ICカードで経費精算を効率化！おすすめ経費精算システム5選やメリットも詳しく解説

経理担当者が頭を抱えがちな経費精算業務。「ICカードでの交通費をどう処理すればいいの？」「チャージと利用の仕訳が面倒……」と悩む方は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、ICカードを使った経費精算のメリットと方法をわかりやすく解説し、効率化に役立つおすすめシステム5選もあわせてご紹介します。

ICカード対応の経費精算を導入すれば、手入力の手間や不正リスクをグッと減らし、電子帳簿保存法への対応もスムーズに進められます。ぜひ最後までご覧いただき、自社に合ったシステムで経理負担を軽減しましょう。

ICカードで経費精算を行うメリット

まずは、なぜICカードを経費精算に活用すると効率化につながるのか、主なメリットを4つ解説します。

交通費の手入力ミスや差し戻しを大幅に削減

紙やExcelで経費申請を行う場合、社員自身が路線や運賃を調べ、手入力で申請するケースがほとんどです。入力漏れや記載間違いがあると、上長や経理担当者が差し戻し対応を繰り返すため、業務がスムーズに進みません。

一方、ICカード内には利用日時・乗車駅・降車駅・運賃などが正確に記録されています。ICカードリーダーやモバイルアプリを通じてデータを自動取得することで、人的ミスをぐっと減らせます。

不正防止・コスト削減につながる

ICカード履歴を活用すれば、実際の利用経路や金額が履歴として残るため、不正申告や二重請求を防止しやすくなります。定期区間の自動除外機能を備えたシステムを使えば、うっかり定期区間を含む金額を申請してしまうミスも防げます。

結果的に、必要以上の交通費支出を防ぐことでコスト削減効果も期待できます。

電子データ化が進み、電子帳簿保存法にも対応しやすい

紙の領収書や申請書を保管する場合、スペースや保管コストがかかるうえ、紛失リスクも否めません。ICカード対応の経費精算システムであれば、履歴を電子データとして一元管理できるため、ペーパーレス化が進みます。

近年は電子帳簿保存法に対応する企業が増えており、デジタルデータでの管理が求められています。ICカードを使った電子データ管理は、そうした法対応にもスムーズです。

外出先やリモートワークでも素早く申請できる

ICカードの履歴は、カードリーダーだけでなくスマホアプリやモバイルSuicaでも確認できる場合が増えています。外出先やリモートワーク中に申請・承認が可能になれば、月末に精算作業が集中せず、社員や経理担当者の負担も軽減します。

ICカード精算の基本フローと注意点

ここでは、ICカードを経費精算に利用する際の基本的な流れと押さえておくべきポイントを紹介します。

1. ICカードへチャージ
   • 交通費として利用する前に、ICカードに必要な金額をチャージします。
   • 仕訳上は「仮払金」として処理し、実際の利用時に交通費に振り替えるケースが多いです。
2. ICカードで乗車・降車
   • 電車やバスに乗車すると、利用駅・運賃などの情報がICカードに記録されます。
   • 個人利用とビジネス利用が混在する場合は、後で区分けが必要です。
3. 履歴を印字 or システム連携で取得
   • 券売機で明細を発行したり、ICカードリーダーやスマホアプリを使ったりして履歴を確認します。
   • 経費精算システムと連携すれば、自動的に情報を取り込めるため手入力の負担が減ります。
4. 申請・承認・経理処理
   • システム上や紙の申請書で経路や運賃を報告し、上長・経理担当者が承認。
   • 不正やミスを防ぐため、定期区間の除外や改ざんチェック機能を活用しましょう。

注意点

• 私用利用の区分け: ICカードはプライベートでも使用する可能性が高いため、精算の際に私用分を除外するルールづくりが必要。
• チャージタイミングの仕訳: 前払い方式のICカードは、チャージ時と実際利用時で勘定科目が分かれることがあります。
• 領収書の扱い: 基本的にICカードの利用履歴やシステムのデータが「証憑」扱いになるケースが増えていますが、社内ルールに合う形で保管・保存を行いましょう。

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ICカード経費精算の具体的な方法4選

ICカードを経費精算で活用する手段は、大きく分けて以下の4パターンがあります。

券売機で履歴を印字する

• 方法: 駅の券売機にICカードをかざして、「利用履歴印字」を選択すると紙に出力できる。
• メリット: 追加機器が不要で簡単。
• デメリット: 紙での管理がメインになるため、最終的に手入力やスキャンが必要になり、手間は残る。

モバイルSuica・PASMOのアプリ履歴を確認

• 方法: スマホアプリで利用履歴を確認し、必要に応じて画面キャプチャなどで証拠として残す。
• メリット: 駅に行かずに履歴が確認できる。領収書発行ボタンがあるケースも。
• デメリット: CSV出力などができない場合、経理システムへの連携は手動になる。

 ICカードリーダーを利用する

• 方法: パソリなどのICカードリーダーにかざして、データをPC上で読み取る。
• メリット: CSVファイルなどで履歴が取得できるため、管理側の作業が減りやすい。
• デメリット: リーダーの導入コストがかかる。利用者がオフィスに集まる必要がある場合も。

 ICカード対応の経費精算システムを導入する

• 方法: システムにICカード情報を紐づけ、読み取った利用履歴を自動的に経費申請に反映する。
• メリット: 手入力がほぼ不要になり、承認や不正防止機能もセットで利用できる。
• デメリット: システム利用料や初期導入コストが発生。ただしトータルコストは大幅に削減しやすい。

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ICカード対応の経費精算システム導入で得られるメリット

ここまではICカードを使った経費精算の基本をご紹介してきましたが、実際に経費精算システムを導入すると、業務はどのように“ラク”になるのか？をさらに掘り下げて解説します。

導入前後の実務フローを比較

ペーパーレス化で領収書管理が不要に

ICカードの履歴やスマホ撮影の領収書データをシステムに取り込むことで、紙の領収書や申請書を保管する必要がほとんどなくなります。

• 未導入の場合: 紙の領収書をファイリング、検索や監査対応が大変。
• 導入後: システム上でデータが一元管理され、電子帳簿保存法にも対応しやすい。監査時もスムーズに必要書類を検索可能。

不正防止や定期区間控除が自動化

ICカード対応の経費精算システムは、履歴そのものを反映するため、利用者が数字を勝手に書き換えにくい仕組みになっています。また、定期区間が自動的に控除されるシステムも多く、「うっかり定期分を二重で申請してしまう」事故も減ります。
結果として、経理担当の差し戻しや承認者のチェックにかける時間がグッと減り、承認フロー全体がスピードアップします。

会計ソフト連携で仕訳入力の二度手間を解消

会計ソフトや給与ソフトと連携可能なシステムを選べば、承認済みの経費データをそのまま仕訳として取り込めます。

• 未導入: 申請書を確認しながら会計ソフトに手入力 → 二重入力でヒューマンエラーが発生しがち
• 導入後: ワンクリックや自動連携で会計ソフトへ取り込み → ミスを極力排除、経理の負担を大幅にカット

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ICカード対応の経費精算システムおすすめ5選

ICカードに対応した経費精算システムの中から、おすすめの5製品を紹介します。

HRMOS経費

「HRMOS経費」は経費精算や交通費精算、支払依頼などを基本料金のみで提供しており、コストパフォーマンスの高い経費精算システムです。20年以上の実績を持つ充実したサポート体制があり、システム導入に不安がある企業でも安心して導入できます。

交通系ICカードの取り込みは、オフィスに設置したカードリーダーにかざすだけ。経路や運賃を一括登録するので、交通費申請のたびに手入力する必要はありません。

また改ざんチェック機能が付いていたり、一度システムに取込んだデータは再取り込みされなかったりと、正確かつ効率的な経費精算につながります。

HRMOS経費専用のICカードリーダーアプリも無料で利用できるので、外出先からの経費申請もラクになりますよ。

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MOT経費精算(旧：ハイ！経費)

「MOT経費精算」は月々1人199円(税抜き)～利用できる低コストな経費精算システムです。紙やExcelから移行した場合80％もの業務時間削減が見込め、経理担当者と社員双方の負担を大幅に軽減します(※1)。

SuicaやPASMOを専用のICカードリーダー「PaSoRi(パソリ)」にタッチすると、移動時に使った経路と運賃をシステム上に取り込み可能です。私的に使った分の交通費履歴は、申請時にチェックボックスを空欄にしておくだけで簡単に除外できます。

また乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携しているため、外出中出発地と到着地の入力のみで経費申請が行える点も便利です。

※1 株式会社バルテック調べ(2023年1月現在)

※2 21ID以上のプランは要お問い合わせが必要です。

※3 電子帳簿保存法には同社の文書管理サービス「MOT文書管理」との併用で対応できます。

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楽楽精算

「楽楽精算」は累計導入社数20,000社（※）の経費精算システムです。電子帳簿保存法に完全対応しており、原本保存要らずなペーパーレス化を叶えます。

SuicaやPASMOなど、交通系ICカードの読み込みはスマホアプリから可能です。専用のカードリーダーが無くても利用日や経路、運賃を申請書に反映でき、場所を問わない交通費申請を実現します。

さらにはAIによる入力補助とICカード利用履歴の編集抑制機能によって、ミスや不正受給の防止につながる点も大きな魅力です。

またタクシー代や駐車料金、ガソリン代などの精算も、OCR機能により領収書撮影で取り込みできます。経費精算の面倒な入力作業を極力なくして、業務スピードを上げたい企業におすすめの製品です。

※2025年9月時点

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Concur Expense

「Concur Expense」はICカードや電子マネー、タクシー配車サービスなど、豊富なサービスと連携できる経費精算システムです。移動に使った経費明細は各交通会社から直接届く仕組みになっており、自動で「Concur Expense」内に取り込まれます。

ICカードの取り込みは、カードリーダーやAndroidの専用端末から可能です。SuicaやPASMOをはじめ、モバイルSuicaに対応しているためスマホやApple Watch内のスイカからも利用履歴を読み込めます。

また経理担当者は、電車やバスなど額の小さく頻度が高い経費を一覧表示して一括承認が可能です。日々の細かい経理業務をミスなく行えて、大幅な生産性アップが見込めるでしょう。

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ネクストICカード

「ネクストICカード」は交通費精算、経費精算、勤怠管理の3つから必要な機能を組み合わせて利用できる製品です。1人200円～から導入でき、専任コンサルタントによる無料サポートも用意されています。

交通費精算は普段使っているICカードをカードリーダーにかざすと、日付や経路、運賃がマイページに反映される仕組みです。マイページから精算したいデータを選択して、オンライン上でいつでもどこでも申請ができます。

ICカード利用で交通費の申請にかかる時間を大きく削減できるので、営業など外回りや出張をする社員が多い企業におすすめです。

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