスケジュールの調整が簡単で、ちょっとした確認事項でもすぐに共有し確定できます。スピーディーに会議を開けるため効率のよい会議となり、ムダに時間の長い会議を避けることにもつながるでしょう。
緊急の会議の場合でも、Web会議であれば会議場所に向かう時間を省き、迅速に問題を解決できるのです。
移動や準備のコストを削減できる
会議のために新幹線を使って移動し、宿泊をするというビジネスマンは多くいるでしょう。移動は時間と労力を使います。この移動の時間を業務に当てられる上に移動費を削減することができたら、作業効率も上がりムダな経費もかかりません。
コストの削減はどの会社でもひとつの課題です。Web会議への移行によって、大人数の会議だとしても移動費を大幅に削減でき、ムダを省くことにつながります。
会議場所の設営の必要がなくなり、レジュメやアジェンダがWeb上で共有できれば雑務に関する労力も減り、紙媒体での資料の必要もなくなるのでエコにもつながるでしょう。
働き方の改善につながる
心の病であったり、働き方の不一致であったり、育児や介護のタイミングによっても働きたいけれど会社にいけない人たちもいます。これらの潜在的な働き手に多様な働き方として在宅ワークなどが推奨され、幅広い人材を活用できる点も魅力です。
勤務地を固定されないことでフレキシブルな働き方ができ、能力を最大限に発揮しつつもワークライフバランスが充実した生活になり、心身ともに健康な人が増える可能性もあります。そのことがまた生産性の向上につながり、経済も活性化するといえるでしょう。
リモート会議の効果を上げるコツ
メリットの多いリモート会議ですが、回線の状況で音声が聞こえ難かったり、画像が止まったりしてしまう点は問題点です。
対面とは違い、場の雰囲気や空気が読みづらいこともあって、発言しづらい人もいます。リモート会議がスムーズに進めるコツをいくつか紹介します。
発言しやすい空気を作る
在宅ワークの場合、周りに人がいないので自分対ほかの社員という構図になり、発言しづらいと感じる人は多いでしょう。また、回線の状況も分かりづらいため、話が聞こえていないのか、それとも反応がないだけなのかと不安になる場合もあります。
対面でも非対面でも、会議自体の空気を作るのは一人ひとりの話し方やテンションです。お互いに緊張しないようにアイスブレイクや、和む話題から始めたりの工夫もあるとよいでしょう。
Web会議の場合は音割れなどの機材的な不具合もあるので相づちよりも「聞いている」というボディランゲージや、発言権の移行やミュート設定などのホスト役を設定してから始めるとスムーズに進行できます。
目的とゴールを明確化する
会議が始まる前に、会議の目的とゴールを共有し認識しましょう。限りある時間の中でのWeb会議です。何についての議論をするのか、何を決めるつもりなのかを明確にし、終了時間を提示することで効率のよい会議を作れます。
リモート会議は移動コストはかかりませんが、通信コストはかかります。なるべく短時間の会議にすることが求められるでしょう。そのため、参加者全員が話の概要を理解している必要があります。スケジュールの確認と同じタイミングで事前資料の回覧などがあってもよいでしょう。
機材の操作方法を把握しておく
Web会議の場合、アプリをインストールするだけでも会議を始めることが可能ですが、音質や画質、ネット回線のトラブル対処があると時間も手間もかかります。ホスト側で事前に機材を使用してテスト配信をし、起こり得るトラブルへの対処方法を確認しておくとよいでしょう。
回線の混雑する時間を避けることや、使用に不安のある参加者へのテスト通話もしておくと安心です。会議の初めにはまず、音の確認として1人ずつとの会話もあると、アイスブレイクになるほか、トラブル回避にもつながります。
リモート会議に必要なもの
リモート会議では専用のツールが必要です。テレビ会議では専用の機材が必要ですし、Web会議でも「Zoom」や「Google Meet」などのソフトウェアをパソコンに入れる必要があります。他にもWeb会議用のカメラやマイク、ヘッドセットがあるとWeb会議が快適になりますよ。
Web会議システム
リモートで顔を写して会議をしたい場合は、テレビ会議かWeb会議で行うことになります。テレビ会議は専用の機材が多く必要なので「導入コストが高い」や「リモートワーク中の社員とつなげない」などの問題点があります。
Web会議システムを使うと導入コストを大きく下げられるほか、パソコンがあれば自宅や出張先など、どこからでもWeb会議を行うことが可能です。
Web会議システムで有名なのは「Zoom」や「Google Meet」ですが、他にもさまざまなツールがあります。
以下の記事では、おすすめのWeb会議システムを9個紹介しています。選び方についても解説しているので、それぞれの特徴を比較しながら検討できるでしょう。どのWeb会議システムを使ったらよいかわからない方は参考にしてみてください。
Web 会議用カメラ
「カメラで参加者全員を写せない」「カメラの画質が悪くて誰かわからない」などの悩みを抱えていませんか？このような悩みはWeb会議用カメラで解決することができます。
パソコンに標準搭載のカメラは基本的に1人での使用を想定しているため、画角が狭く、大人数を映し出すのに向いていません。
また標準搭載のカメラでは、映像がカクカクしてしまうことがあります。このような場合でもWeb会議用カメラを使うと、なめらかな映像を相手に届けられ、動きや表情などを伝えられるようになるでしょう。
以下の記事では、おすすめのWeb会議用カメラや選び方について紹介しています。おすすめの製品を15個紹介しているので、比較しながら環境にあった製品を選べるでしょう。
Web会議用マイク
「参加者全員の声が入らない」「声の大きさが人によって違って聞き取りづらい」「環境音がノイズになって入ってしまう」といった悩みを解決してくれるのがWeb会議用マイクです。
Web会議用のマイクの中には、ノイズが入らないようにするノイズキャンセリング機能や、人の声のボリュームを均一にする機能を持ったものがあります。
以下の記事では、会議の参加人数ごとにおすすめのマイクを20個紹介しています。使用する人数ごとに分けて紹介しているので、使用する人数や環境に合わせて製品を選び快適なWeb会議を行いましょう。
Web会議用ヘッドセット
在宅勤務などでWeb会議をしていると、環境音が入ってしまう場合があります。その時におすすめなのがヘッドセットです。
ヘッドセットを用いると、自分の声だけを相手に届けられます。声がクリアに聞こえ、気持ちよく会議を行うことができるようになるでしょう。
他にも周りの音が自分に聞こえにくくなるため、相手の声もクリアに聞こえ、会議に集中しやすくなるメリットもあります。
以下の記事では、おすすめのヘッドセットをプライベートでも使えるものなど、タイプごとに合計20個紹介し、選び方も解説しています。
私用と仕事用を兼用して使いたいかたや、様々なタイプを比較したい方は比較しながら用途に合わせたものを選べるでしょう。
リモート会議の活用事例
リモート会議の活用事例をチェックして、リモート会議導入後の様子を具体的にイメージしておきましょう。
グループ全社のコミュニケーションを円滑化「アインホールディングス」
アインホールディングスは調剤薬局903店舗、ドラックストア52店舗を全国展開している医薬品販売会社です。年々増え続ける店舗やグループ企業のコミュニケーションの円滑化を図るために2016年にWeb会議システムを導入しました。
Web会議システムの導入によって、会議のたびに支社から全国の主要店舗へわざわざ出向く必要がなくなり、遠い距離の拠点との会議も頻繁に行っています。
Web会議システムで遠隔地と商談「サイボウズ」
サイボウズはソフトウェアの開発、販売を行っている会社です。導入前は商談対応や勉強会の依頼があっても、人員の問題で対応できていませんでした。
導入してからは移動時間の削減によって、遠隔地へのきめ細やかな対応ができるようになり、ビジネスチャンスを逃すことがなくなりなりました。
商談がスピードアップしたほか、出張交通費も一人当たり月10万削減されています。
ミツモアでWeb会議システムを比較しよう
Web会議システムを用いるとWeb会議に必要なソフトウェアをまとめて導入することができ、業務の効率化が図れます。業務の効率化のためには、会社の目的や課題に合ったツールを選ぶことがポイントです。
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