海外出張対応の経費精算システムおすすめ5選！選び方も詳しく解説

海外出張の際に、多数のレシートや領収書の管理に悩む方が少なくありません。全てを持ち帰り、帰国後に精算するのは大変な負担です。さらに、為替計算やミスを防ぐための管理も必要で、プロセスは複雑です。そんな状況を解決するために役立つのが、海外出張対応の経費精算システム。

本記事では、現地で手軽に申請ができ、外貨レートの自動換算もサポートする、おすすめのシステムを5選ご紹介します。システム選びのポイントも詳しく解説し、出張経費管理の効率化に役立ててください。

経費精算システムおすすめの5選

経費精算システムのおすすめ5選を紹介します。

マネーフォワードクラウド経費

• 海外出張にも対応した多機能経費精算システム
• ペーパーレス化と効率的なデータ連携
• 導入事例と柔軟な料金プラン

「マネーフォワード クラウド経費」は、海外出張時の経費精算を革新する多機能システムです。交通系ICカードやクレジットカードとのデータ連携により、出張時の経費登録を効率化。

スマホアプリでの申請・承認を可能にし、移動中でもリアルタイムに対応できます。また、多通貨対応により、外貨での経費もスムーズに処理できます。

さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が完備され、法令順守も容易です。豊富な導入事例と、51名以上や50名以下といった企業規模に応じた柔軟な料金プランが用意されており、企業のニーズに合わせた選択が可能です。

ペーパーレス運用によって、出張時の管理コストを削減し、業務効率の向上を実現します。

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楽楽精算

• 経費精算の手間を削減するクラウド型ソリューション
• スマートな領収書管理と海外出張対応機能
• 法令対応を支える柔軟なカスタマイズ性

「楽楽精算」は、海外出張時の経費精算も効率化するクラウド型システムです。スマートフォンでの領収書撮影により、AI-OCR機能で即座にデジタル化が可能なため、手入力の手間を大幅に削減します。

さらに、交通系ICカードとの連携機能により、海外出張でも交通費の処理をシームレスに行えます。このシステムは、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法令に準じた経費管理を支えます。

企業のニーズに応じた高いカスタマイズ性と充実したサポート体制を持ち、海外出張を多く行う企業にも対応したシステムとして信頼されています。

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TOKIUM経費精算

• シンプルかつ迅速な経費精算を実現するクラウドシステム
• 豊富な機能と業務効率化への貢献
• 導入事例と業界を超えた活用事例

「TOKIUM経費精算」は、海外出張時の経費管理に適したクラウド経費精算システムです。このシステムは、スマートフォンを用いて領収書を撮影しデジタル化することで、紙ベースの煩雑さを軽減します。

交通費精算もスマホで簡単に行うことができ、ICカードの明細を自動取得するため、手入力の負担を減らします。また、経理担当者の業務を効率化する豊富な機能を備え、経費精算にかかる手間を縮小します。

電子帳簿保存法に対応しており、法令準拠のもとでの運用が可能です。多くの企業に導入され、出張時の作業負担を軽減するツールとして高く評価されています

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ジンジャー経費

• 海外出張でも活躍するペーパーレス化
• 直感的操作でストレスフリー
• 多通貨対応で柔軟な経費管理

ジンジャー経費は海外出張時にもペーパーレス化による効率的な経費管理を実現します。申請から承認、仕訳処理を一括で管理し、交通費や出張費などの申請に柔軟対応します。

電子帳簿保存法に準拠し、高精度OCR機能で領収書を自動読み取り、ミスを削減。多通貨対応により海外経費も簡単に管理でき、スマートフォンからでも直感的に操作できるため、どこでも迅速な申請が可能です。

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ジョブカン経費精算

• 経費管理の工数を大幅削減
• ペーパーレス対応で手間軽減
• 豊富な連携機能で柔軟運用

ジョブカン経費精算は、経費精算にかかる工数を大幅に削減し、申請から承認までのプロセスを効率化するクラウド型システムです。ペーパーレス化を推進し、電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しています。

さらに、ジョブカンの他のシリーズや会計ソフトと豊富に連携することで、多様な企業ニーズに応える柔軟な運用を可能にし、経理業務の負担を軽減します。スマートフォンからの簡単な操作で、いつでもどこでも快適に管理できます。

海外出張時の経費精算

海外出張に関わる経費精算は、出張を頻繁に行うビジネスパーソンだけでなく、経理担当者にとっても大きな負担となりがちです。適切な経費管理は企業の財務を健全に保つために不可欠ですが、出張中に発生する経費の正確な処理には多くの手間と確認作業が伴います。

このセクションでは、経費として認められる範囲や注意すべき項目について詳しく解説し、スムーズな経費精算を実現するためのコツを紹介します。

経費の種類と範囲の違い

海外出張では、国内とは異なる特有の費用が発生します。具体的には、渡航前に必要なパスポートやビザの取得費用、予防接種費用、さらに通訳やガイドを利用する際の料金などが挙げられます。

これらの費用が出張経費としてどのように処理されるか、また仕訳がどうなるかは、各企業の出張旅費規程に従う必要があり、事前の確認が不可欠です。

経費精算の方法の違い

海外出張における経費精算方法は国内出張と異なり、詳細な確認が求められます。現地通貨で支払った経費については、支払い時の為替レートを適用して精算します。

さらに、渡航費や現地での支出は日本の消費税が適用されないため、不課税扱いとなります。

経費精算を簡単にするためのコツ

経費精算を簡単にするには、スマートフォンを利用して領収書を撮影し、デジタルデータとして保存する方法がおすすめです。これにより、帰国後に紙の領収書を整理する手間が省けます。

また、外貨レートを自動的に変換する機能を持つ経費精算システムを活用することで、迅速で正確な精算が可能になります。さらに、経費精算システムを導入すれば、経費の申請から承認までのプロセスを自動化し、業務の効率化を図ることができます。

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海外出張対応の経費精算システム導入メリット

海外出張に対応した経費精算システムの導入は、企業に業務効率化と正確な経費管理の向上をもたらします。煩雑な経費処理が簡素化され、出張中の業務がスムーズに進行するサポートが可能です。

通貨変換の自動化やリアルタイムでの経費承認を通じて、出張者の負担を大きく軽減することが期待できます。

通貨変換と為替管理がスムーズになる

多通貨対応機能を備えた経費精算システムは、海外出張中に異なる通貨で発生する経費を自動的に換算します。為替変動による複雑な計算の手間を省くことができ、迅速かつ正確な経費精算が可能となります。

リアルタイムでのレート変動の反映により、精算時の不確実性を大幅に軽減します。

リアルタイムでの経費管理と承認が可能

経費精算システムを活用することで、海外出張中でも現地から経費申請が即時に行えます。これにより、上司や経理担当者は迅速に承認を進めることができ、経費の状況をリアルタイムで確認できます。

領収書やチップなど特殊経費が自動化できる

経費精算システムでは、スマートフォンを使って領収書を撮影し、デジタルデータとして保存できます。これにより、帰国後に紙の領収書を整理する手間が大幅に軽減されます。

チップに関しては、システム内で事前に定義されたルールやカテゴリーを設定することで、簡単に記録し計上できます。これらの機能により、精算作業は迅速で簡単になります。

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海外出張対応の経費精算システム選び方

海外出張における経費精算を円滑に行うためには、適切な経費精算システムの導入が欠かせません。選ぶべきシステムには、海外出張ならではの課題を解決するための特定の機能が求められます。

ここでは、特に注目すべき選定基準を紹介し、どのようなシステムが出張業務を最もサポートするかを考察します。

多通貨処理が簡単でリアルタイムに利用可能か

海外出張では異なる通貨での経費が発生するため、システムが多通貨処理に対応していることは不可欠です。為替レートの自動更新機能があれば、リアルタイムでのシステムアクセスにより、正確な経費換算が可能になります。

使いやすいインターフェースがあれば、迅速に経費を入力・管理でき、出張中もスムーズに経費処理を進められます。

スマホで領収書を撮影し、簡単にアップロードできるか

出張中の経費管理を簡便にするため、スマートフォンで領収書を撮影してすぐにデジタル保存できるシステムが重要です。これにより、帰国後にレシートを整理する手間が大幅に軽減され、経費の申請がスピーディになります。

シンプルで効率的に経費を申請できるか

経費申請が煩雑になることを避けるために、システムの操作がシンプルであることは重要です。直感的なインターフェースや事前に定義された経費カテゴリーがあれば、経費の申請が迅速でミスの少ないプロセスになります。

選ぶシステムが効率的な申請をサポートすることで、出張先での経費申請の処理がよりスムーズに行えるようになります。

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