採用通知書とは選考のどのタイミングで送付する書類なのでしょうか？内定通知書との違いや、書類に含めるべき項目についてチェックしましょう。また不採用通知の書き方や、不採用の理由を質問されたときの対応方法も解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
採用関連通知書の種類
採用通知書には3種類の書類があります。それぞれどのような役割を持っているのか見ていきましょう。
内定通知書
「内定通知書」は最終面接に通過した求職者へ内定した旨を通知する書類です。法的に発行しなければいけない書類ではないため、発行しない企業もあります。また記載項目の定義もありません。
ただし内定したことを示す法的効力はあります。入社までの期間が短い転職者へは発行しない企業でも、内定から入社までの期間が長い新卒者には送付するケースもあるでしょう。
内定者は内定通知書をもって企業へ入社することを証明できます。たとえば就職のために引越しが必要なときに、家賃の支払い能力を審査する目的で、内定通知書の提出を求められるのです。
採用通知書
正式な採用を通知する書類が「採用通知書」です。
採用通知書は企業が求職者に対して採用する意志を連絡するための書類であり、内定通知書は「採用する企業側の意志」と「求職者が企業に入社する意志」の両方の確認が取れた場合に発行する書類です。
採用通知書と内定通知書は兼ねる場合もありますが、主に採用通知は求職者に対して採用を伝えることで､自社に対し入社の意志を固めてもらうという役割を持っています。
内定通知書と同じく、法的に発行が義務付けられているものではありません。ただし求職者の採否の知らせを待つ心情を考慮するなら、できるだけ早い段階で送付するのがよいでしょう。
不採用通知
選考に通過しなかった求職者へその旨を伝えるのが「不採用通知」です。面接時の履歴書や職務経歴書などを返却する企業では、通常不採用通知に同封して送ります。
不採用通知で心掛けるのは丁寧さを表現することです。今回は求める人材と方向性が異なり不採用となった求職者ですが、今後どこで再会するか分かりません。
他社に就職したかつての求職者と、取引先の担当者として再会することもあるのです。さまざまな可能性があるため、たとえ不採用でも好印象を与えられるよう心がけましょう。
内定・採用通知書の書き方
内定通知書や採用通知書はどのような書き方をすると分かりやすく伝わるのでしょうか？記載する項目や例文を紹介します。
記載すべき事項について
内定通知書や採用通知書に法的な決まりはありません。ただしわかりやすい書類を作成する観点から記載すべき項目はあります。
内定や採用を通知する正式な書類のため、いつ発行されたのかわかるよう「日付」は必須です。「差出人名」も欠かさず記載します。正しく求職者宛ての通知と知らせるために「宛名」も欠かせません。
メールにはぱっと見て何の通知か理解できるよう「タイトル」も記載しましょう。内定通知書もしくは採用通知書で構いません。本文には「内定・採用の決定」について記します。
拝啓・敬具といった「頭語と結語」の組み合わせを使用しましょう。また今後の流れや同封した書類についてお知らせがあるなら「別記」もプラスします。
採用通知書の例文
ビジネスマナーにのっとった採用通知書作りでは、本文を前文・主文・末文に分割して考えるとよいでしょう。それぞれに含めるとよい内容があるため、押さえておくと書きやすくなるはずです。
前文に記すのは頭語とあいさつです。たとえば「拝啓。その後お変わりございませんでしょうか」と記載します。次に主文は、下記の通り応募へのお礼・採用の通知・必要な手続きを説明する項目です。
「この度はご応募いただきありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴殿の弊社社員としての採用が決定いたしました。つきましては別記を参照し、同封の書類をご準備くださいますようよろしくお願いいたします」
末文で内容をしめくくり、改行した行末に結語(敬具)と書きます。
内定・採用通知に必要な書類と期限
通知を送付する目的は内定や採用を伝えることですが、だからといって通知書1枚では不十分です。他にもそろえる書類があるため送付前に確認します。送付の期限もチェックし、不備のないように通知を発送しましょう。
面接日から1週間以内がベター
選考結果がはっきりするまで落ち着かないという経験は誰にでもあるでしょう。最終面接後の求職者はまさにその状態のため、面接日から「1週間以内」を目安に採用通知書を発送します。
通知が遅くなると、その間に他社へ入社を決めてしまい、内定辞退につながることもあるかもしれません。採用を決定した人材に確実に入社してもらうために、入社への意欲が高いタイミングで通知します。
またスピーディーな通知により、企業への好感度アップにもつなげられるかもしれません。
添え状
あわせて「添え状」も作成し同封します。添え状は送付した書類を一覧にして記載する書類です。どのような書類が何部入っているのが正しいのか、添え状を確認するとわかります。
内定通知書や採用通知書には今後の手続きに必要な書類や、返信用の封筒を同封することもあるでしょう。添え状があれば内容の不備に気付き連絡をもらえるかもしれません。
また添付がビジネスマナーでもある書類です。時候のあいさつを加えて作成しましょう。
入社承諾書
「入社承諾書」や「内定承諾書」といった入社の意思を表す書類も同封しておくと手続きがスムーズです。内定辞退しないことや、選考中に得た機密情報を漏らさないことなどを定めています。
入社を希望する場合には、署名捺印のうえ返送してもらいましょう。返信用封筒も同封しておくと、返信忘れのリスクを下げられます。
不採用通知の書き方
求職者へ不採用通知を送付するときには、どのような項目を含めて作成するのでしょうか？不採用通知に必要な項目と、不採用の理由を質問されたときの対応を解説します。
記載すべき事項について
不採用通知にはあいさつ文・応募へのお礼・不採用の旨を記載しましょう。あいさつ文に時候のあいさつは不要です。ここでは応募へのお礼を書きます。
加えて書類選考で落ちたなら書類の送付に対するお礼を、筆記試験や面接に来てもらったなら足を運んでもらったことへのお礼を、それぞれの選考状況に合わせて記載しましょう。
また頭語と結語にも注意して作成すると、丁寧な印象を与えられます。また真実であっても「不採用になりました」では表現が乱暴です。「ご希望に添えない結果となりました」と記載すると柔らかな印象で不採用を伝えられます。
不採用の理由は必要なし
通知では不採用の結果になったことのみ伝えればOKです。理由まで不採用通知に書く必要はありません。
また求職者から後日連絡が入り、不採用の理由を問われるケースもあるでしょう。そのようなときには「目指す方向性に違いを感じたため」「現時点で弊社が求めているスキルと異なるため」などと答えると丁寧です。
必要なのはしっかり向き合い考え抜いた結果を伝えることです。丁寧さの欠ける対応により、求職者との間にしこりが残らないようにしましょう。
優秀な人材を確保するために大切な通知書
内定通知書や採用通知書は最終面接後1週間以内を目安にできるだけ早く送ります。送付が遅れると、その間に求職者は他社へ入社してしまうかもしれません。
スピーディーに通知書を送付すれば、優秀な人材に入社してもらえる可能性が高まるのです。また通知は読みやすく分かりやすい内容で作成しましょう。同時に必要な書類を確実にそろえ、添え状とともに送ります。
また不採用通知を作成するケースもあるでしょう。入社しない求職者だからとむげに扱ってはいけません。取引先や顧客として再会の可能性もあるため、丁寧な対応が必要です。
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