販売管理システムを導入すると、売上や在庫、購買などの各種データをひとつのシステムで一元管理できます。この記事では販売管理システムの導入がもたらす4つのメリットについて、業務改善例を交えながらわかりやすく解説します。
最終更新日: 2024年03月12日
販売管理業務のコスト軽減と効率化
販売管理システムの導入によって得られる大きなメリットは、販売管理業務のコスト軽減と効率化です。
販売管理システムを使えば商品名や商品コード、販売価格や原価、在庫状況などのデータを、登録したマスタからすぐに呼び出すことができます。登録したデータはひとつのシステムで各部門で共有できるので、変更したり承認したりする必要はありません。
また在庫情報も出荷状況とリアルタイムで自動的に連動しているので、データ管理に使うリソースも大きく削減できます。
その結果、自動化によって削減できた時間を、新たな顧客開拓や既存顧客との関係性強化などコア業務に充てることが可能になります。
業務改善例：注文処理作業を月間で100時間削減
販売管理システムの導入によって、どのくらいの改善効果があるのかを試算してみました。
従来、紙ベースの注文書からデータを手入力して、それを基に生産計画を立てるプロセスに平均15分かかっていたとします。そしてこのプロセスが販売管理システムによって自動化され、処理時間が5分に短縮されたとしましょう。
この場合、1件あたり10分の時間削減が実現します。
仮に1日で30件の注文を処理しているとしたら、1件あたり10分の削減は1日あたり300分。つまり、5時間ぶんの労働時間が削減されることになります。従業員の時給を2000円と仮定すると、日々1万円、年間で約250万円のコスト削減が見込める計算です。
このように、販売管理システムの導入はコスト削減に直結することがわかります。
販売・在庫・購買データの一元管理によるミス防止
販売管理システムのもうひとつの大きなメリットは、販売・在庫・購買データの一元管理によってミスを防止できる点です。
手作業による管理では、記録漏れや記載ミスなどのヒューマンエラーはどうしても防ぎきれません。販売管理システムを活用すれば、受注や発注、出荷などに紐づく販売情報や在庫情報が自動で連携されます。そのため、過剰在庫や在庫切れ、請求漏れや商品発送漏れといったリスクを最大限に減らすことができます。
万が一リスクが発生しそうなときは、事前にメールでアラート通知が飛ぶように設定できるので、対策に慌てることもありません。
このように、販売管理システムによるデータの一元管理は経営資源の最適化をもたらします。
業務改善例：在庫の適正管理による納期遅延の解消
在庫の適正管理による業務改善例を考えてみましょう。
従来の手作業による在庫管理では、在庫過多による資金の余分な拘束や、逆に在庫不足による納期遅延が発生しやすい状況でした。ここで販売管理システムのリアルタイムな在庫管理機能を駆使すれば、販売データに基づいた在庫レベルの自動調整によって、発注の最適化を図ることができます。
このように販売管理システムを通じた在庫管理は、在庫コストの削減と納期遵守率の向上に直結します。納期遵守率の向上が実現すれば、顧客満足度の向上にも期待が持てるでしょう。
売上・購買データを経営戦略に有効活用可能
販売管理システムを活用すれば、売上・購買データを経営戦略に有効活用できるようになります。
販売管理システムでは、商品の売上高や顧客ごとの購買履歴など、多岐にわたるデータが収集されます。このデータを分析することで製品の需要予測や顧客の購買傾向の把握が容易になり、販促キャンペーンや新製品開発の方向性が具体的に立案できます。
たとえば特定の製品に対する需要の季節変動を明確に把握して、それに合わせた生産計画を立てることで、販売機会の最大化が図れます。また顧客の購買履歴を分析することで各顧客に沿ったマーケティング戦略を展開することが可能となり、売上のさらなる向上を期待できます。
業務改善例：需要予測の精度向上による生産計画の最適化
需要予測の精度向上を通じた生産計画の最適化による業務改善例を考えてみましょう。
これまでは販売データが分散しており、季節や市場トレンドによる需要の変動を正確に把握できていなかったとします。このような状況では、一部の製品で過剰生産が発生して在庫コストが増大してしまう可能性も否めません。
販売管理システムを活用して過去の売上データと市場トレンドを分析すれば、製品ごとの需要予測が立てられるようになります。そうすると、製品の生産量を販売データに基づいて正確に計画することが可能になり、過剰生産を防ぎつつ品切れを最小限に抑えられます。
このように、販売管理システムの活用は在庫コストの削減と資金の効率的な運用にもつながります。
販売管理業務の属人化解消
販売管理システムの導入は、販売管理業務の属人化解消といったメリットももたらします。
従来個人が持っていた情報やノウハウがシステム上に蓄積されて共有されるため、特定の従業員に依存して業務を進める必要がなくなります。たとえば従業員が休暇を取得したり、異動や退職したりした場合でも業務の継続性が保たれます。
また重要な顧客情報を、個人のPCではなくセキュリティ対策が施されたデータベースで管理することで、情報漏洩のリスク軽減にもつながります。
業務改善例：顧客管理プロセスの標準化
販売管理システムを通じた顧客管理プロセスの標準化による、業務改善例を考えてみましょう。
これまで営業担当者ごとに顧客ごとの販売情報を管理する方法が異なっていたとします。この場合、情報の不整合や引き継ぎの際の誤解が発生しかねません。特に営業担当者が異動したり退職したりする場合、重要な顧客情報の引き継ぎが不十分では業績に大きな影響を及ぼします。
販売管理システムを導入して、顧客ごとの販売情報を管理できるフォーマットが統一されていれば、営業担当者間での情報共有は容易になります。過去の履歴もシステムに蓄積されているので営業担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能になります。この結果、顧客起点でのサービス品質向上が実現します。
まとめ
販売管理システムの4つのメリットについて、業務改善例も交えながら解説しました。
【販売管理システムを導入する4つのメリット】
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販売管理システムの導入は販売管理業務の効率化だけでなく、企業の経営戦略における競争力強化にも寄与します。今後のビジネス環境の変化に柔軟に対応して持続可能な成長を目指すためにも、販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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