販売管理システムの機能を一覧で紹介！基本機能からオプション機能まで徹底解説

販売管理システムは「販売管理」「在庫管理」「購買管理」の各業務をサポートする豊富な機能を搭載しています。

本記事では販売管理システムに搭載されている基本機能を、各業務分類で網羅的に解説します。システムによって搭載されているオプション機能もあわせて紹介するので、ぜひ製品選びの参考にしてください。

販売管理機能

販売管理システムでは販売管理における「見積→受注→売上→請求→入金」の一連のフローをサポートする、豊富な機能が揃っています。

見積管理

見積書の作成から管理までを効率的に行える機能が搭載されています。

見積作成

見積の入力や作成ができる機能です。過去の見積情報や顧客情報を転記したり、PDFなどの形式で出力したりできます。

見積検索

過去に作成した見積を検索して表示できる機能です。顧客名や案件名、日付などさまざまな条件で検索可能です。

受注管理

受注した商品やサービスの情報入力や登録、過去の受注情報検索が行えます。

受注入力

商品やサービスを受注したときに、受注情報を入力したり登録したりできる機能です。伝票番号を自動で付与したり、過去の伝票を呼び出して内容を再利用したりすることもできます。

受発注同時入力

受注と発注を同時に処理できる機能です。たとえば在庫を持たずに仕入先から直送で取引する際に活用することで、負荷を軽減できます。

受注明細

登録している受注情報を確認できる機能です。伝票番号や取引先、商品名などさまざまな項目で検索できます。また指定納期や出荷予定日を一覧でチェックしたり、一括で変更したりすることも可能です。出荷状況のステータスもひと目で把握できます。

売上管理

売上管理の各機能では売上や売掛の管理ができます。販売商品の売上入力はもちろん、検索や出力も行えます。

売上入力

販売した商品・サービスの売上や売掛の情報を入力する機能です。特定条件でデータを抽出して、売上を一括処理できる製品もあります。

売上検索

過去の売上情報を検索できる機能です。伝票番号や取引先、担当者や商品名などさまざまな項目で検索できます。

売上データ出力

集計した売上データをエクセルやCSV形式で出力する機能です。製品の中には、集計した情報から売上分析ができるものもあります。

請求管理

売上情報から請求書を発行したり、請求を締め切ったりできます。未回収分の請求を検索したり、一覧で表示したりすることも可能です。

請求書発行

月ごとや取引単位など、取引内容に応じて請求書を発行できる機能です。指定条件に応じて、請求書を一括で発行することもできます。

請求締切

請求を締め切って、売上伝票の修正や削除、対象期間の売上登録をロックする機能です。請求金額の整合性を担保することで、業務統制を強化できます。万が一修正が必要になった場合は、締切を解除することも可能です。

入金管理

入金入力や回収管理、債権消込が行えます。債権関連の帳票を一覧で確認することも可能です。

入金入力

入金日に応じて、請求書金額を参照しながら入金入力できる機能です。領収書の発行や入金の振り分けも行えます。

回収管理

回収予定表を出力して請求先ごとの回収状況を把握したり、回収予定を管理したりできる機能です。

債権消込

入金が済んだ際に、債権の消込処理を行う機能です。請求や明細、伝票などさまざまな単位で消込ができるので、一部入金や一括入金などのケースでも対応できます。

債権関連帳票出力

債権残高一覧表や与信残高一覧表などの債権関連帳票を出力する機能です。詳細データが連動しており、各項目から詳細画面へ遷移できます。

在庫管理機能

販売管理システムには、商品の出荷や入荷を管理できる在庫管理機能が搭載されています。

出荷管理

確定した受注に対して、出荷指示の入力や管理ができます。また在庫状況の確認や調整も行えます。

出荷指示

出荷指示の入力や確定ができる機能です。入力した出荷情報に基づいて倉庫に出荷情報が伝達されて、発送が行われます。出庫依頼書や配送依頼書など各種帳票の発行にも対応しており、委託倉庫への依頼も行えます。

在庫情報管理

在庫状況の確認や在庫の調整が行える機能です。適正在庫や予定在庫、滞留在庫や預り在庫などの情報を一覧で出力して、在庫を整理することもできます。

在庫情報検索

在庫や受払情報の履歴を検索できる機能です。在庫の変動情報をチェックして、今後の戦略設計に役立てられます。

入荷管理

入出庫数の管理ができます。入荷予定を把握したり、実際の入荷数を確認したりできます。仕入管理と連携しており、入荷数に応じて在庫が自動計上されます。

棚卸処理

棚卸の管理や登録ができる機能です。棚卸原票を出力して、実棚数との差異を確認することもできます。製品の中にはハンディ端末と連動して、効率的に照合できるものもあります。

購買管理機能

販売管理システムには、商材や原材料、部品の仕入をサポートする購買管理機能が搭載されています。どの商材をいつ、いくらでどれくらい仕入れるのかを管理できます。

発注管理

材料や商品の発注処理ができる機能です。受発注を同時に計上する直送発注や発注依頼に応じた手配発注、在庫数と連動した定量発注など、さまざまな方法で発注処理ができます。発注書を発行して、仕入先ごとに出力することも可能です。

仕入管理

仕入の確定や予定を入力できます。

仕入確定

発注契約が締結した後に仕入を確定することで、在庫計上できる機能です。仕入処理は一括で行うこともできます。ここで入力した情報は在庫データとリアルタイムで連動します。

仕入予定入力

仕入の予定を入力できる機能です。発注データから入荷処理にデータを引き当てることで、在庫情報と連動します。

支払管理

支払消込入力機能や支払予定表の作成機能で、仕入に伴う支払を効率的に行えます。

支払消込入力

支払・買掛データを基にして、消込作業ができる機能です。各取引で支払った金額を確定して、支払データはCSVなどのファイル形式で出力することもできます。

支払予定表作成

支払予定の支払先や金額などのデータを集計して、予定表を作成できる機能です。支払先や支払月、支払区分などさまざまな単位で表示可能です。

支払ステータス管理

支払済みや未払などのステータスを管理できる機能です。未対応の支払があった際はアラートメールが通知として届くので、支払漏れを防げます。

販売管理システムのオプション機能

販売管理システムは基本機能に加えて、さまざまなオプション機能が用意されています。搭載機能は製品によって異なりますが、代表的なものをいくつか紹介します。

Web請求書発行

請求書ファイルをWebにアップロードして、顧客・発行先とやり取りができる機能です。販売管理システムから請求書をPDFファイルでアップロードするだけなので、複雑な操作は必要ありません。

郵送よりもスムーズにやり取りができるうえに、過去の請求書も簡単に確認できるようになります。請求書のアップロードに応じて通知メールを送ることもできるので、回収漏れも防止可能です。

ハンディ連携

バーコード読み取りのハンディターミナルと販売管理システムを連携させられる機能です。バーコード読み取りで在庫データに反映させられるのでミス防止につながるほか、検品作業の効率化によるコスト削減も見込めます。

棚卸や入出荷の検品、在庫照会や発注書処理など、販売管理のさまざまなフローでデータ入力の手間を省けます。

送り状連携

販売管理システムに入力した送り先情報と、運送会社が提供している送り状発行システムを連携できる機能です。販売管理システムに入力したマスタ情報を基にデータ連携ができるので、送り状の印刷をシームレスに進められます。

輸出入管理

多通貨のレート設定や決済方法、PURCHASE ORDERの発行や外貨前払決済など、輸出入に伴う販売管理をサポートする機能です。

輸送方法や建値、仕入先などさまざまな項目でマスタ管理ができ、ひとつの販売管理システムで輸出入にかかるデータを効率的に管理できます。

FB連携

FB（ファームバンキング）用の支払データを作成できる機能です。販売管理システムで生成したFBデータをオンラインバンキングシステムと連携することで、外注先への支払時にネットバンキング上でひとつひとつ処理する必要がなくなります。

まとめ

販売管理システムには「販売管理」「在庫管理」「購買管理」のそれぞれに伴う豊富な機能が搭載されています。また各製品ではオプション機能も提供されており、独自の商習慣や自社の状況に応じてカスタマイズが可能です。

製品によって得意な業種や各機能の使い勝手は異なってくるので、導入の際は各製品の特徴を比較しておくとよいでしょう。

次の記事では、販売管理システム各製品の特徴や機能を徹底比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。