販売管理システムとは？基礎知識をわかりやすく解説

商品やサービスを顧客へ販売するにあたって必要な情報はさまざま。正確で効率的な販売業務を行うためには、商品やサービスの詳細情報、顧客情報や取引実績、販売プロセスの管理が求められます。

このような販売管理業務はエクセルでも行えますが、必要な情報と関連業務が多岐に渡ることから、どうしても手間やコストがかかってしまいます。

そんな販売管理業務の効率化を支援するツールが販売管理システムです。この記事では販売管理システムで何ができるのか、基礎知識からわかりやすく解説します。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売活動に関わる商品とお金の流れを一元管理できるシステムのことです。「見積→受注→出荷・納品→売上計上→請求→回収」といった一連の販売プロセスにかかる情報をまとめて管理することで、販売管理業務の負荷削減や効率化を実現します。

販売管理機能や在庫管理機能、購買管理機能を搭載しており、ひとつのシステムで業務の実行からデータ管理までを行えます。

販売管理システムの機能

販売管理システムには、「販売管理」「在庫管理」「購買管理」に関するさまざまな機能が搭載されています。

以下の記事では販売管理システム各機能の詳細を解説しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。

販売管理システムのメリット

販売管理システムの導入には以下のようなメリットがあります。

• 販売管理業務のコスト削減と効率化
• 販売・在庫・購買データの一元管理によるミス防止
• 売上・購買データを経営戦略に有効活用可能
• 販売管理業務の属人化解消

次の記事では、販売管理システムのメリットを業務改善例とあわせて解説しています。導入効果のイメージをつかむなら、こちらも参考にしてください。

販売管理システムの種類

販売管理システムは「汎用型」「複数業種対応型」「業種特化型」「小規模型」の4種類に大きく分けられます。

汎用型

汎用型の販売管理システムは業種を問わず、幅広い業務に対応可能です。機能や項目を自由に組み合わせて、販売管理業務のフローを柔軟に構築できるのが特徴です。

まずはスモールスタートで進めつつ、必要に応じて機能を追加できるのも大きな魅力といえるでしょう。

商習慣に代表される特殊な取引を行わない場合は、汎用型の販売管理システムを活用するのがおすすめです。

複数業種対応型

複数業種対応型の販売管理システムは業種特化型のパッケージを複数持っており、それぞれの業種に適した形で機能を使えるのが特徴です。

自社に適したシステムをフルオーダーで作成しなくて済むので、時間やお金といったコストを削減しながら導入を進められます。業種ごとに必要な機能があらかじめパッケージとして搭載されていて、セミオーダーで運用できます。

業界独自の商習慣がある場合は、複数業種対応型の販売管理システムを活用するのがおすすめです。小売や卸、食品やアパレルなど、さまざまなパッケージが各社から提供されています。

業種特化型

業種特化型の販売管理システムは、システム自体が特定の業種に特化した設計になっているのが特徴です。

汎用型や複数業務対応型では対応しきれないような、特殊な業務や商習慣にも対応しているケースが多く、細かな部分まで踏み込んだうえで運用できます。

製造業や食品業など業種に特化した製品はもちろん、サブスクに代表される継続収益型のビジネスモデルに対応している製品モデルも。業界独自の商習慣に対応しつつ、詳細な機能まで踏み込んで活用したい場合におすすめです。

小規模型

小規模型の販売管理システムは、在庫管理機能を搭載していないのが特徴です。在庫を持つ必要がない業種や業態であれば、在庫管理機能を搭載している必要はありません。

機能が少ないぶんシンプルな仕組みで操作性にも優れており、低コストで導入できるのも特徴です。注文が入ったタイミングで発注を進める販売形態やWebサービスを展開している場合におすすめです。

まとめ

この記事では、販売管理システムの基礎知識を解説しました。

販売管理システムはこれまでエクセルなどでかかっていた管理工数の削減や、業務効率化の推進など、さまざまなメリットが見込めるシステムです。

ヒューマンエラーの防止やデータの経営戦略への活用など、その導入効果は非常に大きなものとなるでしょう。そして販売管理システムの導入効果を最大限に及ぼすためにも、導入時には各製品の比較検討を行うのが大切です。

次の記事ではおすすめの販売管理システムを一挙紹介しています。ぜひ、製品選びの参考にしてください。