【ICカード別】利用履歴の確認方法！どこで・いつまで印字できる？領収書の発行方法も

移動にかかったお金を経費にするには、ICカードの利用履歴を確認したり領収書を発行してもらったりする必要があります。

しかしそれらの手続きがどこでできるのか分からない方も多いでしょう。この記事では利用者の多い以下3つのICカードに焦点を当てて、履歴確認・印字・領収書発行のやり方を解説します。

• Suica(モバイルも)
• PASMO(モバイルも)
• ICOCA

履歴が確認できる期間や件数は決まっているので、そういった注意点も確認してみてください。

【ICカード別】履歴確認・領収書発行ができる場所と期間

履歴の確認や領収書の発行ができる場所をまとめました。

上記の券売機は、各カードに対応している駅の中に設置されています。多機能券売機とは新規定期券の購入やICカードのチャージなどが行える機器で、JR東日本の一部の駅にあります。

利用履歴の確認や領収書の発行を券売機でする場合は、基本的に画面の表示に従って操作すればOK。

券売機にカードを挿入すると「チャージ」「利用履歴を確認」などのボタンが表示されるので、目的のボタンを押しましょう。領収書を発行したい場合は、チャージ後に「領収書は必要ですか？」といったボタンが表示されるため「はい」を選択してください。

アプリを使う際の手順に関しては後で詳しく解説します。

ICカードの履歴確認や印字ができる期間・件数に注意！

ICカードの履歴は表示できる件数に制限があることを忘れてはいけません。例えば以下のように、ICカードによって条件が設けられています。

利用から26週間(約半年)経った分は印字ができなくなってしまうので注意しましょう。

また利用者の多いSuicaでは、履歴印字を行う際「1日の利用回数が21回以上」になると正しく印字できなくなる可能性もあります。出張などで交通機関をよく利用する日はこまめに印字しておくと安全です。

PASMOは基本的にSuicaと似た条件ですが、1日の利用回数の制限は特に設けられていません。

西日本で利用者の多いICOCAに関しては、大量に印字しようと思うと少々手間がかかります。こちらもこまめに印字しておくのがおすすめですね。

ちなみに券売機などでICカードの使用履歴を印字する際は、以下の項目が確認可能です。

• 利用日
• 利用内容
• 区間
• カードの残額
• バスに乗った際の事業者名

領収書の発行に関する注意点

領収書の発行手順は基本的にどのICカードでも一緒で、カードにチャージする際に発行する形となります。その後は基本的に発行されないので注意してください。

また「ただのチャージ」だけだと、経費としては処理できない点にも注意が必要です。

というのもICカードにチャージした金額は、全て会社業務に利用されるとは限りません。例えばプライベートと会社業務で共有のICカードにチャージを行った場合、日常生活での利用も考えられますよね。

そのためチャージ額ではなく、会社業務として利用した金額を精算するのが基本となっています。その会社業務で利用した交通機関の料金を示せるのが、前の章で解説した「カードの利用履歴」です。

チャージした際の領収書と利用履歴を確認できれば、交通費精算は問題なく行えるでしょう。

「モバイルICカード」の履歴確認・領収書発行

SuicaやPASMO、ICOCAには、スマートフォンで使える「モバイル版」もあります。モバイルSuica・モバイルPASMOの履歴確認と領収書の発行方法を見てみましょう。

モバイルSuicaの履歴確認と領収書の発行方法

ブラウザ・アプリでモバイルSuicaの利用履歴を確認する際の手順は以下の通りです。

モバイルSuicaも通常のカードと同様に、26週間以内であれば100件分の履歴が印字可能。印字する方法としては以下の2つがあります。

• プリンターに接続して印刷(ブラウザの場合)
• 駅内のモバイルSuica対応チャージ専用機

領収書を発行する際は会員メニューサイトにログインし、[ご利用明細書(領収書)/払戻計算書]から行いましょう。

モバイルPASMOの履歴確認と領収書の発行方法

モバイルPASMOで利用履歴を確認する際の手順は以下の通りです。

なおSuicaと同じく利用日から26週間以内、かつ印字件数は100件までです。印字する方法としては以下の2つがあります。

• パソコン用会員メニューサイトで履歴を印刷
• モバイルPASMO対応の券売機で印字

領収書の発行は会員メニューサイトからできます。[ご利用明細書(領収書)/払戻計算書]をクリックしましょう。

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ICカードの利用履歴の印字・領収書の発行後に、会社で交通費精算する手順

利用履歴の印字・領収書の発行後は、基本的に次のような流れで精算を行います。

①交通費精算を行う社員本人が「交通費精算書」に利用日や利用目的などを記載する

②利用履歴の印字・領収書を添えて上司や所属部署の決裁権者に提出

③承認を得たら②の書類を経理部に提出

④後日、交通費が支給される

もちろん手続き方法は会社によって違うので、細かい点は確認が必要です。

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ICカードの交通費精算をより効率的に行う方法

ICカードはスムーズに乗り継ぎができる非常に便利なツールです。しかし交通費精算の際は利用履歴を印字したり、領収書をもらって使った分を差し引いたりする必要があるため手間がかかります。

精算の手間をさらに省き、業務を効率化できるのが「交通費精算システム」です。

交通費精算システムには、以下のような特徴・メリットがあるので順番に解説します。

• ICカードの読み取りができる
• 場所を問わず利用できる
• 自動仕訳機能で精算業務が楽になる
• 定期区間が自動で控除される
• 最適なルートの提案

①：ICカードの読み取りができる

1つ目の特徴が「ICカードの読み取りができる」です。

• Suica
• PASMO
• ICOCA

などのICカードを、交通費精算システムのリーダーやアプリに読み込ませると、運賃や経路のデータを自動で出力できます。

今まではインターネットで乗車区間の運賃を調べていた社員も多いと思いますが、その時間をカットできリサーチのミスも減らせるのです。

さらに出力されたデータを、そのまま交通費申請で利用できます。データをそのまま利用できるため、わざわざ書類に書き込む必要がなくなり事務作業の時間を減らせるのです。

②：場所を問わず利用できる

交通費精算システムは、クラウド型のものも非常に多いでしょう。

クラウド型のサービスとは、ソフトをパソコンにインストールしていなくてもインターネット環境さえあれば利用できるサービスを指します。例えば「Gmail」や「Dropbox」などはクラウドサービスの典型例でしょう。

クラウド型の交通費精算システムを利用すると、外出先でもインターネット経由で申請・承認作業ができるようになります。移動中や隙間時間でもスピーディーに申請・承認を行えますね。

③：自動仕訳機能で精算業務が楽になる

交通費精算システムには、自動仕訳機能も付いています。

例えば利用した交通機関を選んだ場合、どの勘定に当てはまるかをシステムが自動で仕訳してくれます。仕訳されたデータを出力できるため、会計ソフトと連携して利用することも可能。

細かくて面倒な仕訳作業も減らすことができ、スムーズに精算作業を行えます。

④：定期区間が自動で控除される

ICカードを定期券として利用する社員がいる場合、社員が定期区間の除外をせずに申請してしまう可能性もあります。そのためわざわざ履歴や区間を再確認していた経理担当者も多いのではないでしょうか。

しかし交通費精算システム内で定期区間の設定をしておくと、区間内の運賃が自動で控除されます。経理担当者が定期区間や料金を調べる手間をカットでき、社員の誤った申請を避けることも可能です。

⑤：最適なルートの提案

交通費精算システムによっては、経路を入力すると「楽でかつ安く移動できるルート」を提案してくれることも。

また路線や料金の改変があった場合も自動で対応。改変されるたびにわざわざリサーチをしなくて済み、コストカットに大きく貢献してくれます。

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