経費精算システムの費用相場はいくら？補助金についても解説！

経費精算システムを検討する際、「いったい総額でいくらかかるのか？」と悩む企業は多いものです。月額1人あたり300円〜800円程度が相場といわれていますが、実際には従業員数や導入プランによって総コストは大きく変わります。

この記事では、50名・100名といった規模ごとにリアルな費用シミュレーションを提示し、予想外に発生しがちな初期費用やオプション費についても詳しく解説。

さらに、IT導入補助金を活用する方法や、トータルコストを抑えるためのポイントまで体系的にまとめています。

経費精算システムの費用相場比較表

クラウド型経費精算システムの相場は、1ユーザー月額300円〜800円が目安ですが、会社の規模や導入する機能によって実際のコストは大きく変わります。

従業員50名なら月額2万〜3万円、100名規模では月額4万〜6万円台が一般的です。初期費用は無料で始められるケースも増えていますが、設定サポートを依頼する場合は10万〜30万円ほど必要になります。

コストに影響する主な要素は、領収書AI-OCRの精度、会計ソフトや銀行振込などとの連携強度、そしてサポート体制です。料金表の数字だけにとらわれず、自社の運用や必要なサポートを踏まえた総額で判断することが、最適なシステム選びにつながります。

月額料金だけではない！見落としがちな「4つの隠れコスト」

経費精算システムのコストは、月額料・初期費用以外にも「見積もり段階で想定外に発生する」費用が複数存在します。予算超過を防ぐには、以下の追加費用リスクを事前に確認することが鉄則です。

オプション機能の追加費用

電子帳簿保存法対応のタイムスタンプや、会計ソフトとのAPI連携、モバイルアプリへの対応などは、基本プランに標準搭載されていないことが一般的です。

これらの機能を利用する場合には、法対応オプションや外部サービスごとに月額数千円〜の追加費用が発生します。

導入後に必要な機能が見つかり、追加契約によってコストが膨らむケースも少なくありません。事前に、どの機能が標準で使えるのか、オプション費用がかかる機能は何かを見積もり段階でしっかり確認することが重要です。

導入サポート・設定代行費用

初期設定や大規模なマスタデータ登録、あるいはワークフローや帳票の個別カスタマイズといったシステム初期構築をベンダーに依頼すると、10万〜30万円程度の追加費用が必要になる場合があります。

自社での内製でコストを抑えることもできますが、担当者向けの説明会やマニュアル作成まで外部に依頼する場合は、想定外の費用が発生しやすいのが現実です。

費用を抑えたい場合は、どこまで自社で作業するか、サポート内容を具体的に比較・精査しましょう。

アカウント追加・最低利用人数による従量課金

多くのシステムでは最低利用人数が設定されており、それを下回っても一定の月額料金が発生します。

また、組織拡大や新規部署の立ち上げでユーザーアカウントを追加すると、従量課金制によって月々のコストが予想以上に増える場合もあります。

スタッフの異動や人員増減ごとに毎回料金体系が変わるため、契約前にアカウント管理や従量課金、最低利用人数の条件を細かく確認し、将来の運用に無理がないか検討しておくことが大切です。

電子データ保存・容量追加に関わる費用

経費証憑データや領収書画像を長期間保管する必要がある環境下では、システムの保存容量に上限が設定されていることが多く、上限を超過すると追加のストレージ料金や年間保管費用が発生します。

特に、電子帳簿保存法の義務化に伴い、7年〜10年の長期保存が必須となるため、将来的なデータ増加も見越して初期プランの容量や、容量超過時の費用体系を最初に確認しておくことが重要です。

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導入コストを削減する「IT導入補助金」の最新活用術

中小企業・小規模事業者の経費精算システム導入は「IT導入補助金2025」による大幅なコスト削減が可能です。適用要件や補助率・注意点を正確につかみ、実質負担額を最小化しましょう。

IT導入補助金とは

IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者の業務効率化や生産性向上を後押しする国の支援策で、経費精算システムの導入費用を大幅にカバーできる点が大きな強みです。

インボイス制度への対応や業務のクラウド化といった要件を満たすシステム導入費について、費用の1/2から最大4/5まで補助が受けられます。

対象となる範囲は幅広く、経費精算システム本体だけでなく、クラウドサービスの利用料（最大2年分）や導入時のサポート費用も補助対象です。

多くの経費精算システムは「インボイス枠」や「通常枠」の双方に該当しており、賢く活用することで実際の負担を大きく抑えることができます。

補助金申請の主要ポイント

IT導入補助金を利用するためには、事前申請が必須であり、契約や導入後の申請は認められていません。

申請は認定されたIT導入支援事業者を通じて行い、「インボイス枠」なら補助率は最大3/4、小規模事業者では4/5までカバーされます。さらに、PCやタブレットなどのハードウェア費も上限10万円まで補助対象となります。

最近では補助金申請の条件として、賃上げ目標の設定や、情報セキュリティ自己宣言(SECURITY ACTION)の実施など、要件が厳しくなってきています。

代表的な経費精算システムは多くが補助対象となっているため、導入時には最新の要件を確認し、製品が対象かどうかを必ず事前にチェックすることが円滑な補助金申請のポイントです。

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コストパフォーマンス基準で厳選！主要経費精算システム6選

現場の手間削減や法対応の自動化を考慮し、ターゲットの規模ごとに“費用効果”の高い主要クラウド型経費精算システムを比較・解説します。

コスト重視・小規模向け（〜50名）

ジョブカン経費精算

必要な機能だけを選択して無駄なコストを徹底的に抑えられる経費精算システムです。交通系ICカードとの連携や電子帳簿保存法対応機能など実務に必須の標準機能をしっかりカバーし、IT導入補助金の対象製品としても安心。

コンパクトな組織で初めてシステム化に挑戦する場合や、少人数でスモールスタートを考えている企業に最適です。

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経費BankII

10ID単位で3,300円から利用できるブロック課金モデルを採用し、スモールスタートしやすい設計です。

SBIグループの金融ノウハウを活かした振込自動化や、会計システムとの高度な連携も魅力。

小規模運用からスタートし、業務拡大に合わせて柔軟にID数を増やせるため、成長途中の中小企業にもフィットします。

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バランス重視・中規模向け（50〜300名）

マネーフォワード クラウド経費

月額2,480円から利用でき、Web申込なら初期費用も無料です。経費精算と同じ基盤で会計・給与ソフトと強力に連携できるため、データ入力や確認業務を効率化できます。

銀行やカード、外部サービスとも広く連携し、導入後すぐに工数削減効果を実感しやすいのが特長です。

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バクラク経費精算

50名まで利用できるパッケージプランを月額33,000円から提供し、初期費用が無料となるキャンペーンも用意されています。

最大の特長は、先進的なAI-OCR機能による領収書の自動データ化です。紙や画像形式の領収書をアップロードすると、内容を瞬時に読み取り、高い精度で必要な項目をデータ化するため、経理部による確認や入力の工数を大幅に削減できるのが強みです。

また、直感的な操作画面で現場担当者にも使いやすく、経理部門にとってもミスの防止や確認作業の効率化に役立っています。

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サポート・機能重視・中堅〜大規模向け（100名〜）

楽楽精算

初期費用11万円、月額33,000円から導入できるクラウド型の経費精算システムです。最大の特長は、複雑な承認フローや社内規定にも柔軟に対応できるカスタマイズ性に優れている点です。

申請から承認、精算まで自社の業務ルールに細かく合わせることができるため、現場の運用負担や二重入力、修正の手間を削減できます。

導入時から定着運用まで専任担当者がしっかりサポートしてくれるため、システム切り替えの不安や運用トラブルにもきめ細かく対応可能です。

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TOKIUM経費精算

ユーザー数無制限で利用でき、月額の基本料金に加えて領収書の件数に応じた従量課金制を採用している経費精算システムです。

領収書の収集からデータ入力、原本の保管まで一括してアウトソースできるため、経理部門の単純な手作業を大幅に削減できます。

入力精度も99.9％以上と非常に高く、ミスや手戻りのリスクを抑えながら業務効率化とガバナンス強化の両立を実現します。

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経費精算システムの費用対効果をどう見極めるか

経費精算システムを選ぶ際は、単純な月額料金の比較だけで判断せず、導入によって得られる費用対効果まで踏まえて検討することが重要です。

たとえば、システム化により現場や経理部門が従来の手作業から解放されれば、大幅な業務削減や人件費の圧縮につながります。

実際、100名規模の企業で約900時間、金額にして年間300万円ものコストを削減できたという導入事例もあります。経理担当者の残業が月10時間減少すれば、1人5,000円の時給換算で月5万円のコスト削減となり、システム費用を十分に上回る投資効果が得られます。

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自社に最適な「適正コスト」の経費精算システムを選ぼう

経費精算システムを選ぶ際は、単に表面上の価格だけでなく、見落としがちな隠れコストや制度対応機能のレベルまでしっかり確認することが大切です。

自社の規模や運用に適した必要な機能、現在かかっている業務コストを一度整理し、全体の費用と効果のバランスを見極めて選定しましょう。

また、導入コストを抑えるためにIT導入補助金の活用もチェックしておくと安心です。最終的には、総額で無理のない運用ができるかどうかを軸に、現場にも経営にも納得感の高いシステム導入を進めてください。