オンボーディングとは、社内研修プログラムの一環を表す人事用語。
最終更新日: 2024年06月28日
近年の日本企業では新入社員の早期戦力化・早期離職の防止が重要課題です。そのためオンボーディングの重要性が注目されはじめているのです。
しかしいざ実施するとなっても、従来の入社研修との違いや、オンボーディングの根底にある要素、正しいプロセスなどが理解できず二の足を踏んでいる方も多いのではないでしょうか？
本記事ではオンボーディングの概要や目的、実施する際の流れなどを解説します。混同されやすいOJTとの違いや成功させるためのコツも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
オンボーディングとは？
オンボーディングとは新人研修の方法を表す言葉。新入社員をいち早く会社に定着させ、戦力化させるための一連の研修プロセスのことを指しています。
「船や飛行機に乗っている」という意味の「on-board」から派生し、「オンボーディング」になりました。
オンボーディングは、現在日本企業で大きな注目を集める新人研修施策です。オンボーディングを取り入れることで、早期離職の抑制や人材の早期戦力化が図れるのです。
「会社に慣れてもらうこと」が大きな目的
オンボーディングとは、新卒社員に限らず中途社員も含む全ての新入社員を、有用な人材に育成する施策です。入社時だけでなく配属後まで、継続的にプログラムは実施されます。
オンボーディングの大きな特徴は新卒・中途社員問わず実施する点や継続的な取り組みである点。基本的に大きな目的として「会社に慣れてもらうこと」を掲げています。
早期離職の拡大が注目の理由
オンボーディングが注目される背景には、人材の早期離職によるコスト問題があります。厚生労働省の雇用動向調査によると、2018年の20〜24歳の離職率は26%〜27.7%となっており、4人に1人が退職をしている状況です。
早期離職者が出ると、教育コストを回収できず、新たに採用コストを掛けなければならない負のスパイラルに。会社にとっても大きな損害となります。そして早期離職の大きな要因の1つに、短期間の研修しか受けられず組織にうまくなじめないという点が挙げられるのです。
そこで、組織の定着や継続的なフォローアップを重視するオンボーディングが注目されるようになりました。オンボーディングの手法の1つであるメンター制度は、その好例と言えるでしょう。
OJTや入社研修よりも広い意味での研修を指す
オンボーディングと似た言葉に、OJTがあります。両者は同じ意味と捉えらがちですが、厳密には別物です。OJTは「On the Job Training」の略で、上司の指導のもと新入社員が実際に仕事を行う訓練のことを指します。
また従来型の研修は一括採用した新卒社員に対し、基本的な会社説明や概要を伝えるのみです。
対してオンボーディングは、より広い意味での「研修」を表す言葉。仕事の訓練だけでなく、ランチや歓迎会、座学であるOFF－JTも含みます。つまりOJTや従来の入社研修で行っていた会社説明なども、オンボーディングの取り組みの1つとして考えられるでしょう。
オンボーディングは職場環境に慣れるための一連の取り組みを指す言葉なのです。
SaaSのカスタマーサクセスにおける「オンボーディング」とは
SaaSのカスタマーサクセスにおける「オンボーディング」とは、SaaSサービスを利用したときにユーザーが自身でサービスの概要や使用方法、利点を理解できるように導くシステムを指します。
今回解説する「オンボーディング」とは別の言葉です。
本記事では、企業における入社時の研修における「オンボーディング」について解説いたします。
オンボーディングの目的・ゴール
オンボーディングのゴールは「人材の早期戦力化」「組織にスムーズになじむこと」が主に挙げられます。
人材の早期戦力化
オンボーディングはいち早く新入社員を戦力化するために、企業やチームとのミスマッチを感じさせないように設計されています。
早期離職者の主な退職理由は、「組織になじめない」など職場とのミスマッチを感じること。オンボーディングを通していち早くパフォーマンスを発揮してもらうようサポートを行えば、そのように感じる可能性を未然に防げるでしょう。
即戦力として入社した中途社員にも同じことが言えます。特に中途社員は新卒と違い、受け入れ体制は現場に任せられているケースが多いです。これでは中途社員もうまくパフォーマンスを発揮できず、早期離職につながりかねません。
そのためオンボーディングは新卒・中途に関わらず行われるのです。
組織にスムーズになじませる
オンボーディングでは組織への順応をスムーズに行うよう、新入社員と既存社員のコミュニケーションの活性化を行います。
コミュニケーション活性化の一例として、ウェルカムランチ（既存チームメンバーとのランチ会）などが挙げられるでしょう。このような手法は組織にスムーズになじみ、社内での人間関係の円滑化が目的です。
人材の退職理由は人間関係や、チームメンバーとのコミュニケーション不足も多く挙げられます。
直属の上司だけでなく、部署や会社全体で新入社員をサポートする体制であれば、新入社員の帰属意識向上を目指せます。コミュニケーションをいち早く推進することで、新入社員がいち早く組織になじむことが早期退職の防止につながるのです。
オンボーディング実施の流れ
オンボーディングを実施するときの流れを解説します。各フェーズで重要なポイントも解説するので、実行に移す際は、ぜひ参考にしてください。
目標やゴールを設定する
まずはオンボーディングの目的やゴールを設定します。つまりオンボーディングを通じて、社員にどのような状態になってほしいかを明確にしましょう。
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1から3に向かって求めるレベルが高くなります。ポイントは、既存社員はサポートしきれる範囲、新入社員は自分が行っているイメージができるぐらいのゴールにすることです。多くを求めすぎるとプレッシャーとなり、オンボーディング自体が負担になりかねません。
オンボーディング実施前にどのようなサポートをするか、具体的な内容や役割についてもこの時点で検討することが大切です。
教育プランの作成
目的が定まったら、実際に教育プランを作成します。オンボーディング全体のスケジュール期間は、入社後1年を目安にしましょう。その中で入社数日後、数週間後、数カ月後と期間を分けて教育プランを組んでいきます。
特に入社1週間後までは、新入社員が「入って良かった」と思えるような施策を講じましょう。入社前から定期的な連絡を取り、会社が期待していることや会社についての知識などを共有し、帰属意識向上に努めることが重要です。
入社半年後までは、定期的な面談を行うことが大切。社員がどこでつまずいているかをいち早く察知し、組織に早くなじめるよう所属部門や人事部が連携すると良いでしょう。
教育体制やマニュアルを整備
教育プランが完成したら、それを実行するリソースを準備します。特に入社直後は経費や交通費の申請など、新入社員が覚えるべき社内ルールは多いです。
それらに気を取られて業務に支障をきたさないようにするには、マニュアルの整備などは必須です。オンボーディングの前に更新箇所がないか必ず見直しましょう。
また実際の業務を行うOJTと、座学中心のOFF－JTでは教育担当者が違うことがしばしあります。担当者間で教える内容が異なっていると新入社員は混乱するため、認識を合わせておくのも重要なポイントです。
評価と見直しのフローを回す
オンボーディングは長期的に行っていくものであり、社員の離職率やパフォーマンス発揮を左右する重要な施策です。また現場担当者と管理職では、新入社員に求めるレベルが異なることもあるでしょう。
そのためオンボーディングを実施する際は、関係各所からの評価をもらったり、適宜フローの見直しをしてもらったりすることが重要です。会社の状況や課題は常に変化するものなので、オンボーディングプランも必要に応じて改善していく姿勢が求められます。
オンボーディングでよく取り入れられる取り組み
オンボーディングはさまざまな取り組みがスケジュールに組み込まれます。都度目的にあった手法を取り入れることで、よりゴールに近づくでしょう。特に取り入れやすい取り組みを紹介します。
メンター制度
メンター制度は年齢や社歴の近い社員が、新入社員をサポートする制度です。
通常の教育係と違うのは、業務上などの知識だけでなく、新入社員の精神面や今後のキャリア形成についても助言すること。そのため年齢や社歴が近く、入ったばかりの社員の目線でものごとを話せる人物が選ばれます。
サポートする側も、新入社員を教えることで意識の向上が見られるなど双方にとってメリットがあり、今各企業から注目されている取り組みです。
ウェルカムランチ
ウェルカムランチは新入社員の入社まもない頃に、チームメンバーで歓迎ランチに一緒に行く制度です。企業によっては福利厚生で費用の補助を行います。オンラインの場合は配食サービスを会社経費で手配するのが基本です。
ウェルカムランチでは自己紹介はもちろん、チーム内の雰囲気などについても談笑しながら伝えられるでしょう。業務ではない会話を初日からフランクに行うことで、より早く新入社員をチームに馴染ませられ、精神面でも安心する環境を作れるのです。
チームビルディング
チームビルディングは組織で共通の目標を達成するための取り組みです。具体的には、研修・ゲーム・食事会を通してチームメンバーの関係性を築きます。
またそのほかにチームビルディングを開催することで、日常会話では知り得ない個人の特性やモチベーションが上がる環境などを知れるため、特に新入社員を理解する意味でも効果を発揮します。
チームビルディングの具体的な取り組みや実施手順については、以下の記事で説明しているので参考にしてみてください。
社内SNSの活用
社内SNSとは、特定のメンバー間で閲覧することのできるツールを用いて、全社の情報を横断して共有できるサービスです。例えば日常的に使っているビジネス用チャットツールなどもその一環となります。
チャットツール内で業務内容だけでなく雑談用のグループを作成したり、ピアボーナスというメンバー同士で送る「貢献に対する賞賛のメッセージ」を送り合う仕組みを導入したりすることで、より組織の風通しを良くできるでしょう。
また社内Wikipediaなども活用しやすいです。社内Wikipediaとは散らばったマニュアルやノウハウ、ナレッジ(知識)などの情報をひとつのツールにまとめて整理・管理するツールです。業務上の疑問がわからなくなった時、簡単に閲覧できるため新入社員の心強い味方となるでしょう。また社内Wikipedia内に自己紹介シートを作成すれば、チームメンバーの名前や個性を早々に認識でき便利です。
社内Wikipediaについては以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。
オンボーディングを成功させるコツ
オンボーディングを成功させるには、いくつかコツがあります。重要なポイントを解説するので、ぜひ自社のオンボーディングにも取り入れてみましょう。
事前準備を徹底する
オンボーディングを成功させるには、何より徹底した事前準備が欠かせません。オリエンテーション当日に配布する資料の準備はもちろんのこと、テレワークを実施している企業では、コミュニケーション不足への対策も必要でしょう。
他にもメンター制度の導入を検討したり、社外の研修カリキュラムを取り入れたりするなど、教育計画そのものを充実させることも大切です。
また教育計画がどんなに素晴らしかったとしても、それを実行できなければ絵に描いた餅です。そのため教育担当の育成も必要となってきます。外部講師を呼ぶのも一つの手でしょう。
チームで受け入れ体制を作る
オンボーディングは現場メンバーだけが一生懸命やっても効果は生まれません。部署全体、さらには部署を横断して既存社員が一丸となって取り組む必要があります。
特定の教育担当に任せきりにするのではなく、他の社員も自発的に新入社員のサポートをするなど、チームとして取り組む意識が大切です。
新入社員は初めのうちは毎日分からないことだらけです。気軽に相談ができる環境を整えることで、新入社員も安心できるだけでなく、既存社員を含めたチームの結束力も高まるでしょう。
期待値をすり合わせる
会社からの期待に応えることは、社員の役目です。しかし現場メンバーが新入社員に求める期待値と、人事部の認識がずれていることもしばしあります。認識がずれたまま入社を迎えると、新入社員はギャップを感じてしまいます。
そのため新入社員が入ってきたら、会社が求めていることをしっかりと伝え、双方で期待値の調整を行いましょう。会社が求めることだけでなく、社員側からのリクエストを把握することも重要です。
本人の希望や能力に合わせて目標を微調整することで、社員のモチベーション・パフォーマンスアップにつながるでしょう。
入社前から実施しミスマッチを防ぐ
オンボーディングは入社前から始まっています。内定を出してから入社するまでには期間が空く場合もあるので、その間にできるだけ入社者の不安を解消しておくことが大切です。
よく実施されているのが、現場社員との交流です。実際に現場で働いている社員から話を聞くことで、入社者は入社後のイメージをより明確にできるでしょう。
また内定前から実施できることもあります。採用のミスマッチを防ぐために、求める人物像の見直しができるかもしれません。また面接時には自社のメリットだけでなくデメリットも伝え、納得してもらった上で迎え入れることで、入社後のギャップを少なくできるでしょう。
オンボーディングを行うメリット
企業側のメリット
オンボーディングは企業と社員双方にメリットがあります。まずは企業にとってのメリットを3つ解説します。
【離職を防ぎ採用コストを下げる】
せっかく社員を採用しても、すぐに退職してしまっては採用や教育に掛けたコストだけでなく、新たに採用活動をするコストがかかってしまいます。オンボーディングにより人材が早く組織に定着できれば、離職率を下げられます。
離職率が低ければ、その分新たに人材を採用する必要がありません。そうすれば採用活動に要するコストを抑えることができ、企業のヒト・モノ・カネをより効率的にマネジメントできるようになるでしょう。
【組織への帰属意識が高まる】
新入社員にとって、新しい職場で働くにあたっては少なからず不安がつきものです。オンボーディングを通して丁寧にフォローアップしてもらった経験は、社員にとって安心感や企業に対しての信頼感につながるでしょう。
また早くから戦力として活躍することで、仕事に対してやりがいを感じられ、「この会社で長く働き続けたい」と思ってもらうことができます。
社員の帰属意識を向上させる施策としては、1on1ミーティングや定期的なランチ会など、社員と対話をする機会を増やすことが有効です。
【組織の活性化と横のつながりの強化】
特定の教育担当によって行われる研修やOJTとは違い、オンボーディングは全社的に行うものです。既存社員全員で新入社員をサポートすることで、相互に助け合う文化が醸成されやすくなります。
上記のような効果が出れば、新入社員だけでなく既存社員に対しても良い影響が及びます。既存社員にとっても働きやすい環境を作れたり、離職を防止できたりするでしょう。オンボーディングを行うことで、部署だけでなく、時には全社的な結束力の向上が期待できます。
社員側のメリット
オンボーディングのメリットを享受できるのは企業だけではありません。社員にとってのメリットを解説しましょう。
【パフォーマンスを発揮しやすい】
研修期間が短かったり、OJTばかりだったりするとスムーズに新しい職場になじみにくく、なかなか活躍できないことに対して焦りも生まれてしまうでしょう。オンボーディングを受ければ、より早くから戦力として活躍しやすくなります。
そうすれば社員も仕事のやりがいを感じやすくなるだけでなく、仕事に対する不安もほどなくして解消されるでしょう。また一人前になるまでの期間も従来の研修より短いので、会社に貢献できないことへの焦りも生まれにくくなることが期待できます。
【コミュニケーションコストが下がる】
会社に入りたての社員は、分からないことも多く、先輩社員にアドバイスをもらう機会が多いものです。そこで頼れる社員がいないと、誰に聞いたら良いか分からず、ストレスに感じてしまうでしょう。
オンボーディングでは組織全体で新入社員を受け入れるため、直属の上司以外の社員とも交流を深める機会が多いです。そうすれば早くからチームに順応でき、気軽に先輩社員に相談しやすくなります。
オンボーディングを受けることで、社員のコミュニケーションに掛かる手間やストレスも軽減できるでしょう。
知っておきたいデメリットや注意点
メリットが多いオンボーディングですが、注意しなければならない点もいくつかあります。注意点を理解していないと、せっかくのオンボーディングが失敗に終わる可能性もあるので、しっかりと把握しましょう。
準備・実行に時間と手間が掛かる
オンボーディングでは、しばし準備と実行に手間がかかります。社員の負担が大きくなりすぎないよう、長期的に機能する仕組みを作って運用する必要があるためです。
オンボーディングで達成したい目標は会社によりますが、大きくは離職率の低下や人材の早期戦力化でしょう。オンボーディングを設計するときは、その目的を達成するために必要なアクションを洗い出し、的確に研修を設計する必要があります。
また一度仕組みを作ったらそれで終わりではなく、実際に運用する中で出てきた課題を都度解消する地道な作業も発生します。
既存社員の理解と協力が不可欠
オンボーディングは人事部だけで行うものではありません。新入社員を受け入れる部署が一丸となってオンボーディングに参加する必要があります。そのためにはまず既存社員にオンボーディングの重要性や効果を理解してもらわなければなりません。
またメンター制度の導入を検討している場合は、社員同士の相性も考慮に入れる必要があります。社員同士の相性が悪いとオンボーディングの効果が十分に得られないため、必要に応じてメンターを交代させるなどの仕組みも作っておくことが大切です。
オンボーディングの企業成功事例
オンボーディングはさまざまな大手企業で導入されています。各企業で社風に合わせたオリジナリティあふれるプログラムを作成しているため、一例を紹介したいと思います。
博報堂
博報堂では社員の定着を目的に、独自プログラム「On Board School」を立案し、実行しています。毎週金曜日に業務に関する知識や、同期入社社員と定期的に集まる場を設け、自身の部署の業務理解だけでなく他部署業務への理解やコミュニケーションの活性化を推進するのです。
またこちらも独自開発した「コアスキルプログラム」では、実際に放映されているCMを視聴しどんなことを伝えたいか、どのように受け手に伝わっているか議論。自分たちで新たなプロモーション施策を立案するという試みをおこなっています。
LINE
LINEではオンボーディングの取り組みの1つとして、あらゆる基礎知識や人間関係の悩み、福利厚生などについて相談できる窓口「LINE CARE」を設置しました。
例えば「PCがうまく使えない」などの軽微な悩みにも対応。まるでホテルのコンシェルジュのように、丁寧なサポートを行う体制を目指しています。
先輩社員が常に業務時間内は常駐しており「困ったことは徹底にサポートする」ことで、より早く業務に慣れ社員としても成長していくのです。
GMOペパボ株式会社
GMEペパボ株式会社では「新しく入社した人を歓迎する文化」を根付かせるため、新入社員既存社員を巻き込んだオンボーディングプログラムが用意されています。
「カクテルチャンネル」はそのオンボーディングプログラムの一環です。入社した社員はまず社内チャットツール内の「カクテルチャンネル」に入ります。「カクテルチャンネル」ではどんなことでも聞いてくださいと新入社員には伝え、実際にチャット内では既存社員も含め些細な質問でもすぐに返答がある環境が作られているのです。
オンボーディングの活用で組織力を高めよう
オンボーディングは、離職率の高さや人材の即戦力化に悩む企業にとっての解決策になり得ます。オンボーディングを実施することで、新入社員がより組織になじみやすくなり、企業への定着を期待できるでしょう。
オンボーディングを成功させるには、入念な準備と関係各所の協力が不可欠です。また一度完成したオンボーディング施策は定期的に見直し、適宜ブラッシュアップすることも大切です。
社員一丸となって新入社員を迎え入れることで、末長く一緒に働ける仲間となってくれるでしょう。
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