内定通知書とは？作成方法やその疑問点を解説！【テンプレートあり】

内定通知書とは、企業が応募者に対して「内定の決定」を伝える書類のことです。

しかし「どのような内容を書けばよいのか」「受け取った後はどうすればよいのか」などと疑問に思うことも多いのではないでしょうか。

内定通知書の記載項目や他の書類との違い、応募者が受け取った後の流れを解説します。

内定通知書とは

内定通知書とは、企業が求職(応募)者に対して「内定の決定」を知らせる通知文書です。

企業側に送付の義務はないものの、求職者とのトラブルを未然に回避するため、採用活動における社会的慣習のひとつとなっています。

採用企業は就職または転職活動中の求職者から雇用契約の申し込みを受けた後、契約の内定を通知したいときに、内定通知書を送付します。

内定通知書そのものに法的な拘束力はありませんが、求職者に対して内定を伝えた時点で雇用契約は成立すると解されるため、内定通知書は企業側が労働契約を成立させた証拠となるものです。

採用通知書との違い

「内定通知書」と「採用通知書」の主な違いは2点あります。

主な違いは表のとおりで、文書の役割が似通っていたり、送付タイミングが被ったりするケースもあるでしょう。その場合は内定通知書と採用通知書を兼ねても構いません。

どちらの書類も発行する場合は、雇用契約を「内定」または「締結」すると受け取られるので、労働契約を成立させた証拠となります。

採用通知書とはどのような書類なのかや、内定通知書との違いについては次の記事でくわしく解説しています。あわせて参考にしてみてくださいね。

雇用契約書との違い

「内定通知書」と「雇用契約書」は文書の役割が異なります。

内定通知書が候補者に内定を知らせる役割を持つのに対して、雇用契約書は雇用契約が締結したことを証明するためのものです。「雇用契約を結んだことの証拠として残すもの」と考えるとわかりやすいのではないでしょうか。

そのため、内定通知書と雇用契約書はイメージこそ似ているものの、内容が全く異なるものとなります。

なお内定通知書と同様に、企業には雇用契約発行の義務はありません。しかし、雇用後に労働条件をめぐるトラブルが発生するのを防ぐためにも、労働条件などを明記した雇用契約書の締結が一般的となっています。

内定と内々定の違い

「内定」と「内々定」の主な違いは2点あり、以下のとおりです。

内定よりも内々定の方が、1つ前の段階を表す言葉として使われます。内々定は内定と違って、あくまでも「採用予定の状態」を指し、求職者との雇用契約は結ばれていません。

内々定という言葉は内定と混同されがちですが、上記のような違いがあるため、正しい用途・場面で使いましょう。

なお、内々定という言葉は、新卒採用で頻繁に使われるものの、中途採用ではあまり使われない傾向にあります。

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内定通知書に必要な項目

内定通知書に必要な5つの項目を説明します。

内定通知書には必須項目があるわけではなく、書き方も特段決まっていません。企業側が自由に書くことができますが、応募者に対して内定決定の旨が伝わる内容にすることが大切です。

①採用の可否について

内定通知書では本文書の主目的である「採用の決定(内定)」を求職者に対して伝えましょう。その際、応募してくれた求職者へ先にお礼を述べるのがポイントです。

採用の可否については文書を受け取った応募者が、不必要な誤解や心配を生まないように遠回しの言葉を使わず明確に記載しましょう。

なお、応募者にいち早く内定を知らせたい場合は、先行してメールで連絡しても構いません。その後、正式な紙媒体の通知書を送れば、きちんと法的な拘束力を持ちます。

②提出書類について

内定通知書を郵送する場合は、あらかじめ提出書類として内定承諾書や入社承諾書、入社誓約書などを同封しましょう。

提出書類があるなら、内定通知書には下記の記載事項も載せておくべきです。

なお、同封書類とともに返送用封筒も入れましょう。返送用封筒には、あらかじめ自社の住所や宛名を記入しておくと親切な対応となります。

③入社日までのスケジュールについて

内定通知書には、入社日など今後のスケジュールを記載しましょう。

求職者に今後の日程を伝えることで、入社までの手続きや連絡がスムーズを運べます。応募者側からしてみても、早いうちから日程調整ができるのはメリットです。

なお、内定辞退の連絡期限は「入社日の2週間前まで」がオススメです。民法の解釈では、就業を開始する2週間前までであれば、内定者は辞退できます。お互いの解釈の違いからトラブルに発展しないよう、期限を明確に記載することが大切です。

④労働条件について

労働条件とは、給料(賃金)や契約期間、勤務地などの雇用者と労働者間で取り決める就労に関する条件のことを指します。

内定通知書とともに応募者に対して基本的な「労働条件」を提示する必要があり、企業側が取れる方法は以下の3択です。

入社日に労働条件通知書を手渡しする場合は、慎重な判断が求められます。入社してから「面接当日や説明会で提示された労働条件と違った」と申し立てられ、トラブルに発展する恐れもあるので気を付けましょう。

⑤人事担当者の連絡先

内定通知書もしくは同封書類には、人事担当者の連絡先を記載しておきましょう。

書類上にいくら詳細内容を記載しようとも、応募者のなかには個別の疑問や質問がある人もいるからです。できるだけ彼らの疑問点を解消し、内定承諾に近づけるのが鍵です。

特に、新卒にとっては初めての就職活動であり、新しい環境や初めての業務に不安を抱えがちです。そのため、企業側は内定者を確保するためにも、積極的な内定者フォローをしていきましょう。

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内定通知書のテンプレート

ここでは、一例として内定通知書のテンプレートを掲載しておきます。

もちろん書き方や内容に正解はないため、テンプレートとまったく同じに作る必要はありません。

先述したポイントにしたがって、自社に必要な情報を盛り込みながら作成してみてくださいね。

※共有PDFはこちら

内定通知書に関する疑問と回答【企業担当者側】

内定通知書を扱うにあたって発生する、よくある疑問にお答えします。

1. いつまでに送ればいいの？
2. メールと郵送のどちらがいいの？
3. 同封するべき書類は何？
4. 社印の押印は必要？

送付時期は面接後1週間から10日以内が基本

内定通知書は基本的に面接後の1週間から10日以内に送るのが一般的です。

採用決定までのプロセスに時間がかかるかもしれませんが、できるだけ早いほうがお互いにとってメリットがあります。

企業側は他社に先を越されずに優秀な人材を確保できるでしょう。求職者側も「内定通知書はいつくるの？まだ？」と不安に思う期間が少なくて済みます。

通知書の郵送が1週間から10日以内に間に合わない場合でも、ひとまずメールで内定を通知する手段も有効的です。

通知方法はメールと郵送のどちらでもよい

内定通知書の通知方法はメールと郵送のどちらでも構いません。両者のメリット・デメリットに着目して、自社に合った通知方法を選択しましょう。

■内定通知書の各通知方法のメリット・デメリット

どちらの通知方法も一長一短であるものの、メールで早めに通知した後、郵送で提出書類を同封して送付するといった選択肢もあります。また、郵送する際も、速達や簡易書留を使えば迅速な配達が可能なことも把握しておきましょう。

「入社承諾書」と「労働条件通知書」を同封する

内定通知書に同封したい主な書類は以下の2点です。

1. 入社承諾書
2. 労働条件通知書

「入社承諾書」は、入社承諾書や入社誓約書とも呼ばれ、文字通り応募者が内定を承諾して入社を表明する書類です。内定者から返送してもらうことで辞退を回避する効果が高まります。

「労働条件通知書」は前章で説明したとおり、企業が内定者に契約する労働条件を通知する文書です。雇用主には労働者に対して労働条件を提示する義務があり、同文書を使えば書面を用いて義務を全うできます。

内定通知書を郵送する場合は、上記の書類2種類の同封を忘れないようにしましょう。

社印の押印は無くてもよい

内定通知書への社印の押印は無くてもかまいません。雇用契約は民法の解釈上では口頭のみでも成約すると考えられています。

そのため特に印鑑がなくても効力を発揮しますが、コピーの流出など悪用の危険性がある点には注意が必要です。

万が一の事態を防ぐためにも、通し番号の割り振りや原本の社内管理などを通じて、書類管理を行うのがよいでしょう。

もちろん社印が押せるのであれば、押印するのがベターです。

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内定通知書を受け取った後にするべきこと【応募者側】

応募者に内定通知書が届いたら、内容の確認と内定通知に対する返事をします。

記載されている労働条件を確認し、内定の承諾や保留、もしくは辞退のいずれかの返事をしましょう。

労働条件の確認

内定通知書が手元に届いたら、通知書上に記載もしくは同封された労働条件通知書から給与などの労働条件を確認しましょう。

面接試験や企業説明会で受けた説明と違いはないか、本当に自分が納得できる条件なのか、内定を承諾する前にチェックすることをおすすめします。

厚生労働省に定められている労働条件は、以下のとおりです。

上記項目と手元の労働条件が記載された文書を照らし合わせ、ひとつひとつ確実にチェックしましょう。

内定通知書への返事

応募者は企業からの内定通知に対して、郵送やメール、電話のいずれかで返事をする必要があります。

郵送で内定通知書が届いて内定承諾書が同封されている場合は、必要事項を記載のうえ返送しましょう。メールの場合は返信もしくは電話にて人事担当者に内定承諾の旨を返事すれば問題ありません。

また仮に内定を決めかねている状態でも、返事は先にしておきましょう。その場合、採用に対する謝礼を述べた後、返答期限を提示しつつ正直に返事を待ってもらいたい旨を伝えてください。

いずれ就職先となる会社なら、内定前も最低限のマナーで対応するべきです。遅くとも1週間以内に返事をするとよいでしょう。

【内定を承諾する場合】

内定通知書が郵送で届いた場合は、同封されている「内定承諾書」に必要事項を記載して返送します。連絡手段がメールなどで「内定承諾書」がない場合は、メールや電話で返事をしましょう。

■メールの例文

採用担当者は数多くのメールを1日のうちに確認しているため、案件や内容を判断できるように件名を変えずに送ります。なお、送信時間は22時移行の遅い時間帯を避けるのがベターです。

■電話で伝える場合

電話で採用担当者と話す場合は、焦らずゆっくり話すことが大切です。緊張する気持ちはわかりますが、落ち着いてゆっくりと話しましょう。

また入社までの確認事項の共有などを、その場で採用担当者と話すことも想定されます。入社までの手続きなど、あらかじめ聞いておきたいことがある場合は、事前に整理しておくとよいでしょう。

【内定を保留する場合】

内定を保留する場合は次の5つのポイントを押さえて返事をします。

• 内定のお礼
• 保留のおわび
• 保留の理由
• いつまでに返事ができるか (期限)
• 待っていただくことは可能か

内定を保留することは決して悪いことではありません。正直な理由を伝えて、真摯に考えている旨を採用担当者に伝えましょう。

採用活動の進行に支障が出る場合もあるので、遅くとも2週間以内の期限を目処に返事するようにします。

■メールの例文

■電話で伝える場合

【内定を辞退する場合】

内定を辞退する場合もメールか電話のいずれかで速やかに連絡を取りましょう。もしも辞退を悩んでいる場合は、ひとまず保留にするのもひとつの方法です。

■メールの例文

■電話で伝える場合

内定通知書が届かない場合は問い合わせを

いくら待っていても内定通知書が届かず「いつくる？まだ？」と不安に思う人もいるでしょう。原因として予想される主なケースは以下のとおりです。

届かなくて不安に感じる人は、人事担当者にメールで問い合わせましょう。電話だと相手の時間や手間を取ってしまうため、メールで問い合わせるのがおすすめです。

ただし、あくまでも発行は義務ではなく、トラブル防止や社会通念上の理由で存在することを前提のうえで質問してくださいね。

問い合わせの例【例文】

人事担当者に内定通知書の送付をメールで問い合わせる際の例文を紹介します。

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